Internal ControlLast year, the Diam

Internal Control

Last year, the Diamond Manufacturing Company purchased over $10 million worth of office equipment under its “special ordering” system, with individual orders ranging from $5,000 to $30,000. Special orders are for low-volume items that have been included in a department manager’s budget. The budget, which limits the types and dollar amounts of office equipment a department head can requisition, is approved at the beginning of the year by the board of directors. The special ordering system functions as follows.

Purchasing
A purchase requisition form is prepared and sent to the purchasing department. Upon receiving a purchase requisition, one of the five purchasing agents (buyers) verifies that the requester is indeed a department head. The buyer next selects the appropriate supplier by searching the various catalogs on file. The buyer then phones the supplier, requests a price quote, and places a verbal order. A pre-numbered purchase order is processed, with the original sent to the supplier and copies to the department head, receiving, and accounts payable. One copy is also filed in the open requisition file. When the receiving department verbally informs the buyer that the item has been received, the purchase order is transferred from the open to the filled file. Once a month, the buyer reviews the unfilled file to follow up on open orders.

Receiving
The receiving department gets a copy of each purchase order. When equipment is received, that copy of the purchase order is stamped with the date, and if applicable, any differences between the quantity ordered and the quantity received are noted in red ink. The receiving clerk then forwards the stamped purchase order and equipment to the requisitioning department head and verbally notifies the purchasing department that the goods were received.

Accounts Payable
Upon receipt of a purchase order, the accounts payable clerk files it in the open purchase order file. When a vendor invoice is received, it is matched with the applicable purchase order, and a payable is created by debiting the requisitioning department’s equipment account. Unpaid invoices are filed by due date. On the due date, a check is prepared and forwarded to the treasurer for signature. The invoice and purchase order are then filed by purchase order number in the paid invoice file.

Treasurer
Checks received daily from the accounts payable department are sorted into two groups; those over and those under $10,000. Checks for less than $10,000 are machine signed. The cashier maintains the check signature machine’s key and signature plate and monitors its use. Both the cashier and the treasurer sign all checks over $10,000.

ผลลัพธ์ (จีน) 1:

内部控制去年，钻石生产公司购买超过 $ 1000 万值得的办公设备根据其"特别订购"的制度，与每个订单 $5000 至 3 万元不等。特殊订单是低容量的项目部经理预算中已包含。预算限制的类型和办公设备部头可以征用美元数额，是在今年年初经董事会批准的。特别订购的系统功能，如下所示。采购采购申请表单是编写并发送到采购部。在收到采购申请，五个采购代理 (买家) 之一验证请求者确实是一个部门的主管。买方通过搜索文件上的不同目录下一步选择适当的供应商。买方然后手机供应商，请报价，并口头订单。预编号的采购订单处理，与供应商以及副本的部门首长，接收，发送原始和应付帐款。开放申请文件也提出一份副本。接收部门口头通知买方已收到了该项目，采购订单从开放转移到填充文件。每月一次，买方审查未填充的文件来打开订单跟进上。接收接收部门获取每个采购订单的副本。当收到了设备，采购订单的副本盖章的日期，并且如果适用，订购的数量和收到的数量之间的差异被指出在红色墨水。收货员然后批转加盖的采购订单和设备的申购部门负责人和口头通知采购部货物在收到。应付帐款在收到采购订单，应付帐款职员未结采购订单文件中文件。当收到供应商发票时，它符合适用的采购订单，和应付帐款由申购部门设备帐户中扣除。未付的发票被归档按到期日期。于到期日，一张支票被编写并转发到的财务主管签名。发票和采购订单然后是由采购订单编号已付的发票文件中提出的。司库检查每日收到账户应付帐款部门分为两组;这些和那些下 $10,000。低于 10000 美元的支票是签署的机器。收银员维护检查签名机密钥和签名板，并监视其使用。收银员及司库签署所有检查超过 $10,000。

ผลลัพธ์ (จีน) 2:

内部控制去年，钻石制造公司在其“特别定制”系统购买超过$价值1000万元的办公设备，个别订单从$ 5,000到$ 30,000。特殊订单是已包含在部门经理的预算小批量物品。预算，这限制的种类和办公设备部门主管可以征用的美元金额，被批准在今年通过董事会的开始。特殊订货系统实现如下功能：采购采购申请表准备和发送到采购部门。在收到采购申请，五个代理采购（购买者）的一个验证请 ​​求者确实是一个部门的负责人。买方通过搜索各种目录的文件旁边选择合适的供应商。买家接电话的供应商，要求一个报价，并把一个口头命令。预编号的采购订单处理，与原来的发送给供应商，并复制到部门负责人，接收和应付账款。一个副本也提出在打开征用文件。当接收部口头通知该项目已被接收到的买方，采购订单从开启转移到填充文件。每月一次，买家审查未填充文件跟进未完成订单，收货的收货部门获取每个订单的副本。当接收设备，采购订单的副本加盖日期，如果适用，订购的数量和接收的数量之间的差异用红色墨水。该收货员随后转发该加盖采购订单和设备申购部门负责人，口头通知采购部门已收到货物。应付帐款在收到采购订单，应付账款店员文件是打开的采购订单文件中。当收到供应商的发票，是符合适用的采购订单，并支付被扣除申购部门的设备台帐建立。未付发票提交的截止日期。在到期日，检查准备，并转发给掌柜的签名。发票和采购订单，然后由采购单号在付费发票的文件存档。掌柜每天应付部门都分成两组账户收到的支票; 那些过去，那些在$ 10,000。检查是否小于$ 10,000的是机器签名。收银员保持支票签名机的密钥和签名板，并监控其使用。无论是出纳和财务主任签署的所有支票超过$ 10,000。

ผลลัพธ์ (จีน) 3:

去年，钻石制造公司在其“特殊订货”系统下，购买了超过10000000美元的办公设备，其个人订单数量从5000美元到30000美元不等。特别订货量是低量的项目，已列入部门经理的预算。预算，该限额的办公设备类型和金额，一个部门负责人可以申请，是在今年年初通过董事会的批准。该特殊订货系统的功能如下：1.采购采购申请表。收到采购申请单，五个采购商（买家）验证请求者确实是一个部门的主管。买方选择合适的供应商，通过搜索文件的各种目录。买方然后打电话给供应商，要求报价，并将口头命令。一个预先编号的采购订单进行处理，与原始发送给供应商和副本的部门主管，应付账款。在公开申请文件中也有一份副本。当收到部门口头通知买方该项目已收到，采购订单是从开放的文件传输到填充文件。一个月一次，买方对未填充的文件，跟进订单。

接收
接收部门获取每一份订单。当收到设备时，购买订单的复印件加盖日期，如果适用的话，订购数量和数量之间的区别在红色墨水中注明。收货员将打印采购订单和设备申购部门主管和口头通知采购部在收到货物。

应付账款，在收到采购订单后，在公开采购订单文件中的应付账业务员文件。当一个供应商发票的接收，这是适用的采购订单匹配，和应付是从用人部门的设备创建的帐户。未付发票是按到期日提交的。在到期日，支票准备并送交给主管签名。发票和采购订单，然后提交的采购订单号，在支付的发票文件中，每天从应付账款部门收到的日常支票被分为2组，那些超过10000美元。检查不到10000美元是机器签名。出纳维护检查签名机的钥匙和签名板，并监视其使用。出纳员和掌柜都签了10000美元。