เทคนิคการประชาสัมพันธ์เชิงรุก และการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤต
เทคนิคการประชาสัมพันธ์เชิงรุก และการประชาสัมพันธ์ในภาวะวิกฤต
อ.นพดล วศินสุนทร (PhD Candidate)
มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงใหม่
บทนำ
การประชาสัมพันธ์ ภาษาอังกฤษคือ Public Relation พบว่า ในก่อนศตวรรษที่ 21 สังคมโลกเป็นสังคมที่การควบคุมขึ้นตรงกับอำนาจทางกายภาพ เช่น การใช้กำลัง หรืออาวุธ แต่ในศตวรรษที่ 21 หรือยุคปัจจุบัน พบว่าอำนาจการควบคุมสังคมต้องอาศัยการสื่อสาร(เรืองศักดิ์ 2006) หรือปัจจุบันเรียกว่ายุคของข้อมูลข่าวสาร (Information)ซึ่งการสื่อสารดังกล่าวมีความสำคัญต่อประชาชนทั่วไป โดยเฉพาะการสื่อสารในรูปแบบการประชาสัมพันธ์กลายเป็นสิ่งที่มีบทบาทและความสำคัญอย่างมากในองค์กรต่างๆในหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน แต่ทว่าการสื่อสารในยุคข้อมูลข่าวสารมีการแข่งขันกันสูง และแนวคิดการสื่อสารมีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ นั้นจึงเป็นข้อถกเถียงอย่างมากเกี่ยวกับหลักการประชาสัมพันธ์ที่ได้ผล หรือการประชาสัมพันธ์อย่างทันท่วงทีต่อกระแสของข้อมูลข่าวสารที่นับวันจะมีความหลากหลายมากขึ้น และที่สำคัญประชาชนก็มีความรู้มากขึ้น ดังนั้นการเสนอข้อมูลข่าวสารเพื่อสร้างสัมพันธ์และความเข้าใจต่อผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กรจึงเป็นเรื่องที่นักประชาสัมพันธ์จะต้องตื่นตัว และแสวงหานวัตกรรมการสื่อสารสมัยใหม่ เพื่อสร้างความเข้าใจ เข้าถึงและมีส่วนร่วมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นักวิชาการหลายท่านได้ให้ความหมายของคำว่า การประชาสัมพันธ์ (Public Relations)
ซึ่งพอจะสรุปได้ว่า การประชาสัมพันธ์เป็นการสื่อสารเพื่อจัดการขององค์กรให้เกิดสัมพันธภาพอันดีกับผู้รับข่าวสารกลุ่มต่างๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับความคิดเห็น (Opinion) ทัศนคติ (Attitude) และค่านิยม (Value) หรือเป็นการติดต่อสื่อสารกับชุมชนทั้งภายในภายนอกเพื่อสร้างภาพพจน์ขององค์กรกับสาธารณะชน อีกทั้งยังมีความพยายามที่ได้วางแผนอย่างต่อเนื่องที่จะสร้างและรักษาไว้ซึ่งความปรารถนาดีและความเข้าใจกันระหว่างองค์การและสาธารณชนที่เกี่ยวข้อง เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ อันจะทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลง ดังนั้นหัวใจสำคัญของการประชาสัมพันธ์จึงหนีไม่พ้นการสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องระหว่างองค์กรกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ซึ่งในที่นี้หมายรวมถึงลูกค้า ประชาชน ชุมชน สมาคม หน่วยราชการ และเจ้าหน้าที่ พนักงานทุกระดับในองค์กร
ดังนั้นการประชาสัมพันธ์ ที่ดีและแข็งแกร่งนั้น ไม่ว่าจะเป็นทีมภายในองค์กร หรือ
ที่ปรึกษาภายนอก มีบทบาทสำคัญในการเป็นทั้งตัวเชื่อมและกันชนระหว่างองค์กรกับสาธารณชน ทั้งนี้การประชาสัมพันธ์ที่ดียังขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณสมบัติของนักประชาสัมพันธ์ ลักษณะของนักประชาสัมพันธ์ที่ดีต้องมีใจรักงานประชาสัมพันธ์ และนักประชาสัมพันธ์ยังจะต้อง รู้รอบ รอบรู้ รวดเร็ว เร่งรัด รอบคอบ รักเรียน เรียนลัด และปรับตัว
เทคนิคการประชาสัมพันธ์เชิงรุก
หากพิจารณาวาทกรรมของคำว่า “การประชาสัมพันธ์เชิงรุก” แล้วนั้นอาจมีข้อสงสัยว่าทำไมต้องเป็นเชิงรุก การประชาสัมพันธ์โดยปกติไม่เพียงพอหรือว่าอย่างไร นั้นเป็นเพราะว่าปัจจุบันข้อมูลข่าวสารในสังคมมีมากมาย การจะทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกดีกับองค์กรจำเป็นจะต้องมีการวางแผนการสื่อสารที่มองไปข้างหน้า กล่าวคือไม่รอให้สงสัย ไม่รอให้หวาดระแวง
ไม่รอให้คนวิ่งมาถาม หรือแม้แต่ไม่รอให้เข้าใจไปเอง แต่การประชาสัมพันธ์เชิงรุกจะเป็นการสร้างความสมบูรณ์(complete)ในความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นก่อนใคร สาเหตุที่ต้องเป็นแบบนี้ก็เพราะว่าความต้องการหรือความคาดหวังที่ไม่สิ้นสุดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและของทุกคนในองค์กร
เทคนิคในการประชาสัมพันธ์ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จได้ต้องเข้าใจก่อนว่า
การประชาสัมพันธ์ คือการนำข้อมูลข่าวสารจากองค์กรไปสู่บุคคล จากบุคคลออกไปสู่สังคมภายนอก จนกระทั่งออกไปสู่ภายนอกประเทศ หรือระดับโลก นักประชาสัมพันธ์จึงต้องให้ความใส่กับสิ่งต่างๆได้แก่ ตัวบุคคลคือตัวเราสำคัญที่สุด ทุกแห่ง ทุกที่ ทุกสถานการณ์ โดยแต่ละคนต้องมีความเข้าใจพื้นฐานของข่าวสารและการพัฒนาข่าวสารและต้องมีความตั้งใจจริงที่จะเปิดรับฟังข้อมูล ต้องเปิดใจแบบ 360 องศา คือเปิดรอบด้านและต้องเป็นคนใจกว้างสามารถรับข้อมูลได้ทั้งหมดทุกรูปแบบ และต้องรู้จักไตร่ตรอง วินิจฉัย รู้จักคิด และมองในหลายๆมิติ ทั้งนี้ยังต้องคำนึงถึงผลกระทบต่อส่วนตัว ส่วนรวมและประชาชนทั่วไป
ต่อมาคือ สภาพการณ์ของสังคม ซึ่งต่อเนื่องจากข้อแรก ต้องเข้าใจในทุกส่วน ทุกระยะ
ต้องย้อนรอยความเป็นมา เข้าใจถึงประวัติศาสตร์ ปัจจุบัน ทันเหตุการณ์ และสามารถคิดถึงแนวโน้ม ทิศทาง วิสัยทัศน์ ซึ่งต้องสามารถคาดคะเนได้ด้วยกระแสสังคม คือความต้องการของประชาชน ต้องเข้าใจกระแสสังคมให้ได้ หากเรารู้กระแสสังคมที่แท้จริงได้แล้ว จะเป็นอาวุธ สามารถทะลุทะลวงและจะเป็นเกราะป้องกันตัวเราได้เป็นอย่างดี กระแสสังคมในที่นี้หมายถึง สังคมวิทยา จิตวิทยา เพื่อช่วยให้งานมีความราบรื่น
ดังนั้นการประชาสัมพันธ์จะต้องมีการพัฒนาเทคนิคการสื่อสารในรูปแบบต่างๆ
เพื่อตอบสนองความพึงพอใจ ซึ่งเป็นหัวใจหลักของการสร้างสัมพันธ์ภาพที่ดีให้เกิดขึ้นมากที่สุด อาทิเช่น ความต้องการที่จะเห็นองค์กรดังกล่าวมีภาพลักษณ์ หรือภาพพจน์ในทางบวกและทำให้องค์กรมีความเจริญงอกงาม หรือการคาดหวังต่อสินค้าและการบริการหลังการขายที่จะได้รับ
ความต้องการผู้ช่วยแก้ปัญหา ความต้องการแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วม ความต้องการเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร เป็นต้นดังนั้นการประชาสัมพันธ์ที่ดีจึงควรเริ่มจาก
(1) องค์กรต้องมีการวางแผนการสื่อสาร เพื่อสร้างให้บุคคลภายนอกได้รู้จักองค์กรมากขึ้น พร้อมทั้งมีการประชาสัมพันธ์ให้คนในองค์กรมีจิตสำนึกเดียวกัน เพื่อสะท้อนให้เห็นภาพลักษณ์ในภาพรวมขององค์กรร่วมกัน ดังนั้นการวางแผนการสื่อสารจึงเป็นกระบวนการที่มีความสำคัญ
ที่ต้องการวิเคราะห์และการตัดสินใจ เพื่อกำหนดวิธีการและแนวทางปฏิบัติงาน โดยใช้ทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่เพื่อให้การสื่อสารดำเนินไปตามวัตถุประสงค์และบรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ ซึ่งจะช่วยให้แนวทางการปฏิบัติงานแก่บุคคลทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเกิดความเข้าใจที่ชัดเจนตรงกัน อันเป็นผลดีต่อส่วนรวม อีกทั้งยังช