Parts of a MemoStandard memos are d

Parts of a Memo

Standard memos are divided into segments to organize the information and to help achieve the writer's purpose.

Heading Segment

The heading segment follows this general format:

TO: (readers' names and job titles)

FROM: (your name and job title)

DATE: (complete and current date)

SUBJECT: (what the memo is about, highlighted in some way)

Make sure you address the reader by his or her correct name and job title. You might call the

company president "Maxi" on the golf course or in an informal note, but "Rita Maxwell,

President" would be more appropriate for a formal memo. Be specific and concise in your

subject line. For example, "Clothes" as a subject line could mean anything from a dress code

update to a production issue. Instead use something like, "Fall Clothes Line Promotion."

Opening Segment

The purpose of a memo is usually found in the opening paragraph and includes: the purpose of

the memo, the context and problem, and the specific assignment or task. Before indulging the

reader with details and the context, give the reader a brief overview of what the memo will be

about. Choosing how specific your introduction will be depends on your memo plan style. The

more direct the memo plan, the more explicit the introduction should be. Including the purpose

of the memo will help clarify the reason the audience should read this document. The

introduction should be brief, and should be approximately the length of a short paragraph.

Context

The context is the event, circumstance, or background of the problem you are solving. You may

use a paragraph or a few sentences to establish the background and state the problem. Oftentimes

it is sufficient to use the opening of a sentence to completely explain the context, such as,

"Through market research and analysis..."

Include only what your reader needs, but be sure it is clear.

Task Segment

One essential portion of a memo is the task statement where you should describe what you are

doing to help solve the problem. If the action was requested, your task may be indicated by a

sentence opening like,

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ส่วนของบันทึกบันทึกช่วยจำมาตรฐานมีการแบ่งออกเป็นกลุ่มการจัดระเบียบข้อมูลและเพื่อช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้เขียน. ส่วนงานหัวเรื่องส่วนหัวข้อต่อไปนี้รูปแบบโดยทั่วไป: TO: (ชื่อของผู้อ่านและชื่องาน) จาก: (ชื่อเรื่องชื่อและงานของคุณ ) วันที่: (วันที่สมบูรณ์และปัจจุบัน) เรื่อง (บันทึกสิ่งที่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเน้นในทางใดทางหนึ่ง) ให้แน่ใจว่าคุณผู้อ่านที่อยู่ในชื่อของเขาหรือเธอที่ถูกต้องและชื่องาน คุณอาจจะเรียกประธาน บริษัท "Maxi" ในสนามกอล์ฟหรือในบันทึกทางการ แต่ "ริต้าแมกซ์เวลประธาน" จะมีความเหมาะสมมากขึ้นสำหรับการบันทึกอย่างเป็นทางการ เฉพาะเจาะจงและรัดกุมของคุณในบรรทัดเรื่อง ยกตัวอย่างเช่น "เสื้อผ้า" ที่บรรทัดเรื่องอาจหมายถึงอะไรจากการแต่งกายการปรับปรุงปัญหาการผลิต แทนที่จะใช้สิ่งที่ต้องการ "ฤดูใบไม้ร่วงเสื้อผ้าสายโปรโมชั่น." เปิดเซกเมนต์วัตถุประสงค์ของบันทึกที่พบมักจะอยู่ในย่อหน้าเปิดและรวมถึงวัตถุประสงค์ของการบันทึกบริบทและปัญหาที่เกิดขึ้นและการกำหนดที่เฉพาะเจาะจงหรืองาน ก่อนที่จะผ่อนคลายผู้อ่านมีรายละเอียดและบริบทที่ให้ผู้อ่านภาพรวมคร่าวๆของสิ่งที่จะได้รับการบันทึกเกี่ยวกับ การเลือกวิธีการเฉพาะการแนะนำของคุณจะขึ้นอยู่กับรูปแบบของแผนบันทึกของคุณ เพิ่มเติมโดยตรงแผนบันทึกที่ชัดเจนมากขึ้นแนะนำที่ควรจะเป็น รวมทั้งวัตถุประสงค์ของบันทึกจะช่วยให้ชี้แจงเหตุผลที่ผู้ชมควรอ่านเอกสารนี้ แนะนำควรจะเป็นช่วงสั้น ๆ และควรจะประมาณความยาวของวรรคสั้น. บริบทบริบทเป็นกรณีที่สถานการณ์หรือพื้นหลังของปัญหาที่คุณแก้ คุณอาจจะใช้วรรคหนึ่งหรือไม่กี่ประโยคเพื่อสร้างพื้นหลังและระบุปัญหาที่เกิดขึ้น บ่อยครั้งที่มันเพียงพอที่จะใช้เปิดประโยคเพื่ออธิบายบริบทเช่น"ผ่านการวิจัยตลาดและการวิเคราะห์ ... " รวมเฉพาะสิ่งที่ความต้องการของผู้อ่านของคุณ แต่ต้องแน่ใจว่ามันเป็นที่ชัดเจน. ส่วนงานงานส่วนหนึ่งที่สำคัญของบันทึกเป็นคำสั่งงานที่คุณควรจะอธิบายสิ่งที่คุณกำลังทำเพื่อช่วยแก้ปัญหา หากการดำเนินการที่ได้รับการร้องของานของคุณอาจจะถูกระบุโดยเปิดประโยคเช่น

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ส่วนของบันทึก

มาตรฐานบันทึกแบ่งออกเป็นกลุ่มเพื่อจัดระเบียบข้อมูลและเพื่อให้บรรลุจุดประสงค์ของนักเขียน

ไปส่วน

หัวเรื่องส่วนตามรูปแบบทั่วไป :

: ( อ่านชื่องาน )

: ( ชื่อของคุณและชื่องาน )

วันที่ : ( สมบูรณ์ และวันที่ปัจจุบัน )

เรื่อง : ( สิ่งที่บันทึกเกี่ยวกับการเน้นในบางวิธี )

ให้แน่ใจว่าคุณที่อยู่ผู้อ่านของเขาหรือเธอชื่อที่ถูกต้องและชื่องาน คุณอาจเรียก

ประธานบริษัท " Maxi " ในสนามกอล์ฟหรือในแบบบันทึก แต่ " ริต้าแมกซ์เวล

ประธาน " จะเหมาะสมกว่า สำหรับแบบบันทึก เฉพาะเจาะจง และกระชับใน

เรื่องเส้น ตัวอย่างเช่น " เสื้อผ้า " เป็นบรรทัดเรื่อง อาจหมายถึงอะไรจากชุดรหัส

ปรับปรุงการผลิต ปัญหาแทนที่จะใช้บางอย่างเช่น " ตกลงโปรโมชั่นเสื้อผ้า "

เปิดเซ็กเมนต์

จุดประสงค์ของบันทึกมักจะพบในย่อหน้าเปิดและรวมถึงวัตถุประสงค์ของ

บันทึกบริบทและปัญหา และเฉพาะงาน หรืองาน ก่อนที่โอ๋

อ่านที่มีรายละเอียดและเนื้อหาให้อ่านเป็นภาพรวมคร่าวๆของสิ่งที่บันทึกจะ

เกี่ยวกับการเลือกวิธีเฉพาะเจาะจง การแนะนำของคุณจะขึ้นอยู่กับรูปแบบแผน บันทึกของคุณ

โดยตรงมากกว่าการบันทึกแผนการ ยิ่งชัดเจน เบื้องต้นควรจะ รวมถึงวัตถุประสงค์

ของบันทึกจะช่วยชี้แจงเหตุผลที่คนดูควรอ่านเอกสารนี้

แนะนำควรจะสั้น และควรมีขนาดความยาวของย่อหน้าสั้น ๆ .



บริบทบริบทคือเหตุการณ์สภาพแวดล้อมหรือภูมิหลังของปัญหาที่คุณแก้ไข คุณอาจ

ใช้ย่อหน้าหรือสองสามประโยคเพื่อสร้างภูมิหลังและสภาพปัญหา บ่อยครั้งที่

ก็เพียงพอที่จะใช้เปิดประโยคที่สมบูรณ์อธิบายบริบท เช่น

" ผ่านการวิจัยตลาดและการวิเคราะห์ . . . . . . . "

รวมเฉพาะสิ่งที่ผู้อ่านของคุณต้องการ แต่ให้แน่ใจว่ามันเป็นที่ชัดเจน



งานส่วนหนึ่งส่วนที่สำคัญของการบันทึกคำสั่งงานที่คุณควรอธิบายสิ่งที่คุณ

มาช่วยแก้ปัญหา ถ้าการกระทำที่ร้องของานของคุณอาจจะแสดงด้วย

ประโยคเปิดเช่น