In recent years, the secretarial responsibilities have undergone a vast change. Due to this reason, many people are opting for a career as a secretary. If you are one of them, it is important for you to know the major responsibilities that a secretary has to handle
Taking Notes - A secretary will have to take notes and dictation from the boss for drafting the correspondence or executing the work. She can either record the dictation and transcribe it later or write it down.
Scheduling Meetings - She will have to keep a record of appointments and ensure that each one is conducted smoothly and on time. Follow up for attendance, venue booking, arranging notepads, pencils, water bottles, glasses, etc. are also the duties of a secretary.
Communication - Many times, she will have to conduct research for the reporting authority and carry out oral and written communication with staff members as well as clients on the behalf of her boss or department.
Troubleshooting - Handling difficult situations without any assistance is one of the prime duties of a secretary. A secretary might face managerial or administration problems; she has to sort them out on her own without the interference of the senior management.
Arranging Travel and Accommodation - One of the prime duties of a secretary is to arrange for the travel and boarding requirements of the boss or staff. This needs to be done flawlessly and meticulously especially when foreign travel and hotel bookings are involved. A minute-to-minute itinerary should be prepared for the convenience of the travelers.
Organizing Office Activities and Events - Organizing fun employee engagement activities and events for the department is not a secretary's core activity, but it can definitely help in honing her leadership prowess.
Maintaining Archives - It is the duty of the secretary to maintain the archives of documents and paperwork regarding foreign delegation visits, customer visits, inaugurations, new product launches, activities, events, etc.
Managing Material - A secretary has to ensure timely and accurate delivery, and pick up of important office material. Items to be couriered should be sent on time, tracked and followed up for efficient delivery.
Answering Calls - A secretary answers the calls for her boss. She also screens the list of callers and relays the messages to the boss or leaves messages at his desk on the 'While you were out cards'.
Greets Visitors - A secretary also undertakes the responsibility of maintaining guest relations. She welcomes the visitors and makes them comfortable by offering refreshments. She might also require to book dinner reservations or accommodation for the guests.
Manage Memberships and Subscriptions - It is the duty of the secretary to manage and renew memberships to various business forums, institutes, societies, etc. She will also have to renew the subscriptions of various publications that the reporting authority has subscribed to.
Stock Management - Keeps a tab on the available stock of office supplies, stationery, office equipment, etc. and makes arrangement for placing a new order.
Payroll Activities - In a small organization, a secretary might also have to undertake payroll related activities.
Maintaining a Diary - A secretary has to maintain a diary to follow the time-bound schedule of her boss and enlist his appointments accordingly. At the end of each day, she has to inform the boss about the next day's schedule.
Reporting - A secretary will have to act as a liaison between the department and her boss. She will have to give an accurate report of the departmental activities to the boss.
Preparing MIS - She may also have to help in the compilation of the MIS report, giving details of the efficiency of the department.
Preparing Drafts - A secretary will have to write, edit and disseminate information through presentations, spreadsheets, letters, mails, minutes of the meetings, memos, itineraries, etc.
Arranging Meetings - A secretary has to schedule, organize meetings and maintain a record of the agenda, minutes and maintain a follow-up of the tasks.
Assist in Small Financial Decisions - Sometimes, she will also have to assist in the compilation of the financial reports, budgets, plans, etc. of the department.
Routine Administration Work - The secretary has to carry out general office administration duties from time to time.
Project Coordination - Many times, special projects like 5S or small CSR activities will be allotted to the secretary. She will have to coordinate with the rest of the staff to make the project a grand success.
Correspondence - A secretary has to sort all the correspondence, prioritize and label it for the boss.
ในปีที่ผ่านมาความรับผิดชอบเลขานุการได้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากมาย เพราะเหตุนี้หลายคนมีการเลือกสำหรับการประกอบอาชีพเป็นเลขานุการที่ หากคุณเป็นหนึ่งของพวกเขามันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะรู้ว่าหน้าที่ความรับผิดชอบที่สำคัญที่เลขานุการมีการจัดการการหมายเหตุ - เลขานุการจะต้องจดบันทึกและคำสั่งจากเจ้านายร่างจดหมายหรือการดำเนินงาน เธอสามารถบันทึกคำสั่งและคัดลอกในภายหลังหรือเขียนมันลง. การประชุมกำหนดการ - เธอจะต้องมีการเก็บบันทึกการนัดหมายและให้แน่ใจว่าแต่ละคนมีการดำเนินการได้อย่างราบรื่นและในเวลา ติดตามสำหรับการเข้าร่วมจองสถานที่จัด notepads ดินสอขวดน้ำ, แก้วและอื่น ๆ นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ของเลขานุการที่. การสื่อสาร - หลายครั้งที่เธอจะต้องดำเนินการวิจัยสำหรับผู้มีอำนาจรายงานและดำเนินการสื่อสารพูดและการเขียน กับสมาชิกในทีมเช่นเดียวกับลูกค้าในนามของเจ้านายของเธอหรือแผนก. แก้ไขปัญหา - การจัดการสถานการณ์ที่ยากลำบากโดยไม่มีความช่วยเหลือใด ๆ เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขานุการ เลขานุการอาจต้องเผชิญกับการบริหารจัดการหรือมีปัญหาการบริหาร เธอมีการจัดเรียงออกของเธอเองโดยปราศจากการแทรกแซงของผู้บริหารระดับสูงที่. จัดเดินทางและที่พัก - หนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขาฯ คือการจัดให้มีการเดินทางและความต้องการกินนอนของเจ้านายหรือเจ้าหน้าที่ นี้จะต้องทำอย่างไม่มีที่ติและพิถีพิถันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการเดินทางต่างประเทศและการจองห้องพักโรงแรมที่มีส่วนเกี่ยวข้อง กำหนดการนาทีต่อนาทีควรจะเตรียมไว้เพื่อความสะดวกของนักท่องเที่ยวที่. การจัดกิจกรรม Office และกิจกรรม - จัดกิจกรรมการมีส่วนร่วมของพนักงานความสนุกสนานและกิจกรรมสำหรับฝ่ายที่ไม่ได้เป็นกิจกรรมหลักเลขานุการ แต่แน่นอนมันสามารถช่วยในการสร้างเสริมความกล้าหาญเป็นผู้นำของเธอ . การดูแลรักษาจดหมายเหตุ - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการในการรักษาที่เก็บเอกสารและเอกสารเกี่ยวกับการเยี่ยมชมคณะผู้แทนต่างประเทศเข้าชมของลูกค้า, inaugurations การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่กิจกรรมเหตุการณ์ ฯลฯผู้จัดการวัสดุ - เลขานุการมีเพื่อให้รวดเร็วและถูกต้อง การส่งมอบและรับของวัสดุสำนักงานที่สำคัญ รายการที่จะ couriered ควรจะส่งในเวลาที่การติดตามและการติดตามที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดส่ง. ตอบรับโทร - เลขานุการรับสายสำหรับเจ้านายของเธอ นอกจากนี้เธอยังหน้าจอรายชื่อของผู้ที่โทรเข้าและถ่ายทอดข้อความให้เจ้านายหรือใบข้อความที่โต๊ะทำงานของเขาในการที่ 'ในขณะที่คุณออกบัตร'. ทักทายผู้เข้าชม - เลขาฯ ยังดำเนินความรับผิดชอบในการรักษาความสัมพันธ์ของผู้เข้าพัก เธอยินดีต้อนรับผู้เข้าชมและทำให้พวกเขาสะดวกสบายโดยนำเสนอเครื่องดื่ม นอกจากนี้เธอยังอาจต้องจองอาหารมื้อค่ำหรือที่พักสำหรับผู้เข้าพัก. จัดการสมาชิกและสมัครสมาชิก - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการในการจัดการและต่ออายุสมาชิกฟอรั่มธุรกิจต่างๆสถาบันสังคมและอื่น ๆ นอกจากนี้เธอยังจะมีการต่ออายุการสมัคร สิ่งพิมพ์ต่างๆที่ผู้มีอำนาจรายงานได้สมัครสมาชิก. การบริหารจัดการสต็อก - เก็บแท็บในหุ้นที่มีอยู่ของเครื่องใช้สำนักงาน, เครื่องเขียน, อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ และทำให้การจัดวางคำสั่งซื้อใหม่. กิจกรรมเงินเดือน - ในองค์กรขนาดเล็ก เลขานุการนอกจากนี้ยังอาจต้องดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน. การดูแลรักษา Diary - เลขานุการมีการรักษาไดอารี่ที่จะปฏิบัติตามตารางเวลาที่ถูกผูกไว้ของเจ้านายของเธอและเกณฑ์การนัดหมายของเขาตาม ในตอนท้ายของแต่ละวันเธอมีที่จะแจ้งให้เจ้านายเกี่ยวกับตารางเวลาในวันถัดไป. รายงาน - เลขานุการจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่างหน่วยงานและเจ้านายของเธอ เธอจะต้องให้รายงานที่ถูกต้องของกิจกรรมแผนกให้เจ้านาย. เตรียม MIS - เธอยังอาจจะต้องช่วยในการรวบรวมรายงานสารสนเทศที่ให้รายละเอียดของความมีประสิทธิภาพของภาควิชา. เตรียมร่าง - เลขานุการจะต้อง เขียนแก้ไขและเผยแพร่ข้อมูลผ่านการนำเสนอสเปรดชีต, จดหมาย, อีเมล, นาทีของการประชุม, บันทึก, การเดินทาง ฯลฯการจัดประชุม - เลขานุการมีกำหนดเวลาการจัดประชุมและการเก็บข้อมูลของวาระการประชุมที่นาทีและรักษาติดตาม . อัพของงานที่ช่วยในการตัดสินใจทางการเงินขนาดเล็ก- บางครั้งเธอก็จะต้องมีการให้ความช่วยเหลือในการรวบรวมของรายงานทางการเงินของงบประมาณแผนอื่น ๆ ของกรม. งานบริหารงานประจำ - เลขานุการมีการดำเนินการสำนักงานทั่วไป หน้าที่การบริหารงานเป็นครั้งคราว. ประสานงานโครงการ - หลายครั้งที่โครงการพิเศษเช่น 5S หรือกิจกรรมความรับผิดชอบต่อสังคมที่มีขนาดเล็กจะได้รับการจัดสรรให้กับเลขานุการ เธอจะต้องมีการประสานงานกับส่วนที่เหลือของพนักงานที่จะทำให้โครงการประสบความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่. ติดต่อทางจดหมาย - เลขานุการมีการเรียงลำดับทั้งหมดจดหมายจัดลำดับความสำคัญและป้ายมันสำหรับเจ้านาย
การแปล กรุณารอสักครู่..

ใน ปี ล่าสุด หน้าที่เลขานุการได้รับการเปลี่ยนแปลงมากมาย เนื่องจากเหตุผลนี้ หลายคนมีการเลือกสำหรับอาชีพเลขานุการ หากคุณเป็นหนึ่งของพวกเขา มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะรู้ว่าหน้าที่หลักว่าเลขาต้องจัดการ
จดบันทึก - เลขาจะต้องจดบันทึกและเขียนตามคำบอกจากบอสร่างจดหมายหรือการดําเนินงาน เธอสามารถบันทึกเขียนตามคำบอกและตีโพยตีพายทีหลัง หรือเขียนลง
จัดตารางการประชุม - เธอจะต้องเก็บบันทึกการนัดหมาย และให้แน่ใจว่า แต่ละคน จะดำเนินการได้อย่างราบรื่น และในเวลา ติดตามสถานที่ , การเข้า ,จัดโดย ดินสอ ขวดน้ำ แก้ว ฯลฯ ก็เป็นหน้าที่ของเลขาค่ะ
การสื่อสารหลายๆ ครั้ง เธอจะต้องดําเนินการวิจัยเพื่อการรายงานผู้มีอำนาจและมีการพูดและการเขียนเพื่อการสื่อสารกับพนักงาน รวมทั้งลูกค้าในนามของเจ้านายเธอ
หรือแผนกการแก้ไขปัญหาการจัดการสถานการณ์ที่ยากลำบากโดยไม่มีความช่วยเหลือใด ๆที่เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขานุการ เลขานุการอาจเผชิญปัญหาด้านการจัดการ หรือการบริหาร เธอมีการจัดเรียงพวกเขาออกเองโดยปราศจากการแทรกแซงของผู้บริหารระดับสูง .
การจัดท่องเที่ยวและที่พัก - หนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขาคือการจัดให้มีการเดินทางและนำความต้องการของเจ้านาย หรือพนักงาน นี้ต้องทำอย่างไม่มีที่ติและ meticulously โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจองการเดินทางต่างประเทศ และโรงแรมด้วย นาทีต่อนาที การเดินทางควรเตรียมไว้เพื่อความสะดวกของนักท่องเที่ยว
การจัดสำนักงาน จัดกิจกรรมและเหตุการณ์สนุกความผูกพัน - กิจกรรมและเหตุการณ์สำหรับแผนกที่ไม่ใช่กิจกรรมหลักของเลขานุการ แต่แน่นอนสามารถช่วยในศักดาความเป็นผู้นำ honing
รักษาจดหมายเหตุ - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการรักษาคลังเอกสารและเอกสารเกี่ยวกับลูกค้าเข้าชมคณะผู้แทนต่างประเทศเข้าชม inaugurations ,ใหม่เปิดตัวผลิตภัณฑ์ , กิจกรรม , กิจกรรมต่างๆ ฯลฯ
การจัดการวัสดุ - เลขาต้องให้ทันเวลาและถูกต้อง ส่ง และรับวัสดุสำนักงานที่สำคัญ รายการที่ต้อง couriered ควรจะส่งในเวลาการติดตามและการติดตามการส่งมอบที่มีประสิทธิภาพ
รับโทรศัพท์ - เลขาตอบเรียกเจ้านายของเธอเธอยังหน้าจอรายการโทรและรีเลย์ข้อความให้เจ้านาย หรือทิ้งข้อความที่โต๊ะทำงานของเขาใน ' ในขณะที่คุณกำลังออกบัตร
ทักทายผู้มาเยือน เลขายังรับความรับผิดชอบในการรักษาความสัมพันธ์ของลูกค้า . เธอยินดีต้อนรับผู้เข้าชม และทำให้พวกเขาสะดวกสบาย โดยเสนอให้ความสดชื่นเธออาจจะยังต้องจอง จองอาหารหรือที่พักสำหรับแขก
จัดการสมาชิกและการสมัครสมาชิก - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการบริหารและต่ออายุสมาชิกกระดานข่าว ธุรกิจต่าง ๆ สถาบัน สังคม ฯลฯ เธอจะต้องต่ออายุสมาชิกสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ว่า รายงานผู้มีอำนาจได้สมัครสมาชิก .
การจัดการสต็อกช่วยให้แท็บบนหุ้นของวัสดุสำนักงาน เครื่องเขียน อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ และทำให้การจัดเรียงสำหรับการวางคำสั่งซื้อใหม่
บัญชีเงินเดือนและกิจกรรมในองค์กรขนาดเล็ก เลขาก็ต้องรู้เงินเดือน
กิจกรรมที่เกี่ยวข้องการรักษาไดอารี่ - เลขามีการเก็บรักษาไดอารี่เพื่อติดตามเวลาผูกตารางของเจ้านายของเธอ และเกณฑ์การนัดหมายตาม ในตอนท้ายของแต่ละวัน เธอได้แจ้งเจ้านายเกี่ยวกับกำหนดการของวันถัดไป
รายงาน - เลขาจะต้องทำหน้าที่ประสานงานระหว่างแผนก และเจ้านายของเธอเธอจะต้องให้มีการรายงานที่ถูกต้องของกิจกรรมแผนกหัวหน้า
เตรียม MIS - เธออาจต้องช่วยในการรวบรวมรายงานและรายละเอียดของประสิทธิภาพของแผนก
เตรียมร่าง - เลขาจะต้องเขียน แก้ไข และเผยแพร่ข้อมูลผ่านงานนำเสนอกระดาษ , จดหมาย , อีเมล , นาทีของการประชุม , บันทึกกำหนดการ ฯลฯ
จัดประชุม - เลขาได้กำหนดการจัดประชุมและรักษาบันทึกวาระการประชุม , นาที และรักษาการติดตามผลของงาน
ช่วยในการตัดสินใจทางการเงินขนาดเล็ก - บางครั้ง เธอยังต้องช่วยในการรายงานทางการเงิน งบประมาณ แผนงาน ฯลฯ ของ
. .ขั้นตอนการบริหารงาน - เลขาต้องดําเนินการสํานักงานบริหารทั่วไปหน้าที่เวลา
ประสานงานโครงการ - หลายครั้ง โครงการพิเศษ เช่น กิจกรรม CSR 5S หรือขนาดเล็กจะถูกจัดสรรให้กับเลขา เธอจะต้องประสานงานกับส่วนที่เหลือของพนักงานเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่
จดหมาย - เลขาได้จัดการทุกการติดต่อสื่อสารจัดลำดับความสำคัญและป้ายชื่อสำหรับเจ้านาย
การแปล กรุณารอสักครู่..
