The Role: INVOICING ADMINISTRATOR T

The Role: INVOICING ADMINISTRATOR

The Invoicing Administrator role is responsible for fulfilling all Sales Orders on due time, for issuing and sending all invoices or credit note to Agents/Clients.
This role which is directly reporting to the CFO has key operational responsibilities.
Main responsibilities include fulfilling all sales orders, controlling all invoices are accurate with proper company name and address, payment terms and company headers. Making sure the agent/client AR are reflecting all necessary data to enable matrix reporting for revenues per destinations and per origin.
At Operational level, this person will work closely with the Sales and the IT to ensure that confirmed booking are all ready to be invoiced and that IT is generating the upload properly. In addition, upon request the Invoicing Administrator will issue credit notes and allocate them to open invoices. On a weekly basis, a detail report needs to be send to Sales team, Director of Sales and Country Directors.
This person will also maintain the customer data base and works closely with all operational accountants to ensure proper AR and revenue recognitions.
JOB SPECIFICATION (not limited) :

Fulfilling Sales Orders with proper data
Issuing invoice, credit note to agents/customers
Check invoices before sending to Agents/Clients.
Send Invoices to Agents
Monitor open Sales Orders to ensure invoices are processed immediately.
Research and resolve invoice discrepancies if any
Maintain agents/customer files and master data
Prepare weekly reports ( invoice, open sales orders, upload..)
Reconcile Invoices with Booking System ( Tour Plan)
Preparation, communication and maintenance of up-to-date key agents/customers.
Weekly reporting to Sales Team and to Management.
KPI ( Sales Orders, Invoices, Credit notes)
SKILLS:

Minimum of 5 years in Shared Service Center is required
Expertise in invoicing, billing and credit note
Strong IT experience required.
Detail orientated person
Expertise as Sales Administrator, in accounting and statutory requirements
Knowledge of Net Suite and Tour Pan a plus.
Fluent in English.
Experience in travel or tourism industry is a plus.
Understanding of current GAAP accounting rules associated with Revenue and AR
Strong operational, organizational and analytical skills and detail oriented
Ability to work independently and take ownership of projects
Good organizational and an communication skills, including the ability to effectively present information to various levels of an organization

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

บทบาท: ดูแลการออกใบแจ้งหนี้ บทบาทผู้ดูแลการออกใบแจ้งหนี้รับผิดชอบการตอบสนองใบสั่งขายทั้งหมดในครบกำหนดเวลา ออกเอกสาร และส่งใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ทั้งหมดให้ลูกค้า/ตัวแทนบทบาทนี้ที่ตรงรายงานของ CFO มีความรับผิดชอบในการดำเนินงานที่สำคัญหลักความรับผิดชอบรวมถึงการตอบสนองใบสั่งขายทั้งหมด การควบคุมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้อง มีชื่อบริษัทที่เหมาะสม และที่อยู่ เงื่อนไขการชำระเงิน และบริษัทหัว การตรวจสอบตัวแทน/ลูกค้า AR จะสะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้สามารถใช้เมตริกซ์รายงานสำหรับรายได้ ต่อนักท่องเที่ยว และ ต่อมาระดับปฏิบัติงาน บุคคลนี้จะได้ใกล้ชิดกับการขายและการให้จองได้รับการยืนยันทั้งหมดพร้อมที่จะออกอินวอยซ์ และที่จะสร้างการอัพโหลดอย่างถูกต้อง ตาม ผู้ดูแลการออกใบแจ้งหนี้ที่จะออกใบลดหนี้ และปันส่วนให้เปิดใบแจ้งหนี้ ประจำสัปดาห์ รายงานรายละเอียดต้องถูกส่งไปยังทีมงานขาย ผู้อำนวยการฝ่ายขายและประเทศกรรมการคนนี้จะยังรักษาข้อมูลลูกค้าฐาน และทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้จัดทำบัญชีดำเนินงานทั้งหมดให้ AR ที่เหมาะสมและรางวัลรายได้ข้อมูลจำเพาะเกี่ยวกับงาน (ไม่จำกัด):สนองใบสั่งขาย ด้วยข้อมูลที่เหมาะสม ออกอินวอยซ์ บันทึกสินเชื่อให้ตัวแทน /ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนส่งให้ลูกค้า/ตัวแทนส่งใบแจ้งหนี้ไปยังตัวแทนจอภาพเปิดใบสั่งขายเพื่อให้มีการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ทันทีResearch and resolve invoice discrepancies if anyMaintain agents/customer files and master dataPrepare weekly reports ( invoice, open sales orders, upload..)Reconcile Invoices with Booking System ( Tour Plan) Preparation, communication and maintenance of up-to-date key agents/customers. Weekly reporting to Sales Team and to Management.KPI ( Sales Orders, Invoices, Credit notes)SKILLS:Minimum of 5 years in Shared Service Center is requiredExpertise in invoicing, billing and credit noteStrong IT experience required.Detail orientated personExpertise as Sales Administrator, in accounting and statutory requirementsKnowledge of Net Suite and Tour Pan a plus.Fluent in English.Experience in travel or tourism industry is a plus.Understanding of current GAAP accounting rules associated with Revenue and ARStrong operational, organizational and analytical skills and detail orientedAbility to work independently and take ownership of projectsGood organizational and an communication skills, including the ability to effectively present information to various levels of an organization

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

บทบาท: ใบแจ้งหนี้ ADMINISTRATOR ออกใบแจ้งหนี้บทบาทผู้ดูแลเป็นผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติตามทุกคำสั่งขายในเวลาที่กำหนดในการออกและการส่งใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ให้กับตัวแทน / ลูกค้า. บทบาทนี้ซึ่งจะโดยตรงรายงานต่อซีอีโอมีความรับผิดชอบในการดำเนินงานที่สำคัญ. รับผิดชอบหลัก รวมถึงการปฏิบัติตามคำสั่งยอดขายทั้งหมดควบคุมใบแจ้งหนี้ที่มีความถูกต้องที่มีชื่อ บริษัท ที่อยู่ที่เหมาะสมและเงื่อนไขการชำระเงินและส่วนหัวของ บริษัท ให้แน่ใจว่าตัวแทน / ลูกค้า AR จะสะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้เมทริกซ์รายงานรายได้ต่อจุดหมายและต่อแหล่งกำเนิด. ในระดับการปฏิบัติงานคนนี้จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับการขายและไอทีเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการยืนยันการจองห้องพักทุกคนพร้อมที่จะออกใบแจ้งหนี้ และมันคือการสร้างการอัปโหลดอย่างถูกต้อง นอกจากนี้เมื่อมีการร้องขอผู้ดูแลระบบใบแจ้งหนี้จะออกบันทึกเครดิตและจัดสรรให้เปิดใบแจ้งหนี้ เป็นประจำทุกสัปดาห์รายงานรายละเอียดความต้องการที่จะส่งให้กับทีมงานขาย, ผู้อำนวยการฝ่ายขายและกรรมการประเทศ. คนนี้ยังจะรักษาลูกค้าฐานข้อมูลและการทำงานอย่างใกล้ชิดกับบัญชีการดำเนินงานทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจ AR ที่เหมาะสมและความสำเร็จรายได้. ข้อมูลจำเพาะ JOB ( ไม่ จำกัด ): การตอบสนองคำสั่งขายที่มีข้อมูลที่ถูกต้องออกใบแจ้งหนี้ใบลดหนี้ให้กับตัวแทน / ลูกค้า. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะส่งไปยังตัวแทน / ลูกค้าส่งใบแจ้งหนี้ให้กับตัวแทนการตรวจสอบการเปิดใบสั่งขายเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่มีการประมวลผลได้ทันที. การวิจัยและการแก้ปัญหาความแตกต่างใบแจ้งหนี้ถ้ามีรักษาตัวแทน / ไฟล์ของลูกค้าและข้อมูลหลักจัดทำรายงานประจำสัปดาห์(ใบแจ้งหนี้, คำสั่งขายเปิดอัปโหลด .. ) กระทบยอดใบแจ้งหนี้ที่มีระบบจอง (ทัวร์แผน) การเตรียมการสื่อสารและการบำรุงรักษาขึ้นไปวันที่ตัวแทนคีย์ / ลูกค้า. รายงานรายสัปดาห์ที่จะ ทีมขายและการบริหารจัดการ. KPI (ใบสั่งขาย, ใบแจ้งหนี้, บันทึกเครดิต) ทักษะ: อย่างน้อย 5 ปีในศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกันจะต้องมีความเชี่ยวชาญในการออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินและใบลดหนี้ประสบการณ์ด้านไอทีที่แข็งแกร่งต้อง. รายละเอียดปรับคนที่เชี่ยวชาญในฐานะผู้ดูแลการขายในการบัญชีและข้อกำหนดตามกฎหมายความรู้เกี่ยวกับสวีทสุทธิทัวร์แพนบวก. ภาษาอังกฤษ. มีประสบการณ์ในการเดินทางหรืออุตสาหกรรมการท่องเที่ยวเป็นบวก. ความเข้าใจในกฎระเบียบทางบัญชี GAAP ในปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับรายได้และ AR การดำเนินงานที่แข็งแกร่งและทักษะขององค์กรและการวิเคราะห์และรายละเอียดที่มุ่งเน้นความสามารถการทำงานอย่างเป็นอิสระและเป็นเจ้าของโครงการที่ดีขององค์กรและทักษะการสื่อสารรวมถึงความสามารถในการนำเสนอข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพให้อยู่ในระดับที่แตกต่างกันขององค์กร

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

บทบาท : ออกใบแจ้งหนี้ ออกใบแจ้งหนี้ ผู้บริหารบทบาทผู้ดูแลระบบ

เป็นผู้รับผิดชอบต่อการปฏิบัติตามคำสั่งการขายทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และส่งทั้งหมดหรือใบลดหนี้ให้ลูกค้าตัวแทน / .
บทนี้ซึ่งมีหน้าที่รายงาน CFO มีการปฏิบัติหน้าที่หลัก หน้าที่หลัก ได้แก่ การปฏิบัติตามคำสั่ง
ขายทั้งหมดควบคุมใบแจ้งหนี้ทั้งหมดมีความถูกต้องเหมาะสมกับชื่อ บริษัท และที่อยู่ เงื่อนไขการชําระเงิน และของบริษัท ให้แน่ใจว่าตัวแทน / ลูกค้า AR จะสะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อเปิดใช้งานเมทริกซ์รายงานรายได้ต่อจุดหมายปลายทาง และต่อประเทศ .
ในระดับปฏิบัติการคนๆนี้จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับการขายและเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการยืนยันการจอง พร้อมแล้วที่จะออกใบแจ้งหนี้และมันคือการอัปโหลดอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ เมื่อต้องการออกใบแจ้งหนี้ ผู้บริหารจะออกบันทึกเครดิตและจัดสรรให้เปิดใบแจ้งหนี้ ในสัปดาห์ , รายงานรายละเอียดที่ต้องส่งทีมขาย ผู้จัดการขาย และบริหารประเทศ
คนๆนี้จะรักษาลูกค้าข้อมูลพื้นฐานและทำงานอย่างใกล้ชิดกับนักบัญชีปฏิบัติทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสม AR และสรรพากรยอมรับ .
ลักษณะงาน ( ไม่ จำกัด ) :

ตามใบสั่งขายที่เหมาะสมกับข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้
, ตัวแทน / ลูกค้า
ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนส่งให้ลูกค้าตัวแทน /
ส่งใบแจ้งหนี้ให้ . ตัวแทน
การเปิดใบสั่งขายเพื่อให้แน่ใจว่า ใบแจ้งหนี้จะถูกประมวลผลทันที เพื่อแก้ไขความขัดแย้งและใบ

ถ้าใด ๆรักษาตัวแทน / ลูกค้าไฟล์และข้อมูลหลัก
เตรียมรายงานรายสัปดาห์ ( ใบแจ้งหนี้ , เปิดใบสั่งขาย , อัพโหลด . . . . . . . )
กระทบใบแจ้งหนี้ที่มีระบบการจอง ( แผนทัวร์ )
การเตรียมการสื่อสารและการบำรุงรักษาของลูกค้าที่ทันสมัย ตัวแทน / คีย์ .