How to Prepare for a MeetingKnowing

How to Prepare for a Meeting
Knowing how to prepare for a meeting is important for all employees and critical for any manager or leader.
Knowing when not to have a meeting is equally important.
How to Take Minutes.
1. Know your organization's meeting policies. If the secretary is expected to take formal minutes,ask whether the group follows Robert's Rules of Orders or a different guide. in more informal settings,ask what should be included in the minutes or how they will be used. As the minutes taker,you do not need to familiarize yourself with the full Rules of Order. However,acquiring a copy (or borrowing the to familiarize yourself with the chairman's)can be useful for answering specific questions
Know your role as well. Some minute secretaries do not participate in the meeting, while others take minutes while contributing to the discussion. In either case the secretary should not be someone who has another major role, such as chairman or facilitator
2. Prepare a template in advance. Each meeting's minutes will cantain much of the same information . A template creates one consistent for ease of reference. Include space for the following information at minimum . Name of organization.
* type of meeting. Is this a regular weekly or annual meeting, a smaller committee meeting, or a meeting conven for special purpose?
*Date,time,and place. Leave space for the start and end times (convening and adjourning)

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

วิธีการเตรียมตัวสำหรับการประชุมรู้วิธีการเตรียมตัวสำหรับการประชุมเป็นสำคัญสำหรับพนักงานทั้งหมด และที่สำคัญสำหรับผู้จัดการหรือผู้นำทราบว่าเมื่อไม่ให้มีการประชุมเป็นสิ่งสำคัญวิธีการใช้นาที1. รู้นโยบายการประชุมขององค์กร ถ้าเลขานุการจะต้องใช้เวลาเป็นนาที ขอให้ได้ตามกฎของโรเบิร์ตใบสั่งหรือคำแนะนำต่าง ๆ ในการตั้งค่าเป็นทาง ถามอะไรควรจะรวมในรายงานหรือจะใช้วิธี เป็นเกรดนาที คุณไม่จำเป็นต้องคุ้นเคยกับกฎทั้งหมดของใบสั่ง อย่างไรก็ตาม ได้รับสำเนา (หรือยืมที่จะคุ้นเคยกับกรรมการ) สามารถใช้สำหรับตอบคำถามเฉพาะทราบบทบาทของคุณเป็นอย่างดี นาทีบางเรื่องไม่มีส่วนร่วมในการประชุม ในขณะที่คนอื่น ๆ ใช้เวลานาทีในขณะที่สนับสนุนการอภิปราย ในกรณีใด เลขานุการไม่ควรเป็นคนที่มีอีกบทบาทสำคัญ เช่นประธานหรือผู้อำนวยความสะดวก2. เตรียมแบบล่วงหน้า รายงานการประชุมแต่ละจะ cantain มากของข้อมูลเดียวกัน แบบสร้างหนึ่งสอดคล้องกันเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง มีพื้นที่สำหรับข้อมูลอย่างน้อยดังต่อไปนี้ ชื่อขององค์กร * ประเภทของการประชุม นี่สัปดาห์ปกติ หรือรายงานการประชุม การประชุม คณะกรรมการเล็ก หรือ conven ประชุมสำหรับวัตถุประสงค์พิเศษหรือไม่* วัน เวลา และสถานที่ ปล่อยพื้นที่ว่างสำหรับการเริ่มต้น และสิ้นสุดเวลา (convening และ adjourning)

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

วิธีการเตรียมประชุม
รู้วิธีการเตรียมประชุมสำคัญสำหรับพนักงานทั้งหมด และที่สำคัญสำหรับผู้จัดการหรือผู้นำ
เมื่อรู้ว่าไม่มีประชุมสำคัญเท่ากัน แล้วใช้เวลานาที
.
1 รู้นโยบายการประชุมขององค์กรของคุณ ถ้าเลขาคาดว่าจะใช้เวลานาทีที่เป็นทางการ ถามว่า กลุ่มที่ 1 คือ โรเบิร์ต กฎ คำสั่ง หรือคำแนะนำต่างๆในการตั้งค่าที่เป็นกันเองมาก ถามอะไรที่ควรจะรวมอยู่ในนาทีหรือวิธีการที่พวกเขาจะใช้ เป็น นาที ต่อ คุณไม่ต้องทำความคุ้นเคยกับกฎเต็มของคำสั่ง อย่างไรก็ตาม การคัดลอก ( หรือการกู้ยืมให้คุ้นเคยกับท่านประธาน ) สามารถเป็นประโยชน์ในการตอบคำถามเฉพาะเจาะจง
รู้บทบาทของคุณเป็นอย่างดีบางเลขานุการนาทีไม่เข้าร่วมประชุม ขณะที่คนอื่นใช้เวลานาทีในขณะที่เอื้อต่อการอภิปราย ในทั้งสองกรณีรัฐมนตรีไม่ควรเป็นคนที่มีบทบาทสำคัญอีก เช่น ประธาน หรือ ผู้ประสานงาน
2 เตรียมแม่แบบล่วงหน้า ประชุมแต่ละนาทีจะ cantain มากของข้อมูลเดียวกัน แม่แบบสร้างหนึ่งที่สอดคล้องกันเพื่อความสะดวกในการอ้างอิงรวมถึงพื้นที่สำหรับข้อมูลต่อไปนี้อย่างน้อย ชื่อขององค์กร
* ประเภทของการประชุม นี้เป็นปกติสัปดาห์หรือในการประชุมประจำปีของคณะกรรมการ ที่มีขนาดเล็ก หรือประชุม conven เพื่อวัตถุประสงค์พิเศษ
* วัน เวลา และสถานที่ ออกจากพื้นที่สำหรับการเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด ( มาตรา และ adjourning )