Subject: Foreign Currency Exchange

Subject: Foreign Currency Exchange Float Date Issue: June 6th, 2016
CC: Accounting Effective Date: August 1st, 2016
Prepared by:
Position: Financial Controller

Signature:
Approved By:
Position: General Manager

Signature:








OBJECTIVE

To allow proper control over foreign currency exchange transactions.

POLICY

1. Where the volume of daily foreign exchange transactions is significant, a separate float will be set up for that purpose only. Only exchange transactions with registered hotel guests are permitted.

2. The amount of the foreign currency exchange float should be kept at the same level by using the hotel conversion rate prevailing at the time of the transaction for float refund with float replenishment done on daily basis.

3. Foreign currencies received should be deposited in the bank the next business day to limit the risk of foreign exchange movement and should not be used for other payments.

PROCEDURE

Note: The foreign currency exchange float setup, control and count should follow the same procedures as for any other cash float (cf. procedure nº II-1).

I- Foreign exchange transactions

1. Some additional precautions must be taken when exchanging foreign currency notes:
• Do not accept bank notes that are no longer legal tender
• Beware of false bank notes and make sure to comply with security measures
• Only accept those foreign currencies that the hotel Financial Controller has pre approved.

2. The Front Office cashier will prepare a Foreign Exchange Voucher (3-copies) showing the foreign currency amount, exchange rate and calculation to local currency, as well as the guest’s name and room number.
Once completed and signed by the guest, the foreign exchange transaction must be processed through the PMS.

3. The Foreign Exchange Voucher is distributed as follows:
• Original copy - to the guest
• Second copy - to General Cashier when exchanging for local currency
• Third copy - permanently filed in numerical order

4. In most hotels this may be processed automatically through the PMS, thereby generating a voucher automatically. In this case two copies only are required.

5. At shift-end, all foreign exchange collections for the shift should be sealed in a remittance envelope with attached copies of the related Foreign Exchange Vouchers and a system- generated cashier report.


II- Reimbursement of the foreign currency exchange float

1. The reimbursement schedule for local currency will depend on the foreign currency exchange float capacity and the frequency of transactions. However, a daily replenishment system is recommended.

2. A currency exchange transaction report by cashier should be printed out from the PMS. The General Cashier will reconcile it with all documents received from the cashier, i.e. the system-generated cashier report, all individual Foreign Exchange Vouchers and collected foreign currency notes to ensure the completeness of the posting and the actual remittance.

3. After reviewing all foreign exchange transactions and checking all calculations, the General Cashier will replenish immediately the foreign currency exchange float.

4. All foreign currencies must then be banked the same day with any subsequent gain (loss) on exchange recorded.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เรื่อง: ปัญหาเงินตราแลกเปลี่ยนลอยวัน: 6 มิถุนายน 2016CC: บัญชีมีผลบังคับใช้วัน: 1 สิงหาคม 2016จัดทำโดย: ตำแหน่ง: ผู้ควบคุมการเงินลายเซ็น: อนุมัติโดย: ตำแหน่ง: ผู้จัดการทั่วไปลายเซ็น:วัตถุประสงค์การอนุญาตที่เหมาะสมควบคุมธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศนโยบาย1. ปริมาณของธุรกรรมอัตราแลกเปลี่ยนประจำวันเป็นสำคัญ การลอยแยกต่างหากจะถูกตั้งค่าสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ เฉพาะธุรกรรมแลกกับลงทะเบียนเข้าพักจะได้รับอนุญาต2. ยอดเงินของสกุลเงินต่างประเทศอัตราแลกเปลี่ยนลอยควรเก็บไว้ในระดับเดียวกัน โดยใช้อัตราการแปลงโรงแรมเวลาของธุรกรรมสำหรับการคืนเงินลอยกับเติมลอยทำทุกวัน3. เงินตราต่างประเทศรับควรฝากในธนาคารในวันถัดไปเพื่อจำกัดความเสี่ยงของอัตราแลกเปลี่ยนการเคลื่อนไหว และไม่ควรใช้สำหรับการชำระเงินอื่น ๆขั้นตอนการหมายเหตุ: ตั้งค่าสกุลเงินต่างประเทศอัตราแลกเปลี่ยนลอย การควบคุม และการตรวจนับควรตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับใด ๆ อื่น ๆ เงินสดลอย (cf.กระบวน nº II-1)-อัตราแลกเปลี่ยนธุรกรรม1. ข้อควรระวังบางอย่างเพิ่มเติมจะต้องดำเนินการเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศบันทึก:•ไม่ยอมรับธนบัตรที่ไม่ได้ตามกฎหมาย•ระวังธนบัตรปลอม และแน่ใจว่าจะปฏิบัติตามมาตรการรักษาความปลอดภัย•ยอมรับสกุลเงินต่างประเทศเหล่านั้นที่ควบคุมการเงินของโรงแรมได้รับการอนุมัติก่อนเท่านั้น2. แคชเชียร์แผนกจะเตรียมแลกเปลี่ยนใบสำคัญ (3 สำเนา) แสดงยอดเงินสกุลเงินต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยน และการคำนวณสกุลเงินท้องถิ่น เป็นหมายเลขของชื่อและห้องเมื่อเสร็จสมบูรณ์ และเข้า ธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศต้องถูกประมวลผลผ่านการ PMS3. ใบสำคัญแลกเปลี่ยนแจกจ่ายเป็นดังนี้:•ต้นฉบับ - ผู้เข้าพัก•สองสำเนา - แคชเชียร์ทั่วไปเมื่อมีการแลกเปลี่ยนสำหรับสกุลเงินท้องถิ่น•สำเนาสาม - ยื่นอย่างถาวรในลำดับตัวเลข4. ในนี้สามารถประมวลผลโดยอัตโนมัติผ่านการ PMS โรงแรมส่วนใหญ่จึงสร้างใบสำคัญโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ 2 ชุดเท่านั้นจำเป็น5. ปลายกะ- คอลเลกชันอัตราแลกเปลี่ยนทั้งหมดสำหรับกะควรจะปิดผนึกซองจดหมายการชำระเงินผ่านธนาคารพร้อมแนบสำเนาที่เกี่ยวข้องแลกเปลี่ยนใบสำคัญและรายงานแคชเชียร์ระบบ-สร้างII - คืนของลอยอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ1.กำหนดการชำระเงินคืนสำหรับสกุลเงินท้องถิ่นจะขึ้นอยู่กับความจุลอยอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศและความถี่ของธุรกรรม อย่างไรก็ตาม แนะนำระบบเติมวัน2.รายงานธุรกรรมอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงิน โดยพนักงานเก็บเงินควรจะพิมพ์ออกจาก PMS พนักงานทั่วไปจะกระทบยอดกับเอกสารทั้งหมดได้รับจากพนักงานเก็บเงิน เช่นแคชเชียร์ระบบสร้างรายงาน และทั้งหมดสำคัญแลกเปลี่ยนแต่ละสกุลเงินต่างประเทศรวบรวมบันทึกย่อเพื่อความสมบูรณ์ของการลงรายการบัญชีและการชำระเงินจริง3. หลังจากตรวจทานธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศทั้งหมด และตรวจสอบการคำนวณทั้งหมด แคชเชียร์ทั่วไปจะเติมทันทีลอยอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ4. สกุลเงินต่างประเทศทั้งหมดต้องแล้วสามารถ banked วันเดียวกับใด ๆ ต่อกำไร (ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยนในการบันทึก

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เรื่องการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอยออก ณ วันที่: 6 มิถุนายน 2016
CC บัญชีตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม 2016
จัดทำโดย:
ตำแหน่ง: ควบคุมทางการเงินลายเซ็น: อนุมัติโดย: ตำแหน่ง: ผู้จัดการทั่วไปลายเซ็น: วัตถุประสงค์เพื่อให้การควบคุมที่เหมาะสมมากกว่าการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ การทำธุรกรรม. นโยบาย1 ที่ปริมาณการทำธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศประจำวันเป็นสำคัญลอยแยกต่างหากจะถูกกำหนดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ที่เฉพาะ เพียงทำธุรกรรมแลกเปลี่ยนกับแขกที่เข้าพักที่ลงทะเบียนจะได้รับอนุญาต. 2 ปริมาณของลอยแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศควรจะเก็บไว้ในระดับเดียวกันโดยใช้อัตราการแปลงโรงแรมที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาของการทำธุรกรรมสำหรับการคืนเงินลอยกับการเติมเต็มลอยทำในชีวิตประจำวัน. 3 เงินตราต่างประเทศที่ได้รับควรจะฝากไว้ในธนาคารในวันทำการถัดไปเพื่อจำกัดความเสี่ยงของการเคลื่อนไหวแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศและไม่ควรนำมาใช้สำหรับการชำระเงินอื่น ๆ . วิธีหมายเหตุ: การแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอยตั้งค่าการควบคุมและการนับควรปฏิบัติตามขั้นตอนเช่นเดียวกับ เงินสดใด ๆ ลอยอื่น ๆ (ขั้นตอน cf เลยNº II-1). I- ทำธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ1 บางข้อควรระวังเพิ่มเติมจะต้องดำเนินการเมื่อมีการแลกเปลี่ยนธนบัตรต่างประเทศ: •ไม่ยอมรับธนบัตรที่ไม่ได้ตามกฎหมาย•ระวังธนบัตรเท็จและให้แน่ใจว่าจะปฏิบัติตามมาตรการรักษาความปลอดภัย•รับเฉพาะสกุลเงินต่างประเทศที่โรงแรมควบคุมทางการเงิน ก่อนได้รับการอนุมัติ. 2 แคชเชียร์พนักงานต้อนรับส่วนหน้าจะเตรียมความพร้อมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศคูปอง (3 เล่ม) แสดงจำนวนเงินสกุลเงินต่างประเทศอัตราแลกเปลี่ยนและการคำนวณเป็นสกุลเงินท้องถิ่นเช่นเดียวกับชื่อและห้องพักจำนวนผู้เข้าพัก. เมื่อเสร็จและลงนามโดยผู้เข้าพัก, แลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ การทำธุรกรรมจะต้องดำเนินการผ่าน PMS ได้. 3 แลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศคูปองมีกระจายเป็นดังนี้: •สำเนาต้นฉบับ - เพื่อผู้เข้าพัก•สำเนาที่สอง - เพื่อแคชเชียร์ทั่วไปเมื่อมีการแลกเปลี่ยนสำหรับสกุลเงินท้องถิ่น•สำเนาที่สาม - ยื่นถาวรในลำดับตัวเลข4 ในโรงแรมส่วนใหญ่นี้อาจจะประมวลผลโดยอัตโนมัติผ่าน PMS จึงสร้างบัตรกำนัลโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้เพียงสองชุดจะต้อง. 5 ที่กะ-end ทุกคอลเลกชันแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ควรจะปิดผนึกในซองพร้อมสำเนาการโอนเงินที่แนบมาของการที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศและบัตรกำนัลระบบสร้างรายงานแคชเชียร์. II- ชดเชยของการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอย1 กำหนดการชำระเงินคืนสำหรับสกุลเงินท้องถิ่นจะขึ้นอยู่กับสกุลเงินต่างประเทศความจุแลกเปลี่ยนลอยและความถี่ของการทำธุรกรรม อย่างไรก็ตามระบบการเติมเต็มในชีวิตประจำวันขอแนะนำ. 2 รายงานการทำธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศโดยแคชเชียร์ควรจะพิมพ์ออกมาจาก PMS ทั่วไปแคชเชียร์จะคืนดีกับเอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากแคชเชียร์เช่นรายงานแคชเชียร์ระบบสร้างทั้งหมดของแต่ละบุคคลแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศบัตรกำนัลและสกุลเงินต่างประเทศที่เก็บรวบรวมบันทึกเพื่อให้มั่นใจความสมบูรณ์ของการโพสต์และการโอนเงินที่เกิดขึ้นจริง. 3 หลังจากตรวจสอบการทำธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศและการตรวจสอบการคำนวณทั้งหมดนายพลแคชเชียร์จะเติมเต็มทันทีลอยแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ. 4 เงินตราต่างประเทศทั้งหมดจะต้องถูกแถในวันเดียวกันมีกำไรใดภายหลัง (ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยนที่บันทึกไว้

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

หัวข้อ : แลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอยวันที่ออก : 6 มิถุนายน 2016CC : วันที่ : 1 สิงหาคม 2552 บัญชีจัดทำโดย :ตำแหน่ง : เจ้าหน้าที่ควบคุมการเงินลายเซ็น :ได้รับการอนุมัติโดยตำแหน่ง : ผู้จัดการทั่วไปลายเซ็น :วัตถุประสงค์เพื่อให้การควบคุมที่เหมาะสมมากกว่าการทำธุรกรรมการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศนโยบาย1 . ที่ปริมาณของธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศทุกวัน เป็นเรื่องสำคัญ ลอยแยกจะถูกตั้งขึ้นเพื่อจุดประสงค์เดียว ธุรกรรมแลกเปลี่ยนเฉพาะกับแขกของโรงแรม จดทะเบียนที่ได้รับอนุญาต2 . ยอดเงินของการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอยควรจะเก็บไว้ในระดับเดียวกันโดยการใช้โรงแรมที่มีอัตราการแปลงเวลาของรายการที่ลอยคืนกับลอยสูงทําในชีวิตประจําวัน3 . สกุลเงินต่างประเทศ ได้รับควรฝากเงินในธนาคารธุรกิจวันถัดไปที่จะ จำกัด การเคลื่อนไหวของอัตราแลกเปลี่ยน ความเสี่ยง และไม่ควรใช้สำหรับการชำระเงินอื่น ๆขั้นตอนหมายเหตุ : แลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอยติดตั้ง , ควบคุมและนับควรทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับลอยเงินสดใด ๆอื่น ๆ ( CF . ขั้นตอน n º ii-1 )ผม - ธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ1 . ข้อควรระวังบางอย่างเพิ่มเติมจะต้องดำเนินการเมื่อการแลกเปลี่ยนธนบัตรเงินตราต่างประเทศ :- ไม่รับธนบัตรที่ไม่ตามกฎหมาย- ระวังแบงค์ปลอม และให้แน่ใจว่าเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรการรักษาความปลอดภัย- รับเฉพาะสกุลเงินต่างประเทศที่โรงแรมการเงินควบคุมได้ก่อนอนุมัติ2 . ประชาสัมพันธ์ แคชเชียร์ เตรียมแลกคูปอง ( 3-copies ) แสดงปริมาณเงินตราต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยนในการคำนวณสกุลเงินท้องถิ่น รวมทั้งชื่อของแขก และเลขที่ห้องเมื่อเสร็จสมบูรณ์ และลงนามโดยผู้เข้าพักธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศต้องดำเนินการผ่าน วอ .3 . คูปองแลกเปลี่ยนคือการกระจายดังนี้- ต้นฉบับคัดลอก - แขก- คัดลอกที่สอง - เชียร์ทั่วไปเมื่อการแลกเปลี่ยนสกุลเงินท้องถิ่น3 - คัดลอก - ถาวรยื่นเพื่อเชิงตัวเลข4 . ในโรงแรมส่วนใหญ่นี้อาจจะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติผ่าน PMS จึงสร้างคูปองได้โดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ 2 เล่มเท่านั้นที่ต้องการ5 . ที่เปลี่ยนปลาย , แลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศคอลเลกชันสำหรับกะควรจะปิดผนึกใส่ซองพร้อมแนบสำเนาการโอนเงินที่เกี่ยวข้องแลกเปลี่ยนบัตรและระบบสร้างรายงาน แคชเชียร์2 - เบิกของการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ ลอย1 . ตารางการเบิกจ่ายสกุลเงินท้องถิ่นจะขึ้นอยู่กับสกุลเงินตราต่างประเทศลอยความจุและความถี่ของการทำธุรกรรม อย่างไรก็ตาม ระบบเติมทุกวัน แนะนํา2 . ธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตรารายงานโดยแคชเชียร์ควรพิมพ์ออกมาจาก PMS . แคชเชียร์ทั่วไปจะคืนดีกับเอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากแคชเชียร์ คือ รายงานที่สร้างโดยระบบแคชเชียร์ , บุคคลทั้งหมดแลกเปลี่ยนบัตรเก็บสกุลเงินต่างประเทศบันทึกให้ครบถ้วนสมบูรณ์ของการลงรายการบัญชี และโอนเงินจริง3 . หลังจากตรวจสอบธุรกรรมแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศทั้งหมด และตรวจสอบการคำนวณทั้งหมด แคชเชียร์ทั่วไปจะเติมทันทีแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศลอย4 . สกุลเงินต่างประเทศทั้งหมดต้องเป็น banked ในวันเดียวกันกับที่ตามมากำไร ( ขาดทุน ) การแลกเปลี่ยนบันทึก