Communication PlanProjects get succ

Communication Plan
Projects get successfully delivery only when people work together. Project team can work together only
when they know what they should do and they would know this, only when they are informed about
it. That’s the precise reason why organizations should have communication plan. Communication
plan is about establishing appropriate channels to let correct information flow top-down as well as
bottom-up manner.
Identifying Project Stakeholders
The first thing that needs to be done at the time of creating communication plan for a project is, to
identify stakeholders of the project and their information relevance (extent of information & time of
receiving/sharing information). Stakeholders could be customers (internal/external), vendors,
employees, partners, etc. and of course at different levels in the project organization with differential
interest, importance & influence over project.
Planning project communication:
It is important for project manager to categorize project stakeholders & identify apt communication
channels as per stakeholders’ category. Such arrangement will save project managers’ time during
project execution while dealing with amount of information he/she receives & has to communicate.
Just for example, some stakeholders necessarily have to receive certain information (e.g. project
sponsors to know about achievement/failure to achieve milestones in respect of specific timeline)
similarly; project planner can identify categories of project stakeholders such as follows
For each of the identified stakeholder category, there has to be modes of communication that we need
to establish as appropriate to the context of the project.
6.2 Communication Plan
© Zilicus Solutions 2012
Project manager need to be clear about how information would be gathered & shared–
 Receiving information: should it be through meeting (e.g. User Acceptance Test meeting
with customer) or over email (collect status of activities/issues over email or s/w tool from
team members )or some other means
 Sharing Information: should it be done through meeting (e.g. stakeholder meeting) &
then sharing MoM mail or over email (project activities are to be completed by team
members)
What can we expect from communication plan?
Sr.
No
To distribute/share To receive
1.1 Must Inform Must get response/update from
1.2 Should Inform Should get response/update from
1.3 Could Possibly Inform Could Possibly get update from
1.4 Need not inform Need not get update from
Sr.
No
Importance Other Factors
2.1 Critical | Information/action Immediate (time, frequency)
2.2 Mandatory | Information/action As per schedule (time, frequency)
2.3 Information only Email/press release/Language, format
2.4 For action & updates Authority to share/ receive/ commit
2.5 Can Ignore | Confidential Escalation Matrix for reference

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

สื่อสารแผนโครงการได้เรียบร้อยแล้วจัดส่งเฉพาะเมื่อคนทำงานร่วมกัน ทีมงานโครงการสามารถทำงานร่วมกันเท่านั้นเมื่อพวกเขารู้ว่าอะไรควรทำ และพวกเขาจะรู้นี้ เฉพาะเมื่อพวกเขาทราบมัน นั่นคือเหตุผลที่ชัดเจนทำไมองค์กรควรมีแผนการสื่อสาร การสื่อสารแผนคือการสร้างช่องทางที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องลำดับบนลงล่างเป็นลักษณะล่างขึ้นระบุโครงการเสียสิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อสร้างแผนการสื่อสารสำหรับโครงการ การมีส่วนได้เสียของโครงการและความเกี่ยวข้องข้อมูล (ขอบเขตของข้อมูลและเวลาที่ระบุ/ ร่วมรับข้อมูล) มีส่วนได้เสียอาจเป็นลูกค้า (ภายใน/ภายนอก), ผู้จัดจำหน่ายพนักงาน คู่ค้า etc. และของหลักสูตร ในระดับต่าง ๆ ในองค์กรโครงการที่แตกต่างกันสนใจ ความสำคัญ และมีอิทธิพลเหนือโครงการการวางแผนการสื่อสารโครงการ:เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการประเภทโครงการเสีย และระบุสื่อสารฉลาดช่องตามประเภทของของเสีย จัดเรียงดังกล่าวจะช่วยประหยัดเวลาของผู้จัดการโครงการระหว่างการดำเนินการโครงการในขณะที่จัดการกับข้อมูลของเขาได้รับ และมีการสื่อสารเพียงตัวอย่างหนึ่ง เสียบางอย่างจำเป็นต้องมีการรับข้อมูลบางอย่าง (เช่นโครงการผู้สนับสนุนที่เกี่ยวกับความสำเร็จ/ความล้มเหลวเพื่อให้เหตุการณ์สำคัญผิดเฉพาะเส้นเวลา)ในทำนองเดียวกัน วางแผนโครงการสามารถระบุประเภทของโครงการเสียเช่นนี้สำหรับแต่ละประเภทระบุมาตรการ จะต้องมี วิธีการสื่อสารที่เราต้องการสร้างตามความเหมาะสมกับบริบทของโครงการ6.2 สื่อสารแผน© Zilicus โซลูชั่น 2012โครงการผู้จัดการต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีข้อมูลจะถูกรวบรวม และใช้ร่วมกัน –รับข้อมูล: ควรจะผ่านการประชุม (เช่นประชุมผู้ทดสอบยอมรับกับลูกค้า) หรือ ทางอีเมล์ (เก็บสถานะของกิจกรรม/ประเด็นผ่านอีเมล์หรือ s/w เครื่องมือจากสมาชิกในทีม) หรือวิธีอื่นข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน: ควรจะกระทำผ่านการประชุม (เช่นผู้ประชุม) และแล้ว ร่วมกันจดหมายแม่หรือโออี (กิจกรรมจะเสร็จสมบูรณ์ โดยทีมงานโครงการสมาชิก)สิ่งที่เราสามารถคาดหวังจากแผนการสื่อสารSr.ไม่ใช่การกระจาย/หุ้นจะได้รับ1.1 ต้อง Inform ต้องได้รับการตอบรับ/ปรับปรุงจาก1.2 ควร Inform ควรได้รับการตอบรับ/ปรับปรุงจาก1.3 สามารถอาจแจ้งให้ทราบอาจจะได้รับการปรับปรุงจาก1.4 ต้องไม่แจ้งให้ทราบต้องการไม่ได้รับการปรับปรุงจากSr.ไม่ใช่ความสำคัญปัจจัยอื่น ๆ2.1 ความสำคัญ | Immediate ข้อมูล/การดำเนินการ (เวลา ความถี่)2.2 บังคับ | ข้อมูล/การดำเนินการตามกำหนดการ (เวลา ความถี่)2.3 ข้อมูลเฉพาะอีเมล์/ข่าว/ภาษา รูป2.4 ดำเนินการและปรับปรุงการใช้รับ / ส่ง2.5 สามารถละเว้น | เมตริกซ์การเลื่อนลับสำหรับการอ้างอิง

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

วางแผนการสื่อสารโครงการจะได้รับการส่งมอบที่ประสบความสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อคนที่ทำงานร่วมกัน
ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันเฉพาะเมื่อพวกเขารู้ว่าสิ่งที่พวกเขาควรจะทำอย่างไรและพวกเขาจะได้รู้ว่านี้เฉพาะเมื่อพวกเขาจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับมัน นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์กรที่ถูกต้องควรจะมีแผนการสื่อสาร การสื่อสารแผนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างช่องทางที่เหมาะสมที่จะให้การไหลของข้อมูลที่ถูกต้องจากบนลงล่างเช่นเดียวกับลักษณะจากล่างขึ้นบน. ระบุผู้มีส่วนได้เสียโครงการสิ่งแรกที่ต้องทำในช่วงเวลาของการสร้างแผนสื่อสารสำหรับโครงการคือการระบุผู้มีส่วนได้เสียของโครงการและความเกี่ยวข้องข้อมูลของพวกเขา (ขอบเขตของข้อมูลและเวลาของการรับ/ ใช้ข้อมูลร่วมกัน) ผู้มีส่วนได้เสียอาจจะเป็นลูกค้า (ภายใน / ภายนอก), ผู้ขาย, พนักงานคู่ค้า ฯลฯ และแน่นอนในระดับที่แตกต่างกันในองค์กรที่แตกต่างกันโครงการที่มีความสำคัญที่น่าสนใจและมีอิทธิพลเหนือโครงการ. การสื่อสารโครงการการวางแผน: มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อจัดหมวดหมู่ ผู้มีส่วนได้เสียโครงการและการสื่อสารระบุแนวโน้มที่ช่องตามประเภทผู้มีส่วนได้เสีย การจัดดังกล่าวจะช่วยประหยัดเวลาผู้จัดการโครงการในระหว่างการดำเนินโครงการในขณะที่การจัดการกับปริมาณของข้อมูลที่เขา / เธอได้รับและมีการสื่อสาร. เพียงแค่ยกตัวอย่างเช่นผู้มีส่วนได้เสียบางส่วนจำเป็นต้องได้รับข้อมูลบางอย่าง (เช่นโครงการให้การสนับสนุนความรู้เกี่ยวกับความสำเร็จ/ ล้มเหลวที่จะบรรลุ ความคืบหน้าในส่วนของระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง) ในทำนองเดียวกัน; วางแผนโครงการสามารถระบุประเภทของผู้มีส่วนได้เสียโครงการดังกล่าวดังต่อไปนี้สำหรับแต่ละประเภทผู้มีส่วนได้เสียระบุจะต้องมีรูปแบบของการสื่อสารที่เราต้องการที่จะสร้างตามความเหมาะสมกับบริบทของโครงการ. 6.2 การสื่อสารแผน© Zilicus โซลูชั่น 2012 จำเป็นต้องมีผู้จัดการโครงการ ต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและ shared- ข้อมูลที่ได้รับ: มันควรจะผ่านการประชุม (เช่นผู้ใช้ที่ประชุมการทดสอบการยอมรับกับลูกค้า) หรือผ่านทางอีเมล์ (เก็บสถานะของกิจกรรม / ปัญหาผ่านทางอีเมลหรือ s / เครื่องมือ W จากสมาชิกในทีม) หรือวิธีการอื่นใช้ข้อมูลร่วมกัน: มันควรจะทำผ่านการประชุม (เช่นการประชุมผู้มีส่วนได้เสีย) และจากนั้นร่วมกันMoM จดหมายหรืออีเมล (กิจกรรมโครงการจะแล้วเสร็จโดยทีมงานสมาชิก) สิ่งที่เราสามารถคาดหวังจากแผนการสื่อสารซีเนียร์ไม่มีเพื่อแจกจ่าย / หุ้นที่จะได้รับ1.1 ต้องแจ้งจะต้องได้รับการตอบ / ปรับปรุงจาก1.2 ควรแจ้งควรจะได้รับการตอบสนอง / ปรับปรุงจาก1.3 อาจจะสามารถแจ้งอาจจะสามารถได้รับการปรับปรุงจาก1.4 ไม่จำเป็นต้องแจ้งไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงจากซีเนียร์ไม่มีความสำคัญอื่นๆ ปัจจัย2.1 ที่สำคัญ | ข้อมูล / การดำเนินการทันที (เวลาความถี่) 2.2 บังคับ | ข้อมูล / การดำเนินการตามตารางเวลา (เวลาความถี่) 2.3 ข้อมูลเพียงอีเมล์ / ข่าวประชาสัมพันธ์ / ภาษา, รูปแบบ2.4 สำหรับการดำเนินการและผู้มีอำนาจในการปรับปรุงในการแบ่งปัน / รับ / commit 2.5 สามารถละเว้น | เมทริกซ์ที่เป็นความลับการเพิ่มสำหรับการอ้างอิง

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

โครงการวางแผน
การสื่อสารได้รับการจัดส่งเรียบร้อยแล้วเท่านั้น เมื่อ คน ทำงานด้วยกัน ทีมงานโครงการสามารถทำงานด้วยกันเท่านั้น
เมื่อพวกเขารู้ว่าสิ่งที่พวกเขาควรจะทำและพวกเขาจะรู้เรื่องนี้ เมื่อพวกเขาทราบเกี่ยวกับ
. นั่นคือเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมองค์กรต้องมีการวางแผนการสื่อสาร การสื่อสาร
วางแผนเกี่ยวกับการสร้างช่องทางที่เหมาะสม เพื่อให้ไหลลงข้อมูลที่ถูกต้อง ตลอดจนลักษณะล่าง

.
ระบุผู้มีส่วนได้เสียโครงการสิ่งแรกที่ต้องทำในช่วงเวลาของการสร้างแผนการสื่อสารสำหรับโครงการคือ

ระบุผู้มีส่วนได้เสียของโครงการและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ( ขอบเขตของเวลา&
รับข้อมูล หรือการแบ่งปันข้อมูล )ผู้มีส่วนได้เสียอาจเป็นลูกค้า ( ภายใน / ภายนอก ) ผู้ขาย
พนักงาน คู่ค้า ฯลฯ และแน่นอนในระดับที่แตกต่างกันในองค์กรโครงการด้วยค่า
&ความสนใจ ความสําคัญต่อการสื่อสารโครงการวางแผนโครงการ

มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการประเภทโครงการผู้มีส่วนได้เสีย&ระบุช่องทางการสื่อสาร
ฉลาดตามประเภท ผู้มีส่วนได้เสีย 'การจัดเรียงดังกล่าวจะช่วยให้ผู้บริหารโครงการเวลาระหว่าง
โครงการในขณะที่การจัดการกับปริมาณของข้อมูลที่เขา / เธอได้รับ&ได้สื่อสาร .
แค่ตัวอย่างเช่นบางผู้มีส่วนได้เสียต้องได้รับข้อมูลบางอย่าง ( เช่นโครงการ
ผู้สนับสนุนที่จะรู้เกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียน / ความล้มเหลวที่จะบรรลุความคืบหน้าในส่วนของระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจงเช่นเดียวกัน )
;วางแผนโครงการสามารถระบุประเภทของโครงการผู้มีส่วนได้เสีย เช่น ดังต่อไปนี้
ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของแต่ละประเภท จะต้องมีรูปแบบของการสื่อสารที่เราต้องการ
สร้างตามความเหมาะสมกับบริบทของโครงการ แผนการสื่อสาร

6.2 สงวนลิขสิทธิ์ zilicus โซลูชั่น 2012
ผู้จัดการโครงการจะต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่ข้อมูลจะถูกรวบรวม &แบ่งปัน–
ได้รับข้อมูลต้องผ่านการประชุม ( เช่นการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้ห้องประชุม
กับลูกค้า ) หรือทางอีเมล ( เก็บสถานะของกิจกรรม / ปัญหาทางอีเมลหรือ s / w
เครื่องมือจากสมาชิกทีม ) หรือบางวิธีอื่น ๆ
แบ่งปันข้อมูล : ควรทำผ่านประชุม ( ประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเช่น ) &
แล้วแบ่งแม่ผ่านทางไปรษณีย์ หรือ ผ่านอีเมล์ ( กิจกรรมโครงการจะเสร็จสมบูรณ์โดยสมาชิกทีม

)สิ่งที่เราสามารถคาดหวังจากแผนการสื่อสาร


คุณไม่แจก / แบ่งปันรับ
1.1 ต้องแจ้งต้องได้รับการตอบสนอง / ปรับปรุงจาก
1.2 ควรแจ้งควรได้รับการตอบสนอง / ปรับปรุงจาก
1.3 อาจแจ้งอาจจะได้รับการปรับปรุงจาก
1.4 ไม่ต้องแจ้งไม่ต้องได้รับการปรับปรุงจากคุณ


ไม่มีความสำคัญ ปัจจัยอื่น ๆที่สำคัญ |
2.1 ข้อมูล / ทันที ( ค่าเวลา )
22 ข้อบังคับ | ข้อมูล / ปฏิบัติการตามตารางเวลา ( ความถี่เวลา )
2.3 ข้อมูลเท่านั้น อีเมล์ / ประชาสัมพันธ์ / ภาษา รูปแบบการ&
2.4 การปรับปรุงอำนาจที่จะแบ่งปัน / รับ /
2.5 สามารถละเว้นการกระทำที่เป็นความลับสำหรับอ้างอิง
| เมทริกซ์