INTERNAL CONTROL CASES1. Smith’s Ma

INTERNAL CONTROL CASES
1. Smith’s Market (Small Business POS Accounting System)
In 1989, Robert Smith opened a small fruit and vegetable market in Bethlehem, Pennsylvania. Originally, Smith sold only produce grown on his family farm and orchard. As the market’s popularity grew, however, he added bread, canned goods, fresh meats, and a limited supply of frozen goods. Today, Smith’s Market is a full range farmers’ market with a strong local customer base. Indeed, the market’s reputation for low prices and high quality draws customers from other Pennsylvania cities and even from the neighboring state of New Jersey. Currently Smith’s Market has forty employees. These include sales staff, shelf stockers, farm laborers, shift supervisors, and clerical staff. Recently Smith has noticed a decline in profits and sales, while his purchases of products for resale have continued to rise. Although the company does not prepare audited financial statements, Robert Smith has commissioned your public accounting firm to assess his company’s sales procedures and controls. Smith’s Market revenue cycle procedures are described in the following paragraphs:
Customers push their shopping carts to the check- out register where a clerk processes the sale. The market has four registers, but they are not dedicated to specific sales clerks because the clerks play many rolls in the day- to-day operations. In addition to checking out customers, sales clerks will stock shelves, unload delivery trucks, or perform other tasks as demand in various areas rises and falls throughout the day. This fluid work demand makes the assignment of clerks to specific registers impractical.
At the beginning of the shift, the shift supervisor collects four cash register drawers from the treasury clerk in an office in the back of the market. The drawers contain $100 each in small bills (known as float) to enable the clerks to make change. The supervisor signs a log indicating that he has taken custody of the float and places the drawers into the respective cash registers.
Sales to customers are for cash, check, or credit card only. Credit card sales are performed in the usual way. The clerk swipes the card and obtains online approval from the card issuer at the time of sale. The customer then signs the credit card voucher, which the clerk places in a special compartment of the cash register drawer. The customer receives a receipt for the purchase and a copy of the credit card voucher.
For payments by check, the clerk requires the customer to present a valid driver’s license. The license number is added to the check and the check is matched against
a “black” list of customers who have previously passed bad checks. If the customer is not on the list, the check is ac- cepted for payment and placed in the cash register drawer. The clerk then gives the customer a receipt.
The majority of sales are for cash. The clerk receives the cash from the customer, makes change, and issues a receipt for the purchase.
At the end of the shift, the supervisor returns the cash register drawers containing the cash, checks, and credit cards receipts to the treasury clerk and signs a log that he has handed in the cash drawers. The clerk later counts the cash and credit card sales. Using a standalone PC, he records the total sales amounts in the sales journal and the general Ledger Sales and Cash accounts. The Treasury clerk then prepares a deposit slip and delivers the cash, checks, and credit card vouchers to the local branch of the bank two blocks away from the market.
Required:
a. Create a data flow diagram of the current system.
b. Create a system flowchart of the existing system.
c. Analyze the internal control weaknesses in the system. Model your response according to the six categories of physical control activities specified in COSO.
2. Spice Is Right Imports (Standalone PC-Based Accounting System)
Spice Is Right was established in 1990 in Boston, where it began importing exotic spices and cooking sauces from India and China. The company distributes these specialty foods to ethnic food shops, cafés, and restaurants across the country. In addition to its Boston head quarters and warehouse, the company has a distribution center in Elizabeth, New Jersey. Spice Is Right currently employs over 100 people, has dozens of suppliers, and trades in hundreds of ethnic and exotic foods from all over the world.
Recently Spice Is Right has been receiving complaints from customers and suppliers about billing, shipping, and payment errors. Management believes that these complaints stem, in part, from an antiquated computer system. Spice’s current information system includes manual procedures supported by independent (nonnetworked) PCs in each department, which cannot communicate with each other. Document flows between the departments is entirely in hardcopy form. The following is a description of its revenue cycle at the Boston headquarters office.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ควบคุมภายในกรณี1. Smith ตลาด (ธุรกิจขนาดเล็กบัญชีระบบ)ในปี 1989 โรเบิร์ตสมิธเปิดผลไม้ขนาดเล็กและตลาดผักในเบธเลเฮม เพนซิลวาเนีย เดิม สมิธขายผลิตเท่านั้นที่เติบโตขึ้นในครอบครัวฟาร์มและสวนของเขา ตามความนิยมของตลาดเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม เขาเพิ่มขนมปัง กระป๋องสินค้า เนื้อสัตว์สด และซัพพลายจำกัดสินค้าแช่แข็ง วันนี้ ตลาดของสมิธคือ ตลาดของเกษตรกรครบวงจรกับลูกค้าท้องถิ่นแข็งแรงฐาน แน่นอน ชื่อเสียงของตลาดในราคาต่ำและคุณภาพดึงลูกค้า จากรัฐเพนซิลวาเนียเมืองอื่น ๆ และแม้กระทั่งจากใกล้เคียงสถานะของนิวเจอร์ซี่ ปัจจุบันตลาดของสมิธมีพนักงานสี่สิบ ซึ่งรวมถึงพนักงานขาย ชั้น stockers แรงของการบุกเบิกฟาร์ม กะผู้บังคับบัญชา และเสมียนพนักงาน เมื่อเร็ว ๆ นี้ สมิธได้สังเกตลดลงกำไรและขาย ในขณะที่เขาซื้อของผลิตภัณฑ์สำหรับการขายได้อย่างต่อเนื่องเพื่อเพิ่มขึ้น แม้ว่าบริษัทเตรียมงบการเงินตรวจสอบ โรเบิร์ตสมิธได้มอบหมายอำนาจหน้าที่ของบริษัทบัญชีสาธารณะเพื่อประเมินขั้นตอนการขายและการควบคุมของบริษัทของเขา ของสมิธตลาดรายได้รอบขั้นตอนอธิบายไว้ในย่อหน้าต่อไปนี้:ลูกค้าผลักดันพวกเขาเข็นทะเบียนเช็คซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ดำเนินการขาย ตลาดมีทะเบียนสี่ แต่พวกเขาเอาเฉพาะขายจ่า เพราะจ่าเล่นหลายม้วนผลิตวันต่อวัน นอกจากการตรวจสอบลูกค้า ขายจ่าจะเก็บชั้นวาง ยกเลิกการโหลดรถบรรทุกจัดส่ง หรือทำงานอื่น ๆ ตามความต้องการในพื้นที่ต่าง ๆ เพิ่มขึ้น และลดลงตลอดทั้งวัน ความต้องการทำงานของเหลวนี้ทำของจ่าทะเบียนเฉพาะมากขึ้นต้นกะ หัวหน้ากะรวบรวมสี่ลิ้นชักเก็บเงินจากเจ้าหน้าที่บริหารในสำนักงานด้านหลังของตลาด ลิ้นชักที่ประกอบด้วย $100 แต่ละในรายการขนาดเล็ก (เรียกว่าลอย) ให้จ่าต้องการเปลี่ยนแปลง ผู้ควบคุมงานสัญญาณล็อกบ่งชี้ว่า เขาได้เอาของลอย และใส่ลิ้นชักที่เป็นบัญชีเงินสดเกี่ยวข้องขายไปยังลูกค้าสำหรับเงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิตได้ ขายบัตรเครดิตจะดำเนินการในลักษณะปกติ เสมียน swipes บัตร และได้รับอนุมัติออนไลน์จากผู้ออกบัตรในเวลาขาย ลูกค้าลงทะเบียนบัตรเครดิตใบสำคัญ ซึ่งเจ้าหน้าที่ทำในช่องพิเศษของลิ้นชักเก็บเงิน แล้ว ลูกค้าจะได้รับใบรับสำหรับการซื้อและสำเนาใบสำคัญบัตรเครดิตสำหรับการชำระเงินด้วยเช็ค เสมียนต้องลูกค้าปัจจุบันของโปรแกรมควบคุมที่ถูกต้องลิขสิทธิ์ เพิ่มหมายเลขใบอนุญาตการตรวจสอบ และเช็คถูกจับคู่กับ รายการ "สีดำ" ของลูกค้าก่อนหน้านี้แล้วไม่ดีนั้น ถ้าลูกค้าไม่ได้อยู่ในรายการ เช็คเป็น ac-cepted สำหรับการชำระเงิน และใส่ในลิ้นชักเก็บเงิน แล้วเจ้าหน้าที่ให้ลูกค้าการรับส่วนใหญ่ขายเป็นเงินสด เสมียนรับเงินสดจากลูกค้า ทำให้เปลี่ยน แปลง และออกใบรับสำหรับการซื้อเมื่อสิ้นสุดกะ ผู้ควบคุมงานลิ้นชักเก็บเงินรับเงินสด เช็ค และบัตรเครดิตให้เจ้าหน้าที่บริหารการเงินที่ประกอบด้วยการส่งกลับ และสัญญาณล็อกที่เขาได้มอบในลิ้นชักเงินสด เสมียนในภายหลังนับเงินสดและบัตรเครดิตขาย เขาใช้คอมพิวเตอร์แบบสแตนด์อโลน บันทึกยอดขายรวมในสมุดรายวันขายและบัญชีแยกประเภทขายและเงินสดทั่วไป เจ้าหน้าที่บริหารจัดเตรียมใบนำฝากธนาคาร และส่งเงินสด เช็ค และบัตรเครดิตใบสำคัญไปยังสาขาท้องถิ่นธนาคารสองบล็อกจากตลาดแล้วต้องระบุ:อ.สร้างคอมโดยข้อมูลของระบบปัจจุบัน b. สร้างแผนผังลำดับงานระบบของระบบที่มีอยู่ ค.วิเคราะห์จุดอ่อนของการควบคุมภายในในระบบ รูปแบบการตอบสนองตาม 6 ประเภทของกิจกรรมการควบคุมทางกายภาพใน COSO2. มีนำเข้าถูกต้อง (แบบสแตนด์อโลนใช้ PC ระบบบัญชี)เครื่องเทศเป็นขวาก่อตั้งขึ้นในปี 1990 ในบอสตัน ที่เริ่มนำเข้าแปลกใหม่เทศและซอสปรุงอาหารจากอินเดียและจีน บริษัทกระจายอาหารพิเศษเหล่านี้ร้านอาหารชนเผ่า คาเฟ่ และร้านอาหารทั่วประเทศ ของไตรมาสใหญ่บอสตันและคลังสินค้า บริษัทมีศูนย์กระจายสินค้าเอลิซาเบธ นิวเจอร์ซีย์ ขวาเป็นเครื่องเทศปัจจุบันมีพนักงานกว่า 100 คน ได้ซัพพลายเออร์ และในร้อยเชื้อชาติ และแปลกใหม่อาหารจากทั่วโลกล่าสุด ทางขวาเป็นเครื่องเทศมีได้รับร้องเรียนจากลูกค้าและซัพพลายเออร์เกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน จัดส่ง และการชำระเงิน จัดการเชื่อว่า ข้อร้องเรียนเหล่านี้เกิด ส่วนหนึ่ง จากระบบคอมพิวเตอร์ที่ล้า ระบบสารสนเทศปัจจุบันของเครื่องเทศมีขั้นตอนด้วยตนเองที่สนับสนุน โดยพีอิสระ (nonnetworked) ที่แต่ละแผนก ซึ่งไม่สามารถสื่อสารกัน ขั้นตอนเอกสารระหว่างแผนกต่าง ๆ มีทั้งในแบบฟอร์มวิธี ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายของวงจรรายได้ที่สำนักงานสำนักงานใหญ่ของบอสตัน

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

กรณีการควบคุมภายในที่
1 ตลาดของสมิ ธ (ธุรกิจขนาดเล็ก POS ระบบบัญชี)
ในปี 1989 โรเบิร์ตสมิ ธ เปิดผลไม้ขนาดเล็กและตลาดผักใน Bethlehem, เพนซิล แต่เดิมสมิ ธ ขายเพียงผลิตที่ปลูกในฟาร์มของครอบครัวและสวนผลไม้ของเขา เป็นที่นิยมของตลาดเพิ่มขึ้น แต่เขาเพิ่มขนมปังกระป๋องเนื้อสดและอุปทานที่มี จำกัด ของสินค้าแช่แข็ง วันนี้ตลาดของสมิ ธ เป็นตลาดของเกษตรกรอย่างเต็มรูปแบบที่มีฐานลูกค้าที่แข็งแกร่งในท้องถิ่น แท้จริงชื่อเสียงของตลาดในราคาต่ำและมีคุณภาพสูงดึงลูกค้าจากเมืองอื่น ๆ เพนซิลและแม้กระทั่งจากรัฐใกล้เคียงของรัฐนิวเจอร์ซีย์ ปัจจุบันตลาดสมิ ธ มีสี่สิบพนักงาน เหล่านี้รวมถึงพนักงานขายสต็อกเก็บรักษาคนงานในฟาร์มผู้บังคับบัญชาการเปลี่ยนแปลงและพนักงานธุรการ เมื่อเร็ว ๆ นี้สมิ ธ ได้สังเกตเห็นการลดลงของผลกำไรและยอดขายในขณะที่การซื้อสินค้าของเขาของผลิตภัณฑ์สำหรับการขายยังคงเพิ่มขึ้น แม้ว่า บริษัท ไม่ได้เตรียมงบการเงินที่ตรวจสอบแล้วโรเบิร์ตสมิ ธ ได้รับมอบหมาย บริษัท บัญชีสาธารณะของคุณในการประเมินของ บริษัท ของเขาขั้นตอนการขายและการควบคุม รายได้จากตลาดของสมิ ธ วงจรขั้นตอนที่อธิบายไว้ในย่อหน้าต่อไปนี้:
ลูกค้าผลักดันตะกร้าสินค้าของพวกเขาเพื่อตรวจสอบน้ำาออกมาลงทะเบียนที่เสมียนกระบวนการขาย ตลาดมีสี่ลงทะเบียน แต่พวกเขาจะไม่ทุ่มเทให้กับพนักงานขายที่เฉพาะเจาะจงเพราะเสมียนเล่นม้วนจำนวนมากในการดำเนินงาน day- ต่อวัน นอกจากนี้ในการตรวจสอบจากลูกค้าพนักงานขายจะตุนชั้นวางขนรถบรรทุกหรือดำเนินการอื่น ๆ ตามความต้องการในพื้นที่ต่างๆเพิ่มขึ้นและตกตลอดทั้งวัน ความต้องการงานนี้ของเหลวทำให้การโอนพนักงานที่จะลงทะเบียนเฉพาะทำไม่ได้.
ที่จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงที่ผู้บังคับบัญชาการเปลี่ยนแปลงรวบรวมสี่เงินสดลิ้นชักทะเบียนจากเสมียนซื้อคืนในสำนักงานในด้านหลังของตลาด ลิ้นชักมี $ 100 ในแต่ละธนบัตรใบเล็ก (เรียกว่าลอย) เพื่อช่วยให้พนักงานที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลง ผู้บังคับบัญชาลงนามในบันทึกการแสดงให้เห็นว่าเขาได้รับความดูแลของลอยและสถานที่ลิ้นชักเข้ามาลงทะเบียนเงินสดที่เกี่ยวข้อง.
ขายให้กับลูกค้าที่เป็นเงินสดเช็คหรือบัตรเครดิตเท่านั้น ขายบัตรเครดิตจะดำเนินการในทางปกติ เสมียน swipes บัตรและได้รับการอนุมัติออนไลน์จาก บริษัท ผู้ออกบัตรในเวลาของการขาย ลูกค้าแล้วลงนามในบัตรกำนัลบัตรเครดิตซึ่งพนักงานสถานที่ในช่องพิเศษของลิ้นชักเก็บเงินลงทะเบียน ลูกค้าได้รับใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อและสำเนาบัตรกำนัลบัตรเครดิตที่.
สำหรับการชำระเงินด้วยเช็คเสมียนต้องของลูกค้าที่จะนำเสนอใบอนุญาตขับรถที่ถูกต้อง จำนวนใบอนุญาตจะถูกเพิ่มในการตรวจสอบและการตรวจสอบจะถูกจับคู่กับเป็น "สีดำ" รายชื่อของลูกค้าที่ได้ผ่านการตรวจสอบก่อนหน้านี้ที่ไม่ดี
หากลูกค้าไม่ได้อยู่ในรายการการตรวจสอบคือทํา cepted สำหรับการชำระเงินและวางไว้ในลิ้นชักเก็บเงินลงทะเบียน เสมียนแล้วให้ลูกค้าใบเสร็จรับเงิน.
ส่วนใหญ่ของยอดขายเป็นเงินสด เสมียนได้รับเงินสดจากลูกค้าที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงและออกใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อ.
ในตอนท้ายของการเปลี่ยนแปลงที่ผู้บังคับบัญชาจะส่งกลับลิ้นชักลงทะเบียนเงินสดที่มีเงินสดเช็คและใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตให้พนักงานซื้อคืนและสัญญาณ บันทึกว่าเขาได้ส่งลิ้นชักเงินสด เสมียนต่อมานับเงินสดและขายบัตรเครดิต การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แบบสแตนด์อโลนเขาบันทึกปริมาณยอดขายรวมในวารสารการขายและการขายบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีเงินสด เสมียนธนารักษ์แล้วเตรียมใบนำฝากเงินและมอบเงินสดเช็คและบัตรกำนัลบัตรเครดิตไปยังสาขาของธนาคารที่สองห่างจากตลาด.
ที่ต้องการ:
สร้างแผนภาพการไหลของข้อมูลของระบบปัจจุบัน.
ข สร้างผังระบบการทำงานของระบบที่มีอยู่.
ค วิเคราะห์จุดอ่อนของการควบคุมภายในในระบบ รูปแบบการตอบสนองของคุณตามหกประเภทของกิจกรรมการควบคุมทางกายภาพที่ระบุไว้ใน COSO.
2 เครื่องเทศเป็นการนำเข้าขวา (Standalone เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบบัญชี)
เครื่องเทศเป็นขวาถูกจัดตั้งขึ้นในปี 1990 ในบอสตันที่จะเริ่มนำเข้าเครื่องเทศที่แปลกใหม่และซอสปรุงอาหารจากอินเดียและจีน บริษัท จัดจำหน่ายอาหารพิเศษเหล่านี้ร้านอาหารชาติพันธุ์คาเฟ่และร้านอาหารทั่วประเทศ นอกเหนือไปจากบอสตันไตรมาสหัวและโกดังสินค้าของ บริษัท มีศูนย์กระจายสินค้าในลิซาเบ ธ , นิวเจอร์ซีย์ เครื่องเทศที่เหมาะสมปัจจุบันมีพนักงานกว่า 100 คนมีหลายสิบของซัพพลายเออร์และธุรกิจการค้าในหลายร้อยของอาหารชาติพันธุ์และแปลกใหม่จากทั่วทุกมุมโลก.
เมื่อเร็ว ๆ นี้เครื่องเทศที่เหมาะสมได้รับการได้รับการร้องเรียนจากลูกค้าและซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินการจัดส่งสินค้าและข้อผิดพลาดการชำระเงิน ผู้บริหารเชื่อว่าข้อร้องเรียนเหล่านี้เกิดในบางส่วนจากระบบคอมพิวเตอร์โบราณ ระบบข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเครื่องเทศรวมถึงขั้นตอนคู่มือการสนับสนุนโดยอิสระ (nonnetworked) เครื่องคอมพิวเตอร์ในแต่ละแผนกที่ไม่สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ กระแสเอกสารระหว่างหน่วยงานมีทั้งในรูปแบบกระดาษ ต่อไปนี้คือคำอธิบายของวงจรรายได้ที่สำนักงานใหญ่บอสตัน

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

กรณีการควบคุมภายใน
1 ตลาดของ Smith ( ระบบบัญชี POS ธุรกิจขนาดเล็ก )
ในปี 1989 , โรเบิร์ต สมิธ เปิดตลาดผักและผลไม้เล็ก ๆใน Bethlehem , Pennsylvania . เดิมที สมิธ ขายเฉพาะผลิตที่ปลูกในฟาร์มของครอบครัวของเขา และ สวน ความนิยมของตลาดที่เติบโต อย่างไรก็ตาม เขาเพิ่มขนมปังสินค้ากระป๋อง เนื้อสด และอุปทานที่ จำกัด ของแช่แข็งสินค้า วันนี้ตลาดของ Smith เป็นเกษตรกรเต็มช่วงตลาดกับฐานลูกค้าท้องถิ่นที่แข็งแกร่ง แน่นอนของตลาดชื่อเสียงสำหรับราคาที่ต่ำและดึงลูกค้าจากเมืองแห่งอื่น ๆที่มีคุณภาพสูง และแม้แต่จากเพื่อนบ้านในรัฐนิวเจอร์ซีย์ ตลาดในปัจจุบันของ สมิธ มีพนักงาน 40 เหล่านี้รวมถึงพนักงาน , ขายชั้นวาง stockers , ฟาร์ม คนงาน หัวหน้างาน กะ และเสมียนพนักงาน .สมิธได้สังเกตเห็นเมื่อเร็ว ๆนี้ลดลงในผลกำไรและยอดขาย ในขณะที่เขาซื้อผลิตภัณฑ์เพื่อขายยังคงเพิ่มขึ้น แม้ว่า บริษัท ไม่ได้เตรียมการตรวจสอบงบการเงิน โรเบิร์ต สมิธ ได้มอบหมายให้บริษัทบัญชีสาธารณะของคุณเพื่อศึกษาขั้นตอนการขาย บริษัท ของเขาและการควบคุม สมิท รายได้จากตลาดรอบวิธีการที่อธิบายไว้ในย่อหน้าต่อไปนี้ :
ลูกค้าดันรถเข็นช้อปปิ้งของพวกเขาเพื่อตรวจสอบออกลงทะเบียนที่เสมียนกระบวนการขาย ตลาดสี่มีทะเบียน แต่พวกเขาไม่ได้ทุ่มเทให้กับเสมียนขายเฉพาะเพราะเสมียนเล่นหลายม้วนในวันงานในวันนี้ นอกจากการตรวจสอบลูกค้า เสมียนจะขายหุ้นชั้นวาง , ยกเลิกการโหลดรถบรรทุกส่งหรือปฏิบัติงานอื่นๆตามความต้องการในด้านต่างๆ เพิ่มขึ้น และ ตกตลอดทั้งวัน ของเหลวนี้ทำงานต้องการทำให้งานของเสมียนเฉพาะทะเบียนไม่ได้ .
ที่ ต้น กะ กะ หัวหน้ารวบรวมสี่เงินสดลงทะเบียนลิ้นชักจากกระทรวงการคลัง เสมียนในสำนักงานในด้านหลังของตลาดลิ้นชักประกอบด้วย $ 100 แต่ละตั๋วขนาดเล็ก ( เรียกว่าลอย ) เพื่อให้พนักงานที่จะให้เปลี่ยน ผู้จัดการป้ายบันทึกที่ระบุว่าเขาได้รับการดูแลของลอยและสถานที่ในแต่ละลิ้นชักเครื่องคิดเงิน .
ขายให้ลูกค้า เป็น เงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิตเท่านั้น ขายบัตรเครดิตจะดำเนินการในทางปกติ