Telephone Etiquette Tips – Handling

Telephone Etiquette Tips – Handling Client Calls
Telephone Etiquette
I carry many hats working for a law firm. I am a legal assistant, billing clerk and also the receptionist. A couple of weeks ago I attended a seminar called “How to Be an Outstanding Receptionist.” Not that I wasn’t any good at my job, but in recognition of the fact that no one is perfect and we all need improvement.
Most of the seminar was a refresher course, if you will, but there were some interesting topics and point that I thought useful for any business owner, not just the girl up front. One topic in particular was dealing with clientele over the phone.
Regardless of your position in a business, there are some things everyone should know:
Screening Calls
One key element for screening incoming calls is to avoid asking questions that can have a simple yes or no answer. For example, instead of asking, “May I tell him your name please?” which can result in “no” as response from the hostile client who feels her calls aren’t getting returned, simply say “What is your name?” or “Your name please.” You still may have hostile clients, but their options are much more limited. As long as you remain assertive and in control, you shouldn’t have many problems.
Fast Talkers
They’re out there… those people who can’t seem to talk slowly enough for you to understand them, let alone take down and name and number. One way to try and get them to slow down is to subtly slow your own speech. Many people will subconsciously catch on. Another option is to simply state that what they have to say is important to you and you want to be sure and catch everything so you would appreciate if they could talk a bit more slowly.
Chatters
Every grandma wants to talk about her beautiful grandchildren, it’s just that some of them want to tell you when three other phone lines are ringing. Try talking fast so that they get the impression that you’re in a hurry. Don’t asked open ended questions such as “What happened next?” Instead ask “What can I help you with today?” or “What is the issue at hand?”
An interesting statistic that the seminar leader threw at us is that 93% of communication is tone and body language and only 7% is that actual words. So always remain positive and talk with a smile (clients can tell) and the majority of your calls will have a positive outcome.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

โทรศัพท์เคล็ดลับมารยาทในการเรียกไคลเอ็นต์การจัดการ
โทรศัพท์มารยาท
ดำเนินการทำงานในบริษัทกฎหมายหมวกหลาย ผมผู้ช่วยทางกฎหมาย เจ้าหน้าที่ และพนักงานต้อนรับเรียกเก็บเงิน ไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาผมได้เข้าร่วมงานสัมมนาเรียกว่า "วิธีการจะเป็นพนักงานต้อนรับดีเด่น" ไม่ใช่ว่า ฉันไม่ได้เลยที่งานของฉัน แต่รับความจริงที่ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ และเราต้องปรับปรุง.
ส่วนใหญ่งานสัมมนาเป็นหลักสูตรฟื้นฟู ถ้าคุณจะ แต่มีบางหัวข้อที่น่าสนใจและจุดที่ผมคิดว่า มีประโยชน์สำหรับทุกธุรกิจเจ้าของ ไม่ใช่แค่สาวขึ้นหน้า หัวข้อหนึ่งโดยเฉพาะเป็นการจัดการกับลูกค้าผ่านโทรศัพท์
ว่าตำแหน่งของคุณในธุรกิจ มีบางสิ่งที่ทุกคนควรรู้:
คัดกรองเรียก
องค์ประกอบสำคัญหนึ่งสำหรับสายเรียกเข้าคัดกรองเพื่อ หลีกเลี่ยงการถามคำถามที่ได้คำตอบใช่หรือไม่อย่างนั้น ตัวอย่าง แทนที่จะถาม "อาจฉันบอกชื่อโปรดของคุณ" ซึ่ง "ไม่" สามารถทำการตอบรับจากลูกค้าเป็นที่รู้สึกเรียกเธอ ไม่ได้รับคืน พูดอะไรคือชื่อของคุณ " หรือ"คุณชื่อ โปรด " คุณยังอาจมีลูกค้าเป็นศัตรู แต่ตัวเลือกที่จำกัดมาก ตราบใดที่คุณยังคงทำ และในการควบคุม คุณควรมีหลายปัญหา
Talkers เร็ว
จะออกมี...คนที่ดูเหมือนจะพูดช้า ๆ พอให้เข้าใจได้ นับ ประสาจดชื่อ และหมายเลข วิธีหนึ่งที่ได้รับให้ช้าลง และพยายามจะหาช้าเสียงของคุณเอง หลายคนจะ subconsciously จับบน ตัวเลือกอื่นเพื่อรัฐก็ว่า อะไรพวกเขาได้กล่าวเป็นสำคัญสำหรับคุณ และคุณต้องแน่ใจ และจับทุกสิ่งเพื่อคุณจะยินดีถ้าพวกเขาสามารถพูดช้าเล็กน้อย.
Chatters
คุณยายทุกอยากพูดคุยเกี่ยวกับหลานเธอสวย มันเป็นเพียงว่า บางส่วนของพวกเขาต้องการบอกให้คุณทราบเมื่อการ ringing สามสายโทรศัพท์อื่น ได้พูดคุยอย่างรวดเร็วเพื่อให้พวกเขาได้รับความประทับใจที่คุณกำลังรีบ ไม่ถามถามเปิดสิ้นสุดเช่น "อะไรเกิดขึ้นต่อไป" แต่ ขอ "อะไรฉันจะ ช่วยคุณกับวันนี้หรือไม่" หรือ "อะไร คือปัญหาที่
มีสถิติที่น่าสนใจที่ผู้นำสัมมนาโยนที่เราเป็นว่า 93% ของการสื่อสารเป็นเสียงและภาษากาย และเพียง 7% ที่จริงคำ มักจะยังคงเป็นบวก และพูดคุย ด้วยรอยยิ้ม (สามารถแจ้งลูกค้าได้) และส่วนใหญ่ของโทรศัพท์ของคุณจะได้ผลบวก

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เคล็ดลับโทรศัพท์สมบัติผู้ดี - การจัดการกับการโทรของไคลเอนต์จรรยา

โทรศัพท์ผมถือหมวกจำนวนมากการทำงานสำหรับบริษัทกฎหมายแห่งหนึ่ง ผมเป็นเสมียนในใบแจ้งหนี้ผู้ช่วยทางกฎหมายและยังมีพนักงานต้อนรับ สองสัปดาห์ก่อนผมเข้าร่วมสัมมนาที่เรียกว่า"การเป็นพนักงานต้อนรับที่โดดเด่นที่"ไม่ว่าผมไม่ใช่ที่ดีในที่ทำงานของผมแต่ในการรับรองความจริงที่ว่าไม่มีใครจะสมบรูณ์แบบและเราทั้งหมดต้องการการปรับปรุงได้สัญลักษณ์
การสัมมนาส่วนใหญ่ก็เป็นหลักสูตรที่สอนแต่หากคุณจะมีจุดน่าสนใจหัวข้อและบางอย่างที่ผมคิดว่าเป็นประโยชน์สำหรับเจ้าของธุรกิจไม่ใช่แค่เด็กผู้หญิงที่ด้านหน้า หัวข้อหนึ่งในเฉพาะเป็นการติดต่อประสานงานกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์ได้.
ไม่คำนึงถึงตำแหน่งของคุณในการดำเนินธุรกิจที่มีบางสิ่งบางอย่างสำหรับทุกคนควรจะรู้:
คัดกรองสาย
ตามมาตรฐานหนึ่งเป็นส่วนประกอบที่สำคัญในการกลั่นกรองสายเรียกเข้าได้เพื่อหลีกเลี่ยงการถามคำถามที่สามารถมีแบบเรียบง่ายใช่หรือไม่มีผู้รับได้ ตัวอย่างเช่นแทนการถาม"ผมจะบอกเขาชื่อของคุณโปรดหรือไม่?"ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดใน"ไม่ใช่"เป็นการตอบสนองจากเครื่องลูกข่ายปรปักษ์ที่รู้สึกเรียกเธอว่าไม่ได้การกลับมาพูด"มีชื่อว่าอะไร?ของคุณหรือไม่?"หรือ"ชื่อของคุณโปรด"คุณยังอาจมีลูกค้าเป็นศัตรูแต่ตัวเลือกที่มีมากขึ้นจำกัด(มหาชน) ตราบใดที่คุณยังอยู่ในการควบคุมและยืนยันจะไม่มีปัญหามาก. talkers

ซึ่งจะช่วยได้อย่างรวดเร็วพวกเขาจะออกไปที่นั่น...ผู้ที่ไม่สามารถพูดช้าพอสำหรับคุณในการทำความเข้าใจให้คนเดียวเข้าไปและหมายเลขและชื่อ วิธีหนึ่งที่จะลองใช้และให้พวกเขาทำงานช้าลงคือการเคลื่อนตัวช้าเสียงพูดของคุณเองบาง ผู้คนจำนวนมากจะจับข้างในทางเลือกหนึ่งคือการของรัฐว่าสิ่งที่พวกเขาจะพูดว่าเป็นเรื่องสำคัญสำหรับคุณและคุณต้องการที่จะให้แน่ใจว่าจับทุกอย่างดังนั้นคุณจะต้องชื่นชอบไปกับหากพวกเขาไม่สามารถพูดที่มากกว่าอย่างช้าๆ

ทุกครั้งก็นิยมพล่ามด้วยเนื้อหาแบบคุณย่าต้องการจะพูดถึงหลานที่สวยงามของเธอเลือกมันเป็นเพียงสิ่งที่บางคนต้องการที่จะบอกคุณเมื่อสามสายอื่นๆคือเสียงกริ่งโทรศัพท์ลองคุยกันได้อย่างรวดเร็วเพื่อว่าพวกเขาได้พบกับความประทับใจที่คุณกำลังอย่างเร่งด่วน ไม่ได้เปิดให้บริการแล้วถามคำถามเช่น"ว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไปหรือไม่?"ถามแทน"ฉันสามารถช่วยให้คุณพร้อมด้วยในวันนี้หรือไม่?"หรือ"สิ่งที่เป็นปัญหาอยู่ในมือหรือไม่?"
สถิติที่น่าสนใจว่าการสัมมนาผู้นำโยนที่เราก็คือเรื่องที่ 93% ของการสื่อสารเสียงเป็น ภาษา และร่างกายและมีเพียง 7% ที่เป็นจริง"ดังนั้นจึงควรอยู่ในทางบวกและพูดด้วยรอยยิ้ม(ลูกค้าสามารถบอก)และเสียงส่วนใหญ่ของการโทรของคุณจะมีผลเป็นบวก.