Changes to supplier master records

Changes to supplier master records for higher risk identification

This is to inform you that we will be adding an additional indicator in our supplier master data files to enable identification of higher risk suppliers. We are making this change to provide additional assurances that MJN interactions with certain suppliers are reviewed as appropriate.

Note, there is no change to either the shopping cart or invoice processing SAP workflow steps. This change will be largely transparent as a minimal number of additional shopping carts and invoices will now flow through the high risk process and require review by the technical review teams for shopping carts and market finance for invoices. Net, the change will be largely unnoticeable but we do want to make you aware of it.

What does this mean to you?
Shopping Carts and invoices that are processed with suppliers flagged as higher risk will flow through the current higher risk transaction workflows.

Which suppliers will be affected?
Suppliers may be identified as higher risk for reasons such as: the type of services they provide, their ownership structure, the business environment where they operate, and so on. Identification of suppliers as higher risk may occur in two ways: 1) by due diligence performed when new suppliers are requested/created, and 2) as our existing suppliers are reviewed as part of our ongoing due diligence process.

Which invoices and Shopping Carts are affected?
All Shopping Carts and invoices require proper supporting documentation, so there is no change in supporting documentation requirements. The focus of this change is to ensure that suppliers flagged as higher risk follow the higher risk workflow process implemented in June 2015, for both shopping carts and invoices.

Please note, certain alteration carts (such as changing a PO owner and changing G/L account assignment with no increase in PO value) will not be allowed and an error message will display. The work instruction to address these carts is on Share Point and also referenced below.

What are the workflow impacts?
A minimal number of additional transactions will now follow the higher risk workflow which in the past may have been following the non-high risk workflow. This is a requirement identified after implementation of workflow changes due to the BCC project that went live in June 2015

Will this impact processing time?
Because end-to-end processing time will likely increase for transactions with higher risk suppliers, you should allow for additional lead time for reviews and approvals. You can avoid or minimize these potential delays by ensuring that you provide required documents for all Shopping Carts and invoices.

What else do you need to know?
Training materials related to the shopping cart and invoice approval process are available here:
Enhanced Controls on Shopping Carts Alteration Shopping Cart Instructions
Enhanced Controls for Invoice Approval

You may also refer to the B-RITE portal page or the Indirect Procurement Requirement Checklist on the e-Buy portal page to review documentation requirements.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

การเปลี่ยนแปลงระเบียนต้นแบบของผู้ผลิตสำหรับการระบุความเสี่ยงสูงทั้งนี้เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่า เราจะเพิ่มตัวบ่งชี้เพิ่มเติมในแฟ้มข้อมูลหลักของเราจัดจำหน่ายเพื่อให้รหัสของผู้เสี่ยงสูง เรากำลังทำการเปลี่ยนแปลงนี้เพื่อให้เพิ่มเติมรับรองว่า มีการตรวจทาน MJN ติดต่อกับซัพพลายเออร์บางตามความเหมาะสม หมายเหตุ มีการเปลี่ยนแปลงไม่มีการเข็นหรือขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ของ SAP การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การเปลี่ยนแปลงนี้จะโปร่งใสส่วนใหญ่เป็นตัวเลขที่น้อยที่สุดการสอบเพิ่มเติม และใบแจ้งหนี้จะตอนนี้ไหลผ่านกระบวนการความเสี่ยงสูงต้องรีวิว โดยทีมเทคนิครีวิวสำหรับรถเข็น และตลาดการเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ สุทธิ การเปลี่ยนแปลงจะเป็น unnoticeable ส่วนใหญ่ แต่เราต้องการทำให้คุณตระหนักถึงมันนี้ล่ะทำอย่างไรกับคุณ ซื้อรถและใบแจ้งหนี้ที่มีการประมวลผลกับซัพพลายเออร์ที่ตั้งค่าสถานะเป็นความเสี่ยงสูงจะไหลผ่านปัจจุบันสูงกว่าความเสี่ยงธุรกรรมลำดับผู้ที่จะได้รับผลกระทบ ซัพพลายเออร์อาจระบุเป็นความเสี่ยงสูงสำหรับเหตุผลเช่น: ประเภทของบริการที่พวกเขาให้ โครงสร้างความเป็นเจ้าของ สิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่ใช้งาน และอื่น ๆ รหัสของผู้จำหน่ายเป็นความเสี่ยงสูงที่อาจเกิดขึ้นในสองวิธี: 1) ที่ครบกำหนดชำระเบี้ยขยันทำเมื่อซัพพลายเออร์ใหม่ขอสร้าง จาก 2 เป็นซัพพลายเออร์ที่มีอยู่มีทบทวนเป็นส่วนหนึ่งของเราอย่างต่อเนื่องเนื่องจากกระบวนการความขยันใบแจ้งหนี้และซื้อรถที่ได้รับผลกระทบ รถเข็นช้อปปิ้งและใบแจ้งหนี้ทั้งหมดต้องใช้เอกสารสนับสนุนที่เหมาะสม เพื่อให้มีการเปลี่ยนแปลงในเอกสารที่ต้องใช้ จุดเน้นของการเปลี่ยนแปลงนี้คือเพื่อ ให้แน่ใจว่า ผู้ที่ตั้งค่าสถานะเป็นความเสี่ยงสูงตามกระบวนการลำดับงานความเสี่ยงสูงที่ดำเนินการในเดือน 2015 มิถุนายน สอบและใบแจ้งหนี้โปรดทราบ รถเปลี่ยนแปลงบางอย่าง (เช่นการเปลี่ยนเจ้าของ PO และการเปลี่ยนแปลงกำหนดบัญชี G/L โดยไม่เพิ่มค่า PO) จะไม่ได้รับอนุญาต และจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด คำสั่งงานไปรถเหล่านี้เป็นจุดที่ใช้ร่วมกัน และยัง อ้างอิงด้านล่าง ลำดับผลกระทบอะไรบ้าง จำนวนต่ำสุดของธุรกรรมเพิ่มเติมเดี๋ยวจะทำตามลำดับความเสี่ยงสูงซึ่งในอดีตอาจมีการต่อลำดับความเสี่ยงไม่สูง นี่คือความต้องระบุหลังจากผลการเปลี่ยนแปลงลำดับงานเนื่องจากโครงการสำเนาลับถึงที่ขึ้นใน 2558 มิถุนายนเวลาประมวลผลผลกระทบนี้จะ เนื่องจากน่าจะเพิ่มเวลาสิ้นสุดเพื่อสิ้นสุดสำหรับธุรกรรมที่มีผู้เสี่ยงสูง คุณควรอนุญาตให้สำหรับระยะเวลารอเพิ่มเติมความคิดเห็นและอนุมัติ คุณสามารถหลีกเลี่ยง หรือลดความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้ โดยมั่นใจว่า คุณให้เอกสารที่จำเป็นสำหรับรถที่ซื้อและใบแจ้งหนี้ คุณต้องรู้อะไร อบรมที่เกี่ยวข้องกับตะกร้า และกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ที่นี่: ควบคุมปรับเปลี่ยนรถเข็นซื้อรถเข็นแนะนำร้านค้า ตัวควบคุมขั้นสูงสำหรับการอนุมัติใบแจ้งหนี้คุณสามารถดูหน้าเว็บไซต์ B-พิธีหรือทางอ้อมจัดความต้องการรายการตรวจสอบบนหน้าเว็บไซต์ e-ซื้อที่เอกสารที่ต้องใช้