Reengineering the Purchases/Cash Di

Reengineering the Purchases/Cash Disbursement System
The automated system just described simply replicates many of the procedures in a manual
system. In particular, the accounts payable task of reconciling supporting documents
with supplier invoices is labor intensive and costly. The following example shows how
reengineering this process can produce considerable savings.
The Ford Motor Company employed more than 500 clerks in its North American
accounts payable department. Analysis of the function showed that a large part of
Ford’s accounts payable clerks’ time was devoted to reconciling discrepancies between
supplier invoices, receiving reports, and purchase orders. The first step in solving the
problem was to bring about fundamental changes in the business environment. Ford
initiated trading partner agreements with suppliers in which they agreed in advance to
terms of trade such as price, quantities to be shipped, discounts, and lead times. With
these sources of discrepancy eliminated, Ford reengineered the workflow to take
advantage of the new environment. The flowchart in Figure 10.3 depicts key features of
a reengineered system.
Data Processing
The following tasks are performed automatically:
1. The inventory file is searched for items that have fallen to their reorder point.
2. A record is entered in the purchase requisition file for each item to be replenished.
3. Requisitions are then consolidated according to vendor number.
4. Vendor mailing information is retrieved from the valid vendor file.
5. Purchase orders are prepared and sent to the vendor. Alternatively, these may be
transmitted using EDI technology.
6. A record of each transaction is added to the open purchase order file.
7. A transaction listing of purchase orders is sent to the purchasing department for
review.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

การรื้อปรับระบบจ่ายเงินให้แก่ระบบซื้อเงินสดระบบอัตโนมัติเพียงแค่อธิบายก็เหมือนกับหลายขั้นตอนในคู่มือระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บัญชีเจ้าหนี้งานกระทบยอดเอกสารประกอบการมีใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายเป็นแรงงานเข้มข้น และค่าใช้จ่าย ต่อไปนี้แสดงตัวอย่างวิธีการรื้อปรับระบบกระบวนการนี้สามารถผลิตประหยัดมากบริษัทฟอร์ดมอเตอร์จ้างดูแลมากกว่า 500 ในอเมริกาเหนือของแผนกบัญชีเจ้าหนี้ การวิเคราะห์การทำงานพบว่าส่วนใหญ่ของของฟอร์ดบัญชีเจ้าหนี้เจ้าของเวลาที่ทุ่มเทเพื่อความขัดแย้งระหว่างการกระทบยอดใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย รายงานการรับสินค้า และใบสั่งซื้อ ขั้นตอนแรกในการแก้ตัวปัญหาก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ฟอร์ดเริ่มต้นคู่ข้อตกลงการค้ากับซัพพลายเออร์ซึ่งจะตกลงล่วงหน้าเงื่อนไขทางการค้าเช่นราคา ปริมาณที่จะจัดส่ง ส่วนลด และเวลารอคอยสินค้า มีเหล่านี้แหล่งที่มาของความขัดแย้งในการตัด ฟอร์ด reengineered ลำดับงานจะประโยชน์ของสภาพแวดล้อมใหม่ แผนผังลำดับงานในรูปที่ 10.3 แสดงให้เห็นลักษณะของระบบ reengineeredประมวลผลข้อมูลดำเนินการต่อไปนี้โดยอัตโนมัติ:1. แฟ้มสินค้าคงคลังถูกค้นหาสินค้าที่ได้ลดลงถึงจุดสั่งซื้อใหม่ของพวกเขา2. ระเบียนไว้ในแฟ้มใบขอซื้อสำหรับการเติมสินค้า3. ใบแล้วรวมบัญชีตามหมายเลขผู้จัดจำหน่าย4. ผู้ส่งเมล์ข้อมูลจะถูกดึงจากแฟ้มผู้ขายถูกต้อง5. ใบเตรียม และส่งไปยังผู้จัดจำหน่าย หรือ เหล่านี้อาจส่งโดยใช้เทคโนโลยี EDI6. บันทึกของแต่ละธุรกรรมจะถูกเพิ่มไปยังแฟ้มใบสั่งซื้อที่เปิด7.รายการธุรกรรมของใบสั่งซื้อถูกส่งไปยังแผนกจัดซื้อสำหรับตรวจสอบ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

รื้อปรับระบบการสั่งซื้อสินค้า / ระบบการเบิกจ่ายเงินสดระบบอัตโนมัติที่อธิบายไว้เพียงแค่การลอกเลียนแบบหลายขั้นตอนในคู่มือการใช้งานระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบัญชีค้างจ่ายคืนดีเอกสารประกอบการที่มีใบแจ้งหนี้จัดจำหน่ายเป็นแรงงานเข้มข้นและค่าใช้จ่าย ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าการปรับรื้อกระบวนการนี้สามารถผลิตเงินออมมาก. มอเตอร์ บริษัท ฟอร์ดการจ้างงานมากกว่า 500 เสมียนในอเมริกาเหนือบัญชีฝ่ายเจ้าหนี้ การวิเคราะห์ของฟังก์ชั่นแสดงให้เห็นว่าส่วนใหญ่ของบัญชีฟอร์ดเวลาเสมียนเจ้าหนี้'ได้อุทิศให้กับการกลับมาคืนดีแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับรายงานและคำสั่งซื้อ ขั้นตอนแรกในการแก้ปัญหาก็จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ฟอร์ดเริ่มต้นการซื้อขายข้อตกลงเป็นพันธมิตรกับซัพพลายเออร์ที่พวกเขาตกลงกันล่วงหน้าเพื่อแง่ของการค้าเช่นราคาปริมาณที่จะส่งส่วนลดและครั้งนำไปสู่​​ ด้วยแหล่งข้อมูลเหล่านี้มีความแตกต่างกำจัดฟอร์ด reengineered เวิร์กโฟลว์ที่จะใช้ประโยชน์จากสภาพแวดล้อมใหม่ ผังในรูปที่ 10.3 แสดงให้เห็นถึงคุณสมบัติที่สำคัญของ. ระบบ reengineered การประมวลผลข้อมูลงานต่อไปนี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ: 1 ไฟล์สินค้าคงคลังจะค้นหารายการที่ได้ลดลงถึงจุดสั่งซื้อของพวกเขา. 2 บันทึกการป้อนในแฟ้มใบขอเสนอซื้อสำหรับแต่ละรายการจะได้รับการเติมเต็ม. 3 ใบขอเสนอจะรวมแล้วตามจำนวนของผู้ขาย. 4 ผู้ขายข้อมูลทางไปรษณีย์จะถูกดึงจากไฟล์ผู้จำหน่ายที่ถูกต้อง. 5 คำสั่งซื้อที่มีการจัดทำและส่งไปยังผู้ขาย อีกทางเลือกเหล่านี้อาจจะส่งโดยใช้เทคโนโลยี EDI. 6 บันทึกของแต่ละรายการจะถูกเพิ่มไปยังแฟ้มสั่งซื้อเปิด. 7 รายชื่อการทำธุรกรรมของคำสั่งซื้อจะถูกส่งไปแผนกจัดซื้อในการตรวจสอบ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ระบบซื้อ / ระบบการเบิกจ่ายเงินสด
ระบบอัตโนมัติเพียงแค่อธิบายง่ายๆแบบหลายขั้นตอนในระบบด้วยตนเอง

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง , บัญชีเจ้าหนี้งานคืนดีสนับสนุนเอกสาร
กับใบแจ้งหนี้ที่ผู้ผลิตเป็นแรงงานเข้มข้น และราคาแพง ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงวิธีการรื้อปรับระบบกระบวนการนี้สามารถผลิตมาก

ประหยัด .บริษัท ฟอร์ด มอเตอร์ ที่ใช้มากกว่า 500 พนักงานในแผนกบัญชีอเมริกาเหนือ
ของเจ้าหนี้ การวิเคราะห์การทำงาน พบว่า ส่วนใหญ่ของบัญชีเจ้าหนี้
ฟอร์ดเสมียน ' เวลาทุ่มเท reconciling ความแตกต่างระหว่าง
เออร์ได้รับรายงานใบแจ้งหนี้ , ใบสั่งซื้อ ขั้นตอนแรกในการแก้
ปัญหาคือจะนำเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ฟอร์ด
เริ่มการซื้อขายหุ้นส่วนข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ที่พวกเขาตกลงกันล่วงหน้า

แง่ของการค้า เช่น ราคา ปริมาณ ที่จะส่ง ส่วนลด และนำครั้ง กับ
เหล่านี้แหล่งที่มาของความขัดแย้ง คัดออก ฟอร์ด ภาพที่ประกอบร่างแล้วเวิร์กโฟลว์ใช้
ประโยชน์จากสภาพแวดล้อมใหม่ ผังในรูปที่ 103 แสดงให้เห็นจุดเด่นของภาพที่ประกอบร่างแล้ว

เป็นระบบการประมวลผลข้อมูล
งานต่อไปนี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ :
1 แฟ้มระบบค้นหารายการที่ได้ลดลงถึงจุดสั่งซื้อใหม่ของพวกเขา .
2 บันทึกเข้าไปในไฟล์เอกสารสั่งซื้อแต่ละรายการจะถูกเติม .
3 requisitions แล้วรวมตามจำนวนผู้ขาย .
4ส่งเมล์ข้อมูลผู้ขายจะเรียกข้อมูลจากแฟ้มที่ถูกต้องผู้ขาย .
5 สั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ขาย อีกวิธีหนึ่งคือ เหล่านี้อาจจะส่งใช้เทคโนโลยี EDI
.
6 บันทึกของแต่ละรายการจะถูกเพิ่มไปยังแฟ้มเปิด PO .
7 ธุรกรรมรายการสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังแผนกจัดซื้อ
รีวิว