- ข้อความ
- ประวัติศาสตร์
chapter 4The Revenue Cycleconomic e
chapter 4
The Revenue Cycle
conomic enterprises, both for-profit and not-for- profit, generate revenues through business processes that constitute their revenue cycle. In its simplest
form, the revenue cycle is the direct exchange of finished goods or services for cash in a single transaction between a seller and a buyer. More complex revenue cycles process sales on credit. Many days or weeks may pass between the point of sale and the subsequent receipt of cash. This time lag splits the revenue transaction into two phases: (1) the physical phase, involving the transfer of assets or services from the seller to the buyer; and (2) the financial phase,
involving the receipt of cash by the seller in payment of the
account receivable. As a matter of processing convenience, most firms treat each phase as a separate transaction. Hence, the revenue cycle actually consists of two major subsys- tems: (1) the sales order processing subsystem and (2) the cash receipts subsystem.
This chapter is organized into two main sections. The
first section presents the conceptual revenue cycle system. It provides an overview of key activities and the logical tasks, sources and uses of information, and movement of account- ing information through the organization. The section con- cludes with a review of internal control issues. The second section presents the physical system. A manual system is first used to reinforce key concepts previously presented. Next, it explores large-scale computer-based systems. The focus is on alternative technologies used to achieve various levels of organizational change from simple automation to reengineering the work flow. The section concludes with a review of personal computer (PC)-based systems and con- trol issues pertaining to end-user computing.
■
■ Learning Objectives
After studying this chapter, you should:
■ Understand the fundamental tasks performed in the revenue cycle, regardless of the technology in place.
■ Be able to identify the functional departments involved in revenue cycle activities and trace the flow
of revenue transactions through the organization.
■ Be able to specify the documents, journals, and accounts that provide audit trails, promote the mainte- nance of historical records, support internal decision making, and sus- tain financial reporting.
■ Understand the risks associated with the revenue cycle and recognize the controls that reduce those risks.
■ Be aware of the operational and control implications of technology used to automate and reengineer the revenue cycle.
The Conceptual System
OVERVIEW OF REVENUE CYCLE ACTIVITIES
In this section we examine the revenue cycle conceptually. Using data flow diagrams (DFDs) as a guide, we will trace the sequence of activities through three processes that constitute the revenue cycle for most retail, wholesale, and manufacturing organizations. These are sales order procedures, sales return proce- dures, and cash receipts procedures. Service companies such as hospitals, insurance companies, and banks would use different industry-specific methods.
This discussion is intended to be technology-neutral. In other words, the tasks described may be per-
formed manually or by computer. At this point our focus is on what (conceptually) needs to be done, not how (physically) it is accomplished. At various stages in the processes we will examine specific docu- ments, journals, and ledgers as they are encountered. Again, this review is technology-neutral. These documents and files may be physical (hard copy) or digital (computer-generated). In the next section, we examine examples of physical systems.
Sales Order Procedures
Sales order procedures include the tasks involved in receiving and processing a customer order, filling the order and shipping products to the customer, billing the customer at the proper time, and correctly accounting for the transaction. The relationships between these tasks are presented with the DFD in Figure 4-1 and described in the following section.
RECEIVE ORDER. The sales process begins with the receipt of a customer order indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the customer order is not in a standard format and may or may not be a physical document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative who visited the customer. When the customer is also a business entity, the order is often a copy of the cus- tomer’s purchase order. A purchase order is an expenditure cycle document, which is discussed in Chapter 5.
Because the customer order is not in the standard format that the seller’s order processing system needs, the first task is to transcribe it into a formal sales order, an example of which is presented in Figure 4-2.
The sales order captures vital information such as the customer’s name, address, and account number;
the name, number, and description of the items sold; and the quantities and unit prices of each item sold. At this point, financial information such as taxes, discounts, and freight charges may or may not be included. After creating the sales order, a copy of it is placed in the customer open order file for future reference. The task of filling an order and getting the product to the customer may take days or even weeks. During this period, customers may contact their suppliers to check the status of their orders. The customer record in the open order file is updated each time the status of the order changes such as credit approval, on back-order, and shipment. The open order file thus enables customer service employees to respond promptly and accurately to customer questions.
CHECK CREDIT. Before processing the order further, the customer’s creditworthiness needs to be estab- lished. The circumstances of the sale will determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the current sale does not exceed the pre-established limit.
The credit approval process is an authorization control and should be performed as a function separate
from the sales activity. In our conceptual system, the receive-order task sends the sales order (credit copy) to the check-credit task for approval. The returned approved sales order then triggers the continua- tion of the sales process by releasing sales order information simultaneously to various tasks. Several documents mentioned in the following sections, such as the stock release, packing slip, shipping notice, and sales invoice, are simply special-purpose copies of the sales order and are not illustrated separately.
PICK GOODS. The receive order activity forwards the stock release document (also called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This document identifies the items of inventory that
F I G U R E
4-1
DFD OF SALES ORDER PROCESSING SYSTEM
Customer Order Sales Order
Customer (Credit Copy) AR Subsidiary
Check Ledger
Credit
Total
Amount Due
Receive
Packing Slip and Order Approved AR
Shipping Notice Sales Order Summary Journal Voucher
Update File (General Journal)
Received Account
Date, Receivable
Approved Sales Records
Packing Date Order S.O. Pending Sales Approved
Slip (invoice File Order Journal Vouchers
Stock copy) (Ledger and Open Order Release Copy) Bill of File S.O.
Lading Invoice Copy Post to
General JV Posting Insufficient Ledger Details Quantity Sales Journal voucher
Shipped Bill
Date, Pick Back-Order Customer General
Back- Goods File Reviewed Ledger Records
order Stock Release
Status
Product Journal
Verified and Update Voucher
Stock Quantity Inventory
Release Sales Records
Details
Ship Stock
Goods Records Product
Sales Journal and
Shipping Notice Quantity Sold
Shipping
Details Inventory
Subsidiary Ledger
Shipping Log
Sales Invoice
F I G U R E
4-2
SALES ORDER
CREDIT SALE INVOICE
MONTEREY PENINSULA CO-OP INVOICE NUMBER
527 River Road Chicago, IL 60612 (312) 555-0407
SOLD TO
FIRM NAME INVOICE DATE ATTENTION OF PREPARED BY ADDRESS CREDIT TERMS CITY
STATE ZIP
CUSTOMER PURCHASE ORDER
NUMBER SHIPMENT DATE DATE SHIPPED VIA SIGNED BY B.O.L. NO.
must be located and picked from the warehouse shelves. It also provides formal authorization for ware- house personnel to release the specified items. After picking the stock, the order is verified for accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until the inventories arrive from the supplier (not shown in Figure 4-1). Back-ordered items are shipped before new sales are processed.
Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction in inventory. These stock records are not the formal accounting records for controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only. Assigning asset custody and accounting record-keeping responsi- bility to the warehouse clerk
The Revenue Cycle
conomic enterprises, both for-profit and not-for- profit, generate revenues through business processes that constitute their revenue cycle. In its simplest
form, the revenue cycle is the direct exchange of finished goods or services for cash in a single transaction between a seller and a buyer. More complex revenue cycles process sales on credit. Many days or weeks may pass between the point of sale and the subsequent receipt of cash. This time lag splits the revenue transaction into two phases: (1) the physical phase, involving the transfer of assets or services from the seller to the buyer; and (2) the financial phase,
involving the receipt of cash by the seller in payment of the
account receivable. As a matter of processing convenience, most firms treat each phase as a separate transaction. Hence, the revenue cycle actually consists of two major subsys- tems: (1) the sales order processing subsystem and (2) the cash receipts subsystem.
This chapter is organized into two main sections. The
first section presents the conceptual revenue cycle system. It provides an overview of key activities and the logical tasks, sources and uses of information, and movement of account- ing information through the organization. The section con- cludes with a review of internal control issues. The second section presents the physical system. A manual system is first used to reinforce key concepts previously presented. Next, it explores large-scale computer-based systems. The focus is on alternative technologies used to achieve various levels of organizational change from simple automation to reengineering the work flow. The section concludes with a review of personal computer (PC)-based systems and con- trol issues pertaining to end-user computing.
■
■ Learning Objectives
After studying this chapter, you should:
■ Understand the fundamental tasks performed in the revenue cycle, regardless of the technology in place.
■ Be able to identify the functional departments involved in revenue cycle activities and trace the flow
of revenue transactions through the organization.
■ Be able to specify the documents, journals, and accounts that provide audit trails, promote the mainte- nance of historical records, support internal decision making, and sus- tain financial reporting.
■ Understand the risks associated with the revenue cycle and recognize the controls that reduce those risks.
■ Be aware of the operational and control implications of technology used to automate and reengineer the revenue cycle.
The Conceptual System
OVERVIEW OF REVENUE CYCLE ACTIVITIES
In this section we examine the revenue cycle conceptually. Using data flow diagrams (DFDs) as a guide, we will trace the sequence of activities through three processes that constitute the revenue cycle for most retail, wholesale, and manufacturing organizations. These are sales order procedures, sales return proce- dures, and cash receipts procedures. Service companies such as hospitals, insurance companies, and banks would use different industry-specific methods.
This discussion is intended to be technology-neutral. In other words, the tasks described may be per-
formed manually or by computer. At this point our focus is on what (conceptually) needs to be done, not how (physically) it is accomplished. At various stages in the processes we will examine specific docu- ments, journals, and ledgers as they are encountered. Again, this review is technology-neutral. These documents and files may be physical (hard copy) or digital (computer-generated). In the next section, we examine examples of physical systems.
Sales Order Procedures
Sales order procedures include the tasks involved in receiving and processing a customer order, filling the order and shipping products to the customer, billing the customer at the proper time, and correctly accounting for the transaction. The relationships between these tasks are presented with the DFD in Figure 4-1 and described in the following section.
RECEIVE ORDER. The sales process begins with the receipt of a customer order indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the customer order is not in a standard format and may or may not be a physical document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative who visited the customer. When the customer is also a business entity, the order is often a copy of the cus- tomer’s purchase order. A purchase order is an expenditure cycle document, which is discussed in Chapter 5.
Because the customer order is not in the standard format that the seller’s order processing system needs, the first task is to transcribe it into a formal sales order, an example of which is presented in Figure 4-2.
The sales order captures vital information such as the customer’s name, address, and account number;
the name, number, and description of the items sold; and the quantities and unit prices of each item sold. At this point, financial information such as taxes, discounts, and freight charges may or may not be included. After creating the sales order, a copy of it is placed in the customer open order file for future reference. The task of filling an order and getting the product to the customer may take days or even weeks. During this period, customers may contact their suppliers to check the status of their orders. The customer record in the open order file is updated each time the status of the order changes such as credit approval, on back-order, and shipment. The open order file thus enables customer service employees to respond promptly and accurately to customer questions.
CHECK CREDIT. Before processing the order further, the customer’s creditworthiness needs to be estab- lished. The circumstances of the sale will determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the current sale does not exceed the pre-established limit.
The credit approval process is an authorization control and should be performed as a function separate
from the sales activity. In our conceptual system, the receive-order task sends the sales order (credit copy) to the check-credit task for approval. The returned approved sales order then triggers the continua- tion of the sales process by releasing sales order information simultaneously to various tasks. Several documents mentioned in the following sections, such as the stock release, packing slip, shipping notice, and sales invoice, are simply special-purpose copies of the sales order and are not illustrated separately.
PICK GOODS. The receive order activity forwards the stock release document (also called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This document identifies the items of inventory that
F I G U R E
4-1
DFD OF SALES ORDER PROCESSING SYSTEM
Customer Order Sales Order
Customer (Credit Copy) AR Subsidiary
Check Ledger
Credit
Total
Amount Due
Receive
Packing Slip and Order Approved AR
Shipping Notice Sales Order Summary Journal Voucher
Update File (General Journal)
Received Account
Date, Receivable
Approved Sales Records
Packing Date Order S.O. Pending Sales Approved
Slip (invoice File Order Journal Vouchers
Stock copy) (Ledger and Open Order Release Copy) Bill of File S.O.
Lading Invoice Copy Post to
General JV Posting Insufficient Ledger Details Quantity Sales Journal voucher
Shipped Bill
Date, Pick Back-Order Customer General
Back- Goods File Reviewed Ledger Records
order Stock Release
Status
Product Journal
Verified and Update Voucher
Stock Quantity Inventory
Release Sales Records
Details
Ship Stock
Goods Records Product
Sales Journal and
Shipping Notice Quantity Sold
Shipping
Details Inventory
Subsidiary Ledger
Shipping Log
Sales Invoice
F I G U R E
4-2
SALES ORDER
CREDIT SALE INVOICE
MONTEREY PENINSULA CO-OP INVOICE NUMBER
527 River Road Chicago, IL 60612 (312) 555-0407
SOLD TO
FIRM NAME INVOICE DATE ATTENTION OF PREPARED BY ADDRESS CREDIT TERMS CITY
STATE ZIP
CUSTOMER PURCHASE ORDER
NUMBER SHIPMENT DATE DATE SHIPPED VIA SIGNED BY B.O.L. NO.
must be located and picked from the warehouse shelves. It also provides formal authorization for ware- house personnel to release the specified items. After picking the stock, the order is verified for accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until the inventories arrive from the supplier (not shown in Figure 4-1). Back-ordered items are shipped before new sales are processed.
Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction in inventory. These stock records are not the formal accounting records for controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only. Assigning asset custody and accounting record-keeping responsi- bility to the warehouse clerk
0/5000
บทที่ 4
รายได้รอบ
วิสาหกิจ conomic, for-profit และไม่สำหรับ กำไร สร้างรายได้ผ่านทางกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นวงจรรายได้ของพวกเขา ในความง่าย
ฟอร์ม วงจรรายได้คือ การแลกเปลี่ยนโดยตรงของสินค้าสำเร็จรูป หรือบริการเงินสดในธุรกรรมเดียวระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ รายได้ซับซ้อนรอบประมวลผลการขายเชื่อ หลายวันหรือสัปดาห์อาจผ่านจุดขายและการรับเงินสดภายหลัง ความล่าช้านี้เวลาแยกธุรกรรมรายได้เป็นระยะที่สอง: (1) ระยะทางกายภาพ เกี่ยวข้องกับการโอนสินทรัพย์หรือบริการจากผู้ขายไปผู้ซื้อ และ (2) ระยะทางการเงิน,
เกี่ยวข้องกับการรับเงินสดโดยผู้ขายชำระ
บัญชีลูกหนี้ เป็นเรื่องของความสะดวกสบายในการประมวลผล บริษัทส่วนใหญ่ถือว่าแต่ละระยะเป็นธุรกรรมที่แยกต่างหาก ดังนั้น วงจรรายได้จริงประกอบด้วยสองหลัก subsys-สิน: ใบสั่งขาย (1) การประมวลผลระบบย่อยและ (2) เงินสดรับระบบย่อย.
บทนี้จะแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก ใน
ส่วนแรกนำเสนอระบบวงจรรายได้แนวคิด จะให้ภาพรวมของกิจกรรมหลักและงานทางตรรกะ แหล่งที่มา และใช้ข้อมูล และการเคลื่อนไหวของข้อมูลบัญชีกำลังผ่านองค์กร แอร์-cludes ส่วน ด้วยการทบทวนภายในควบคุมปัญหา ส่วนที่สองนำเสนอระบบทางกายภาพ ก่อนใช้ระบบด้วยตนเองเพื่อเสริมสร้างแนวคิดหลักที่นำเสนอก่อนหน้านี้ ถัดไป จะพิจารณาระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ โฟกัสอยู่บนเทคโนโลยีทดแทนที่ใช้เพื่อให้บรรลุระดับต่าง ๆ ของการเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างอัตโนมัติจากการรื้อปรับระบบการไหลของงาน ส่วนสรุป มีการตรวจสอบของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (พีซี) -con trol ปัญหาเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์และระบบขึ้น
■
■เรียนรู้วัตถุประสงค์
หลังจากเรียนบทนี้ คุณควร:
■เข้าใจงานพื้นฐานที่ดำเนินการในวงจรรายได้ โดยเทคโนโลยีในสถาน
■สามารถระบุแผนกที่ทำงานเกี่ยวข้องกับกิจกรรมวงจรรายได้ และติดตามการไหล
ของธุรกรรมรายได้ผ่านองค์กร
■สามารถระบุเอกสาร สมุดรายวัน และบัญชีที่บันทึกการตรวจสอบ ส่งเสริมการ mainte วาย-แนนซ์ของระเบียนประวัติศาสตร์ สนับสนุนภายในการตัดสินใจ และรายงานการเงิน sus tain.
■ลดความเสี่ยงเหล่านั้นรับรู้ และเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับวงจรรายได้
■โปรดทราบของการดำเนินงาน และควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีที่ใช้ในการทำ และ reengineer วงจรรายได้
ระบบแนวคิด
กิจกรรมภาพรวมรายได้รอบ
ในส่วนนี้ เราตรวจสอบวงจรรายได้ทางแนวคิด ใช้ไดอะแกรมลำดับข้อมูล (DFDs) เป็นคู่มือ เราจะติดตามลำดับของกิจกรรมผ่านสามกระบวนการที่เป็นวงจรรายได้ สำหรับส่วนใหญ่ขายปลีก ขายส่ง อุตสาหกรรม นี่คือขั้นตอนการสั่งขาย proce dures ส่งคืนสินค้าขาย และขั้นตอนรับเงินสด บริษัทบริการเช่นโรงพยาบาล บริษัทประกัน และธนาคารจะใช้แตกต่างกันเฉพาะอุตสาหกรรมวิธีการ
สนทนานี้มีไว้เพื่อให้เทคโนโลยีเป็นกลาง ในคำอื่น ๆ งานการอธิบายอาจจะต่อ-
เกิดขึ้นด้วยตนเอง หรือคอมพิวเตอร์ได้ จุดนี้ ของเราอยู่กับอะไร (ทางแนวคิด) ต้องทำ ไม่ว่า (จริง) ก็สามารถทำ ในขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการเราจะตรวจสอบเฉพาะ docu-ments สมุดรายวัน และบัญชีแยกประเภท ตามที่พวกเขาจะพบ อีกครั้ง ทบทวนนี้คือเทคโนโลยีเป็นกลาง เอกสารและแฟ้มเหล่านี้อาจจะจริง (สำเนา) หรือดิจิตอล (สร้างคอมพิวเตอร์) ในส่วนถัดไป เราตรวจสอบตัวอย่างของระบบทางกายภาพ
ตอนสั่งขาย
ขั้นตอนการสั่งขายรวมงานที่เกี่ยวข้องในการรับ และประมวลผลใบสั่งของลูกค้า กรอกข้อมูลใบสั่ง และจัดส่งผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า เรียกเก็บเงินลูกค้าในเวลาเหมาะสม และถูกต้องบัญชีสำหรับธุรกรรม ความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้เป็น DFD ในรูป 4-1 แสดง และอธิบายในต่อไปนี้ส่วน
รับสั่ง กระบวนการขายเริ่มต้น ด้วยการรับใบสั่งของลูกค้าซึ่งระบุชนิดและปริมาณของสินค้าที่ต้องการ จุดนี้ ใบสั่งของลูกค้าไม่อยู่ในรูปมาตรฐานและอาจ หรืออาจเป็นเอกสารจริง ใบสั่งอาจมาทางจดหมาย โทรศัพท์ หรือ จากตัวแทนฟิลด์ผู้ชมลูกค้า เมื่อลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจ ใบมักจะมีสำเนาของใบสั่งซื้อที่ cus-tomer ของ ใบสั่งซื้อเป็นรายจ่ายของรอบเอกสาร ที่กล่าวถึงในบทที่ 5.
เนื่องจากลูกค้าใบสั่งคือไม่ในรูปแบบมาตรฐานผู้สั่งประมวลผลระบบ งานแรกเพื่อ คัดลอกใบสั่งขายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างที่แสดงในรูป 4-2.
การรวบรวมข้อมูลสำคัญของลูกค้าชื่อ ที่อยู่ และหมาย เลขบัญชี;
ชื่อ หมายเลข และคำอธิบายของสินค้าที่ขาย และปริมาณและราคาต่อหน่วยของสินค้าแต่ละรายการขาย จุดนี้ ข้อมูลทางการเงินเช่นภาษี ส่วนลด และค่าขนส่งอาจ หรือไม่อาจรวม หลังจากสร้างใบสั่งขาย สำเนาอยู่ในแฟ้มใบสั่งที่เปิดลูกค้าอ้างอิงในอนาคต ดำเนินการกรอกข้อมูลใบสั่ง และรับสินค้าไปยังลูกค้าอาจใช้เวลาวัน หรือแม้แต่สัปดาห์ ในช่วงเวลานี้ ลูกค้าอาจติดต่อผู้ตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อ เรกคอร์ดลูกค้าในแฟ้มใบสั่งที่เปิดอยู่ทุกครั้งที่สถานะของใบสั่งการเปลี่ยนแปลงเช่นการอนุมัติสินเชื่อ หลังสั่ง และจัดส่ง สั่งเปิดไฟล์จึงทำให้พนักงานบริการลูกค้าจะตอบสนองโดยทันที และถูกต้องคำถามลูกค้า
เครดิตตรวจสอบ การประมวลผลใบสั่งเพิ่มเติม creditworthiness ของลูกค้าจำเป็นต้อง estab-lished สถานการณ์ของการขายจะกำหนดธรรมชาติและระดับของการตรวจสอบสินเชื่อ ตัวอย่าง ลูกค้าใหม่อาจรับการตรวจสอบทางการเงินเต็มรูปแบบเพื่อสร้างเครดิตของบรรทัด เมื่อมีตั้งวงเงินสินเชื่อ แต่ เครดิตการตรวจสอบการขายต่ออาจจำกัดมั่นใจว่า ลูกค้ามีประวัติจ่ายบิลของเขา หรือของเธอ และที่ขายปัจจุบันไม่เกินขีดจำกัดที่กำหนดขึ้นล่วงหน้าได้
กระบวนการอนุมัติสินเชื่อเป็นตัวควบคุมการตรวจสอบ และควรดำเนินการเป็นฟังก์ชันแยกต่างหาก
จากกิจกรรมการขาย งานรับใบสั่งส่งใบสั่งขาย (สำเนาเครดิต) งานตรวจสอบสินเชื่ออนุมัติระบบแนวคิดของเรา ส่งคืนการอนุมัติใบสั่งขาย นั้นทริกเกอร์ continua-สเตรชันของกระบวนการขาย โดยปล่อยข้อมูลใบสั่งขายเพื่องานต่าง ๆ พร้อมกัน เอกสารต่าง ๆ ดังกล่าวในส่วนต่อไปนี้ เช่นออกหุ้น บันทึกการจัดส่ง แจ้ง การจัดส่ง และการขายใบแจ้งหนี้ มีเพียงวัตถุประสงค์พิเศษสำเนาของใบสั่งขาย และมีภาพประกอบแยกต่างหาก
รับสินค้า กิจกรรมรับสั่งส่งต่อเอกสารออกหุ้น (ยังเรียกว่าตั๋วรับ) สินค้าการ ในคลังสินค้า เอกสารนี้ระบุสินค้าของสินค้าคงคลังที่
F I G U R E
4-1
DFD ของขายสั่งประมวลผลระบบ
ลูกค้าสั่งขาย
AR บริษัทลูกค้า (คัดลอกเครดิต)
บัญชีแยกประเภทตรวจสอบ
เครดิต
รวม
ครบกำหนดยอด
รับ
บันทึกการจัดส่ง และสั่งอนุมัติ AR
จัดส่งประกาศขายสั่งสรุปสมุดรายวันใบสำคัญ
แฟ้มการปรับปรุง (สมุดรายวันทั่วไป)
บัญชีรับ
วัน ลูกหนี้
อนุมัติขายระเบียน
บันทึกวันสั่ง S.O. รอขายอนุมัติ
จัดส่ง (ใบแจ้งหนี้ใบสำคัญสมุดรายวันใบสั่งแฟ้ม
หุ้นสำเนา) (บัญชีแยกประเภทและเปิดใบสั่งออกใช้สำเนา) รายการของแฟ้ม S.O.
Lading หนี้สำเนาลง
สำคัญ JV ลงพอแยกรายละเอียดปริมาณขายสมุดรายวันทั่วไป
จัดส่งตั๋ว
วัน ทั่วไปลูกค้าสั่งกลับรับ
หลัง - สินค้าแฟ้มตรวจสอบเรกคอร์ดบัญชีแยกประเภท
สั่งปล่อยหุ้น
สถานะ
สมุดรายวันสินค้า
ตรวจและใบสำคัญการปรับปรุง
หุ้นปริมาณสินค้าคงคลัง
ปล่อยขายระเบียน
รายละเอียด
หุ้นเรือ
สินค้าระเบียนผลิตภัณฑ์
ขายสมุดรายวัน และ
จัดส่งล่วงหน้าปริมาณขาย
ส่ง
รายละเอียดสินค้าคงคลัง
แยกบริษัทในเครือ
บันทึกการจัดส่ง
อินวอยซ์การขาย
F ฉัน G U R E
4-2
ใบ
เครดิตขายใบแจ้งหนี้
หมายเลขเพนนินซูล่ามอนเทอเรย์ CO-OP
527 แม่น้ำถนนชิคาโก IL 60612 (312) 555-0407
ขาย
ยืนยันชื่อความสนใจวันใบแจ้งหนี้ของเตรียมเมืองเงื่อนไขสินเชื่อที่อยู่
ไปรษณีย์รัฐ
สั่งซื้อลูกค้า
วันจัดส่งหมายเลขวันจัดส่งผ่านระบบ โดย B.O.L. หมายเลข
ต้องอยู่ และเบิกสินค้าจากคลังสินค้าชั้นวาง ยังช่วยให้การตรวจสอบอย่างเป็นทางการสำหรับบุคลากรบ้านพัสดุปล่อยรายการที่ระบุ หลังหุ้น ใบผ่านการตรวจสอบความถูกต้อง และมีส่งสินค้าและนำสินค้าคงคลังที่ตรวจสอบเอกสารงานจัดส่งสินค้า ถ้าระดับสินค้าคงคลังไม่เพียงพอให้ปฏิบัติตามคำสั่ง พนักงานคลังสินค้าปรับปรุงปล่อยหุ้นตรวจสอบเพื่อแสดงจำนวนจริง ไปยังลูกค้า พนักงานจัดเตรียมระเบียนกลับสั่ง ที่อยู่ในแฟ้มจนกว่าสินค้าคงคลังมาจากผู้ผลิต แล้ว (ไม่แสดงในรูป 4 - 1) ค้างส่งสินค้าจะจัดส่งก่อนดำเนินการขายใหม่.
ในที่สุด พนักงานคลังสินค้าปรับปรุงข้อมูลหุ้นเพื่อแสดงถึงการลดลงในสินค้าคงคลัง เรกคอร์ดเหล่านี้หุ้นจะไม่บันทึกทางบัญชีอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลังสินทรัพย์ พวกเขาจะใช้สำหรับวัตถุประสงค์การจัดการคลังสินค้าเท่านั้น กำหนดดูแลสินทรัพย์และบัญชี bility responsi เก็บบันทึกให้เจ้าหน้าที่คลังสินค้า
รายได้รอบ
วิสาหกิจ conomic, for-profit และไม่สำหรับ กำไร สร้างรายได้ผ่านทางกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นวงจรรายได้ของพวกเขา ในความง่าย
ฟอร์ม วงจรรายได้คือ การแลกเปลี่ยนโดยตรงของสินค้าสำเร็จรูป หรือบริการเงินสดในธุรกรรมเดียวระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ รายได้ซับซ้อนรอบประมวลผลการขายเชื่อ หลายวันหรือสัปดาห์อาจผ่านจุดขายและการรับเงินสดภายหลัง ความล่าช้านี้เวลาแยกธุรกรรมรายได้เป็นระยะที่สอง: (1) ระยะทางกายภาพ เกี่ยวข้องกับการโอนสินทรัพย์หรือบริการจากผู้ขายไปผู้ซื้อ และ (2) ระยะทางการเงิน,
เกี่ยวข้องกับการรับเงินสดโดยผู้ขายชำระ
บัญชีลูกหนี้ เป็นเรื่องของความสะดวกสบายในการประมวลผล บริษัทส่วนใหญ่ถือว่าแต่ละระยะเป็นธุรกรรมที่แยกต่างหาก ดังนั้น วงจรรายได้จริงประกอบด้วยสองหลัก subsys-สิน: ใบสั่งขาย (1) การประมวลผลระบบย่อยและ (2) เงินสดรับระบบย่อย.
บทนี้จะแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก ใน
ส่วนแรกนำเสนอระบบวงจรรายได้แนวคิด จะให้ภาพรวมของกิจกรรมหลักและงานทางตรรกะ แหล่งที่มา และใช้ข้อมูล และการเคลื่อนไหวของข้อมูลบัญชีกำลังผ่านองค์กร แอร์-cludes ส่วน ด้วยการทบทวนภายในควบคุมปัญหา ส่วนที่สองนำเสนอระบบทางกายภาพ ก่อนใช้ระบบด้วยตนเองเพื่อเสริมสร้างแนวคิดหลักที่นำเสนอก่อนหน้านี้ ถัดไป จะพิจารณาระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ โฟกัสอยู่บนเทคโนโลยีทดแทนที่ใช้เพื่อให้บรรลุระดับต่าง ๆ ของการเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างอัตโนมัติจากการรื้อปรับระบบการไหลของงาน ส่วนสรุป มีการตรวจสอบของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (พีซี) -con trol ปัญหาเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์และระบบขึ้น
■
■เรียนรู้วัตถุประสงค์
หลังจากเรียนบทนี้ คุณควร:
■เข้าใจงานพื้นฐานที่ดำเนินการในวงจรรายได้ โดยเทคโนโลยีในสถาน
■สามารถระบุแผนกที่ทำงานเกี่ยวข้องกับกิจกรรมวงจรรายได้ และติดตามการไหล
ของธุรกรรมรายได้ผ่านองค์กร
■สามารถระบุเอกสาร สมุดรายวัน และบัญชีที่บันทึกการตรวจสอบ ส่งเสริมการ mainte วาย-แนนซ์ของระเบียนประวัติศาสตร์ สนับสนุนภายในการตัดสินใจ และรายงานการเงิน sus tain.
■ลดความเสี่ยงเหล่านั้นรับรู้ และเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับวงจรรายได้
■โปรดทราบของการดำเนินงาน และควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีที่ใช้ในการทำ และ reengineer วงจรรายได้
ระบบแนวคิด
กิจกรรมภาพรวมรายได้รอบ
ในส่วนนี้ เราตรวจสอบวงจรรายได้ทางแนวคิด ใช้ไดอะแกรมลำดับข้อมูล (DFDs) เป็นคู่มือ เราจะติดตามลำดับของกิจกรรมผ่านสามกระบวนการที่เป็นวงจรรายได้ สำหรับส่วนใหญ่ขายปลีก ขายส่ง อุตสาหกรรม นี่คือขั้นตอนการสั่งขาย proce dures ส่งคืนสินค้าขาย และขั้นตอนรับเงินสด บริษัทบริการเช่นโรงพยาบาล บริษัทประกัน และธนาคารจะใช้แตกต่างกันเฉพาะอุตสาหกรรมวิธีการ
สนทนานี้มีไว้เพื่อให้เทคโนโลยีเป็นกลาง ในคำอื่น ๆ งานการอธิบายอาจจะต่อ-
เกิดขึ้นด้วยตนเอง หรือคอมพิวเตอร์ได้ จุดนี้ ของเราอยู่กับอะไร (ทางแนวคิด) ต้องทำ ไม่ว่า (จริง) ก็สามารถทำ ในขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการเราจะตรวจสอบเฉพาะ docu-ments สมุดรายวัน และบัญชีแยกประเภท ตามที่พวกเขาจะพบ อีกครั้ง ทบทวนนี้คือเทคโนโลยีเป็นกลาง เอกสารและแฟ้มเหล่านี้อาจจะจริง (สำเนา) หรือดิจิตอล (สร้างคอมพิวเตอร์) ในส่วนถัดไป เราตรวจสอบตัวอย่างของระบบทางกายภาพ
ตอนสั่งขาย
ขั้นตอนการสั่งขายรวมงานที่เกี่ยวข้องในการรับ และประมวลผลใบสั่งของลูกค้า กรอกข้อมูลใบสั่ง และจัดส่งผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า เรียกเก็บเงินลูกค้าในเวลาเหมาะสม และถูกต้องบัญชีสำหรับธุรกรรม ความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้เป็น DFD ในรูป 4-1 แสดง และอธิบายในต่อไปนี้ส่วน
รับสั่ง กระบวนการขายเริ่มต้น ด้วยการรับใบสั่งของลูกค้าซึ่งระบุชนิดและปริมาณของสินค้าที่ต้องการ จุดนี้ ใบสั่งของลูกค้าไม่อยู่ในรูปมาตรฐานและอาจ หรืออาจเป็นเอกสารจริง ใบสั่งอาจมาทางจดหมาย โทรศัพท์ หรือ จากตัวแทนฟิลด์ผู้ชมลูกค้า เมื่อลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจ ใบมักจะมีสำเนาของใบสั่งซื้อที่ cus-tomer ของ ใบสั่งซื้อเป็นรายจ่ายของรอบเอกสาร ที่กล่าวถึงในบทที่ 5.
เนื่องจากลูกค้าใบสั่งคือไม่ในรูปแบบมาตรฐานผู้สั่งประมวลผลระบบ งานแรกเพื่อ คัดลอกใบสั่งขายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างที่แสดงในรูป 4-2.
การรวบรวมข้อมูลสำคัญของลูกค้าชื่อ ที่อยู่ และหมาย เลขบัญชี;
ชื่อ หมายเลข และคำอธิบายของสินค้าที่ขาย และปริมาณและราคาต่อหน่วยของสินค้าแต่ละรายการขาย จุดนี้ ข้อมูลทางการเงินเช่นภาษี ส่วนลด และค่าขนส่งอาจ หรือไม่อาจรวม หลังจากสร้างใบสั่งขาย สำเนาอยู่ในแฟ้มใบสั่งที่เปิดลูกค้าอ้างอิงในอนาคต ดำเนินการกรอกข้อมูลใบสั่ง และรับสินค้าไปยังลูกค้าอาจใช้เวลาวัน หรือแม้แต่สัปดาห์ ในช่วงเวลานี้ ลูกค้าอาจติดต่อผู้ตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อ เรกคอร์ดลูกค้าในแฟ้มใบสั่งที่เปิดอยู่ทุกครั้งที่สถานะของใบสั่งการเปลี่ยนแปลงเช่นการอนุมัติสินเชื่อ หลังสั่ง และจัดส่ง สั่งเปิดไฟล์จึงทำให้พนักงานบริการลูกค้าจะตอบสนองโดยทันที และถูกต้องคำถามลูกค้า
เครดิตตรวจสอบ การประมวลผลใบสั่งเพิ่มเติม creditworthiness ของลูกค้าจำเป็นต้อง estab-lished สถานการณ์ของการขายจะกำหนดธรรมชาติและระดับของการตรวจสอบสินเชื่อ ตัวอย่าง ลูกค้าใหม่อาจรับการตรวจสอบทางการเงินเต็มรูปแบบเพื่อสร้างเครดิตของบรรทัด เมื่อมีตั้งวงเงินสินเชื่อ แต่ เครดิตการตรวจสอบการขายต่ออาจจำกัดมั่นใจว่า ลูกค้ามีประวัติจ่ายบิลของเขา หรือของเธอ และที่ขายปัจจุบันไม่เกินขีดจำกัดที่กำหนดขึ้นล่วงหน้าได้
กระบวนการอนุมัติสินเชื่อเป็นตัวควบคุมการตรวจสอบ และควรดำเนินการเป็นฟังก์ชันแยกต่างหาก
จากกิจกรรมการขาย งานรับใบสั่งส่งใบสั่งขาย (สำเนาเครดิต) งานตรวจสอบสินเชื่ออนุมัติระบบแนวคิดของเรา ส่งคืนการอนุมัติใบสั่งขาย นั้นทริกเกอร์ continua-สเตรชันของกระบวนการขาย โดยปล่อยข้อมูลใบสั่งขายเพื่องานต่าง ๆ พร้อมกัน เอกสารต่าง ๆ ดังกล่าวในส่วนต่อไปนี้ เช่นออกหุ้น บันทึกการจัดส่ง แจ้ง การจัดส่ง และการขายใบแจ้งหนี้ มีเพียงวัตถุประสงค์พิเศษสำเนาของใบสั่งขาย และมีภาพประกอบแยกต่างหาก
รับสินค้า กิจกรรมรับสั่งส่งต่อเอกสารออกหุ้น (ยังเรียกว่าตั๋วรับ) สินค้าการ ในคลังสินค้า เอกสารนี้ระบุสินค้าของสินค้าคงคลังที่
F I G U R E
4-1
DFD ของขายสั่งประมวลผลระบบ
ลูกค้าสั่งขาย
AR บริษัทลูกค้า (คัดลอกเครดิต)
บัญชีแยกประเภทตรวจสอบ
เครดิต
รวม
ครบกำหนดยอด
รับ
บันทึกการจัดส่ง และสั่งอนุมัติ AR
จัดส่งประกาศขายสั่งสรุปสมุดรายวันใบสำคัญ
แฟ้มการปรับปรุง (สมุดรายวันทั่วไป)
บัญชีรับ
วัน ลูกหนี้
อนุมัติขายระเบียน
บันทึกวันสั่ง S.O. รอขายอนุมัติ
จัดส่ง (ใบแจ้งหนี้ใบสำคัญสมุดรายวันใบสั่งแฟ้ม
หุ้นสำเนา) (บัญชีแยกประเภทและเปิดใบสั่งออกใช้สำเนา) รายการของแฟ้ม S.O.
Lading หนี้สำเนาลง
สำคัญ JV ลงพอแยกรายละเอียดปริมาณขายสมุดรายวันทั่วไป
จัดส่งตั๋ว
วัน ทั่วไปลูกค้าสั่งกลับรับ
หลัง - สินค้าแฟ้มตรวจสอบเรกคอร์ดบัญชีแยกประเภท
สั่งปล่อยหุ้น
สถานะ
สมุดรายวันสินค้า
ตรวจและใบสำคัญการปรับปรุง
หุ้นปริมาณสินค้าคงคลัง
ปล่อยขายระเบียน
รายละเอียด
หุ้นเรือ
สินค้าระเบียนผลิตภัณฑ์
ขายสมุดรายวัน และ
จัดส่งล่วงหน้าปริมาณขาย
ส่ง
รายละเอียดสินค้าคงคลัง
แยกบริษัทในเครือ
บันทึกการจัดส่ง
อินวอยซ์การขาย
F ฉัน G U R E
4-2
ใบ
เครดิตขายใบแจ้งหนี้
หมายเลขเพนนินซูล่ามอนเทอเรย์ CO-OP
527 แม่น้ำถนนชิคาโก IL 60612 (312) 555-0407
ขาย
ยืนยันชื่อความสนใจวันใบแจ้งหนี้ของเตรียมเมืองเงื่อนไขสินเชื่อที่อยู่
ไปรษณีย์รัฐ
สั่งซื้อลูกค้า
วันจัดส่งหมายเลขวันจัดส่งผ่านระบบ โดย B.O.L. หมายเลข
ต้องอยู่ และเบิกสินค้าจากคลังสินค้าชั้นวาง ยังช่วยให้การตรวจสอบอย่างเป็นทางการสำหรับบุคลากรบ้านพัสดุปล่อยรายการที่ระบุ หลังหุ้น ใบผ่านการตรวจสอบความถูกต้อง และมีส่งสินค้าและนำสินค้าคงคลังที่ตรวจสอบเอกสารงานจัดส่งสินค้า ถ้าระดับสินค้าคงคลังไม่เพียงพอให้ปฏิบัติตามคำสั่ง พนักงานคลังสินค้าปรับปรุงปล่อยหุ้นตรวจสอบเพื่อแสดงจำนวนจริง ไปยังลูกค้า พนักงานจัดเตรียมระเบียนกลับสั่ง ที่อยู่ในแฟ้มจนกว่าสินค้าคงคลังมาจากผู้ผลิต แล้ว (ไม่แสดงในรูป 4 - 1) ค้างส่งสินค้าจะจัดส่งก่อนดำเนินการขายใหม่.
ในที่สุด พนักงานคลังสินค้าปรับปรุงข้อมูลหุ้นเพื่อแสดงถึงการลดลงในสินค้าคงคลัง เรกคอร์ดเหล่านี้หุ้นจะไม่บันทึกทางบัญชีอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลังสินทรัพย์ พวกเขาจะใช้สำหรับวัตถุประสงค์การจัดการคลังสินค้าเท่านั้น กำหนดดูแลสินทรัพย์และบัญชี bility responsi เก็บบันทึกให้เจ้าหน้าที่คลังสินค้า
การแปล กรุณารอสักครู่..
chapter 4
The Revenue Cycle
conomic enterprises, both for-profit and not-for- profit, generate revenues through business processes that constitute their revenue cycle. In its simplest
form, the revenue cycle is the direct exchange of finished goods or services for cash in a single transaction between a seller and a buyer. More complex revenue cycles process sales on credit. Many days or weeks may pass between the point of sale and the subsequent receipt of cash. This time lag splits the revenue transaction into two phases: (1) the physical phase, involving the transfer of assets or services from the seller to the buyer; and (2) the financial phase,
involving the receipt of cash by the seller in payment of the
account receivable. As a matter of processing convenience, most firms treat each phase as a separate transaction. Hence, the revenue cycle actually consists of two major subsys- tems: (1) the sales order processing subsystem and (2) the cash receipts subsystem.
This chapter is organized into two main sections. The
first section presents the conceptual revenue cycle system. It provides an overview of key activities and the logical tasks, sources and uses of information, and movement of account- ing information through the organization. The section con- cludes with a review of internal control issues. The second section presents the physical system. A manual system is first used to reinforce key concepts previously presented. Next, it explores large-scale computer-based systems. The focus is on alternative technologies used to achieve various levels of organizational change from simple automation to reengineering the work flow. The section concludes with a review of personal computer (PC)-based systems and con- trol issues pertaining to end-user computing.
■
■ Learning Objectives
After studying this chapter, you should:
■ Understand the fundamental tasks performed in the revenue cycle, regardless of the technology in place.
■ Be able to identify the functional departments involved in revenue cycle activities and trace the flow
of revenue transactions through the organization.
■ Be able to specify the documents, journals, and accounts that provide audit trails, promote the mainte- nance of historical records, support internal decision making, and sus- tain financial reporting.
■ Understand the risks associated with the revenue cycle and recognize the controls that reduce those risks.
■ Be aware of the operational and control implications of technology used to automate and reengineer the revenue cycle.
The Conceptual System
OVERVIEW OF REVENUE CYCLE ACTIVITIES
In this section we examine the revenue cycle conceptually. Using data flow diagrams (DFDs) as a guide, we will trace the sequence of activities through three processes that constitute the revenue cycle for most retail, wholesale, and manufacturing organizations. These are sales order procedures, sales return proce- dures, and cash receipts procedures. Service companies such as hospitals, insurance companies, and banks would use different industry-specific methods.
This discussion is intended to be technology-neutral. In other words, the tasks described may be per-
formed manually or by computer. At this point our focus is on what (conceptually) needs to be done, not how (physically) it is accomplished. At various stages in the processes we will examine specific docu- ments, journals, and ledgers as they are encountered. Again, this review is technology-neutral. These documents and files may be physical (hard copy) or digital (computer-generated). In the next section, we examine examples of physical systems.
Sales Order Procedures
Sales order procedures include the tasks involved in receiving and processing a customer order, filling the order and shipping products to the customer, billing the customer at the proper time, and correctly accounting for the transaction. The relationships between these tasks are presented with the DFD in Figure 4-1 and described in the following section.
RECEIVE ORDER. The sales process begins with the receipt of a customer order indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the customer order is not in a standard format and may or may not be a physical document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative who visited the customer. When the customer is also a business entity, the order is often a copy of the cus- tomer’s purchase order. A purchase order is an expenditure cycle document, which is discussed in Chapter 5.
Because the customer order is not in the standard format that the seller’s order processing system needs, the first task is to transcribe it into a formal sales order, an example of which is presented in Figure 4-2.
The sales order captures vital information such as the customer’s name, address, and account number;
the name, number, and description of the items sold; and the quantities and unit prices of each item sold. At this point, financial information such as taxes, discounts, and freight charges may or may not be included. After creating the sales order, a copy of it is placed in the customer open order file for future reference. The task of filling an order and getting the product to the customer may take days or even weeks. During this period, customers may contact their suppliers to check the status of their orders. The customer record in the open order file is updated each time the status of the order changes such as credit approval, on back-order, and shipment. The open order file thus enables customer service employees to respond promptly and accurately to customer questions.
CHECK CREDIT. Before processing the order further, the customer’s creditworthiness needs to be estab- lished. The circumstances of the sale will determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the current sale does not exceed the pre-established limit.
The credit approval process is an authorization control and should be performed as a function separate
from the sales activity. In our conceptual system, the receive-order task sends the sales order (credit copy) to the check-credit task for approval. The returned approved sales order then triggers the continua- tion of the sales process by releasing sales order information simultaneously to various tasks. Several documents mentioned in the following sections, such as the stock release, packing slip, shipping notice, and sales invoice, are simply special-purpose copies of the sales order and are not illustrated separately.
PICK GOODS. The receive order activity forwards the stock release document (also called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This document identifies the items of inventory that
F I G U R E
4-1
DFD OF SALES ORDER PROCESSING SYSTEM
Customer Order Sales Order
Customer (Credit Copy) AR Subsidiary
Check Ledger
Credit
Total
Amount Due
Receive
Packing Slip and Order Approved AR
Shipping Notice Sales Order Summary Journal Voucher
Update File (General Journal)
Received Account
Date, Receivable
Approved Sales Records
Packing Date Order S.O. Pending Sales Approved
Slip (invoice File Order Journal Vouchers
Stock copy) (Ledger and Open Order Release Copy) Bill of File S.O.
Lading Invoice Copy Post to
General JV Posting Insufficient Ledger Details Quantity Sales Journal voucher
Shipped Bill
Date, Pick Back-Order Customer General
Back- Goods File Reviewed Ledger Records
order Stock Release
Status
Product Journal
Verified and Update Voucher
Stock Quantity Inventory
Release Sales Records
Details
Ship Stock
Goods Records Product
Sales Journal and
Shipping Notice Quantity Sold
Shipping
Details Inventory
Subsidiary Ledger
Shipping Log
Sales Invoice
F I G U R E
4-2
SALES ORDER
CREDIT SALE INVOICE
MONTEREY PENINSULA CO-OP INVOICE NUMBER
527 River Road Chicago, IL 60612 (312) 555-0407
SOLD TO
FIRM NAME INVOICE DATE ATTENTION OF PREPARED BY ADDRESS CREDIT TERMS CITY
STATE ZIP
CUSTOMER PURCHASE ORDER
NUMBER SHIPMENT DATE DATE SHIPPED VIA SIGNED BY B.O.L. NO.
must be located and picked from the warehouse shelves. It also provides formal authorization for ware- house personnel to release the specified items. After picking the stock, the order is verified for accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until the inventories arrive from the supplier (not shown in Figure 4-1). Back-ordered items are shipped before new sales are processed.
Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction in inventory. These stock records are not the formal accounting records for controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only. Assigning asset custody and accounting record-keeping responsi- bility to the warehouse clerk
The Revenue Cycle
conomic enterprises, both for-profit and not-for- profit, generate revenues through business processes that constitute their revenue cycle. In its simplest
form, the revenue cycle is the direct exchange of finished goods or services for cash in a single transaction between a seller and a buyer. More complex revenue cycles process sales on credit. Many days or weeks may pass between the point of sale and the subsequent receipt of cash. This time lag splits the revenue transaction into two phases: (1) the physical phase, involving the transfer of assets or services from the seller to the buyer; and (2) the financial phase,
involving the receipt of cash by the seller in payment of the
account receivable. As a matter of processing convenience, most firms treat each phase as a separate transaction. Hence, the revenue cycle actually consists of two major subsys- tems: (1) the sales order processing subsystem and (2) the cash receipts subsystem.
This chapter is organized into two main sections. The
first section presents the conceptual revenue cycle system. It provides an overview of key activities and the logical tasks, sources and uses of information, and movement of account- ing information through the organization. The section con- cludes with a review of internal control issues. The second section presents the physical system. A manual system is first used to reinforce key concepts previously presented. Next, it explores large-scale computer-based systems. The focus is on alternative technologies used to achieve various levels of organizational change from simple automation to reengineering the work flow. The section concludes with a review of personal computer (PC)-based systems and con- trol issues pertaining to end-user computing.
■
■ Learning Objectives
After studying this chapter, you should:
■ Understand the fundamental tasks performed in the revenue cycle, regardless of the technology in place.
■ Be able to identify the functional departments involved in revenue cycle activities and trace the flow
of revenue transactions through the organization.
■ Be able to specify the documents, journals, and accounts that provide audit trails, promote the mainte- nance of historical records, support internal decision making, and sus- tain financial reporting.
■ Understand the risks associated with the revenue cycle and recognize the controls that reduce those risks.
■ Be aware of the operational and control implications of technology used to automate and reengineer the revenue cycle.
The Conceptual System
OVERVIEW OF REVENUE CYCLE ACTIVITIES
In this section we examine the revenue cycle conceptually. Using data flow diagrams (DFDs) as a guide, we will trace the sequence of activities through three processes that constitute the revenue cycle for most retail, wholesale, and manufacturing organizations. These are sales order procedures, sales return proce- dures, and cash receipts procedures. Service companies such as hospitals, insurance companies, and banks would use different industry-specific methods.
This discussion is intended to be technology-neutral. In other words, the tasks described may be per-
formed manually or by computer. At this point our focus is on what (conceptually) needs to be done, not how (physically) it is accomplished. At various stages in the processes we will examine specific docu- ments, journals, and ledgers as they are encountered. Again, this review is technology-neutral. These documents and files may be physical (hard copy) or digital (computer-generated). In the next section, we examine examples of physical systems.
Sales Order Procedures
Sales order procedures include the tasks involved in receiving and processing a customer order, filling the order and shipping products to the customer, billing the customer at the proper time, and correctly accounting for the transaction. The relationships between these tasks are presented with the DFD in Figure 4-1 and described in the following section.
RECEIVE ORDER. The sales process begins with the receipt of a customer order indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the customer order is not in a standard format and may or may not be a physical document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative who visited the customer. When the customer is also a business entity, the order is often a copy of the cus- tomer’s purchase order. A purchase order is an expenditure cycle document, which is discussed in Chapter 5.
Because the customer order is not in the standard format that the seller’s order processing system needs, the first task is to transcribe it into a formal sales order, an example of which is presented in Figure 4-2.
The sales order captures vital information such as the customer’s name, address, and account number;
the name, number, and description of the items sold; and the quantities and unit prices of each item sold. At this point, financial information such as taxes, discounts, and freight charges may or may not be included. After creating the sales order, a copy of it is placed in the customer open order file for future reference. The task of filling an order and getting the product to the customer may take days or even weeks. During this period, customers may contact their suppliers to check the status of their orders. The customer record in the open order file is updated each time the status of the order changes such as credit approval, on back-order, and shipment. The open order file thus enables customer service employees to respond promptly and accurately to customer questions.
CHECK CREDIT. Before processing the order further, the customer’s creditworthiness needs to be estab- lished. The circumstances of the sale will determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the current sale does not exceed the pre-established limit.
The credit approval process is an authorization control and should be performed as a function separate
from the sales activity. In our conceptual system, the receive-order task sends the sales order (credit copy) to the check-credit task for approval. The returned approved sales order then triggers the continua- tion of the sales process by releasing sales order information simultaneously to various tasks. Several documents mentioned in the following sections, such as the stock release, packing slip, shipping notice, and sales invoice, are simply special-purpose copies of the sales order and are not illustrated separately.
PICK GOODS. The receive order activity forwards the stock release document (also called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This document identifies the items of inventory that
F I G U R E
4-1
DFD OF SALES ORDER PROCESSING SYSTEM
Customer Order Sales Order
Customer (Credit Copy) AR Subsidiary
Check Ledger
Credit
Total
Amount Due
Receive
Packing Slip and Order Approved AR
Shipping Notice Sales Order Summary Journal Voucher
Update File (General Journal)
Received Account
Date, Receivable
Approved Sales Records
Packing Date Order S.O. Pending Sales Approved
Slip (invoice File Order Journal Vouchers
Stock copy) (Ledger and Open Order Release Copy) Bill of File S.O.
Lading Invoice Copy Post to
General JV Posting Insufficient Ledger Details Quantity Sales Journal voucher
Shipped Bill
Date, Pick Back-Order Customer General
Back- Goods File Reviewed Ledger Records
order Stock Release
Status
Product Journal
Verified and Update Voucher
Stock Quantity Inventory
Release Sales Records
Details
Ship Stock
Goods Records Product
Sales Journal and
Shipping Notice Quantity Sold
Shipping
Details Inventory
Subsidiary Ledger
Shipping Log
Sales Invoice
F I G U R E
4-2
SALES ORDER
CREDIT SALE INVOICE
MONTEREY PENINSULA CO-OP INVOICE NUMBER
527 River Road Chicago, IL 60612 (312) 555-0407
SOLD TO
FIRM NAME INVOICE DATE ATTENTION OF PREPARED BY ADDRESS CREDIT TERMS CITY
STATE ZIP
CUSTOMER PURCHASE ORDER
NUMBER SHIPMENT DATE DATE SHIPPED VIA SIGNED BY B.O.L. NO.
must be located and picked from the warehouse shelves. It also provides formal authorization for ware- house personnel to release the specified items. After picking the stock, the order is verified for accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until the inventories arrive from the supplier (not shown in Figure 4-1). Back-ordered items are shipped before new sales are processed.
Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction in inventory. These stock records are not the formal accounting records for controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only. Assigning asset custody and accounting record-keeping responsi- bility to the warehouse clerk
การแปล กรุณารอสักครู่..
บทที่ 4
conomic รายได้ของรัฐวิสาหกิจ ทั้งสำหรับกำไร - ไม่ใช่ - กำไร สร้างรายได้ผ่านธุรกิจกระบวนการที่เป็นวงจรรายได้ของพวกเขา ในรูปแบบง่ายที่สุด
, วงจรรายได้ คือ ตรงตราเสร็จแล้วของสินค้าหรือบริการเงินสดในธุรกรรมเดียวระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ วงจรรายได้ที่ซับซ้อนมากขึ้นการขายสินเชื่อหลายวันหรือสัปดาห์ อาจจะผ่านจุดของการขายและใบเสร็จรับเงินที่ตามมาของเงินสด เวลานี้ร่างกายแยกเป็นสองส่วนรายได้จากธุรกรรม ( 1 ) เฟสทางกาย , ที่เกี่ยวข้องกับการโอนสินทรัพย์หรือบริการจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ และ ( 2 ) ระยะทาง
เกี่ยวกับได้รับเงินสดจากผู้ขายชำระ
บัญชีลูกหนี้เป็นเรื่องของการประมวลผลที่สะดวก บริษัทส่วนใหญ่ปฏิบัติแต่ละขั้นตอนเป็นธุรกรรมที่แยกต่างหาก ดังนั้น วงจรรายได้จริงประกอบด้วยสองสาขา subsys - tems ( 1 ) ใบสั่งขายระบบการประมวลผลและ ( 2 ) ใบเสร็จเงินสดย่อย .
บทนี้แบ่งเป็นสองส่วนหลัก
ส่วนแรกนำเสนอระบบวงจรรายได้ครั้งนี้มันมีภาพรวมของกิจกรรมหลักและงานตรรกะ แหล่งที่มาและการใช้ข้อมูล และความเคลื่อนไหวของบัญชี - ข้อมูลไอเอ็นจีผ่านองค์กร ส่วนคอน - cludes ด้วยการทบทวนเรื่องการควบคุมภายใน ส่วนที่สองได้นำเสนอระบบทางกายภาพ ระบบคู่มือก่อนใช้เพื่อเสริมสร้างแนวคิดหลักก่อนนำเสนอ ต่อไปศึกษาขนาดใหญ่ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ โดยมุ่งเน้นการใช้เทคโนโลยีทางเลือกเพื่อให้บรรลุระดับต่างๆขององค์การเปลี่ยนจากระบบอัตโนมัติที่ง่าย การรื้อปรับระบบงานไหล ส่วนสรุปด้วยการทบทวนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ( PC ) - ใช้ระบบ - trol con และปัญหาที่เกี่ยวกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ■
■จุดประสงค์การเรียนรู้หลังเรียนบทคุณควรจะ :
■เข้าใจพื้นฐานงานในวงจรรายได้ ไม่ว่าเทคโนโลยีในสถานที่ .
■สามารถระบุหน้าที่ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมวงจรรายได้และติดตาม
รายการรายได้ผ่านองค์กร .
■สามารถระบุเอกสาร วารสาร และบัญชีที่ให้บริการเส้นทาง ตรวจสอบส่งเสริม mainte - แม่คู่บันทึกประวัติศาสตร์ สนับสนุนการตัดสินใจภายในการ และ SUS - รายงานทางการเงินแถน .
■เข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับวงจรรายได้และการรับรู้การควบคุมที่ลดความเสี่ยงเหล่านั้น
■ตระหนักถึงการควบคุมการปฏิบัติงานและผลกระทบของเทคโนโลยีที่ใช้โดยอัตโนมัติและปรับรื้อวงจรรายได้
. ระบบแนวคิด
ภาพรวมของกิจกรรมน้ำเมา
ในส่วนนี้เราตรวจสอบวงจรรายได้แนวคิด . โดยใช้แผนภาพการไหลของข้อมูล ( dfds ) เป็นคู่มือ เราจะติดตามลำดับของกิจกรรมผ่าน 3 กระบวนการที่เป็นวงจรรายได้มากที่สุด ขายปลีก ขายส่ง และ องค์กรการผลิต เหล่านี้เป็นขั้นตอนเพื่อการขาย , การขายคืน proce - dures และเงินสดรับขั้นตอนบริษัท ที่ให้บริการเช่น โรงพยาบาล บริษัทประกัน และธนาคารจะใช้วิธีขยายความแตกต่าง
การอภิปรายครั้งนี้มีจุดประสงค์เพื่อเทคโนโลยีที่เป็นกลาง ในคำอื่น ๆงานอธิบายอาจจะต่อ -
รูปแบบด้วยตนเองหรือด้วยคอมพิวเตอร์ ณจุดนี้ของเราคือการมุ่งเน้นในสิ่งที่ ( ความคิด ) ต้องทำ ไม่ใช่วิธีการ ( ร่างกาย ) ได้ขั้นตอนต่างๆในกระบวนการ เราจะตรวจสอบเฉพาะโทรทัศน์ - ments , วารสารและบัญชีแยกประเภท เช่น มีการพบ อีก รีวิวนี้เป็นเทคโนโลยีที่เป็นกลาง เอกสารและไฟล์อาจเป็นทางกายภาพ ( สำเนา ) หรือ ดิจิตอล ( สร้าง ) ในส่วนถัดไป , เราตรวจสอบตัวอย่างของระบบกายภาพ เพื่อขั้นตอน
ขายขั้นตอนการสั่งซื้อการขาย รวมถึงงานที่เกี่ยวข้องในการรับและการประมวลผลที่ลูกค้าสั่ง กรอกข้อมูลการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า วางบิลลูกค้า ในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้องการบัญชีสำหรับธุรกรรม ความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้จะถูกนำเสนอกับ DFD ในรูป 4-1 และอธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้
รับใบสั่งขั้นตอนการเริ่มต้นด้วยการรับลูกค้าเพื่อระบุชนิดและปริมาณของสินค้าที่ต้องการ ณจุดนี้ ลูกค้าสั่งไม่ได้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานและอาจจะหรืออาจจะไม่ได้รับเอกสารทางกายภาพ คำสั่งอาจมาถึง ทางจดหมาย ทางโทรศัพท์ หรือจากเขตข้อมูลตัวแทนที่เข้าชมของลูกค้า เมื่อลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจเพื่อมักเป็นสำเนาของยูเอส - อย่างไรก็ตามของใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อเป็นวงจรรายจ่ายเอกสาร ซึ่งจะกล่าวถึงในบทที่ 5 .
เพราะลูกค้าสั่งไม่ได้อยู่ในมาตรฐานรูปแบบของผู้ขายเพื่อการประมวลผลความต้องการของระบบ งานแรกคือการถ่ายลงในใบสั่งขายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างที่แสดงในรูป
4-2 .ใบสั่งขายรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ - นามสกุล ของลูกค้าที่อยู่และเลขที่บัญชี ;
ชื่อ จำนวน และรายละเอียดของรายการที่ขาย และ ปริมาณและราคาต่อหน่วยของสินค้าแต่ละรายการขาย ณจุดนี้ ข้อมูลทางการเงิน เช่น ภาษี , ส่วนลดและค่าบริการขนส่ง หรืออาจจะรวม หลังจากการสร้างใบสั่งขายสำเนาอยู่ในแฟ้มลูกค้าเปิดใบสั่งสำหรับการอ้างอิงในอนาคต งานกรอกข้อมูลการสั่งซื้อและรับสินค้าให้กับลูกค้า อาจจะใช้เวลาวันหรือสัปดาห์ ในระหว่างนี้ ลูกค้าสามารถติดต่อกับซัพพลายเออร์ของตนเพื่อตรวจสอบสถานะของการสั่งซื้อของพวกเขา ลูกค้าบันทึกในแฟ้มเพื่อเปิดการปรับปรุงในแต่ละเวลาที่สถานะของการสั่งซื้อการเปลี่ยนแปลง เช่น การอนุมัติสินเชื่อในการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้า แฟ้มเพื่อเปิด จึงช่วยให้งานบริการลูกค้าเพื่อตอบสนองอย่างรวดเร็วและถูกต้องเพื่อตอบคำถามลูกค้า ตรวจสอบเครดิต
ก่อนการประมวลผลใบสั่งเพิ่มเติม เครดิตของลูกค้า ต้อง estab lished - . สถานการณ์ของการขายจะเป็นตัวกำหนดลักษณะและระดับของการตรวจสอบเครดิต . ตัวอย่างเช่นลูกค้าใหม่อาจได้รับการสืบสวนทางการเงินเต็มรูปแบบเพื่อสร้างบรรทัดของเครดิต เมื่อวงเงินสินเชื่อไว้ อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบเครดิตในการขายตามมา อาจถูก จำกัด เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้ามีประวัติของการจ่ายเงินค่าของเขา หรือเธอ และ ที่ขายในปัจจุบันไม่ได้เกินขึ้น
ก่อนกำหนดกระบวนการอนุมัติสินเชื่อการอนุมัติควบคุม และควรดำเนินการเป็นฟังก์ชันแยก
จากกิจกรรมการขาย ในระบบความคิดของเรา ได้รับใบสั่งงานส่งใบสั่งขาย ( คัดลอกเครดิต ) เพื่อตรวจสอบเครดิตงานเพื่ออนุมัติได้รับอนุมัติใบสั่งขายแล้วเรียกมาตรฐาน - tion ของกระบวนการขายโดยการปล่อยข้อมูลใบสั่งขายพร้อมกันในงานต่าง ๆ เอกสารต่าง ๆที่กล่าวถึงในส่วนต่อไปนี้ เช่น หุ้นปลดปล่อย หีบห่อจัดส่งแจ้งให้ทราบ และใบแจ้งหนี้ขาย เพียงแค่ของสำเนาใบสั่งขาย และไม่แสดงแยกต่างหาก
รับสินค้าได้รับใบสั่งกิจกรรมส่งต่อหุ้นปล่อยเอกสาร ( เรียกว่าเก็บตั๋ว ) เพื่อเลือกฟังก์ชั่นสินค้าในคลังสินค้า เอกสารนี้จะระบุรายการของสินค้าคงคลังที่
F I G U R E
4-1
DFD ของการประมวลผลใบสั่งขายระบบ
ลูกค้าใบสั่งขายเพื่อ
ลูกค้า ( คัดลอกสินเชื่อ ) บริษัทตรวจสอบบัญชีแยกประเภทลูกหนี้เครดิต
รับจํานวนเงินทั้งหมดเนื่องจากหีบห่อเพื่ออนุมัติและจัดส่งแจ้งการสั่งซื้อขาย AR
อัพเดทไฟล์วารสารสรุปใบ ( นิตยสารทั่วไป )
วันที่ได้รับอนุมัติการขายบัญชีลูกหนี้
บรรจุบันทึกวันที่สั่ง ( บางคน ) ขายอนุมัติ
สลิป ( ใบแจ้งหนี้บันทึกสั่งซื้อไฟล์ใบ
หุ้นคัดลอก ) ( บัญชีแยกประเภท และสั่งเปิดปล่อยคัดลอก ) ไฟล์ ( บางคน ) บิล
ใบสำเนาใบตราส่ง โพสต์รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปโพสต์รายละเอียดไม่เพียงพอปริมาณรายวันขายคูปองจัดส่งวันที่บิล
เลือกกลับลูกค้าสั่งซื้อทั่วไป
- ตรวจสอบบัญชีแยกประเภท บันทึกไฟล์กลับสินค้าสั่งสินค้ารุ่น
ตรวจสอบสถานะสินค้าวารสารและปรับปรุงปริมาณสต็อกสินค้าคงคลังบันทึกบัตร
ขายปล่อยเรือสต็อกสินค้า บันทึกรายละเอียดสินค้า
ขายวารสาร และ
จัดส่งจัดส่งแจ้งปริมาณขายรายละเอียดสินค้าการจัดส่งสินค้าเข้าสู่ระบบบัญชีแยกประเภทย่อย
ขายใบแจ้งหนี้ F I G U R E
4-2
ใบสั่งขาย
ขายเครดิตใบแจ้งหนี้สหกรณ์คาบสมุทรเนยแข็งหมายเลขใบแจ้งหนี้
527 ถนนแม่น้ำชิคาโก , อิลลินอยส์ 60612 ( 312 ) 555-0407
ขาย
ชื่อ บริษัท ใบแจ้งหนี้อาจสนใจเตรียมเงื่อนไขสินเชื่อที่อยู่เมืองรัฐไปรษณีย์
ลูกค้าสั่งซื้อ
เลขที่จัดส่งวันที่จัดส่งทาง ลงนามโดย b.o.l.
. .ต้องตั้งอยู่ และเบิกจากคลังสินค้าชั้นวาง นอกจากนี้ยังมีระบบการพัสดุ - บ้านบุคลากรที่จะปล่อยรายการที่ระบุ . หลังจากเก็บหุ้น เพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้อง และสินค้า และเอกสารการตรวจสอบหุ้นปล่อยส่งให้จัดส่งสินค้างาน ถ้าระดับสินค้าคงคลังไม่เพียงพอที่จะกรอกข้อมูลการสั่งซื้อคลังสินค้าพนักงานปรับตรวจสอบหุ้นปลดปล่อยเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงจำนวนเงินจริงไปให้กับลูกค้า พนักงานก็เตรียมบันทึกคำสั่งหลัง ซึ่งอยู่ในไฟล์ จนสินค้ามาถึงจากซัพพลายเออร์ ( ไม่แสดงในรูปที่ 4-1 ) กลับสั่ง สินค้าถูกจัดส่งก่อนขายใหม่มีการประมวลผล .
ในที่สุดคลังสินค้าพนักงานปรับบันทึกหุ้นเพื่อสะท้อนการลดลงของสินค้าคงคลัง ข้อมูลหุ้นเหล่านี้จะไม่บันทึกบัญชีอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมสินทรัพย์สินค้าคงคลัง พวกเขาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการคลังสินค้าเท่านั้น การดูแลทรัพย์สินและบัญชีบันทึกการรักษา responsi - bility กับเสมียนคลังสินค้า
conomic รายได้ของรัฐวิสาหกิจ ทั้งสำหรับกำไร - ไม่ใช่ - กำไร สร้างรายได้ผ่านธุรกิจกระบวนการที่เป็นวงจรรายได้ของพวกเขา ในรูปแบบง่ายที่สุด
, วงจรรายได้ คือ ตรงตราเสร็จแล้วของสินค้าหรือบริการเงินสดในธุรกรรมเดียวระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ วงจรรายได้ที่ซับซ้อนมากขึ้นการขายสินเชื่อหลายวันหรือสัปดาห์ อาจจะผ่านจุดของการขายและใบเสร็จรับเงินที่ตามมาของเงินสด เวลานี้ร่างกายแยกเป็นสองส่วนรายได้จากธุรกรรม ( 1 ) เฟสทางกาย , ที่เกี่ยวข้องกับการโอนสินทรัพย์หรือบริการจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ และ ( 2 ) ระยะทาง
เกี่ยวกับได้รับเงินสดจากผู้ขายชำระ
บัญชีลูกหนี้เป็นเรื่องของการประมวลผลที่สะดวก บริษัทส่วนใหญ่ปฏิบัติแต่ละขั้นตอนเป็นธุรกรรมที่แยกต่างหาก ดังนั้น วงจรรายได้จริงประกอบด้วยสองสาขา subsys - tems ( 1 ) ใบสั่งขายระบบการประมวลผลและ ( 2 ) ใบเสร็จเงินสดย่อย .
บทนี้แบ่งเป็นสองส่วนหลัก
ส่วนแรกนำเสนอระบบวงจรรายได้ครั้งนี้มันมีภาพรวมของกิจกรรมหลักและงานตรรกะ แหล่งที่มาและการใช้ข้อมูล และความเคลื่อนไหวของบัญชี - ข้อมูลไอเอ็นจีผ่านองค์กร ส่วนคอน - cludes ด้วยการทบทวนเรื่องการควบคุมภายใน ส่วนที่สองได้นำเสนอระบบทางกายภาพ ระบบคู่มือก่อนใช้เพื่อเสริมสร้างแนวคิดหลักก่อนนำเสนอ ต่อไปศึกษาขนาดใหญ่ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ โดยมุ่งเน้นการใช้เทคโนโลยีทางเลือกเพื่อให้บรรลุระดับต่างๆขององค์การเปลี่ยนจากระบบอัตโนมัติที่ง่าย การรื้อปรับระบบงานไหล ส่วนสรุปด้วยการทบทวนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ( PC ) - ใช้ระบบ - trol con และปัญหาที่เกี่ยวกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ■
■จุดประสงค์การเรียนรู้หลังเรียนบทคุณควรจะ :
■เข้าใจพื้นฐานงานในวงจรรายได้ ไม่ว่าเทคโนโลยีในสถานที่ .
■สามารถระบุหน้าที่ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมวงจรรายได้และติดตาม
รายการรายได้ผ่านองค์กร .
■สามารถระบุเอกสาร วารสาร และบัญชีที่ให้บริการเส้นทาง ตรวจสอบส่งเสริม mainte - แม่คู่บันทึกประวัติศาสตร์ สนับสนุนการตัดสินใจภายในการ และ SUS - รายงานทางการเงินแถน .
■เข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับวงจรรายได้และการรับรู้การควบคุมที่ลดความเสี่ยงเหล่านั้น
■ตระหนักถึงการควบคุมการปฏิบัติงานและผลกระทบของเทคโนโลยีที่ใช้โดยอัตโนมัติและปรับรื้อวงจรรายได้
. ระบบแนวคิด
ภาพรวมของกิจกรรมน้ำเมา
ในส่วนนี้เราตรวจสอบวงจรรายได้แนวคิด . โดยใช้แผนภาพการไหลของข้อมูล ( dfds ) เป็นคู่มือ เราจะติดตามลำดับของกิจกรรมผ่าน 3 กระบวนการที่เป็นวงจรรายได้มากที่สุด ขายปลีก ขายส่ง และ องค์กรการผลิต เหล่านี้เป็นขั้นตอนเพื่อการขาย , การขายคืน proce - dures และเงินสดรับขั้นตอนบริษัท ที่ให้บริการเช่น โรงพยาบาล บริษัทประกัน และธนาคารจะใช้วิธีขยายความแตกต่าง
การอภิปรายครั้งนี้มีจุดประสงค์เพื่อเทคโนโลยีที่เป็นกลาง ในคำอื่น ๆงานอธิบายอาจจะต่อ -
รูปแบบด้วยตนเองหรือด้วยคอมพิวเตอร์ ณจุดนี้ของเราคือการมุ่งเน้นในสิ่งที่ ( ความคิด ) ต้องทำ ไม่ใช่วิธีการ ( ร่างกาย ) ได้ขั้นตอนต่างๆในกระบวนการ เราจะตรวจสอบเฉพาะโทรทัศน์ - ments , วารสารและบัญชีแยกประเภท เช่น มีการพบ อีก รีวิวนี้เป็นเทคโนโลยีที่เป็นกลาง เอกสารและไฟล์อาจเป็นทางกายภาพ ( สำเนา ) หรือ ดิจิตอล ( สร้าง ) ในส่วนถัดไป , เราตรวจสอบตัวอย่างของระบบกายภาพ เพื่อขั้นตอน
ขายขั้นตอนการสั่งซื้อการขาย รวมถึงงานที่เกี่ยวข้องในการรับและการประมวลผลที่ลูกค้าสั่ง กรอกข้อมูลการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า วางบิลลูกค้า ในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้องการบัญชีสำหรับธุรกรรม ความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้จะถูกนำเสนอกับ DFD ในรูป 4-1 และอธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้
รับใบสั่งขั้นตอนการเริ่มต้นด้วยการรับลูกค้าเพื่อระบุชนิดและปริมาณของสินค้าที่ต้องการ ณจุดนี้ ลูกค้าสั่งไม่ได้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานและอาจจะหรืออาจจะไม่ได้รับเอกสารทางกายภาพ คำสั่งอาจมาถึง ทางจดหมาย ทางโทรศัพท์ หรือจากเขตข้อมูลตัวแทนที่เข้าชมของลูกค้า เมื่อลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจเพื่อมักเป็นสำเนาของยูเอส - อย่างไรก็ตามของใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อเป็นวงจรรายจ่ายเอกสาร ซึ่งจะกล่าวถึงในบทที่ 5 .
เพราะลูกค้าสั่งไม่ได้อยู่ในมาตรฐานรูปแบบของผู้ขายเพื่อการประมวลผลความต้องการของระบบ งานแรกคือการถ่ายลงในใบสั่งขายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างที่แสดงในรูป
4-2 .ใบสั่งขายรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ - นามสกุล ของลูกค้าที่อยู่และเลขที่บัญชี ;
ชื่อ จำนวน และรายละเอียดของรายการที่ขาย และ ปริมาณและราคาต่อหน่วยของสินค้าแต่ละรายการขาย ณจุดนี้ ข้อมูลทางการเงิน เช่น ภาษี , ส่วนลดและค่าบริการขนส่ง หรืออาจจะรวม หลังจากการสร้างใบสั่งขายสำเนาอยู่ในแฟ้มลูกค้าเปิดใบสั่งสำหรับการอ้างอิงในอนาคต งานกรอกข้อมูลการสั่งซื้อและรับสินค้าให้กับลูกค้า อาจจะใช้เวลาวันหรือสัปดาห์ ในระหว่างนี้ ลูกค้าสามารถติดต่อกับซัพพลายเออร์ของตนเพื่อตรวจสอบสถานะของการสั่งซื้อของพวกเขา ลูกค้าบันทึกในแฟ้มเพื่อเปิดการปรับปรุงในแต่ละเวลาที่สถานะของการสั่งซื้อการเปลี่ยนแปลง เช่น การอนุมัติสินเชื่อในการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้า แฟ้มเพื่อเปิด จึงช่วยให้งานบริการลูกค้าเพื่อตอบสนองอย่างรวดเร็วและถูกต้องเพื่อตอบคำถามลูกค้า ตรวจสอบเครดิต
ก่อนการประมวลผลใบสั่งเพิ่มเติม เครดิตของลูกค้า ต้อง estab lished - . สถานการณ์ของการขายจะเป็นตัวกำหนดลักษณะและระดับของการตรวจสอบเครดิต . ตัวอย่างเช่นลูกค้าใหม่อาจได้รับการสืบสวนทางการเงินเต็มรูปแบบเพื่อสร้างบรรทัดของเครดิต เมื่อวงเงินสินเชื่อไว้ อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบเครดิตในการขายตามมา อาจถูก จำกัด เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้ามีประวัติของการจ่ายเงินค่าของเขา หรือเธอ และ ที่ขายในปัจจุบันไม่ได้เกินขึ้น
ก่อนกำหนดกระบวนการอนุมัติสินเชื่อการอนุมัติควบคุม และควรดำเนินการเป็นฟังก์ชันแยก
จากกิจกรรมการขาย ในระบบความคิดของเรา ได้รับใบสั่งงานส่งใบสั่งขาย ( คัดลอกเครดิต ) เพื่อตรวจสอบเครดิตงานเพื่ออนุมัติได้รับอนุมัติใบสั่งขายแล้วเรียกมาตรฐาน - tion ของกระบวนการขายโดยการปล่อยข้อมูลใบสั่งขายพร้อมกันในงานต่าง ๆ เอกสารต่าง ๆที่กล่าวถึงในส่วนต่อไปนี้ เช่น หุ้นปลดปล่อย หีบห่อจัดส่งแจ้งให้ทราบ และใบแจ้งหนี้ขาย เพียงแค่ของสำเนาใบสั่งขาย และไม่แสดงแยกต่างหาก
รับสินค้าได้รับใบสั่งกิจกรรมส่งต่อหุ้นปล่อยเอกสาร ( เรียกว่าเก็บตั๋ว ) เพื่อเลือกฟังก์ชั่นสินค้าในคลังสินค้า เอกสารนี้จะระบุรายการของสินค้าคงคลังที่
F I G U R E
4-1
DFD ของการประมวลผลใบสั่งขายระบบ
ลูกค้าใบสั่งขายเพื่อ
ลูกค้า ( คัดลอกสินเชื่อ ) บริษัทตรวจสอบบัญชีแยกประเภทลูกหนี้เครดิต
รับจํานวนเงินทั้งหมดเนื่องจากหีบห่อเพื่ออนุมัติและจัดส่งแจ้งการสั่งซื้อขาย AR
อัพเดทไฟล์วารสารสรุปใบ ( นิตยสารทั่วไป )
วันที่ได้รับอนุมัติการขายบัญชีลูกหนี้
บรรจุบันทึกวันที่สั่ง ( บางคน ) ขายอนุมัติ
สลิป ( ใบแจ้งหนี้บันทึกสั่งซื้อไฟล์ใบ
หุ้นคัดลอก ) ( บัญชีแยกประเภท และสั่งเปิดปล่อยคัดลอก ) ไฟล์ ( บางคน ) บิล
ใบสำเนาใบตราส่ง โพสต์รายการบัญชีแยกประเภททั่วไปโพสต์รายละเอียดไม่เพียงพอปริมาณรายวันขายคูปองจัดส่งวันที่บิล
เลือกกลับลูกค้าสั่งซื้อทั่วไป
- ตรวจสอบบัญชีแยกประเภท บันทึกไฟล์กลับสินค้าสั่งสินค้ารุ่น
ตรวจสอบสถานะสินค้าวารสารและปรับปรุงปริมาณสต็อกสินค้าคงคลังบันทึกบัตร
ขายปล่อยเรือสต็อกสินค้า บันทึกรายละเอียดสินค้า
ขายวารสาร และ
จัดส่งจัดส่งแจ้งปริมาณขายรายละเอียดสินค้าการจัดส่งสินค้าเข้าสู่ระบบบัญชีแยกประเภทย่อย
ขายใบแจ้งหนี้ F I G U R E
4-2
ใบสั่งขาย
ขายเครดิตใบแจ้งหนี้สหกรณ์คาบสมุทรเนยแข็งหมายเลขใบแจ้งหนี้
527 ถนนแม่น้ำชิคาโก , อิลลินอยส์ 60612 ( 312 ) 555-0407
ขาย
ชื่อ บริษัท ใบแจ้งหนี้อาจสนใจเตรียมเงื่อนไขสินเชื่อที่อยู่เมืองรัฐไปรษณีย์
ลูกค้าสั่งซื้อ
เลขที่จัดส่งวันที่จัดส่งทาง ลงนามโดย b.o.l.
. .ต้องตั้งอยู่ และเบิกจากคลังสินค้าชั้นวาง นอกจากนี้ยังมีระบบการพัสดุ - บ้านบุคลากรที่จะปล่อยรายการที่ระบุ . หลังจากเก็บหุ้น เพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้อง และสินค้า และเอกสารการตรวจสอบหุ้นปล่อยส่งให้จัดส่งสินค้างาน ถ้าระดับสินค้าคงคลังไม่เพียงพอที่จะกรอกข้อมูลการสั่งซื้อคลังสินค้าพนักงานปรับตรวจสอบหุ้นปลดปล่อยเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงจำนวนเงินจริงไปให้กับลูกค้า พนักงานก็เตรียมบันทึกคำสั่งหลัง ซึ่งอยู่ในไฟล์ จนสินค้ามาถึงจากซัพพลายเออร์ ( ไม่แสดงในรูปที่ 4-1 ) กลับสั่ง สินค้าถูกจัดส่งก่อนขายใหม่มีการประมวลผล .
ในที่สุดคลังสินค้าพนักงานปรับบันทึกหุ้นเพื่อสะท้อนการลดลงของสินค้าคงคลัง ข้อมูลหุ้นเหล่านี้จะไม่บันทึกบัญชีอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมสินทรัพย์สินค้าคงคลัง พวกเขาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการคลังสินค้าเท่านั้น การดูแลทรัพย์สินและบัญชีบันทึกการรักษา responsi - bility กับเสมียนคลังสินค้า
การแปล กรุณารอสักครู่..
ภาษาอื่น ๆ
การสนับสนุนเครื่องมือแปลภาษา: กรีก, กันนาดา, กาลิเชียน, คลิงออน, คอร์สิกา, คาซัค, คาตาลัน, คินยารวันดา, คีร์กิซ, คุชราต, จอร์เจีย, จีน, จีนดั้งเดิม, ชวา, ชิเชวา, ซามัว, ซีบัวโน, ซุนดา, ซูลู, ญี่ปุ่น, ดัตช์, ตรวจหาภาษา, ตุรกี, ทมิฬ, ทาจิก, ทาทาร์, นอร์เวย์, บอสเนีย, บัลแกเรีย, บาสก์, ปัญจาป, ฝรั่งเศส, พาชตู, ฟริเชียน, ฟินแลนด์, ฟิลิปปินส์, ภาษาอินโดนีเซี, มองโกเลีย, มัลทีส, มาซีโดเนีย, มาราฐี, มาลากาซี, มาลายาลัม, มาเลย์, ม้ง, ยิดดิช, ยูเครน, รัสเซีย, ละติน, ลักเซมเบิร์ก, ลัตเวีย, ลาว, ลิทัวเนีย, สวาฮิลี, สวีเดน, สิงหล, สินธี, สเปน, สโลวัก, สโลวีเนีย, อังกฤษ, อัมฮาริก, อาร์เซอร์ไบจัน, อาร์เมเนีย, อาหรับ, อิกโบ, อิตาลี, อุยกูร์, อุสเบกิสถาน, อูรดู, ฮังการี, ฮัวซา, ฮาวาย, ฮินดี, ฮีบรู, เกลิกสกอต, เกาหลี, เขมร, เคิร์ด, เช็ก, เซอร์เบียน, เซโซโท, เดนมาร์ก, เตลูกู, เติร์กเมน, เนปาล, เบงกอล, เบลารุส, เปอร์เซีย, เมารี, เมียนมา (พม่า), เยอรมัน, เวลส์, เวียดนาม, เอสเปอแรนโต, เอสโทเนีย, เฮติครีโอล, แอฟริกา, แอลเบเนีย, โคซา, โครเอเชีย, โชนา, โซมาลี, โปรตุเกส, โปแลนด์, โยรูบา, โรมาเนีย, โอเดีย (โอริยา), ไทย, ไอซ์แลนด์, ไอร์แลนด์, การแปลภาษา.
- A mechanic fi xes cars, but a race car d
- ฉันอยู่ที่นี่ ฉันยังไม่เจอใคร ใช้ชีวิตอย
- and finally when i get home i look in to
- King is not the father, who had just one
- criminal
- meat-eaters
- ไม่ว่าคุณจะทำอะไร คุณจำเป็นต้องใช้พลังงา
- in the Banglamphu
- ฉันเป็นคนพูดน้อย ใจเย็น เฮฮาเมื่ออยู่กับ
- Bergamot is used as an ingredient of ber
- realizing
- ฉันดีใจ ที่คุณออนสไกด์
- ธรรมดามาก
- นำปลาออกจากหม้อ
- อุตสาหกรรมยานยนต
- จากนั้น ใส่เนื้อปลา
- กลัวไม่ได้เรียน ขอจองที่เรียน
- ตลอดเวลาที่ผ่านมา เธอมีค่ากว่าคนอื่นจริง
- ภาษาคาราโอเกะสีเสียด
- I prevent something from doing someone e
- คุณทำงานอยู๋เหรอ
- ส่วนผสม
- lower
- ฉันยังซิงเหมือนเดิม
