1. Start with a salutationYour emai

1. Start with a salutation

Your email should open by addressing the person you’re writing to. Sure, you can get away with leaving out the salutation when you’re dashing off an email to your friend, but business-like messages should begin with:

Dear Mr Jones, or Dear Professor Smith, (for someone you don’t know well, especially if they’re a superior)
Dear Joe, or Dear Mandy, (if you have a working relationship with the person)
It’s fine to use “Hi Joe”, “Hello Joe” or just the name followed by a comma (“Joe,”) if you know the person well – writing “Dear Joe” to one of your team-mates will look odd!

2. Write in short paragraphs

Get straight to the point – don’t waste time waffling. Split your email into two to four short paragraphs, each one dealing with a single idea. Consider using bullet-points for extra clarity, perhaps if you are:

Listing several questions for the recipient to answer
Suggesting a number of alternative options
Explaining the steps that you’ll be carrying out
Put a double line break, rather than an indent (tab), between paragraphs.

3. Stick to one topic

If you need to write to someone about several different issues (for example, if you’re giving your boss an update on Project X, asking him for a review meeting to discuss a payrise, and telling him that you’ve got a doctor’s appointment on Friday), then don’t put them all in the same email. It’s hard for people to keep track of different email threads and conversations if topics are jumbled up.

4. Use capitals appropriately

Emails should follow the same rules of punctuation as other writing. Capitals are often misused. In particular, you should:

Never write a whole sentence (or worse, a whole email) in capitals
Always capitalise “I” and the first letter of proper nouns (names)
Capitalise acronymns (USA, BBC, RSPCA)
Always start sentences with a capital letter.
This makes your email easier to read: try retyping one of the emails you’ve received in ALL CAPS or all lower case, and see how much harder it is to follow!

5. Sign off the email

For short internal company emails, you can get away with just putting a double space after your last paragraph then typing your name. If you’re writing a more formal email, though, it’s essential to close it appropriately.

Use Yours sincerely, (when you know the name of your addressee) and Yours faithfully, (when you’ve addressed it to “Dear Sir/Madam”) for very formal emails such as job applications.
Use Best regards, or Kind regards, in most other situations.
Even when writing to people you know well, it’s polite to sign off with something such as “All the best,” “Take care,” or “Have a nice day,” before typing your name.
6. Use a sensible email signature

Hopefully this is common sense – but don’t cram your email signature with quotes from your favourite TV show, motivational speaker or witty friend. Do include your name, email address, telephone number and postal address (where appropriate) – obviously, your company may have some guidelines on these.

It makes it easy for your correspondents to find your contact details: they don’t need to root through for the first message you sent them, but can just look in the footer of any of your emails.

Putting it all together

Compare the following two job applications. The content of the emails are identical – but who would you give the job to?

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

1. เริ่มต้น ด้วยคำขึ้นต้นอีเมลของคุณควรเปิด โดยการจัดการกับบุคคลที่คุณเขียนถึง แน่นอน คุณจะได้รับ ด้วยการเอาคำทักทายเมื่อคุณกำลังมีชีวิตชีวาปิดอีเมล์ให้เพื่อนของคุณ แต่ที่ชอบข้อควรเริ่มต้นด้วย:รักนายโจนส์ หรือ Smith ศาสตราจารย์รัก, (สำหรับคนที่คุณไม่รู้กัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาแซ)รักโจ หรือ Dear Mandy, (ถ้ามีการทำงานความสัมพันธ์กับบุคคล)มันเป็นปัญหาในการใช้ "Hi โจ" "สวัสดี โจ" หรือชื่อตาม ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ("โจ ) ถ้าคุณรู้ว่าคนดี-เขียน"หวัดดีโจ"หนึ่งในเพื่อนร่วมทีมของคุณจะดูแปลก2. เขียนสั้น ๆ ย่อหน้ารับตรงไปยังจุด – อย่าเสียเวลา waffling แยกอีเมลของคุณเป็นย่อหน้าสั้น ๆ 2-4 แต่ละคนจัดการกับความคิดเดียว พิจารณาการใช้จุดที่กระสุนสำหรับเพิ่มความคมชัด บางทีถ้าคุณ:รายการคำถามที่หลายผู้รับจะตอบบอกจำนวนของตัวเลือกอธิบายขั้นตอนที่คุณจะสามารถดำเนินการใส่ตัวแบ่งบรรทัดคู่ มากกว่าการเยื้อง (แท็บ), ระหว่างย่อหน้า3. ติดหัวข้อถ้าคุณต้องการเขียนให้คนเกี่ยวกับปัญหาที่แตกต่าง (เช่น ถ้าคุณให้เจ้านายของคุณการปรับปรุงโครงการ X ขอให้เขามีการรีวิวประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับการ payrise และเขาบอกว่า คุณมีการนัดหมายของแพทย์วันศุกร์), ไม่วางไว้ในอีเมล์เดียวกัน มันยากสำหรับคนที่จะติดตามของเธรดอีเมลอื่นและสนทนาถ้าจะสลับหัวข้อ4. ใช้เมืองหลวงอย่างเหมาะสมอีเมล์ควรทำตามกฎเดียวกันกับเครื่องหมายวรรคตอนเป็นลายลักษณ์อักษรอื่น ๆ เมืองหลวงที่มักจะมีการนำไปใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณควรจะ:ไม่เคยเขียนทั้งประโยค (หรือเลว อีเมทั้งหมด) ตัวใหญ่ใช้ประโยชน์เสมอ "I" และอักษรตัวแรกของคำวิสามานยนาม (ชื่อ)ใช้ประโยชน์ acronymns (สหรัฐอเมริกา บีบีซี RSPCA)เริ่มต้นประโยค ด้วยตัวอักษรพิมพ์ใหญ่เสมอทำให้อีเมล์ของคุณอ่านง่ายขึ้น: ลองพิมพ์อีเมล์ที่คุณได้รับตัวอักษรใหญ่หรือเล็กทั้งหมด และเห็นว่ายากอย่างใดอย่างหนึ่งคือการ ทำตาม5. ส่งอีเมลสำหรับอีเมล์สั้น ๆ ภายในบริษัท คุณจะได้รับกับแค่การวางพื้นที่สองหลังจากย่อหน้าสุดท้ายของคุณแล้ว พิมพ์ชื่อของคุณ ถ้าคุณเขียนอีเมอย่างเป็นทางการ แม้ว่า มันเป็นสิ่งสำคัญเพื่อปิดอย่างเหมาะสมใช้ของคุณอย่างจริงใจ, (เมื่อคุณทราบชื่อของผู้รับของคุณ) และคุณสมจริง, (เมื่อคุณได้ส่งมันไป "รบกวน") สำหรับอีเมล์ที่เป็นทางการมากเช่นงานใช้นับถือ หรือนับถือ ในกรณีส่วนใหญ่อื่น ๆแม้เมื่อเขียนท่านคุณทราบดี สุภาพต้องการออกจากระบบ ด้วยอย่างเช่น "", "ดูแล" หรือ "มีวันดี ก่อนพิมพ์ชื่อของคุณ6. การใช้ลายเซ็นอีเมลที่เหมาะสมหวังว่านี้เป็นความรู้สึกร่วมกัน – แต่อย่าอัดลายเซ็นอีเมลของคุณกับใบเสนอราคาจากรายการทีวีที่ชื่นชอบ ลำโพงสร้างแรงบันดาลใจ หรือเพื่อนไหวพริบ รวมชื่อ email address เบอร์โทรศัพท์ และที่อยู่ไปรษณีย์ (เหมาะ) – เห็นได้ชัด บริษัทของคุณอาจมีแนวทางเหล่านี้ทำให้มันง่ายสำหรับประเทศของคุณเพื่อค้นหารายละเอียดการติดต่อ: พวกเขาไม่จำเป็นต้องขุดรากถอนโคนผ่านข้อแรกที่คุณจะได้รับ แต่สามารถเพียงดูในส่วนท้ายของอีเมลของคุณใส่ทั้งหมดเข้าด้วยกันเปรียบเทียบการใช้งานสองงานดังต่อไปนี้ เนื้อหาของอีเมล์จะเหมือน – แต่ที่คุณจะให้การงาน

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

1. เริ่มต้นด้วยคำทักทายอีเมลของคุณควรจะเปิดได้โดยคนที่คุณกำลังเขียนถึง แน่นอนว่าคุณจะได้รับไปกับการออกจากการทักทายเมื่อคุณกำลังห้าวออกอีเมลให้เพื่อนของคุณ แต่ข้อความเหมือนธุรกิจควรเริ่มต้นด้วย: รักนายโจนส์หรือเรียนศาสตราจารย์สมิ ธ (สำหรับคนที่คุณไม่รู้จักกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขากำลังที่เหนือกว่า) เรียนโจหรือเรียนแมนดี้ (ถ้าคุณมีความสัมพันธ์กับการทำงานกับคน) ก็ปรับใช้ "สวัสดีโจ", "สวัสดีโจ" หรือเพียงแค่ชื่อตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค ( " โจ ") ถ้าคุณรู้ว่าคนดี - เขียน" รักโจ "ให้เป็นหนึ่งในเพื่อนร่วมทีมของคุณจะมีลักษณะแปลก2 เขียนในย่อหน้าสั้นรับตรงไปยังจุด - ไม่ต้องเสียเวลา waffling แยกอีเมลของคุณลงใน 2-4 ย่อหน้าสั้นแต่ละคนจัดการกับความคิดเดียว พิจารณาใช้กระสุนจุดเพื่อความชัดเจนพิเศษบางทีถ้าคุณเป็น: รายการหลายคำถามสำหรับผู้รับที่จะตอบบอกจำนวนของตัวเลือกทางเลือกที่อธิบายขั้นตอนที่คุณจะได้รับการดำเนินการใส่เส้นแบ่งคู่มากกว่าเยื้อง (แท็บ ) ระหว่างย่อหน้า. 3 ติดหนึ่งหัวข้อถ้าคุณต้องการที่จะเขียนถึงใครบางคนเกี่ยวกับปัญหาที่แตกต่างกัน (ตัวอย่างเช่นถ้าคุณกำลังให้เจ้านายของคุณการปรับปรุงเกี่ยวกับ Project X ขอให้เขาสำหรับการประชุมทบทวนเพื่อหารือเกี่ยวกับ payrise และบอกเขาว่าคุณได้ ได้รับการแต่งตั้งแพทย์ในวันศุกร์) แล้วไม่ได้นำพวกเขาทั้งหมดในอีเมลเดียวกัน มันเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่จะติดตามหัวข้ออีเมลที่แตกต่างกันและการสนทนาถ้าหัวข้อที่จะสลับที่. 4 ใช้เมืองหลวงอย่างเหมาะสมอีเมล์ควรปฏิบัติตามกฎระเบียบเดียวกันของเครื่องหมายวรรคตอนการเขียนอื่น ๆ เมืองหลวงมักจะถูกนำไปใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณควร: ไม่เคยเขียนทั้งประโยค (หรือแย่ลงอีเมลทั้งหมด) ในเมืองหลวงเสมอประโยชน์ "ฉัน" และอักษรตัวแรกของคำนามที่เหมาะสม (ชื่อ) Capitalise acronymns (สหรัฐอเมริกา, บีบีซี, อาร์เอส) เสมอเริ่มต้นประโยคด้วย . ตัวอักษรนี้จะทำให้อีเมลของคุณง่ายต่อการอ่าน: ลองจำเป็นต้องพิมพ์หนึ่งของอีเมลที่คุณได้รับในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือทั้งหมดกรณีที่ต่ำกว่าและดูว่ามากที่ยากก็คือการทำตาม5 เข้าสู่ระบบปิดอีเมลสำหรับอีเมลภายใน บริษัท ระยะสั้นที่คุณจะได้รับไปมีเพียงการวางพื้นที่คู่หลังจากย่อหน้าสุดท้ายของคุณแล้วพิมพ์ชื่อของคุณ หากคุณกำลังเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมากขึ้น แต่ก็จำเป็นที่จะปิดมันอย่างเหมาะสม. ใช้ขอแสดงความนับถือ (เมื่อคุณทราบชื่อของผู้รับของคุณ) และขอแสดงความนับถือ (เมื่อคุณได้แก้ไขเป็น "Dear Sir / Madam ") สำหรับอีเมลอย่างเป็นทางการมากเช่นการใช้งาน. ใช้ความนับถือหรือความนับถือในสถานการณ์อื่น ๆ ส่วนใหญ่. แม้ในขณะที่เขียนถึงคนที่คุณรู้จักดีก็สุภาพที่จะเข้าสู่ระบบปิดที่มีบางสิ่งบางอย่างเช่น" สิ่งที่ดีที่สุด "" พา ดูแล "หรือ" มีวันที่ดี "ก่อนที่จะพิมพ์ชื่อของคุณ. 6 ใช้ลายเซ็นอีเมลที่เหมาะสมเราหวังว่านี้เป็นความรู้สึกร่วมกัน - แต่ไม่อัดลายเซ็นอีเมลของคุณด้วยคำพูดจากรายการโทรทัศน์ที่คุณชื่นชอบลำโพงสร้างแรงบันดาลใจหรือเพื่อนไหวพริบ . อย่าใส่ชื่อของคุณที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ไปรษณีย์ (ตามความเหมาะสม) - เห็นได้ชัดว่า บริษัท ของคุณอาจมีแนวทางบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้มันทำให้ง่ายสำหรับผู้สื่อข่าวของคุณเพื่อหารายละเอียดการติดต่อของพวกเขาไม่จำเป็นต้องขุดรากถอนโคนผ่าน สำหรับข้อความแรกที่คุณส่งให้ แต่เพียงสามารถดูในส่วนท้ายของการใด ๆ ของอีเมลของคุณ. วางไว้ทั้งหมดเข้าด้วยกันเปรียบเทียบสองต่อไปนี้การสมัครงาน เนื้อหาของอีเมลที่เหมือนกัน - แต่ที่คุณจะให้งานให้?

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

1 . เริ่มต้นด้วยคำทักทายอีเมลของคุณควรจะเปิดโดยการจัดการกับคนที่คุณเขียนถึง ให้แน่ใจว่าคุณสามารถไปทิ้งออกมาทักทายเมื่อเธอรีบอีเมลให้เพื่อนของคุณ แต่ธุรกิจเหมือนข้อความที่ควรเริ่มต้นด้วย :เรียนคุณ โจนส์ หรือ ศาสตราจารย์สมิธ ( สำหรับคนที่ไม่รู้จักดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขากำลังที่เหนือกว่า )รักโจ หรือ รักแมนดี้ ( ถ้าคุณมีความสัมพันธ์การทำงานกับคน )มันจะดีที่จะใช้ " สวัสดี " , " สวัสดีโจ " หรือเพียงแค่ชื่อ ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค ( " โจ " ) ถ้าคุณรู้ว่าคนที่ดี–เขียน " รักโจ " หนึ่งในเพื่อนร่วมทีมเป็นครั้งแรกของคุณจะดูแปลก !2 . เขียนในย่อหน้าสั้น ๆพูดตรงประเด็น ( ไม่ต้องเสียเวลาง . แยกอีเมล์ของคุณเป็นสองถึงสี่ย่อหน้าสั้น ๆ แต่ละคนจะจัดการกับความคิดเดียว ลองใช้จุด bullet เพื่อเสริมความชัดเจน บางทีถ้าคุณมี :รายการสำหรับผู้รับที่จะตอบคำถามหลาย ๆแนะนำจำนวนของตัวเลือกทางเลือกอธิบายขั้นตอนที่คุณจะแบกออกใส่แบ่งบรรทัดคู่ มากกว่า รอยบุบ ( แท็บ ) ระหว่างย่อหน้า3 . ติดหนึ่งในหัวข้อถ้าคุณต้องการที่จะเขียนถึงใครบางคนเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ( ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังให้เจ้านายของคุณมีการปรับปรุงในโครงการ X , ขอให้เขาทบทวนการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับ payrise และบอกเขาว่าคุณมีหมอนัดวันศุกร์ ) แล้วไม่ต้องใส่ทั้งหมดในอีเมลเดียวกัน มันลำบากสำหรับคนที่ติดตามหัวข้ออีเมลที่แตกต่างกันและการสนทนา ถ้าหัวข้อโผล่ขึ้นมา4 . ใช้ทุนอย่างเหมาะสมอีเมล์ควรปฏิบัติตามกฎเดียวกันของเครื่องหมายวรรคตอนและการเขียนอื่น ๆ เมืองหลวงที่มักจะใช้ผิดกัน โดยเฉพาะ คุณควรจะ :เคยเขียนประโยคทั้งหมด ( หรือแย่ลง , อีเมลทั้งหมด ) เมืองหลวงเสมอ ( " ฉัน " และตัวอักษรตัวแรกของคำนามเฉพาะ ( ชื่อ )( acronymns ( สหรัฐอเมริกา , บีบีซี , วิตก )มักจะเริ่มต้นประโยคด้วยอักษรตัวใหญ่นี้จะทำให้อีเมลของคุณอ่านง่าย : พยายาม retyping หนึ่งของอีเมลที่คุณได้รับในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือกรณีที่ต่ำกว่าทั้งหมด และดูว่าหนักก็จะตามมา5 . ลงชื่ออีเมลสำหรับอีเมล์บริษัทสั้นภายใน คุณจะได้ เพียง วาง พื้นที่คู่หลังจากย่อหน้าสุดท้ายแล้วพิมพ์ชื่อของคุณ ถ้าคุณกำลังเขียนอีเมลเป็นทางการมากขึ้น แต่มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะปิดมันเองใช้ขอแสดงความนับถือ ( เมื่อคุณทราบชื่อของผู้รับของคุณ ) และด้วยความนับถือ ( เมื่อคุณได้จ่าหน้าถึง " Dear Sir / Madam " ) สำหรับอีเมล์อย่างเป็นทางการมากเช่นโปรแกรมงานใช้นับถือ หรือเคารพ ในสถานการณ์อื่น ๆ มากที่สุดแม้แต่ตอนที่เขียนถึงคนที่คุณรู้จักดี มันเป็นมารยาทที่จะลงนามกับบางสิ่งบางอย่างเช่น " ดีที่สุด " " ดูแล " หรือ " โชคดี " ก่อนพิมพ์ชื่อของคุณ6 . ใช้ลายเซ็นอีเมลที่เหมาะสมเราหวังว่านี้คือความรู้สึกโดยทั่วไป แต่ไม่กวดลายเซ็นอีเมลของคุณด้วยคำพูดจากรายการโปรดของคุณสร้างแรงบันดาลใจลำโพงหรือไหวพริบเพื่อน รวมถึงชื่อ ที่อยู่ อีเมล์ เบอร์โทรศัพท์ และที่อยู่ทางไปรษณีย์ ( ที่เหมาะสม ) ซึ่งเห็นได้ชัดว่า บริษัท ของคุณอาจจะมีแนวทางเหล่านี้มันทำให้มันง่ายสำหรับผู้สื่อข่าวของคุณเพื่อค้นหารายละเอียดการติดต่อของคุณ : พวกเขาไม่ต้อง root ผ่านครั้งแรก ข้อความที่คุณส่งมาให้ แต่ก็สามารถมองในส่วนท้ายของอีเมล์ของคุณวางมันทั้งหมดเข้าด้วยกันเปรียบเทียบต่อไปนี้สองงานงาน เนื้อหาของอีเมลเหมือนกัน ) แต่ที่คุณจะมอบงานให้ ?