Purchases System Controls• Segregat

Purchases System Controls

• Segregation of inventory control from the warehouse. The primary assets at risk in the

expenditure cycle are inventory and cash. Warehouse clerks responsible for asset custody should not be given responsibility for maintaining inventory records. Other-wise, inventory could be removed from the warehouse and the accounting records adjusted to conceal the event.

• Segregation of the general ledger and accounts payable from cash disbursements. An

individual with the combined responsibilities of writing checks, posting to the cash account, and maintaining accounts payable could perpetrate fraud against the firm. An individual with such access could withdraw cash and then adjust the cash ac-count accordingly to hide the transaction. Also, he or she could establish fraudulent accounts payable (to an associate in a nonexistent vendor company) and then write checks to discharge the phony obligations. By segregating these functions, the orga-nization’s management can greatly reduce this exposure.

• Supervision of receiving department. Large quantities of valuable assets flow through

the receiving department on their way to the warehouse. Close supervision here re-duces the chances of two types of exposure: failure to properly inspect the assets and the theft of assets.

• Inspection of assets. When goods arrive from the supplier, receiving clerks must

inspect items for proper quantities and condition (damage, spoilage, and so on). For this reason, the receiving clerk receives a blind copy of the original purchase order from purchasing. A blind purchase order has all the relevant information about the goods being received except for the quantities and prices. To obtain the information on quantities, which is needed for the receiving report, the receiving personnel are forced to physically count and inspect the goods. If re-ceiving clerks were provided with quantity information through formal docu-mentation (i.e., the purchase order), they may be tempted to transfer this information to the receiving report without performing a physical count. In-specting and counting the items received protects the firm from incomplete or-ders and damaged goods. Supervision is critical at this point to ensure that the clerks properly carry out these important duties. Incoming goods are accompa-nied by a packing slip containing quantity information that could be used to circumvent the inspection process. A supervisor should take custody of the packing slip while receiving clerks count and inspect the goods.

• Theft of assets. Receiving departments are sometimes hectic and cluttered during

busy periods. In this environment, incoming inventories are exposed to theft until they are securely placed in the warehouse. Improper inspection procedures coupled with inadequate supervision can create a situation that is conducive to the theft of inventories in transit.

• Reconciliation of supporting documents. The accounts payable department plays a vi-

tal role in controlling the disbursement of cash to vendors. Copies of supporting documents flow into this department for review and comparison. Each document contains unique facts about the purchase transaction, which the accounts payable clerk needs to verify before the obligation is recognized.

• The purchase order, which shows that the purchasing agent ordered only the

needed inventories from a valid vendor.4

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ซื้อระบบควบคุม•แบ่งแยกการควบคุมสินค้าคงคลังจากคลังสินค้า สินทรัพย์หลักที่มีความเสี่ยงในการวงจรรายจ่ายเป็นเงินสดและสินค้าคงคลัง ดูแลคลังสินค้ารับผิดชอบดูแลสินทรัพย์ควรไม่ได้รับความรับผิดชอบสำหรับการรักษาเรกคอร์สินค้าคงคลัง อื่น ๆ -wise สินค้าคงคลังอาจถูกเอาออกจากคลังสินค้า และปรับปรุงข้อมูลบัญชีอำพรางเหตุการณ์•แบ่งแยกบัญชีแยกประเภทและบัญชีเจ้าหนี้จากการเบิกเงินสด มีแต่ละรับผิดชอบรวมของเขียนเช็ค การเงิน และการรักษาบัญชีเจ้าหนี้สามารถ perpetrate ฉ้อโกงต่อบริษัท บุคคลดังกล่าวเข้าสามารถถอนเงินสด และจากนั้น ปรับ ac-ตรวจนับเงินสดตามซ่อนธุรกรรม นอกจากนี้ เขาหรือเธอสามารถสร้างหลอกลวงเจ้า (ให้รศในบริษัทผู้จัดจำหน่ายที่ไม่มีอยู่) แล้ว เขียนเช็คปลดภาระหน้าที่ phony โดยเอ็กซ์ปอร์ตฟังก์ชันเหล่านี้ orga-nization ของจัดการมากสามารถลดความเสี่ยงนี้•ดูแลรับกรม สินทรัพย์ที่มีคุณค่าจำนวนมากไหลผ่านแผนกรับสินค้าในคลังสินค้าของตนไป ปิดดูแลที่นี่ re-duces โอกาสแสงสองชนิด: ล้มเหลวในการถูกตรวจสอบทรัพย์สินและการโจรกรรมทรัพย์สิน•ตรวจสอบสินทรัพย์ เมื่อสินค้าจากซัพพลายเออร์ รับจ่าต้องตรวจสอบสินค้าที่ปริมาณเหมาะสมและเงื่อนไข (ความเสียหาย เน่าเสีย และอื่น ๆ) ด้วยเหตุนี้ เสมียนรับรับสำเนาต้นฉบับใบสั่งซื้อที่ตาบอดจากการซื้อ ใบสั่งซื้อที่ตาบอดมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับยกเว้นปริมาณและราคา รับข้อมูลปริมาณ ซึ่งจำเป็นสำหรับรายงานรับ บุคลากรรับถูกบังคับให้ตรวจนับ และตรวจสอบสินค้า ถ้า re-ceiving จ่าได้ปริมาณข้อมูลผ่านทาง docu-เอกสาร (เช่น ใบสั่งซื้อ), พวกเขาอาจจะต้องการโอนย้ายข้อมูลนี้ไปรายงานรับสินค้า โดยไม่มีการดำเนินการจริง ใน specting และการตรวจนับสินค้าที่ได้รับป้องกันบริษัทจากไม่สมบูรณ์ หรือ-ders สินค้าเสียหาย ดูแลได้สำคัญที่จุดนี้เพื่อ ให้แน่ใจว่า การดูแลอย่างถูกต้องดำเนินการเหล่านี้สำคัญ Nied accompa โดยบันทึกการจัดส่งที่ประกอบด้วยปริมาณข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการตรวจสอบสินค้าขาเข้าได้ ผู้ควบคุมงานควรใช้ของบันทึกการจัดส่งในขณะที่ได้รับการดูแลตรวจนับ และตรวจสอบสินค้า•โจรกรรมทรัพย์สิน แผนกรับเป็นบางครั้งรีบ และ cluttered ระหว่างรอบระยะเวลาที่ว่าง ในสภาพแวดล้อมนี้ สินค้าคงคลังขาเข้าจะมองเห็นการโจรกรรมจนกว่าพวกเขาจะอยู่อย่างปลอดภัยในคลังสินค้า ขั้นตอนการตรวจสอบที่ไม่เหมาะสมควบคู่ไปกับดูแลไม่เพียงพอสามารถสร้างสถานการณ์ที่เอื้อต่อการปล้นสินค้าคงคลังในระหว่างขนส่ง•การกระทบยอดของเอกสารประกอบการ แผนกบัญชีเจ้าหนี้เล่น vi แบบทัลบทบาทในการควบคุมการชำระคืนเงินสดให้แก่ผู้ขาย สำเนาเอกสารประกอบการไหลเข้าแผนกนี้สำหรับตรวจสอบและเปรียบเทียบ เอกสารแต่ละฉบับประกอบด้วยข้อเท็จจริงเฉพาะเกี่ยวกับธุรกรรมการซื้อ การบัญชีเจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบข้อผูกมัดที่เป็นที่รู้จัก•ใบสั่งซื้อ ซึ่งแสดงว่า การซื้อสั่งเท่านั้นคงต้องจาก vendor.4 ที่ถูกต้อง

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การสั่งซื้อสินค้าการควบคุมระบบ•แยกการควบคุมสินค้าคงคลังจากคลังสินค้า สินทรัพย์หลักที่มีความเสี่ยงในวงจรมีค่าใช้จ่ายสินค้าคงคลังและเงินสด เสมียนคลังสินค้ารับผิดชอบในการการดูแลสินทรัพย์ที่ไม่ควรจะได้รับความรับผิดชอบในการรักษาบันทึกสินค้าคงคลัง อื่น ๆ ที่ชาญฉลาด, สินค้าคงคลังจะถูกลบออกจากคลังสินค้าและการบันทึกบัญชีปรับเพื่อปกปิดเหตุการณ์. •แยกบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีเจ้าหนี้จากการเบิกจ่ายเงินสด บุคคลที่มีความรับผิดชอบร่วมกันในการเขียนการตรวจสอบการโพสต์ไปยังบัญชีเงินสดและบัญชีเจ้าหนี้การรักษาอาจกระทำการทุจริตต่อ บริษัท บุคคลที่มีการเข้าถึงดังกล่าวอาจถอนเงินสดและปรับเงินสดนับ ac ตามที่จะซ่อนการทำธุรกรรม นอกจากนี้เขาหรือเธอสามารถสร้างบัญชีเจ้าหนี้การหลอกลวง (เพื่อร่วมใน บริษัท ผู้ขายที่ไม่มีอยู่) แล้วเขียนเช็คที่จะปล่อยภาระหน้าที่ของปลอม โดยแยกฟังก์ชั่นเหล่านี้จัดการ Orga-nization อย่างมากสามารถลดความเสี่ยงนี้. •การกำกับดูแลของกรมที่ได้รับ ในปริมาณมากของทรัพย์สินที่มีค่าไหลผ่านแผนกรับในทางของพวกเขาไปยังคลังสินค้า ดูแลอย่างใกล้ชิดที่นี่อีกครั้ง duces โอกาสของทั้งสองประเภทของการเปิดรับแสง:. ความล้มเหลวที่จะต้องตรวจสอบสินทรัพย์และการโจรกรรมของสินทรัพย์•การตรวจสอบทรัพย์สิน เมื่อสินค้ามาถึงจากซัพพลายเออร์ที่ได้รับเสมียนต้องตรวจสอบรายการสำหรับปริมาณที่เหมาะสมและสภาพ (ความเสียหายเน่าเสียและอื่น ๆ ) ด้วยเหตุนี้พนักงานที่ได้รับได้รับสำเนาตาบอดของคำสั่งซื้อเดิมจากการซื้อ คำสั่งซื้อตาบอดได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับยกเว้นสำหรับปริมาณและราคา ที่จะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับรายงานที่ได้รับบุคลากรที่ได้รับการถูกบังคับให้ร่างกายนับและตรวจสอบสินค้า หากเสมียนอีก ceiving มีให้กับข้อมูลปริมาณผ่าน docu-mentation อย่างเป็นทางการ (เช่นการสั่งซื้อ) พวกเขาอาจถูกล่อลวงในการถ่ายโอนข้อมูลรายงานที่ได้รับนี้โดยไม่ต้องดำเนินการนับทางกายภาพ ในค้างอยู่ในบริเวณและการนับรายการที่ได้รับการปกป้องจาก บริษัท ที่ไม่สมบูรณ์หรือ ders และสินค้าที่เสียหาย การกำกับดูแลที่มีความสำคัญที่จุดนี้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้อย่างถูกต้องปฏิบัติหน้าที่ที่สำคัญเหล่านี้ สินค้าที่เข้ามาจะ accompa-Nied โดยใบบรรจุที่มีข้อมูลปริมาณที่สามารถใช้เพื่อหลีกเลี่ยงขั้นตอนการตรวจสอบ หัวหน้างานควรจะใช้ความดูแลของใบขณะที่ได้รับการบรรจุเสมียนนับและตรวจสอบสินค้า. •ขโมยของสินทรัพย์ หน่วยงานที่ได้รับบางครั้งก็เป็นที่น่าตื่นเต้นและรกในช่วงระยะเวลาที่วุ่นวาย ในสภาพแวดล้อมนี้สินค้าคงเหลือที่เข้ามาสัมผัสกับการโจรกรรมจนกว่าพวกเขาจะอยู่อย่างปลอดภัยในคลังสินค้า ขั้นตอนการตรวจสอบที่ไม่เหมาะสมควบคู่ไปกับการดูแลไม่เพียงพอสามารถสร้างสถานการณ์ที่เอื้อต่อการขโมยสินค้าในระหว่างการขนส่งที่. •ความสมานฉันท์ของเอกสาร แผนกบัญชีเจ้าหนี้การเล่น vi- บทบาท tal ในการควบคุมการเบิกจ่ายเงินสดให้แก่ผู้ขาย สำเนาของการสนับสนุนการไหลของเอกสารในแผนกนี้เพื่อการตรวจสอบและการเปรียบเทียบ เอกสารที่แต่ละคนมีข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำธุรกรรมที่ไม่ซ้ำกันซื้อซึ่งเสมียนบัญชีเจ้าหนี้ต้องมีการตรวจสอบก่อนที่ภาระหน้าที่ที่ได้รับการยอมรับ. •ใบสั่งซื้อซึ่งแสดงให้เห็นว่าตัวแทนการจัดซื้อที่สั่งซื้อเฉพาะสินค้าคงเหลือที่จำเป็นจาก vendor.4 ที่ถูกต้อง

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ซื้อระบบการควบคุม

- แยกของการควบคุมสินค้าคงคลัง จากโกดัง การสินทรัพย์เสี่ยงใน

ค่าใช้จ่ายวงจรสินค้าคงคลัง และเงินสด เสมียนคลังสินค้า รับผิดชอบดูแลทรัพย์สิน ไม่ควรให้รับผิดชอบดูแลการบันทึกสินค้าคงคลัง อื่น ๆที่ชาญฉลาด , สินค้าคงคลังจะถูกลบออกจากคลังสินค้าและบัญชีบันทึกการปรับเพื่อปกปิดเหตุการณ์ .

- การแยกบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไป และจ่ายจากเงิน เป็นต้น เป็นบุคคลที่มีความรับผิดชอบ

รวมของการเขียนการตรวจสอบ การลงรายการบัญชีไปยังบัญชีเงินสด และรักษาบัญชีเจ้าหนี้สามารถกระทําการทุจริตต่อบริษัท บุคคลที่มีการเข้าถึงดังกล่าวสามารถถอนเงินสดแล้วปรับเงินสด AC นับตามเพื่อซ่อนรายการ นอกจากนี้เขาหรือเธอสามารถสร้างบัญชีฉ้อโกงเจ้าหนี้ ( หุ้นส่วนใน บริษัท ผู้ผลิตมีอยู่ ) แล้วเขียนเช็คเพื่อปลดภาระของปลอม โดยการแยกฟังก์ชันเหล่านี้ , การจัดการ หรือ nization เป็นอย่างมากสามารถลดความเสี่ยงนี้

การรับบริการแผนก ขนาดใหญ่ปริมาณของค่าทรัพย์สินไหลผ่าน

ที่ได้รับในทางของพวกเขาไปยังแผนกคลังสินค้า ปิดการ duces ที่นี่เป็นโอกาสของทั้งสองประเภทของการล้มเหลวในการได้อย่างถูกต้องตรวจสอบทรัพย์สินและขโมยทรัพย์สิน

- ตรวจสอบทรัพย์สิน เมื่อสินค้ามาถึงจากผู้ผลิต รับเสมียนต้อง

ตรวจสอบรายการสำหรับปริมาณที่เหมาะสมและสภาพความเสียหาย , ความเสียหาย , และอื่น ๆ ) ด้วยเหตุผลนี้รับเสมียนได้รับสำเนาตาบอดของเดิมซื้อจากการซื้อ คำสั่งซื้อที่ตาบอดมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับยกเว้น ปริมาณและราคา เพื่อให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณที่จําเป็นสําหรับการรายงาน การรับพนักงานจะบังคับให้ร่างกายนับและตรวจสอบสินค้าถ้าเป็น ceiving เสมียนมีให้กับข้อมูลปริมาณผ่าน mentation DOCU อย่างเป็นทางการ ( เช่น ใบสั่งซื้อ ) พวกเขาอาจจะอยากย้าย ข้อมูลนี้จะได้รับการรายงานโดยนับทางกายภาพ ใน specting และนับรายการได้รับการปกป้อง บริษัท จากที่ไม่สมบูรณ์หรือ ders และเสียหายของสินค้าการดูแลเป็นสิ่งสำคัญที่จุดนี้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานอย่างถูกต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่สำคัญเหล่านี้ สินค้าขาเข้าจะ accompa nied โดยบรรจุสลิปที่มีปริมาณข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อหลีกเลี่ยงกระบวนการตรวจสอบ ผู้บังคับบัญชาควรดูแลของใบบรรจุในขณะที่รับเสมียนนับและตรวจสอบสินค้า

- การขโมยทรัพย์สินรับแผนกบางครั้งวุ่นวายและรก

ไม่ว่างในช่วงระยะเวลา ในสภาพแวดล้อมนี้ สินค้าคงคลัง ที่เข้ามาสัมผัสกับการโจรกรรมจนกว่าพวกเขาจะปลอดภัยอยู่ในโกดัง การตรวจสอบขั้นตอนที่คู่กับการไม่เพียงพอสามารถสร้างสถานการณ์ที่เอื้อต่อการโจรกรรมสินค้าขนส่ง .

- สมานฉันท์ สนับสนุนเอกสารบัญชีเจ้าหนี้ฝ่ายเล่น 6 -

ทาล บทบาทในการควบคุมการเบิกจ่ายเงินให้ผู้ขาย สำเนาเอกสารในแผนกนี้สนับสนุนการตรวจสอบและเปรียบเทียบ เอกสารประกอบข้อเท็จจริงเฉพาะเรื่องธุรกรรมการซื้อ ซึ่งบัญชีเจ้าหนี้เจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบก่อนหน้าที่จะรู้จัก

- ซื้อสั่งซื้อซึ่งแสดงให้เห็นว่าเจ้าหน้าที่จัดซื้อสั่งเท่านั้น

ต้องการสินค้าจากผู้ขายที่ถูกต้อง 4 .