Design and Use of Adequate Document

Design and Use of Adequate Documents and Records
The proper design and use of electronic and paper documents and records helps ensure the accurate and complete recording of all relevant transaction data. Their form and content should be kept as simple as possible to promote efficient record keeping minimize recording errors, and facilitate review and verification. Document that initiate a transaction should contain a space for authorizations. Those used to transfer assets to someone else should have a space for the receiving party’s signature. To reduce the likelihood of documents being used fraudulently, they should be sequentially pre numbered so each can be accounted for A good audit trail facilitates tracing individual transaction through the system, the correction of errors, and the verification of system output. Document, form, and input screen design are discussed in more detail in Chapter 20.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ออกแบบและการใช้เอกสารอย่างเพียงพอและระเบียนการออกแบบที่เหมาะสม และใช้อิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารกระดาษ และระเบียนช่วยให้แน่ใจว่าการบันทึกถูกต้อง และครบถ้วนของข้อมูลทั้งหมดของธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง แบบฟอร์มและเนื้อหาของพวกเขาควรเก็บไว้อย่างที่สุดเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพการเก็บบันทึกย่อบันทึกข้อผิดพลาด และช่วยตรวจทานและตรวจสอบ เอกสารที่เริ่มต้นธุรกรรมควรประกอบด้วยช่องว่างสำหรับตรวจสอบ ใช้เพื่อโอนย้ายสินทรัพย์ไปใครควรมีช่องว่างสำหรับลายเซ็นของฝ่ายรับ เพื่อลดโอกาสของเอกสารที่ถูกใช้โดยการหลอกลวง พวกเขาควรจะเรียงลำดับก่อนมีตัวเลขเพื่อให้แต่ละสามารถบัญชีสำหรับการตรวจสอบดีอำนวยความสะดวกในการติดตามแต่ละธุรกรรมผ่านระบบ การแก้ไขข้อผิดพลาด และการตรวจสอบของระบบออก เอกสาร แบบฟอร์ม และออกแบบหน้าจอป้อนข้อมูลจะกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมในบทที่ 20

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การออกแบบและการใช้อย่างเพียงพอและเอกสารบันทึกการ
ออกแบบที่เหมาะสมและการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษและบันทึกช่วยให้การบันทึกที่ถูกต้องและสมบูรณ์ของข้อมูลการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รูปแบบและเนื้อหาของพวกเขาควรจะเก็บไว้ที่เรียบง่ายที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ในการส่งเสริมการบันทึกที่มีประสิทธิภาพการรักษาลดข้อผิดพลาดในการบันทึกและการอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและการตรวจสอบ เอกสารที่เริ่มต้นการทำธุรกรรมควรมีพื้นที่สำหรับการอนุมัติ ที่ใช้ในการถ่ายโอนสินทรัพย์ให้กับบุคคลอื่นควรจะมีพื้นที่สำหรับบุคคลที่ได้รับลายเซ็นของ เพื่อลดโอกาสของเอกสารที่ถูกใช้โดยทุจริตพวกเขาควรจะเรียงตามลำดับหมายเลขก่อนเพื่อให้แต่ละคนสามารถนำมาใช้ตรวจสอบเส้นทางที่ดีอำนวยความสะดวกในการติดตามการทำธุรกรรมของแต่ละบุคคลผ่านระบบ, การแก้ไขข้อผิดพลาดและการตรวจสอบของระบบการส่งออก เอกสารรูปแบบและการออกแบบหน้าจอการป้อนข้อมูลจะมีการหารือในรายละเอียดเพิ่มเติมในบทที่ 20

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

การออกแบบและการใช้เอกสารอย่างเพียงพอและประวัติ
การออกแบบที่เหมาะสมและการใช้อิเล็กทรอนิกส์และกระดาษเอกสารและบันทึกที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าถูกต้องและบันทึกที่สมบูรณ์ของธุรกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดข้อมูล รูปแบบและเนื้อหาของพวกเขาจะถูกเก็บไว้เป็นง่ายๆเป็นไปได้ที่จะส่งเสริมประสิทธิภาพการบันทึกย่อการบันทึกข้อผิดพลาดและอำนวยความสะดวกตรวจสอบและการตรวจสอบเอกสารที่เริ่มต้นธุรกิจควรมีพื้นที่สำหรับการอนุญาต . ที่ใช้ในการโอนทรัพย์สินให้คนอื่น ควรมีพื้นที่สำหรับรับสัญลักษณ์พรรค เพื่อลดโอกาสของการใช้เอกสารปลอม พวกเขาควรจะพิจารณาก่อน ( ดังนั้นแต่ละสามารถคิดเป็นเส้นทางที่ดีในการติดตามธุรกรรมบุคคลผ่านระบบการแก้ไขข้อผิดพลาดและการตรวจสอบของระบบ . เอกสาร , แบบฟอร์ม , และการออกแบบหน้าจอการป้อนข้อมูลจะหารือในรายละเอียดเพิ่มเติมในบทที่ 20 .