HUMAN RESOURCES
JOB DESCRIPTION & PERSON SPECIFICATION
1. JOB INFORMATION
Post Title: HR Administrator
Grade: 4
Salary Range: £18,714 - £22,245 per annum
Mode: Full Time Permanent
Ref No: REQ2676
2. JOB DESCRIPTION
.1 Purpose
Working with University and Faculty Research Centres, you will provide specialist HR administrative support to ensure the smooth running of the University’s Recruitment and Selection process for staff. You will be responsible for ensuring a professional and efficient HR service through each stage of the process.
Duties will include maintaining the appropriate recording and vacancy tracking systems through our web recruitment system, managing the administration of the recruitment and selection process through to the raising and issue of contractual paperwork and on boarding new starters. You will ensure adherence to quality standards and employment legislation to ensure the recruitment of staff is compliant with legislative requirements and the University’s recruitment and selection procedure. You will provide an all-encompassing HR Administrative service to ensure a seamless transition from application through to appointment.
.2 Main Duties and Responsibilities
1. Provide HR administrative support for the full recruitment life cycle from identifying the role through to the issue of contractual paperwork and the commencement of employment. This would include advertising vacancies, managing access to applications, processing shortlist for interview requests, candidate liaison and management of the administrative process of appointment through pre-employment checks and the issue of contractual paperwork.
2. Manage the administrative function of the selection process through the University Web Recruitment/HR Information and Payroll system which will include the advertising process, interview process and the appointment process/issue of contracts.
3. Ensure all work is carried out within employment legislation requirements, HR Best Practice, University Policy and University Health and Safety guidelines.
4. Provide a first response service to applicants and clients through relevant communication channels to ensure customer service delivery is excellent through ownership and responsibility for problem resolution.
5. Ensure that agreed policies and procedures in respect of the Selection process are followed and compliant with employment legislation.
6. Ensure effective candidate management through each stage of the recruitment and selection process to support the delivery of quality Management Information.
7. Produce offer letters and contracts of employment for external hires as appropriate.
8. Ensure support and information where applicable is given to relevant HR Business Partners in terms of Recruitment and Selection activity through to the appointment process.
9. Ensure a smooth transition for successful candidates as they progress from being an applicant through to starting as a member of staff at the Research Centres.
10. Update related Social media marketing and advertising content where applicable.
11. Work with the University’s appointed Advertising agent to ensure the best value media options are selected for advertising vacancies resulting in the university attracting quality candidates.
12. Deal with routine correspondence, prepare letters and memos, undertake routine word processing tasks and perform other clerical duties as required.
13. Maintain information databases, both computerised and manual, including filing, application management, and housekeeping of stationery/documentation storage areas.
14. Maintain confidentiality and be aware of current University policy on data protection.
15. Liaison with Recruitment agencies and providers as appropriate should the requirement arise.
AND such other duties as are within the scope and spirit of the job purpose, the title of the post and it’s grading.
.3 Supervision Received
Reports directly to the HR Recruitment Manager
.4 Supervision Given
None
.5 Contacts
University Staff, Visitors to the Department/University, General Public, Educational Institutions, Professional Bodies, Unions, Advertising agencies and Recruitment agencies/providers.
3. PERSON SPECIFICATION
ATTRIBUTES
ESSENTIAL
ADVANTAGEOUS
Education/
Qualifications
Educated to ‘A’ Level standard or NVQ level 3.
Studying or willingness to study for a professional qualification.
Experience
(Paid and Unpaid)
Proven experience in administrative work in a HR Environment.
Demonstrable experience of working within a strongly customer focussed environment.
Evidence of working well whilst dealing with multiple priorities and working in a demanding environment to meet deadlines.
Awareness of employment legislation which impacts on the recruitment, selection and appointment of staff.
Experience with HR Recruitment Procedures.
Proven experience of undertaking administrative processes for contracts of employment.
Experience of working in a HE Institution or large Organisation.
Demonstrable experience of managing recruitment aligned to UKVI requirements.
Job-related skills/
Aptitudes
Experience of working with HR Information systems.
Ability to record and analyse data using a range of information systems.
High attention to detail and able to work to a high level of accuracy.
Numerate and literate.
PC Literate – Microsoft office, Excel and Word.
Demonstrable experience of using a web recruitment system to manage the administration of recruitment and selection through to the appointment stage.
Proven experience of utilising Social media for marketing and advertising.
Interpersonal Skills
Ability to relate to people at all levels with courtesy and professionalism.
Excellent communication skills both verbally and in writing.
Ability to work effectively as part of a team.
Ability to work under pressure and meet deadlines.
Have an understanding of the Human Resources function and its role.
Other Requirements
Act on own initiative within given guidelines.
Ability to exercise judgement and operate to a high degree of discretion and confidentiality.
Willingness to participate in other areas of HR work as and when required.
ทรัพยากรมนุษย์รายละเอียดงานและคุณสมบัติของบุคคล
1 JOB
ข้อมูลโพสต์ชื่อเรื่อง: การบริหารทรัพยากรบุคคลของผู้ดูแลระบบเกรด: 4 เงินเดือนช่วง: £ 18,714 - £ 22,245 ต่อปีโหมด: งานประจำปลัดRef No: REQ2676 2 รายละเอียดการทำงาน0.1 วัตถุประสงค์การทำงานกับมหาวิทยาลัยและคณะศูนย์วิจัยคุณจะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลการสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานที่ราบรื่นของการรับสมัครของมหาวิทยาลัยและขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน คุณจะเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบการบริการอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพการบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ. หน้าที่จะรวมถึงการบำรุงรักษาบันทึกที่เหมาะสมและระบบการติดตามว่างผ่านระบบการรับสมัครเว็บของเรา, การจัดการการบริหารงานของกระบวนการสรรหาและการเลือกที่ผ่านไปเลี้ยงและ ปัญหาของเอกสารสัญญาและเริ่มขึ้นใหม่ คุณจะมั่นใจได้ยึดมั่นในมาตรฐานคุณภาพและการออกกฎหมายการจ้างงานเพื่อให้แน่ใจว่าการรับสมัครงานของพนักงานเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายและการสรรหาบุคลากรของมหาวิทยาลัยและขั้นตอนการเลือก คุณจะให้ครอบคลุมทุกบริการในการบริหารทรัพยากรบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าราบรื่นจากการประยุกต์ใช้ผ่านได้รับการแต่งตั้ง. 0.2 หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก1 ให้การสนับสนุนการบริหารทรัพยากรบุคคลสำหรับวงจรชีวิตของการรับสมัครเต็มรูปแบบจากการระบุบทบาทผ่านการออกเอกสารสัญญาและเริ่มการจ้างงาน นี้จะรวมถึงการโฆษณาตำแหน่งงานว่างการเข้าถึงการจัดการเพื่อการใช้งาน, ตัวเลือกการประมวลผลสำหรับขอสัมภาษณ์ผู้สมัครผู้ประสานงานและการจัดการของกระบวนการบริหารการแต่งตั้งผ่านการตรวจสอบก่อนการจ้างงานและการออกเอกสารสัญญา. 2 จัดการฟังก์ชั่นการบริหารงานของขั้นตอนการคัดเลือกผ่านทางมหาวิทยาลัยเว็บสรรหา / ข้อมูลทรัพยากรบุคคลและระบบการจ่ายเงินเดือนซึ่งจะรวมถึงขั้นตอนการโฆษณา, การสัมภาษณ์และขั้นตอนการแต่งตั้ง / ปัญหาของสัญญา. 3 ตรวจสอบให้แน่ใจการทำงานทั้งหมดจะดำเนินการภายในข้อกำหนดการออกกฎหมายการจ้างงานทรัพยากรบุคคลปฏิบัติที่ดีที่สุดนโยบายมหาวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยสุขภาพและแนวทางความปลอดภัย. 4 ให้บริการที่ตอบสนองครั้งแรกที่ผู้สมัครและลูกค้าผ่านช่องทางการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับการให้ส่งการบริการลูกค้าที่เป็นเลิศผ่านการเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหา. 5 ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายและขั้นตอนที่ตกลงกันไว้ในส่วนของขั้นตอนการคัดเลือกมีการปฏิบัติตามและสอดคล้องกับกฎหมายการจ้างงาน. 6 ตรวจสอบให้แน่ใจการจัดการผู้สมัครที่มีประสิทธิภาพผ่านแต่ละขั้นตอนของการรับสมัครและการคัดเลือกเพื่อสนับสนุนการส่งมอบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่มีคุณภาพ. 7 ผลิตตัวอักษรเสนอและสัญญาการจ้างงานสำหรับการจ้างภายนอกตามความเหมาะสม. 8 ให้การสนับสนุนและข้อมูลที่ใช้จะได้รับการพันธมิตรทางธุรกิจทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องในแง่ของการสรรหาและการคัดเลือกผ่านกิจกรรมที่จะดำเนินการแต่งตั้ง. 9 ให้แน่ใจว่าราบรื่นสำหรับผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จที่พวกเขามีความคืบหน้าจากการเป็นผู้สมัครที่ผ่านการเริ่มต้นที่จะเป็นสมาชิกของพนักงานที่ศูนย์วิจัย. 10 การปรับปรุงการตลาดที่เกี่ยวข้องกับสื่อสังคมและเนื้อหาการโฆษณาที่ใช้. 11 ร่วมงานกับมหาวิทยาลัยได้รับการแต่งตั้งตัวแทนโฆษณาเพื่อให้แน่ใจว่าค่าที่ดีที่สุดตัวเลือกสื่อที่ได้รับการคัดเลือกตำแหน่งงานว่างสำหรับการโฆษณาที่เกิดขึ้นในมหาวิทยาลัยดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพ. 12 จัดการกับจดหมายประจำการเตรียมความพร้อมตัวอักษรและบันทึกช่วยจำดำเนินงานการประมวลผลคำประจำและปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่พระต้อง. 13 รักษาฐานข้อมูลข้อมูลทั้งคอมพิวเตอร์และคู่มือรวมทั้งการจัดเก็บการจัดการการประยุกต์ใช้และการดูแลของพื้นที่จัดเก็บเครื่องเขียน / เอกสาร. 14 รักษาความลับและจะตระหนักถึงนโยบายของมหาวิทยาลัยในปัจจุบันเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล. 15 ประสานงานกับหน่วยงานที่รับสมัครงานและผู้ให้บริการตามความเหมาะสมความต้องการที่ควรจะเกิดขึ้น. และหน้าที่อื่น ๆ เช่นอยู่ในขอบเขตและวัตถุประสงค์จิตวิญญาณของงานที่ชื่อของโพสต์และก็จัดลำดับ. 0.3 ที่ได้รับการกำกับดูแลรายงานโดยตรงไปยังผู้จัดการฝ่ายสรรหาทรัพยากรบุคคล4 การกำกับดูแลให้ไว้ไม่มี0.5 รายชื่อพนักงานมหาวิทยาลัย, ผู้เข้าชมภาควิชา / มหาวิทยาลัยสาธารณะทั่วไป, สถาบันการศึกษาองค์กรวิชาชีพสหภาพหน่วยงานโฆษณาและหน่วยงานที่รับสมัครงาน / ผู้ให้บริการ. 3 สเปกคนคุณลักษณะสำคัญที่ได้เปรียบการศึกษา/ คุณวุฒิการศึกษาเป็น 'A' ระดับมาตรฐานหรือระดับ NVQ 3. การศึกษาหรือความตั้งใจที่จะศึกษาสำหรับคุณวุฒิวิชาชีพ. ประสบการณ์(ชำระและค้างชำระ) ประสบการณ์ที่ได้รับการพิสูจน์ในการบริหารงานในสภาพแวดล้อมทรัพยากรบุคคล. ประสบการณ์แสดงให้เห็นการทำงาน ภายในสภาพแวดล้อมของลูกค้าอย่างยิ่งเพ่งความสนใจไป. หลักฐานการทำงานได้ดีในขณะที่การจัดการกับการจัดลำดับความสำคัญหลายและการทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีความต้องการที่จะตรงตามกำหนดเวลา. ให้ความรู้ของการออกกฎหมายการจ้างงานซึ่งส่งผลกระทบต่อการสรรหาการเลือกและแต่งตั้งพนักงาน. ประสบการณ์การทำงานกับขั้นตอนการสรรหาทรัพยากรบุคคล. ประสบการณ์การพิสูจน์ ของการดำเนินการกระบวนการบริหารสัญญาของการจ้างงาน. ประสบการณ์การทำงานใน ฯพณฯ สถาบันหรือใหญ่องค์การ. ประสบการณ์แสดงให้เห็นในการจัดการการสรรหาบุคลากรสอดคล้องกับ UKVI ต้องการ. ทักษะงานที่เกี่ยวข้อง / ความถนัดประสบการณ์ในการทำงานกับระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล. สามารถในการบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูล . ใช้ช่วงของระบบสารสนเทศความสนใจสูงในรายละเอียดและสามารถที่จะทำงานให้อยู่ในระดับสูงของความถูกต้อง. นับจำนวนและความรู้. พีซีรู้ด้าน -. โปรแกรม Microsoft office, Excel และ Word ประสบการณ์แสดงให้เห็นการใช้ระบบการสรรหาบุคลากรเว็บในการจัดการการบริหารงานของการรับสมัคร และการเลือกผ่านไปยังขั้นตอนที่ได้รับการแต่งตั้ง. ประสบการณ์การพิสูจน์แล้วของการใช้สื่อสังคมสำหรับการตลาดและการโฆษณา. ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์กับคนในทุกระดับด้วยความสุภาพและเป็นมืออาชีพ. ทักษะการสื่อสารที่ดีเยี่ยมทั้งด้วยวาจาและในการเขียน. ความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนหนึ่งของ ทีม. ความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันและตรงตามกำหนดเวลา. มีความเข้าใจในการทำงานของทรัพยากรมนุษย์และบทบาทของตัวเอง. อื่น ๆ ที่ต้องการทำหน้าที่ในความคิดริเริ่มของตัวเองในแนวทางที่กำหนด. ความสามารถในการใช้ดุลยพินิจและการใช้งานในระดับสูงของการใช้ดุลยพินิจและความลับ. ความเต็มใจ จะมีส่วนร่วมในพื้นที่อื่น ๆ ของงานทรัพยากรบุคคลเป็นและเมื่อจำเป็น
การแปล กรุณารอสักครู่..
