Letters Requesting Payment
1. PAYMENT SUPPLIER CUSTOMER Invoice Pro Forma Invoice Statement of Account Advice of Payment Acknowledgment of Payment Delayed Payment Agreeing to the customer’s request Offering a compromise Refuse to the customer’s request Request for Payment 1 2 3
2. PAYMENT • Invoice The main documents used in trading to record payment and transactions which give the buyer and seller information about what has been bought or sold, the terms of the sale, and details of the transactions • Pro Forma Invoice -if the customer has to pre-pay (pay for goods before receiving them), they pay against the pro forma -If the customer wants to make sure a quotation will not be changed, the pro forma will say exactly what and how they will be charged -If goods are sent on approval, on sale or return, or on consignment to an agent who will sell them on behalf of the principal -As a customs document • Statement of Account -At the end of the period, a Statement of Account is sent to customer, giving details of all the transactions between the buyer and seller for the period. -It includes BALANCE on the account, which is forward from the previous period and listed as account rendered
3. METHODS OF PAYMENT Bank draft Bank transfer Bill of exchange Cheque Credit transfer Debit/credit card payment Letter of credit Cash on delivery Post Office Giro Postal Order Documentary credit International bank draft International money order International Post Office Giro Promissory Note
4. LET’S FIND OUT ! • Bank Draft The customer buy a cheque from the bank for the amount he or she wants to pay and sends it to the supplier. A type of check where the payment is guaranteed to be available by issuing bank. Typically, banks will review the bank draft requester's account to see if sufficient funds are available for the check to clear. Once it has been confirmed that sufficient funds are available, the bank effectively sets aside the funds from the person's account to be given out when the bank draft is used.
5. Sample
6. • Bank Transfer A bank moves money by order from one account to another
7. • Bill of Exchange (B/E) It states that the customer will pay the supplier an amount within a stated time. The bill is sent direct to the customer or paid through a bank. If the bill is a SIGHT DRAFT, the customer will pay immediately. If the bill is a TERM DRAFT, the customer signs (accepts) the bill before the goods are sent and pays later Or (the procedure is the same as that above), but shipping documents usually accompany bills when the bank acts as an intermediary in international transactions
8. Sample
9. • Cheque A cheque (or check) is a document that orders a payment of money from a bank account. The person writing the cheque, the drawer, usually has a current account or chequing/checking account where their money was previously deposited. The drawer writes the various details including the monetary amount, date, and a payee on the cheque, and signs it, ordering their bank, known as the drawee, to pay that person or company the amount of money stated.
10. Sample
11. • Credit Transfer The customer fills out a bank GIRO slip and hands it to a bank. The bank then transfers the money to the supplier
12. • Debit/Credit Card Payment It can be made either direct on the phone or on the Internet
13. • Letter of Credit (L/C) A letter of credit is a document issued by a financial institution, or a similar party, assuring payment to a seller of goods and/or services provided certain documents have been presented to the bank. These are documents that prove that the seller has performed the duties under an underlying contract (e.g., sale of goods contract) and the goods (or services) have been supplied as agreed. In return for these documents, the beneficiary receives payment from the financial institution that issued the letter of credit. The letter of credit serves as a guarantee to the seller that it will be paid regardless of whether the buyer ultimately fails to pay. In this way, the risk that the buyer will fail to pay is transferred from the seller to the letter of credit's issuer. The letter of credit can also be used to ensure that all the agreed upon standards and quality of goods are met by the supplier, provided that these requirements are reflected in the documents described in the letter of credit.
14. Sample
15. • Cash On Delivery Payment is made when goods have been delivered (or) It is a service by the Post Office. They will deliver goods and accept payment on behalf of the supplier
16. • Post Office Giro It allows a customer to send a payment to a supplier, whether they have a Post Office Giro account or not
17. • Postal Order It can be bought from the Post Office, usually to pay small amounts, and send to the supplier direct. It can either be crossed , in which case the money can only be paid into the supplier’s account, or left open for the supplier to cash
18. • Documentary Credit When a letter of credit is accompanied by shipping documents, it is called a DOCUMENTARY CREDIT. The money is credited to the supplier’s account as soon as confirmation of shipment is made
19. • International Bank draft It is a cheque which a bank draws on itself and sells to the customer, who then sends it to the supplier. The supplier’s bank should usually have either an account or an agreement with the customer’s bank
20. • International Money Order (IMO) They can be bought at most banks. The bank fills out the order for the customer then, for a small charge, hands the IMO over, and the buyer sends it to the supplier. IMOs can be either cashed or credited to the supplier’s account
21. • International Post Office Giro It can be made when either the customer or supplier, or both, do not have bank accounts. An order for the amount to be paid is filled out at a Post Office, which forwards it to the Giro Centre. The Giro Centre will send the amount to a post Office in the supplier’s country, where the supplier will receive a postal cheque. They can then either cash it, or pay it into a bank acount.
22. • Promissory Note It is written promise from a customer to a supplier that the former will pay the amount stated, either on demand or after a certain date.
23. PT MAPHILINDO RAYA Jln. Panarukan Baru No. 29 Banjarmasin 2002 Kalimantan Selatan Your Ref: AR/NA/2B 15th September, 1993 Our Ref:SM/FA/12 Mr. Martin S. Wenger Accounting Manger New International Paint Company 21 Jln. Pajajaran Raya Semarang 12020 Jawa Tengah Dear Mr. Martin, Subject: Invoice No. 287/DC We have received your letter of 8 September and enclosed invoice No. 287/DC. We have instructed our bank to remit the sum of US$ 19,980 for the credit of your account at Bank Panca Niaga Semarang. Please send us your official receipt for this settlement. Yours sincerely, Surya M. Kasman Surya M. Kasman Accounts Manager Enc: 1 ADVICE OF PAYMENT
24. NEW INTERNATIONAL PAINT COMPANY Jln. Pajajaran Raya No. 21 Semarang 1020 Jawa Tengah Your Ref: SM/FA/2C 25th September, 1993 Our Ref:MS/T/2C Mr. Surya M. Kasman Accounts Manager PT. Maphilindo Raya 29 Jln. Panarukan Baru Banjarmasin 2002 Kalimantan Selatan Dear Mr. Surya, Subject: Invoice No. 287/DC Thank you for your letter of 15 September advising that you have made a credit transfer to our account at Bank Panca Niaga Semarang. Our bank has also advised us that they have received the transfer you made. We thank you for your prompt settlement of the account and enclose our official receipt. Yours sincerely, Martin S. Wenger Martin S. Wenger Accounts Manager Enc: 1 ACKNOWLEDGEMENT OF PAYMENT
25. Dear Herr Schubert, I am sorry that we were not able to clear your November statement for $5,850 and December invoice, No. 7713 for $1,289. We had intended to pay the statement as usual, but a large cash shipment to one of our customers in Australia was part of the cargo destroyed in the fire on the Tippa when she docked in Bombay in late November. Our insurance company have promised us compensation within the next few weeks. Once we have received this, the account will be paid in full. We feel confident that you will appreciate the situation and hope you can bear with us until the matter is settled. Your sincerely, D. Van Basten D. Van Basten (Ms) Director Ask for apology Give a precise date of payment Explain the reason Closing
26. Dear Ms Van Basten, Thank you for your letter of 15 January regarding our November statement and December invoice No. 7713. We were sorry to hear about the difficulties you have had, and understand the situation. However, we would appreciate it if you could clear the account as soon as possible, as we ourselves have suppliers to pay. We look forward to hearing from you soon Your sincerely, Dieter Schubert Dieter Schubert Director
27. Dear Ms Van Basten, Thank you for your letter explaining why you cannot clear your November statement for $5,850 and December invoice No. 7713 for $1,289. I appreciate your difficulty, but we ourselves have to pay our own suppliers and therefore must insist on payment within the next ten days. We look forward to receiving your remittance. Your sincerely, Dieter Schubert Dieter Schubert Director
28. Dear Mr. Franksen, Bill No. B/E 7714 I was sorry to learn about the embargo your government has placed on exports to Zurimba and of the problems this has created. However, the above bill already allows credit for 40 days, and although I appreciate your offer of an additional 6% interest on the outstanding $35,498.00, it is impossible for me to allow a further 60 days’ credit as I myself have commitments. I think the following solution might help us both. You need not add interest on the present amount, but I have enclosed a new draft (B/E 7731) for $17,749.00, which is half of the outstanding balance, and will allow you 40 days to pay it. But I expect you to pay the remaining $17,749.00 by banker’s draft. Please confirm your acceptance
จดหมายร้องขอการชำระเงิน1. ชำระเงินจำหน่ายลูกค้าหนี้ Pro Forma หนี้งบของบัญชีคำแนะนำของชำระเงินยอมรับของชำระเงินล่าช้าชำระเงินภายใต้แห่งการประนีประนอมการร้องขอของลูกค้าปฏิเสธที่จะส่งคำขอชำระเงิน 1 2 32. •การชำระเงินใบแจ้งหนี้เอกสารหลักที่ใช้ในการซื้อขายการชำระเงินบันทึกธุรกรรมซึ่งทำให้ผู้ซื้อและผู้ขายทราบว่าได้ซื้อ หรือ ขาย เงื่อนไขการขาย และรายละเอียดของ•ธุรกรรมอินวอยซ์ Pro Forma-ถ้าลูกค้าต้องการก่อนชำระเงิน (ชำระเงินสินค้าก่อนการได้รับพวกเขา), พวกเขาจ่ายกับแบบชั่วคราว - ถ้าลูกค้าต้องการให้แน่ใจว่า จะไม่สามารถเปลี่ยนใบเสนอราคา ตามแบบจะพูดว่า อะไรและว่าพวกเขาจะคิดค่าบริการ - ถ้าสินค้าจะถูกส่ง ในการอนุมัติ ขายหรือส่งคืน หรือฝากขายกับตัวแทนผู้จะขายพวกเขาในนามของหลัก-เป็นการศุลกากรเอกสาร•งบบัญชี-ที่จุดสิ้นสุดของรอบระยะเวลา ส่งบัญชีงบของลูกค้า ให้รายละเอียดของทุกธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสำหรับรอบระยะเวลา -มียอดดุลในบัญชี ซึ่งไปข้างหน้าจากรอบระยะเวลาก่อนหน้านี้ และแสดงรายการบัญชีที่แสดง3. วิธีการชำระเงินร่างธนาคารธนาคารโอนวัสดุเช็คเครดิตโอนย้ายเดบิต/เครดิตบัตรชำระเงินเลตเตอร์ออฟเครดิตเงินสดเมื่อส่งระบบโอนเงินผ่านไปรษณีย์สั่งไปรษณีย์สารคดีเครดิตร่างธนาคารนานาชาติธนาณัติต่างประเทศระบบโอนเงินผ่านที่ทำการไปรษณีย์นานาชาติตั๋ว4. ลองหา •ร่างธนาคารลูกค้าซื้อเช็คจากธนาคารยอดเงินเขาหรือเธอต้องการชำระ และส่งไปยังซัพพลายเออร์ ชนิดของการตรวจสอบซึ่งรับประกันการชำระเงินต้องพร้อมใช้งานโดยธนาคาร โดยปกติ ธนาคารจะตรวจสอบบัญชีของผู้ขอร่างธนาคารเพื่อดูกองทุนเพียงพอจะพร้อมใช้งานสำหรับการตรวจสอบการล้าง เมื่อมีการยืนยันว่า เงินพอมี ธนาคารมีประสิทธิภาพตั้งไว้เงินจากบัญชีของบุคคลที่จะกำหนดให้ออกเมื่อใช้ร่างธนาคาร5. ตัวอย่าง6. •เงินย้ายโอน A ธนาคาร โดยสั่งจากบัญชีหนึ่งไปยังอีก7. •ตั๋วแลกเงิน (B/E) ระบุว่า ลูกค้าจะจ่ายซัพพลายเออร์จำนวนภายในเวลาที่ระบุไว้ ส่วนส่งตรงไปยังลูกค้า หรือชำระเงินผ่านธนาคาร ถ้าส่วนเป็นร่างภาพ ลูกค้าจะจ่ายทันที ถ้ารายการเป็นแบบระยะร่าง สัญญาณลูกค้า (ยอมรับ) รายการก่อนที่สินค้าจะถูกส่ง และชำระเงินในภายหลัง หรือ (ขั้นตอนจะเหมือนกับข้างต้น), แต่จัดส่งเอกสารพร้อมตั๋วให้โดยปกติแล้วเมื่อธนาคารทำหน้าที่เป็นตัวกลางในธุรกรรมระหว่างประเทศ8. ตัวอย่าง9. •เช็ค A เช็ค (เช็ค) คือ เอกสารที่สั่งชำระเงินจากบัญชีธนาคาร ผู้เขียนเช็ค ลิ้นชัก มักจะได้บัญชีปัจจุบันหรือ chequing/ตรวจ สอบบัญชีที่เงินของพวกเขาถูกฝากเงินก่อนหน้านี้ ลิ้นชักเขียนรายละเอียดต่าง ๆ รวมทั้งจำนวนเงิน วัน และผู้รับเงินในเช็ค และสัญญาณ สั่งซื้อธนาคารของพวกเขา เป็น drawee จ่ายให้บุคคล หรือบริษัทจำนวนเงินที่ระบุ10. ตัวอย่าง11. •การโอนย้ายเครดิตลูกค้ากรอกธนาคารสลิ และมือต่อธนาคาร ธนาคารโอนเงินไปยังซัพพลายเออร์แล้ว12. •เดบิต/เครดิตบัตรชำระเงินจะตรงทั้ง ทางโทรศัพท์ หรือ ทางอินเทอร์เน็ต13. •เลตเตอร์ออฟเครดิต (l/c) เลตเตอร์ออฟเครดิตเป็นเอกสารที่ออก โดยสถาบันการเงิน หรือบุคคลคล้ายกัน มั่นใจชำระเงินให้ผู้ขายสินค้าและ/หรือบริการเอกสารบางการแสดงไปธนาคาร เหล่านี้เป็นเอกสารที่พิสูจน์ว่า ผู้ขายได้ปฏิบัติหน้าที่ภายใต้สัญญา (เช่น ขายสินค้าสัญญา) เป็นต้น และสินค้า (หรือบริการ) ถูกจัดเตรียมตามที่ตกลงกัน เพื่อแลกกับเอกสารเหล่านี้ ผู้รับผลประโยชน์ได้รับชำระเงินจากสถาบันการเงินที่ออกเลตเตอร์ออฟเครดิต เลตเตอร์ออฟเครดิตเหมือนการรับประกันผู้ขายที่จะต้องจ่ายไม่ว่าผู้ซื้อไม่ต้องจ่ายที่สุด ด้วยวิธีนี้ ความเสี่ยงที่ผู้ซื้อจะจ่ายถูกโอนย้ายจากผู้ขายไปเลตเตอร์ออฟเครดิตของผู้ออก เลตเตอร์ออฟเครดิตใช้มั่นใจได้ว่าทั้งหมดที่ตกลงตามมาตรฐานและคุณภาพของสินค้าเป็นไปตาม โดยซัพพลายเออร์ โดยที่ข้อกำหนดเหล่านี้จะปรากฏในเอกสารที่ระบุไว้ในเลตเตอร์ออฟเครดิต14. ตัวอย่าง15. •เงินสดบนจัดส่งชำระเงินเมื่อส่งสินค้าแล้ว (หรือ) เป็นบริการ โดยทำการไปรษณีย์ พวกเขาจะจัดส่งสินค้า และรับชำระเงินในนามของผู้ผลิต16. •ระบบโอนเงินผ่านไปรษณีย์ที่จะช่วยให้ลูกค้าส่งการชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ ว่าพวกเขามีบัญชีระบบโอนเงินผ่านไปรษณีย์ หรือไม่17. •สั่งทางไปรษณีย์ก็สามารถจะซื้อจากทำการไปรษณีย์ การชำระเงิน และส่งไปยังซัพพลายเออร์โดยตรงมักจะ มันสามารถจะถูกข้าม ในกรณี เงินสามารถจะจ่ายเข้าบัญชีของผู้จัดจำหน่าย หรือซ้ายเปิดการเงินสด18. •สารคดีเครดิตเลตเตอร์ออฟเครดิตจะร่วมกับผู้ปกครอง โดยจัดส่งเอกสาร เรียกว่าเครดิตสารคดี เงินเครดิตเข้าบัญชีของผู้จัดจำหน่ายทันทีที่ทำการยืนยันการจัดส่ง19. •ร่าง ธนาคารระหว่างประเทศจึงเป็นเช็คที่ธนาคารวาดตัวมันเอง และจำหน่ายให้ลูกค้า ส่งไปยังซัพพลายเออร์ ธนาคารของผู้ขายควรจะมีองค์กรหรือข้อตกลงกับธนาคารของลูกค้า20. •ธนาณัติระหว่างประเทศ (IMO) พวกเขาสามารถซื้อธนาคาร ธนาคารกรอกใบสั่งสำหรับลูกค้าแล้ว สำหรับประจุขนาดเล็ก มือ IMO ที่มากกว่า และผู้ซื้อส่งไปยังซัพพลายเออร์ IMOs สามารถจะจ่ายเงิน หรือเครดิตบัญชีของผู้จัดจำหน่าย21. •นานาชาติไปรษณีย์โอนจะเมื่อลูกค้า หรือผู้จัดจำหน่าย หรือ ทั้งไม่มีบัญชีธนาคาร ใบสั่งการชำระเงินเป็นกรอกที่ทำการไปรษณีย์ ที่ส่งต่อศูนย์ระบบโอนเงิน ศูนย์ระบบโอนเงินจะส่งยอดเงินไปไปรษณีย์ในประเทศของผู้ผลิต ที่ซัพพลายเออร์จะได้รับเช็คไปรษณีย์ พวกเขาสามารถแล้วเงินสดมัน หรือจ่ายเข้าบัญชีผู้ใช้ธนาคาร22. • Promissory Note It is written promise from a customer to a supplier that the former will pay the amount stated, either on demand or after a certain date.23. PT MAPHILINDO RAYA Jln. Panarukan Baru No. 29 Banjarmasin 2002 Kalimantan Selatan Your Ref: AR/NA/2B 15th September, 1993 Our Ref:SM/FA/12 Mr. Martin S. Wenger Accounting Manger New International Paint Company 21 Jln. Pajajaran Raya Semarang 12020 Jawa Tengah Dear Mr. Martin, Subject: Invoice No. 287/DC We have received your letter of 8 September and enclosed invoice No. 287/DC. We have instructed our bank to remit the sum of US$ 19,980 for the credit of your account at Bank Panca Niaga Semarang. Please send us your official receipt for this settlement. Yours sincerely, Surya M. Kasman Surya M. Kasman Accounts Manager Enc: 1 ADVICE OF PAYMENT24. NEW INTERNATIONAL PAINT COMPANY Jln. Pajajaran Raya No. 21 Semarang 1020 Jawa Tengah Your Ref: SM/FA/2C 25th September, 1993 Our Ref:MS/T/2C Mr. Surya M. Kasman Accounts Manager PT. Maphilindo Raya 29 Jln. Panarukan Baru Banjarmasin 2002 Kalimantan Selatan Dear Mr. Surya, Subject: Invoice No. 287/DC Thank you for your letter of 15 September advising that you have made a credit transfer to our account at Bank Panca Niaga Semarang. Our bank has also advised us that they have received the transfer you made. We thank you for your prompt settlement of the account and enclose our official receipt. Yours sincerely, Martin S. Wenger Martin S. Wenger Accounts Manager Enc: 1 ACKNOWLEDGEMENT OF PAYMENT25. Dear Herr Schubert, I am sorry that we were not able to clear your November statement for $5,850 and December invoice, No. 7713 for $1,289. We had intended to pay the statement as usual, but a large cash shipment to one of our customers in Australia was part of the cargo destroyed in the fire on the Tippa when she docked in Bombay in late November. Our insurance company have promised us compensation within the next few weeks. Once we have received this, the account will be paid in full. We feel confident that you will appreciate the situation and hope you can bear with us until the matter is settled. Your sincerely, D. Van Basten D. Van Basten (Ms) Director Ask for apology Give a precise date of payment Explain the reason Closing26. Dear Ms Van Basten, Thank you for your letter of 15 January regarding our November statement and December invoice No. 7713. We were sorry to hear about the difficulties you have had, and understand the situation. However, we would appreciate it if you could clear the account as soon as possible, as we ourselves have suppliers to pay. We look forward to hearing from you soon Your sincerely, Dieter Schubert Dieter Schubert Director27. Dear Ms Van Basten, Thank you for your letter explaining why you cannot clear your November statement for $5,850 and December invoice No. 7713 for $1,289. I appreciate your difficulty, but we ourselves have to pay our own suppliers and therefore must insist on payment within the next ten days. We look forward to receiving your remittance. Your sincerely, Dieter Schubert Dieter Schubert Director28. Dear Mr. Franksen, Bill No. B/E 7714 I was sorry to learn about the embargo your government has placed on exports to Zurimba and of the problems this has created. However, the above bill already allows credit for 40 days, and although I appreciate your offer of an additional 6% interest on the outstanding $35,498.00, it is impossible for me to allow a further 60 days’ credit as I myself have commitments. I think the following solution might help us both. You need not add interest on the present amount, but I have enclosed a new draft (B/E 7731) for $17,749.00, which is half of the outstanding balance, and will allow you 40 days to pay it. But I expect you to pay the remaining $17,749.00 by banker’s draft. Please confirm your acceptance
การแปล กรุณารอสักครู่..