6) PROPER USE OF EXPENSE CODES> Ple

6) PROPER USE OF EXPENSE CODES

> Please refer to Appendix I for commony used GEM (General Expense Management) codes and to apply proper codes accordingly.
> Expenses for Entertainment, Promotion Event, Gift and Staff Communication codes may sometimes be misused due to similarities in the bills as most of these bills are restaurant slips, gift vouchers, etc.
Checking points:
- Entertainment: strictly for the entertainment of customers. Golf entertainment should be classified in this category.
- Promotion Event: strictly for Company Event in promoting sales and marketing of Hanjin Shipping
- Gift: strictly purchased for customers in promoting sales and marketing of Hanjin Shipping
- Staff Communication: expenses for building rapport among local staff, not for use in entertaining customers or staff of overseas offices. Meals during overtime should be coded as Overtime Meal expense, not staff communication expense.



7) CHECKLIST FOR ENTERTAINEMT, BUSINESS TRAVEL & PROMOTION EVENT/GIFT REIMBURSEMENT

> Submit monthly claims to the Administration Team on the first working day of following month; attached with proper Requisition forms (if applicable).
> Claim Forms should be duly signed by SSZ (for SC offices) or RSR (for SINRS)
> For purchase of gifts or gift vouchers in reply to Customers’ request for sponsorship for special events such as D&D functions or Opening Ceremonies, etc; should attach each Customer’s Request letter and loading performance.
> Staff should avoid cash payment for entertaining customers; such claims for cash bills are easily misused
> Credit card receipt should be attached to the respective bill claimed
> For foreign currency transactions, acceptable exchange rates are a) Credit Card Statement, b) Hanjin Accounting rate and c) Money Changer's rate (during travel period)
> Date printed on the bill should coincide with claim period
> Staff should avoid sleazy places when entertaining customers










8) DOCUMENT FILING, STORAGE AND PERIOD OF KEEPING

> Filing of CSRs or Payment Vouchers by :
- sequence of system generated numbers by Local Accounting System, OR
- cheque numbers, etc
of which the documents may be easily retrieved.
> Storage: Store in the team cabinets after completion of filing.
If there is not enough space in the team cabinets to store the documents, transfer the documents to the external storage facility
> Period of Keeping: Period for keeping documents (including internal and external storage) should be in compliance with each country's rules and regulations.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

6) ใช้รหัสค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม> โปรดดูภาคผนวกฉัน สำหรับ commony ใช้ GEM (จัดการค่าใช้จ่ายทั่วไป) รหัส และ การใช้รหัสที่เหมาะสมตามนั้น> ค่าใช้จ่ายสำหรับความบันเทิง โปรโมชั่น ของที่ระลึกเหตุการณ์ และพนักงานสื่อสารรหัสอาจบางครั้งจะผิดเนื่องจากความคล้ายคลึงกันในสูตรของรายการเหล่านี้จะ ส่งอาหาร บัตรของขวัญ ฯลฯ ตรวจสอบคะแนนสะสม: -ความบันเทิง: อย่างเคร่งครัดเพื่อความบันเทิงของลูกค้า บันเทิงกอล์ฟควรจะจัดอยู่ในประเภทนี้ -กิจกรรมโปรโมชั่น: อย่างเคร่งครัดสำหรับเหตุการณ์ที่บริษัทส่งเสริมการขาย และการตลาดส่งเร -ของขวัญ: ซื้ออย่างเคร่งครัดสำหรับลูกค้าในการส่งเสริมการขาย และการตลาดส่งเร -พนักงานสื่อสาร: ค่าใช้จ่าย การสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน ไม่ สำหรับใช้ในความบันเทิงลูกค้าหรือพนักงานของสำนักงาน อาหารในระหว่างการทำงานล่วงเวลาควรจะตายเป็นอาหารค่าล่วงเวลาค่าใช้จ่าย ไม่พนักงานสื่อสารค่าใช้จ่าย7) คืนสอบ FOR ENTERTAINEMT ธุรกิจท่องเที่ยว และกิจกรรม/ของขวัญโปรโมชั่น> ส่งอ้างสิทธิ์ทีมบริหารรายเดือนในวันทำการแรกของเดือนต่อไปนี้ แนบกับแบบฟอร์มใบขอที่เหมาะสม (ถ้ามี)> อ้างฟอร์มควรจะลงนาม โดย SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS)> ซื้อของขวัญของกำนัลในการตอบกลับของลูกค้าสำหรับสนับสนุนกิจกรรมพิเศษเช่น D & D ทำหน้าที่ หรือเปิดพิธี ฯลฯ ควรแนบหนังสือขอและโหลดประสิทธิภาพการทำงานของลูกค้าแต่ละ > พนักงานควรหลีกเลี่ยงการชำระเงินสดสำหรับลูกค้าสนุกสนาน ร้องเรียนสำหรับตั๋วเงินจะผิดได้อย่างง่ายดาย> ควรแนบใบเสร็จบัตรเครดิตรายการตามลำดับที่อ้าง > สำหรับธุรกรรมสกุลเงินต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยนยอมรับมีงบ) บัตรเครดิต บัญชีข) เรอัตราและอัตราแลกเปลี่ยน c) เงิน (ในระหว่างการเดินทาง)> วันจ่ายควรตรงกับรอบระยะเวลาการเคลม > พนักงานควรหลีกเลี่ยงสถานที่ไม่แข็งเมื่อสนุกสนานลูกค้า8) เก็บ จัดเก็บ และระยะเวลาในการรักษา > ยื่นแบบ Csr หรือใบสำคัญการชำระเงินโดย: -ลำดับเลขที่ระบบสร้างขึ้นโดยระบบบัญชีท้องถิ่น OR -เช็คเลข ฯลฯซึ่งเอกสารอาจสามารถเรียกได้> เก็บ: เก็บในตู้ทีมหลังจากที่เก็บ ถ้าไม่มีเนื้อที่ว่างเพียงพอในทีมงานตู้เก็บเอกสาร โอนย้ายเอกสารไปเก็บข้อมูลภายนอก> ระยะเวลาในการเก็บรักษา: ระยะเวลาการเก็บเอกสาร (รวมทั้งภายใน และภายนอก) ต้องสอดคล้องกับกฎและข้อบังคับของแต่ละประเทศ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

6) การใช้ที่เหมาะสมของรหัสค่าใช้> โปรดดูภาคผนวกสำหรับ commony ใช้ GEM (จัดการค่าใช้จ่ายทั่วไป) รหัสและใช้รหัสที่เหมาะสมตาม. > ค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงที่จัดกิจกรรมโปรโมชั่นของขวัญและรหัสพนักงานสื่อสารบางครั้งอาจถูกนำไปใช้เนื่องจากความคล้ายคลึงกัน ในค่าใช้จ่ายเป็นส่วนใหญ่ของค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นบิลร้านอาหาร, บัตรกำนัล ฯลฯการตรวจสอบจุด: - บันเทิง: อย่างเคร่งครัดเพื่อความบันเทิงของลูกค้า บันเทิงกอล์ฟควรจะจัดให้อยู่ในหมวดหมู่นี้. - จัดกิจกรรมโปรโมชั่นอย่างเคร่งครัดสำหรับเหตุการณ์ของ บริษัท ในการส่งเสริมการขายและการตลาดของ Hanjin การจัดส่งสินค้า- ของขวัญ: ซื้ออย่างเคร่งครัดสำหรับลูกค้าในการส่งเสริมการขายและการตลาดของ Hanjin การจัดส่งสินค้า- พนักงานการสื่อสาร: ค่าใช้จ่ายในการสร้างความสามัคคีในหมู่ท้องถิ่น พนักงานไม่ได้สำหรับการใช้งานในความบันเทิงให้ลูกค้าหรือพนักงานของสำนักงานในต่างประเทศ . อาหารในระหว่างการทำงานล่วงเวลาควรจะเขียนเป็นค่าใช้จ่ายค่าล่วงเวลาอาหารไม่ได้ค่าใช้จ่ายในการสื่อสารพนักงาน7) ตรวจสอบการ ENTERTAINEMT, ธุรกิจการท่องเที่ยวกิจกรรมและโปรโมชั่ของขวัญ / การขอคืนเงิน> ส่งการเรียกร้องรายเดือนให้กับทีมบริหารในวันทำการแรกของเดือนดังต่อไปนี้ ที่แนบมากับแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อที่เหมาะสม (ถ้ามี). > ฟอร์มการเรียกร้องควรจะต้องลงนามรับรองสำเนาถูกต้องโดย SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS) > สำหรับการซื้อของขวัญหรือบัตรกำนัลในการตอบกลับการร้องขอของลูกค้าสำหรับการให้การสนับสนุนสำหรับการจัดกิจกรรมพิเศษเช่น เป็น D & D หรือฟังก์ชั่นพิธีเปิด ฯลฯ ; ควรแนบจดหมายขอแต่ละลูกค้าและประสิทธิภาพการทำงานโหลด. > พนักงานควรหลีกเลี่ยงการชำระเงินด้วยเงินสดสำหรับความบันเทิงลูกค้า การเรียกร้องดังกล่าวสำหรับค่าใช้จ่ายเงินสดในทางที่ผิดได้ง่าย> ใบเสร็จรับเงินผ่านบัตรเครดิตควรจะยึดติดอยู่กับการเรียกเก็บเงินตามลำดับอ้าง> สำหรับการทำธุรกรรมเงินตราต่างประเทศ, อัตราแลกเปลี่ยนที่ยอมรับเป็น) บัญชีบัตรเครดิตข) อัตรา Hanjin บัญชีและค) อัตรา Money Changer ของ (ระหว่างการเดินทาง ระยะเวลา) > วันที่พิมพ์บนบิลควรจะตรงกับช่วงเวลาการเรียกร้อง> พนักงานควรหลีกเลี่ยงสถานที่ที่ไม่แข็งเมื่อสนุกสนานลูกค้า8) เอกสารการจัดเก็บการจัดเก็บและระยะเวลาของการรักษา> ยื่น CSRs หรือบัตรกำนัลชำระเงินโดย: - ลำดับของระบบการสร้างตัวเลขตามบัญชีท้องถิ่น ของระบบหรือ- ตรวจสอบตัวเลข ฯลฯซึ่งเอกสารที่อาจจะดึงมาได้อย่างง่ายดาย. > การเก็บรักษา: เก็บในตู้ทีมหลังจากเสร็จสิ้นการยื่น. หากมีพื้นที่ไม่เพียงพอในตู้ทีมงานในการจัดเก็บเอกสารที่ถ่ายโอนเอกสารไปยัง สิ่งอำนวยความสะดวกจัดเก็บข้อมูลภายนอก> ระยะเวลาของการรักษา: ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร (รวมถึงการจัดเก็บข้อมูลภายในและภายนอก) ควรจะอยู่ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับของแต่ละประเทศ