Here are some basic steps to follow

Here are some basic steps to follow when dealing with a customer’s complaint.
•Greet the customer, smile and tell them your name.
•Ask the customer for their name (always be respectful and use their title Mr, Mrs etc). Once they have given you their name continue using it throughout the discussion.
•Ask the customer the details of the complaint (it doesn’t work, couldn’t hear the microphone or the technician arrived late). Try not to interrupt the customer as people can become stressed when they are interrupted, particularly if it happens in the middle of a sentence.
•Acknowledge their distress about the problem. This is important as they won’t be interested in a solution until they have had their chance to vent their anger.
•Paraphrase their problem back to them to ensure you have all the facts and they are reassured that you have been listening to them.
•Offer a solution (exchange the faulty product, offer a reduction of fees).
•Give them something extra (an upgraded product, a discount on their next service, a voucher they can spend in the shop).
•Thank them for assisting you by pointing out a problem and apologise for their inconvenience. Take care not to admit liability for the problem, just apologise for their inconvenience and distress.
•Record details about the complaint such as customer’s name and contact details, the product or service, how you dealt with it and how the customer reacted.
•Ring the customer a few days later to see if they are satisfied with their replaced product. Follow up after a problem ensures repeat business.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

บางขั้นตอนพื้นฐานต่อเมื่อจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้าได้•Greet ลูกค้า ยิ้ม และบอกชื่อของพวกเขา•Ask ลูกค้าชื่อ (เสมอเคารพ และใช้ของพวกเขาชื่อนาย นางฯลฯ) เมื่อพวกเขามีให้คุณชื่อยังคงใช้ตลอดการสนทนา•Ask ลูกค้ารายละเอียดของการร้องเรียน (มันไม่ทำงาน ไม่ได้ยินเสียงไมโครโฟน หรือช่างเทคนิคมาถึงล่าช้า) พยายามที่ไม่ขัดจังหวะลูกค้าเป็นคนที่สามารถกลายเป็นเน้นเมื่อพวกเขาถูกขัดจังหวะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเกิดกลางประโยค•Acknowledge ทุกข์ของพวกเขาเกี่ยวกับปัญหาการ นี้เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่สนใจในการแก้ปัญหาจนกว่าจะมีโอกาสของการระบายความโกรธของตน•Paraphrase ปัญหากลับไปให้คุณได้ทุกข้อเท็จจริงและพวกเขาเป็นมั่นว่า คุณได้รับฟังพวกเขา•Offer โซลูชั่น (แลกผลิตภัณฑ์ชำรุด นำเสนอลดค่าธรรมเนียม)•Give พวกเขาบางสิ่งบางอย่างเพิ่มเติม (มีการอัพเกรดผลิตภัณฑ์ ส่วนลดในบริการถัดไป สำคัญที่พวกเขาสามารถใช้จ่ายในร้าน)•Thank สำหรับการให้ความช่วยเหลือโดยชี้ปัญหาออก และ apologise สำหรับความไม่สะดวกของพวกเขา ดูแลไม่ให้ยอมรับความรับผิดชอบสำหรับปัญหา apologise เพียงความไม่สะดวกและความทุกข์•Record รายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียนเช่นลูกค้าชื่อ และรายละเอียดการติดต่อ ผลิตภัณฑ์ หรือ บริการ วิธีคุณแจกมันและปฏิกิริยาที่เกิดกับลูกค้าวิธีขึ้น•Ring กี่วันต่อมาให้ลูกค้าดูว่า พวกเขาพอใจกับผลิตภัณฑ์ของตนแทน ติดตามหลังจากปัญหาซ้ำเพื่อให้แน่ใจ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

นี่คือบางส่วนขั้นตอนพื้นฐานที่จะปฏิบัติตามเมื่อจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้ามี.
•ทักทายลูกค้า, รอยยิ้มและบอกพวกเขาว่าชื่อของคุณ.
•ถามลูกค้าสำหรับชื่อของพวกเขา (มักจะเคารพและใช้ชื่อนายของพวกเขานาง ฯลฯ ) เมื่อพวกเขาได้ให้คุณชื่อของพวกเขายังคงใช้มันตลอดการอภิปราย.
•ถามลูกค้ารายละเอียดของการร้องเรียน (มันไม่ทำงานไม่สามารถได้ยินเสียงไมโครโฟนหรือช่างมาถึงปลาย) พยายามที่จะไม่หยุดยั้งของลูกค้าเป็นคนที่จะกลายเป็นเครียดเมื่อพวกเขาถูกขัดจังหวะโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันเกิดขึ้นในช่วงกลางของประโยค.
•รับทราบความทุกข์ของพวกเขาเกี่ยวกับปัญหา นี้เป็นสิ่งสำคัญที่พวกเขาจะไม่สนใจในการแก้ปัญหาจนกว่าพวกเขาจะมีโอกาสที่จะระบายความโกรธของพวกเขา.
•ถอดความปัญหาของพวกเขากลับไปให้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อเท็จจริงทั้งหมดและพวกเขาจะมั่นใจว่าคุณได้รับฟังพวกเขา
•นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา (แลกเปลี่ยนสินค้าที่ผิดพลาด, มีการลดลงของค่าธรรมเนียม).
•ให้พวกเขามีสิ่งที่พิเศษ (ผลิตภัณฑ์อัพเกรด, ส่วนลดในการให้บริการต่อไปของพวกเขา, บัตรกำนัลพวกเขาสามารถใช้ในร้านก).
•ขอขอบคุณพวกเขาสำหรับความช่วยเหลือคุณ โดยชี้ให้เห็นปัญหาและต้องขออภัยในความไม่สะดวกของพวกเขา ดูแลไม่ให้ยอมรับความรับผิดสำหรับปัญหาที่เกิดขึ้นเพียงแค่ต้องขออภัยในความไม่สะดวกและความทุกข์ของพวกเขา.
•บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับการร้องเรียนเช่นชื่อของลูกค้าและรายละเอียดการติดต่อ, ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่วิธีที่คุณจัดการกับมันและวิธีการที่ลูกค้ามีปฏิกิริยาตอบสนอง.
•แหวน ลูกค้าไม่กี่วันหลังจากนั้นจะดูว่าพวกเขามีความพึงพอใจกับผลิตภัณฑ์ของพวกเขาแทนที่ ติดตามหลังจากที่เกิดปัญหาจะทำให้มั่นใจธุรกิจซ้ำ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ที่นี่มีบางขั้นตอนพื้นฐานที่จะปฏิบัติตามเมื่อจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้า .
- ทักทายลูกค้า ยิ้มและบอกพวกเขาชื่อของคุณ .
- ขอให้ลูกค้า สำหรับชื่อของพวกเขา ( มักจะให้ความเคารพ และใช้ชื่อนาย , นาง ฯลฯ ) เมื่อพวกเขาได้ให้คุณชื่อของพวกเขายังคงใช้มัน ตลอดการสนทนา
- ขอให้ลูกค้า รายละเอียดของข้อร้องเรียน ( มันไม่ได้ทำงานไม่ได้ยินเสียงไมโครโฟนหรือช่างเทคนิคมาถึงช้า ) พยายามอย่ารบกวนลูกค้าเป็นบุคคลที่สามารถกลายเป็นเครียดเมื่อพวกเขาถูกขัดจังหวะโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันเกิดขึ้นในกลางของประโยค .
- ยอมรับความทุกข์ของพวกเขาเกี่ยวกับปัญหานี้ นี้เป็นสิ่งสำคัญที่พวกเขาจะไม่สนใจในการแก้ปัญหาจนกว่าพวกเขาจะได้มีโอกาสที่จะระบายความโกรธของพวกเขา .
บริการถอดความปัญหาของพวกเขากลับมาเพื่อให้แน่ใจว่า คุณมีข้อเท็จจริงทั้งหมดและพวกเขาจะมั่นใจว่าคุณได้รับฟังพวกเขา .
- เสนอโซลูชั่น ( ตราผลิตภัณฑ์ มีข้อเสนอการลดลงของค่า )
- ให้อะไรพิเศษ ( ปรับสินค้า , ส่วนลดในการบริการต่อไปของพวกเขา คูปองพวกเขาสามารถใช้จ่ายในร้าน ) .
- ขอบคุณพวกเขาสำหรับความช่วยเหลือคุณ โดยชี้ว่า ปัญหาและขอโทษในความไม่สะดวกของพวกเขา ดูแลไม่ให้ยอมรับความรับผิดสำหรับปัญหา แค่ขอโทษสำหรับความไม่สะดวกและทุกข์ .
- บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับข้อร้องเรียนของลูกค้า เช่น ชื่อ และรายละเอียดการติดต่อ , ผลิตภัณฑ์หรือบริการ วิธีที่คุณจัดการกับมันและวิธีการที่ลูกค้ามีปฏิกิริยาตอบสนอง
- แหวนลูกค้าหลังจากนั้นไม่กี่วันเพื่อดูว่าพวกเขามีความพึงพอใจกับการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ ติดตาม หลังจากมีปัญหาช่วยให้ธุรกิจซ้ำ .