Meetings are unpopular because they

Meetings are unpopular because they take up time--usually that of many people. However, there are good meetings and there are bad meetings. Meetings can be an excellent use of time when they are well-run. Unfortunately, the converse is also true, and it seems that time-wasting, poorly run meetings are far too common.

This article describes 6 rules of meeting management that can help make meeting more productive and less frustrating. Each of the rules requires commitment from all participants.

Golden Rule #1: Run your meetings as you would have others run the meetings that you attend.
This is the most fundamental Golden Rule of Meeting Management. Running an effective meeting--or being a good meeting participant--is all about being considerate of others. All the other Golden Rules of meeting management flow from this principle.

Golden Rule #2: Be prepared and ensure that all the participants can be as well.
Distribute the meeting agenda a day before the meeting (earlier if there is a lot of advance reading or preparation to do) and make sure everyone has access to any relevant background materials.

Participants, of course, have the obligation of reviewing the agenda and background materials and arriving at the meeting prepared. If the meeting organizer has not provided adequate information about the objectives of the meeting, the participants should take the initiative to ask. No one should arrive at a meeting not knowing why they are there--and what is supposed to be accomplished.

If there is nothing to put on the agenda, the organizer should ask him/herself whether there really needs to be a meeting.

Golden Rule #3: Stick to a schedule.
Start the meeting on time and end it on time (or even early). Starting on time requires discipline by the organizer and the participants. Arriving late shows a lack of consideration for all those who were on time. But if all participants know that the organizer is going to start the meeting right on time, there is a much greater likelihood that everyone else will make the effort to be punctual.

Finishing in a timely manner is also crucial. If everyone agreed that the meeting would last an hour, the meeting should not run any longer than that. Keeping the agenda realistic is important, of course. Finally, if only 20 minutes are required to accomplish the meeting objectives, the meeting should end after only 20 minutes. It would be a waste of everyone's time to let it go on any longer than that.

The time at which the meeting is scheduled is also important. Scheduling regular meetings for inconvenient times (e.g. after the end of the official work day) can have a very negative impact on morale. Emergencies are a reality for most organizations and may necessitate meetings at odd times, but routine meetings should be scheduled at a time that is reasonably convenient for the participants.

Golden Rule #4: Stay on topic.
Most groups have at least one person who tends to go off on a tangent or tell irrelevant* war stories during meetings. Whether this is the organizer or one of the participants, all meeting participants have the responsibility of gently guiding the meeting back to the substantive agenda items.

*Note: Not all storytelling is bad; storytelling can be very useful if it is being used deliberately as a mentoring or teaching tool.

Golden Rule #5: Don't hold unnecessary meetings.
Carefully assess how often routine meetings really need to be held. For example, if you have daily staff meetings, how productive are they? Can they be held less frequently? Or, perhaps, can they be held standing up someplace and kept to a few minutes? Staff meetings are crucial vehicles for maintaining good communication in the office, but it is important to find the right balance between good communication and productive uses of time.

Golden Rule #6: Wrap up meetings with a clear statement of the next steps and who is to take them.
If any decisions were made at the meeting (even if the decision was to "study the issue more") the meeting organizer should clearly summarize what needs to be done and who is going to do it. If the organizer fails to do this, one of the participants should take the initiative to speak up and request clarification of the next steps. This is crucial. If the participants leave the meeting and no one is accountable for taking action on the decisions that were made, then the meeting will have been a waste of everyone's time.

These simple rules can go a long way in making meetings more productive. Implementing them is not always easy, as they require preparation and discipline, but doing so can make a huge difference to the productivity of your organization.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ประชุมมีกฏหมายเนื่องจากใช้เวลา - ปกติที่หลายคน อย่างไรก็ตาม มีการประชุมที่ดี และมีการประชุมไม่ถูกต้อง ประชุมสามารถใช้การดีเวลาเมื่อพวกเขาจะใช้ห้องพัก อับ ตรงกันข้ามเป็นจริง และดูเหมือนประชุมใช้เวลาเสีย งานทั่วไปไกล บทความนี้อธิบายกฎ 6 ประชุมจัดการที่สามารถช่วยให้การประชุมมากขึ้น และน้อยน่าผิดหวัง กฎแต่ละต้องมีความมุ่งมั่นจากผู้เรียนทั้งหมด กฎทอง #1: เรียกประชุมของคุณมีคนอื่นวิ่งการประชุมที่คุณเข้าร่วมนี่คือพื้นฐานสุดทองกฎของการประชุมผู้บริหาร ทำงานการประชุมมีประสิทธิภาพ - หรือดีคือผู้เข้าร่วมประชุม - การมีน้ำใจของผู้อื่น กฎทั้งหมดอื่น ๆ ทองประชุมจัดการไหลจากหลักการนี้ กฎทอง #2: เตรียม และให้แน่ใจว่า ทุกคนสามารถเป็นเช่นกระจายเป็นวาระวันก่อนการประชุม (ก่อนหน้านี้ถ้ามีมากอ่านล่วงหน้าหรือเตรียมทำ) และให้แน่ใจว่า ทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงวัสดุพื้นหลังที่เกี่ยวข้องใด ๆ นอกจากนี้ผู้เข้าร่วม แน่นอน มีหน้าที่ตรวจทานวัสดุพื้นหลังและวาระการประชุม และประชุมเตรียม ถ้าที่ประชุมไม่ได้ให้ข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม ผู้เข้าร่วมควรจะถามทำไม ไม่ควรมาถึงที่ประชุมไม่ทราบว่าทำไมพวกเขามี - และสิ่งที่ควรต้องทำให้สำเร็จ ถ้ามีสิ่งใดที่จะใส่ในวาระการประชุม ผู้จัดงานควรถามเขา/ตัวเองว่า มีจริง ๆ จำเป็นต้องมีการประชุม กฎทอง #3: ติดกับกำหนดการเริ่มประชุมเวลา และสิ้นสุดเวลา (หรือแม้แต่ต้น) เริ่มต้นในเวลาต้องการระเบียบวินัย โดยผู้จัดการและผู้เข้าร่วม เดินสายแสดงขาดการพิจารณาสำหรับผู้ที่มีเวลา แต่ถ้าผู้เข้าร่วมทั้งหมดทราบว่า ผู้ที่จะเริ่มการประชุมเวลาบน มีโอกาสสูงที่มาก ที่คนอื่นจะทำให้ความพยายามที่จะช้า ในเวลาเหมาะสมก็สำคัญ ถ้าทุกคนเห็นว่า การประชุมจะสุดท้ายชั่วโมง การประชุมควรไม่ใช้ได้นานกว่าที่ รักษาวาระการประชุมที่จริงมีความสำคัญ หลักสูตร ในที่สุด หากเพียง 20 นาทีจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์การประชุม การประชุมควรจบหลังเพียง 20 นาที มันจะเสียเวลาของทุกคนเพื่อให้มันไปได้นานกว่าที่ เวลาที่มีกำหนดการประชุมเป็นสิ่งสำคัญที่ กำหนดการประชุมปกติเวลาไม่สะดวก (เช่นหลังจากการสิ้นสุดของวันทำงานอย่างเป็นทางการ) ได้มากเท่าใดในขวัญ ฉุกเฉินจะเป็นจริงสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ และอาจผนวกการประชุมเวลาคี่ แต่ควรจัดกำหนดการเวลาที่ค่อนข้างสะดวกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นประจำ กฎทอง #4: อยู่ในหัวข้อกลุ่มส่วนใหญ่มีน้อยคนที่มีแนวโน้มไปปิดในการแทนเจนต์ หรือบอกความเกี่ยวข้อง * สงครามเรื่องราวระหว่างการประชุม ว่าเป็นผู้จัดการหรือผู้ที่เข้าร่วมอย่างใดอย่างหนึ่ง ร่วมประชุมมีความรับผิดชอบของเบา ๆ แนะนำประชุมวาระแน่นไป * หมายเหตุ: storytelling ไม่ไม่ดี storytelling จะมีประโยชน์มากถ้ามีการใช้โดยเจตนาเป็นเครื่องมือปรึกษา หรือสอน กฎทอง #5: ไม่ค้างประชุมไม่จำเป็นอย่างรอบคอบประเมินบ่อยประชุมประจำต้องการจริง ๆ จัด ตัวอย่าง ถ้าคุณมีการประชุมพนักงานประจำวัน วิธีผลิตพวกเขาคือ สามารถจะจัดเก็บได้น้อย หรือ ที พวกเขาสามารถจัดยืนอะไร และเก็บไว้ไม่กี่นาที ประชุมพนักงานเป็นยานพาหนะสำคัญสำหรับรักษาการสื่อสารที่ดีในสำนักงาน แต่สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาสมดุล ระหว่างการสื่อสารที่ดี และมีประสิทธิผลใช้เวลา กฎทอง #6: ห่อประชุมกับคำสั่งที่ชัดเจนของขั้นตอนถัดไปและการที่จะนำพวกเขาถ้าตัดสินใจใด ๆ ได้ในการประชุม (แม้ว่าการตัดสินใจที่จะ "ศึกษาปัญหาเพิ่มเติม") ผู้จัดการประชุมควรชัดเจนสรุปที่ต้องทำและที่กำลังจะทำ ถ้าผู้จัดการไม่สามารถทำเช่นนี้ หนึ่งในผู้เข้าร่วมควรจะริเริ่มพูดขึ้น และขอชี้แจงในขั้นตอนถัดไป นี้เป็นสิ่งสำคัญ ถ้าผู้เข้าร่วมออกจากการประชุม และไม่มีใครรับผิดชอบดำเนินการตัดสินใจที่เกิดขึ้น แล้วการประชุมจะได้เสียเวลาของทุกคน กฎง่าย ๆ เหล่านี้สามารถไปแบบทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้งานได้เสมอง่าย เป็นพวกเขาต้องการเตรียมการและวินัย ทำให้สามารถสร้างความแตกต่างมากกับองค์กรของคุณ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การประชุมเป็นที่นิยมเพราะพวกเขาใช้เวลาถึงเวลา - ปกติของคนจำนวนมาก แต่มีการประชุมที่ดีและมีการประชุมที่ไม่ดี การประชุมสามารถใช้งานที่ดีของเวลาที่พวกเขาเป็นอย่างดีวิ่ง แต่น่าเสียดายที่การสนทนายังเป็นจริงและดูเหมือนว่าการสูญเสียเวลาการประชุมทำงานไม่ดีที่อยู่ห่างไกลกัน. บทความนี้อธิบายถึง 6 กฎของการจัดการประชุมที่สามารถช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำลายน้อย แต่ละกฎต้องมีความมุ่งมั่นจากผู้เข้าร่วมทั้งหมด. กฎทอง # 1:. เรียกประชุมของคุณในขณะที่คุณจะมีคนอื่น ๆ ที่ทำงานการประชุมที่คุณเข้าร่วมการประชุมนี้เป็นกฎทองพื้นฐานที่สุดของการจัดการประชุม วิ่งการประชุมที่มีประสิทธิภาพ - หรือเป็นผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี - เป็นทั้งหมดเกี่ยวกับการมีน้ำใจของคนอื่น ๆ ทุกกฎทองอื่น ๆ ของการประชุมการจัดการการไหลจากหลักการนี้. โกลเด้นกฎ # 2: ได้รับการเตรียมความพร้อมและสร้างความมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถเช่นกัน. กระจายวาระการประชุมก่อนการประชุมวัน (ก่อนหน้านี้ว่ามีเป็นจำนวนมากของการอ่านล่วงหน้า หรือการเตรียมความพร้อมที่จะทำ) และทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีการเข้าถึงวัสดุพื้นหลังที่เกี่ยวข้องใด ๆ . ผู้เข้าร่วมกิจกรรมของหลักสูตรที่มีหน้าที่ในการตรวจสอบของวาระการประชุมและวัสดุพื้นหลังและที่เดินทางมาถึงที่ประชุมเตรียม ถ้าผู้จัดการประชุมไม่ได้ให้ข้อมูลที่เพียงพอเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ผู้เข้าร่วมควรใช้ความคิดริเริ่มที่จะถาม ไม่มีใครควรจะมาถึงในที่ประชุมไม่ทราบว่าทำไมพวกเขาจะมี - และสิ่งที่ควรจะทำได้. หากมีอะไรที่จะใส่ในวาระการประชุมการจัดงานควรถามเขา / เธอจริงๆไม่ว่าจะมีความต้องการที่จะมีการประชุม. โกลเด้น กฎ # 3: ติดตาราง. เริ่มประชุมในเวลาและสิ้นสุดในเวลา (หรือแม้กระทั่งต้น) เริ่มต้นในเวลาที่ต้องมีวินัยโดยผู้จัดงานและผู้เข้าร่วม ที่เดินทางมาถึงในช่วงปลายแสดงให้เห็นถึงการขาดการพิจารณาสำหรับผู้ที่อยู่ในช่วงเวลาที่ แต่ถ้าผู้เข้าร่วมทุกคนรู้ว่าการจัดงานจะเริ่มการประชุมที่เหมาะสมในเวลาที่มีความเป็นไปได้มากขึ้นว่าคนอื่นจะทำให้ความพยายามที่จะตรงต่อเวลา. เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสมนอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าทุกคนเห็นพ้องกันว่าการประชุมจะผ่านชั่วโมงที่ประชุมไม่ควรใช้ใด ๆ อีกต่อไปกว่านั้น รักษาวาระจริงเป็นสิ่งสำคัญของหลักสูตร สุดท้ายหากเพียง 20 นาทีจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์การประชุมที่ประชุมควรจะจบหลังจากนั้นเพียง 20 นาที มันจะเสียเวลาของทุกคนที่จะให้มันไปในที่ใด ๆ อีกต่อไปกว่านั้น. เวลาที่ประชุมมีกำหนดเป็นสิ่งที่สำคัญ การจัดตารางการประชุมปกติสำหรับเวลาที่ไม่สะดวก (เช่นหลังจากการสิ้นสุดของวันทำงานอย่างเป็นทางการ) จะมีผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจมาก กรณีฉุกเฉินที่มีความเป็นจริงสำหรับองค์กรมากที่สุดและอาจจำเป็นต้องมีการประชุมในช่วงเวลาที่แปลก แต่การประชุมประจำควรจะกำหนดไว้ในเวลาที่สมควรสะดวกสำหรับผู้เข้าร่วม. โกลเด้นกฎ # 4: อยู่ในหัวข้อ. กลุ่มส่วนใหญ่จะมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีแนวโน้ม ที่จะไปปิดที่สัมผัสหรือบอกไม่เกี่ยวข้องเรื่องสงคราม * ในระหว่างการประชุม ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดหรือหนึ่งในผู้เข้าร่วมที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความรับผิดชอบในการประชุมแนวทางเบา ๆ กลับไปที่วาระการประชุมที่สำคัญ. * หมายเหตุ: การเล่าเรื่องที่ไม่ได้ทั้งหมดจะไม่ดี; การเล่าเรื่องจะมีประโยชน์มากถ้ามันจะถูกใช้โดยเจตนาเป็นเครื่องมือในการให้คำปรึกษาหรือการเรียนการสอน. โกลเด้นกฎ # 5: อย่ามีการประชุมที่ไม่จำเป็น. อย่างระมัดระวังประเมินว่าการประชุมประจำมักจะต้องการจริงๆที่จะจัดขึ้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีการประชุมพนักงานรายวัน, วิธีการผลิตที่พวกเขา? พวกเขาสามารถที่จะจัดขึ้นบ่อยน้อยลงหรือไม่ หรือบางทีพวกเขาสามารถที่จะจัดขึ้นยืนขึ้นและบางแห่งจะเก็บไว้ไม่กี่นาที? การประชุมเจ้าหน้าที่เป็นยานพาหนะที่สำคัญในการรักษาการสื่อสารที่ดีในสำนักงาน แต่มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะหาสมดุลระหว่างการสื่อสารที่ดีและการใช้การผลิตของเวลา. โกลเด้นกฎ # 6: ห่อขึ้นการประชุมร่วมกับคำสั่งที่ชัดเจนในขั้นตอนต่อไปและผู้ที่เป็น จะพาพวกเขา. หากการตัดสินใจใด ๆ ที่ถูกสร้างขึ้นในที่ประชุม (แม้ว่าการตัดสินใจก็คือ "ศึกษาปัญหามากขึ้น") จัดประชุมชัดเจนควรสรุปสิ่งที่ต้องทำและผู้ที่จะทำมัน ถ้าจัดงานล้มเหลวในการทำเช่นนี้เป็นหนึ่งในผู้เข้าร่วมควรใช้ความคิดริเริ่มที่จะพูดขึ้นและขอชี้แจงขั้นตอนต่อไป นี้เป็นสิ่งสำคัญ หากผู้เข้าร่วมออกจากการประชุมและไม่มีใครมีความรับผิดชอบสำหรับการดำเนินการในการตัดสินใจที่ถูกสร้างขึ้นมาจากนั้นที่ประชุมจะได้รับการเสียเวลาของทุกคน. กฎง่ายๆเหล่านี้สามารถไปทางยาวในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้พวกเขาไม่ได้เป็นเรื่องง่ายเสมอเช่นที่พวกเขาจำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมและมีระเบียบวินัย แต่การทำเช่นนั้นสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการผลิตขององค์กรของคุณ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

การประชุมจะไม่เป็นที่นิยมเพราะพวกเขาใช้เวลาถึงเวลาปกติที่หลายๆ คน อย่างไรก็ตาม มีการประชุม และมีการประชุมที่ไม่ดี การประชุมสามารถใช้ที่ยอดเยี่ยมของเวลาเมื่อพวกเขาจะใช้ แต่น่าเสียดายที่การสนทนาจะเป็นจริง และดูเหมือนว่า เสียเวลางานวิ่งไกลเกินไป , การประชุมทั่วไป .

บทความนี้อธิบายถึง 6 กฎของการจัดการประชุมที่สามารถช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและหงุดหงิดน้อยลง แต่ละกฎ ต้องมีความมุ่งมั่น จากผู้เข้าร่วมทั้งหมด .

กฎทอง# 1 : เรียกประชุมของคุณที่คุณต้องการให้ผู้อื่นเรียกประชุมที่คุณเข้าร่วม
นี่คือกฎพื้นฐานที่สุดของการจัดการประชุม .เปิดการประชุม . . . หรือเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมที่ดี -- ทั้งหมดเกี่ยวกับการเห็นอกเห็นใจผู้อื่น ทั้งหมดอื่น ๆ กฎทองของการไหลของการจัดการประชุม จากหลักการนี้

กฎทอง# 2 : เตรียมและให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดได้เป็นอย่างดี
แจกวาระการประชุม ก่อนวันประชุมผู้ถือหุ้น ( ก่อนหน้านี้ถ้ามีมากล่วงหน้าอ่าน หรือเตรียมที่จะทำ ) และให้แน่ใจว่าทุกคนมีการเข้าถึงวัสดุพื้นหลังใด ๆที่เกี่ยวข้อง .

คน แน่นอน มีหน้าที่ตรวจสอบวาระการประชุมและพื้นหลังวัสดุและมาถึงที่ ประชุมเตรียมความพร้อมถ้าการประชุมจัดไม่ได้ให้ข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม ผู้เข้าร่วมควรใช้ความคิดริเริ่มที่จะถาม ไม่มีใครควรจะมาถึงในที่ประชุม ไม่รู้ว่าทำไมพวกเขามี -- และสิ่งที่ควรจะได้

ถ้าไม่มีใส่ในวาระการประชุม ผู้จัดควรถามเขา / เธอว่ามันต้องประชุม

กฎทอง# 3 : ติดกับตารางเวลา .
เริ่มประชุม ในเวลา และจบในเวลา ( หรือแม้แต่ก่อน ) เริ่มต้นในเวลา ต้องมีวินัย โดยผู้จัดและผู้เข้าร่วม มาถึงช้า แสดงให้เห็นถึงการขาดการพิจารณาสำหรับผู้ที่ในเวลา แต่ถ้าผู้เข้าร่วมทุกคนรู้ว่า ผู้จัดจะได้เริ่มประชุมตรงเวลามีมากขึ้นโอกาสที่คนอื่นจะทำให้ความพยายามที่จะรักษาเวลา .

จบในเวลาที่เหมาะสมเป็นสำคัญ ถ้าทุกคนตกลงกันว่า การประชุมจะใช้เวลาเป็นชั่วโมง การประชุมไม่ควรใช้นานกว่านั้น การรักษาในวาระมีเหตุผลสำคัญ แน่นอน สุดท้าย ถ้าแค่ 20 นาที จะต้องบรรลุการประชุม วัตถุประสงค์การประชุมจะจบลงหลังจากเพียง 20 นาที มันคงจะเสียเวลาของทุกคน ให้ มัน ไปนานกว่านั้น

เวลาที่ที่ประชุมกำหนด ก็เป็นเรื่องที่สำคัญ ตารางเวลาปกติสำหรับการประชุมต่อครั้ง ( เช่นหลังจากการสิ้นสุดของวันงานอย่างเป็นทางการ ) สามารถมีผลกระทบเชิงลบมากเกี่ยวกับขวัญกำลังใจฉุกเฉินจะเป็นจริงสำหรับองค์กรมากที่สุด และอาจ necessitate ประชุมที่แปลกบางครั้ง แต่การประชุมตามปกติ ควรกำหนดเวลาที่เหมาะสม เหมาะสำหรับคน กฎทอง#

4 : ที่พักในหัวข้อ
กลุ่มส่วนใหญ่มีอย่างน้อยหนึ่งคนที่ มีแนวโน้มที่จะ ไปปิดแทนเจนต์หรือเล่าเรื่องสงครามไม่เกี่ยวข้อง * ในระหว่างการประชุมไม่ว่าจะเป็นผู้จัด หรือ หนึ่งในผู้เข้าร่วม ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนมีความรับผิดชอบของมัคคุเทศก์กลับไปเบาๆ ประชุมวาระสำคัญ

* หมายเหตุ : ไม่ทั้งหมดการเล่าเรื่องก็แย่ การเล่าเรื่องจะมีประโยชน์มากถ้ามันจะถูกใช้เป็นเครื่องมือในการสอน หรือจงใจให้

# 5 กฎทอง : ไม่ถือ
การประชุมที่ไม่จำเป็นอย่างรอบคอบประเมินวิธีการที่มักจะประชุมตามปกติ จริงๆต้องจัดขึ้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีประชุมพนักงานรายวัน , วิธีที่มีประสิทธิภาพที่พวกเขา ? จะจัดขึ้นที่น้อยกว่า ? หรือบางทีพวกเขาสามารถขึ้นยืนที่อื่น และเก็บไปไม่กี่นาที ประชุมเจ้าหน้าที่ยานพาหนะที่สําคัญสําหรับการสื่อสารที่ดีในที่ทำงานแต่มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะหาสมดุลระหว่างการสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิภาพการใช้เวลา

กฎทอง# 6 : สรุปการประชุมกับเคลียร์งบขั้นตอนต่อไปและจะใช้พวกเขา .
ถ้าตัดสินใจในการประชุม ( แม้ว่าการตัดสินใจคือ " การศึกษาปัญหาเพิ่มเติม " การประชุมจัดชัดเจนควรสรุปสิ่งที่ควรทำ และที่กำลังจะทำถ้าจัดงานที่ล้มเหลวในการทำเช่นนี้ หนึ่งในผู้เข้าร่วมควรใช้ความคิดริเริ่มที่จะพูดคุยและชี้แจงขอในขั้นตอนต่อไป นี้เป็นสำคัญ ถ้าผู้เข้าร่วมไปประชุม และไม่มีใครรับผิดชอบ การกระทำ การตัดสินใจที่เกิดขึ้น แล้วการประชุมจะได้รับการเสียเวลาของทุกคน .

กฎง่าย ๆเหล่านี้สามารถไปอยู่ได้นานในการประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น การใช้พวกเขาไม่เสมอง่ายเช่นที่พวกเขาต้องมีการเตรียมและวินัย แต่ทำแล้วสามารถทำให้ความแตกต่างขนาดใหญ่เพื่อประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ