เมื่อฝ่ายหรือแผนกต้องการรับพนักงานเพิ่มเนื่องจากเป็นการทดแทนคนเก่า ให้เขียนใบเสนอขอว่าจ้างพนักงาน (FM-PN-101) บันทึกรายละเอียด คุณสมบัติ ของพนักงานที่ต้องการรับพร้อมระบุจำนวนพนักงานที่ต้องการ
โดยให้ผู้ต้องการรับพนักงานหรือผู้เสนอขอลงนามในใบเสนอขอว่าจ้างพนักงาน
และให้ผู้จัดการฝ่ายที่เป็นผู้บังคับบัญชาต้นสังกัดลงนามตาม JobDescription เรียบร้อยแล้วนำส่งฝ่ายบุคคล
เพื่อดำเนินการตามข้อ 5.2.6 ในกรณีที่ฝ่ายบุคคลรับพนักงานตามใบเสนอขอว่าจ้างข้างต้นแล้ว และพนักงานได้สิ้นสุดสภาพการเป็นพนักงาน ได้แก่เสียชีวิต ลาออก เลิกจ้าง ภายในระยะเวลา 60 วัน นับจากวันเข้าปฏิบัติงาน ไม่ต้องเขียนใบเสนอขอว่าจ้างพนักงานใหม่อีก ให้ใช้ใบเสนอขอว่าจ้างพนักงานใบเดิมได้