จดหมายสอบถาม คือ จดหมายที่ติดต่อระหว่างลูกค้ากับบริษัท ห้างร้านต่าง ๆ ที่ต้องการจะสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เช่น ชนิด คุณภาพ ราคา ส่วนลด วิธีการใช้ ฯลฯ โดยอาจจะให้ทางบริษัทนั้นส่งรายละเอียดหรือแคตตาล็อกมา เมื่อบริษัทได้รับจดหมายสอบถามแล้วก็จะตอบจดหมาย ที่เรียกว่า จดหมายตอบสอบถาม ทันที เพื่อแสดงให้เห็นว่าทางบริษัทให้ความสำคัญกับลุกค้าของตนและลูกค้าผู้สอบถามก็เป็นบุคคลหนึ่งที่สนใจสินค้านั้น ดังนั้นจึงมีโอกาสที่จะจำหน่ายสินค้าได้มากกว่าการโฆษณาชนิดอื่น
จดหมายสอบถามนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นการสอบถามเฉพาะเรื่องสินค้าหรือบริการเท่านั้น อาจเป็นการสอบถามข้อมูลเพื่อการวิจัยหรือสอบถามการปฏิบัติงานหรือความประพฤติของผู้สมัครงานที่อ้างผู้รับรองให้สอบถาม ซึ่งแต่ละชนิดก็มีวิธีในการเขียน ดังนี้
การเขียนจดหมายต้องสั้น กะทัดรัด ชัดเจน และได้ใจความสมบูรณ์ เช่น ถ้า
ต้องการถามรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าก็ต้องบอกว่าทราบจากโฆษณาแหล่งใจและเมื่อใด เช่น “ผมได้อ่านโฆษณาสินค้าของบริษัทท่านจากหนังสือพิมพ์ไทยรัฐ ฉบับวันที่ 10 กันยายน 2546”
ผู้เขียนควรแจ้งเหตุผลในการสอบถามว่าต้องการจะสอบถามเพื่อการใดด้วยถ้อยคำ
ที่สุภาพ เพื่อผู้รับจะปฏิบัติตามที่ผู้เขียนต้องการ เช่น “ผมมีความสนใจเป็นอย่างยิ่งและต้องการจะเป็นตัวแทนจำหน่ายเสื้อผ้านักกีฬาของบริษัทท่านในจังหวัดขอนแก่นและจังหวัดใกล้เคียง จึงใคร่ขอให้ท่านกรุณาส่งรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมเงื่อนไขและหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ไปให้แก่ผมตามที่อยู่ข้างต้นจะเป็นพระคุณยิ่ง”
3. ผู้เขียนควรแสดงความขอบคุณล่วงหน้าสำหรับสิ่งที่จะได้รับจากการสอบถาม ด้วยความสุภาพและจริงใจ เช่น “ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับการพิจารณาจากบริษัทท่านด้วยดี ขอขอบคุณล่วงหน้ามา ณ โอกาสนี้ด้วย”