A memorandum or memo helps members

A memorandum or memo helps members of an organization communicate and share information that is relevant to people within the organization. While business letters allow members of an organization communicate with people outside the organization, memos usually contain information that affects those within a particular organization. They allow members or departments within an organization to communicate and relay information. Memos frequently address a small or large group of people, but some of the memos you write may be intended for one person.

Memos often share new information, like changes to schedules or benefits, or they may encourage the reader to take an action, such as attend a meeting or use less paper. Your aim in writing a memo is the same as with other professional correspondence: You want to quickly and effectively communicate your purpose to your reader.

When preparing to write a memo, ask yourself the following questions:

What is the purpose of the memo? What will it tell its recipient(s)?
Why do the recipients need this information?

What are the most important facts that the recipients need to have?

Is there a change that will be occurring? If so, what is the change and when will it occur?

Is there an action that the recipients need to take? If so, exactly what do they need to do? How do they take this action?

Is there any information (contact names, numbers, URLs) they need to have in order take this action?

Is there any accompanying documentation (reports, forms, charts) that the recipients need? (These can be included as attachments to the memo.)

Why do the recipients need to take the action? What are the benefits? How will it affect them?
The text of the memo should be relatively short; one page is a good rule of thumb. While you don’t want to omit any information that the reader needs, it’s also important to keep explanations short and simple. This will increase the likelihood of getting your point across, because most people will read a short, concise memo right away. Discuss only what the reader needs to know, but include information about where to obtain additional information if necessary.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

บันทึกหรือบันทึกช่วยให้สมาชิกขององค์กรสื่อสาร และแชร์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคนภายในองค์กร ในขณะที่จดหมายธุรกิจช่วยให้สมาชิกขององค์กรสื่อสารกับคนภายนอกองค์กร บันทึกประกอบด้วยข้อมูลที่มีผลต่อคนภายในองค์กรโดยเฉพาะมักจะ พวกเขาอนุญาตให้สมาชิกหรือหน่วยงานภายในองค์กรการติดต่อสื่อสาร และถ่ายทอดข้อมูลข้อมูล บันทึกบ่อยครั้งคนกลุ่มเล็ก หรือใหญ่ แต่บางบันทึกที่คุณเขียนอาจไม่ใช่สำหรับคนบันทึกมักใช้ร่วมกันข้อมูลใหม่ เช่นเปลี่ยนแปลงกำหนดการหรือประโยชน์ หรือพวกเขาอาจส่งเสริมให้ผู้อ่านดำเนินการ เช่นเข้าร่วมประชุม หรือใช้กระดาษน้อยลง จุดประสงค์เขียนบันทึกจะเหมือนกันเช่นเดียวกับอื่น ๆ ติดต่อมืออาชีพ: คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพสื่อสารวัตถุประสงค์ของการอ่านของคุณเมื่อเตรียมเขียนใบ ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้:วัตถุประสงค์ของใบคืออะไร อะไรจะได้บอกผู้รับของทำไมผู้รับต้องการข้อมูลนี้หรือไม่ข้อเท็จจริงสำคัญที่สุดที่ผู้รับต้องมีบ้างมีการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ถ้าเป็นเช่นนั้น การเปลี่ยนแปลงคืออะไร และจะได้เกิดขึ้นเมื่อไรมีการดำเนินการที่ผู้รับต้องใช้เวลา ถ้าเป็นเช่นนั้น อย่างแน่ชัดว่าพวกเขาต้องทำ วิธีทำจะดำเนินการนี้มีข้อมูล (รายชื่อ หมายเลข Url) จำเป็นต้องมีเพื่อดำเนินการนี้มีเอกสารใดที่มา (รายงาน รูปแบบ แผนภูมิ) ที่ผู้รับต้อง (เหล่านี้ได้เป็นสิ่งที่แนบมากับใบ)เหตุใดผู้รับจึงต้องดำเนินการ ประโยชน์มีอะไรบ้าง จะว่ากระทบพวกเขาข้อความของบันทึกควรจะค่อนข้างสั้น หน้าหนึ่งเป็นดีกฎของหัวแม่มือ ในขณะที่คุณต้องการละเว้นข้อมูลที่ต้องอ่าน เป็นสิ่งสำคัญที่จะให้คำอธิบายที่สั้น และง่าย นี้จะเพิ่มโอกาสของการจุดของคุณข้าม เนื่องจากคนส่วนใหญ่จะอ่านบันทึกย่อ กระชับทันที สนทนาเท่า ที่ผู้อ่านต้องทราบ แต่มีรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งที่จะขอรับข้อมูลเพิ่มเติมถ้าจำเป็น

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

บันทึกหรือบันทึกช่วยจำจะช่วยให้สมาชิกขององค์กรการสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้คนภายในองค์กร ในขณะที่จดหมายธุรกิจช่วยให้สมาชิกขององค์กรสื่อสารกับคนภายนอกองค์กร, บันทึกมักจะมีข้อมูลที่มีผลกระทบต่อผู้ที่อยู่ในองค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่ง พวกเขาช่วยให้สมาชิกหรือหน่วยงานภายในองค์กรในการสื่อสารและถ่ายทอดข้อมูล บันทึกช่วยจำอยู่บ่อย ๆ กลุ่มเล็กหรือขนาดใหญ่ของผู้คน แต่บางส่วนของบันทึกช่วยจำที่คุณเขียนอาจจะมีไว้สำหรับคนคนหนึ่งบันทึกมักจะแบ่งปันข้อมูลใหม่เช่นการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาหรือผลประโยชน์หรือพวกเขาอาจกระตุ้นให้ผู้อ่านที่จะดำเนินการดังกล่าว ที่เข้าร่วมการประชุมหรือการใช้กระดาษน้อยลง เป้าหมายของคุณในการเขียนบันทึกเหมือนกันเช่นเดียวกับการติดต่อมืออาชีพอื่น ๆ : คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารวัตถุประสงค์ของคุณในการอ่านของคุณเมื่อเตรียมที่จะเขียนบันทึกให้ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้: อะไรคือจุดมุ่งหมายของการบันทึกหรือไม่ สิ่งที่มันจะบอกผู้รับ (s) ได้อย่างไรทำไมผู้รับต้องใช้ข้อมูลนี้? อะไรคือข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุดที่ผู้รับจะต้องมี? มีการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและเมื่อมันจะเกิดขึ้น? มีการกระทำที่ผู้รับต้องใช้? ถ้าเป็นเช่นนั้นสิ่งที่พวกเขาต้องทำอะไร ทำอย่างไรให้พวกเขาใช้เวลาการดำเนินการนี้มีข้อมูลใด ๆ (ชื่อติดต่อตัวเลข URL) ที่พวกเขาจำเป็นต้องมีเพื่อดำเนินการนี้มีเอกสารใด ๆ ประกอบ (รายงานรูปแบบชาร์ต) ว่าผู้รับต้อง? (เหล่านี้สามารถรวมเป็นสิ่งที่แนบไปบันทึก.) ทำไมผู้รับจำเป็นต้องดำเนินการหรือไม่ สิ่งที่เป็นประโยชน์หรือไม่ ว่ามันจะส่งผลกระทบต่อพวกเขา? ข้อความบันทึกควรจะค่อนข้างสั้น; หนึ่งหน้าเป็นกฎที่ดีของหัวแม่มือ ในขณะที่คุณไม่ต้องการที่จะเอาข้อมูลที่ผู้อ่านต้องการใด ๆ ก็ยังมีความสำคัญที่จะให้คำอธิบายที่สั้นและง่าย นี้จะเพิ่มโอกาสในการได้รับการจุดของคุณเพราะคนส่วนใหญ่จะอ่านสั้น, บันทึกกระชับทันที เพียงพูดคุยสิ่งที่ผู้อ่านต้องการทราบ แต่มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ที่จะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมในกรณีที่จำเป็น

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

บันทึกหรือบันทึกที่ช่วยให้สมาชิกขององค์กรการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลภายในองค์กร ขณะที่จดหมายธุรกิจให้สมาชิกองค์กรสื่อสารกับคนภายนอกองค์กร บันทึกมักจะประกอบด้วยข้อมูลที่ส่งผลกระทบต่อผู้ที่อยู่ในองค์กรโดยเฉพาะพวกเขาอนุญาตให้สมาชิกหรือหน่วยงานภายในองค์กร เพื่อสื่อสารและถ่ายทอดข้อมูล บันทึกบ่อย ๆที่อยู่กลุ่มเล็ก หรือ ใหญ่ คน แต่บางส่วนของบันทึกที่คุณเขียนอาจจะตั้งใจให้คนหนึ่ง

บันทึกมักแบ่งปันข้อมูลใหม่เช่นการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา หรือผลประโยชน์ หรือพวกเขาอาจจะส่งเสริมให้ผู้อ่านที่จะลงมือ เช่น เข้าร่วมประชุม หรือใช้กระดาษน้อยลงจุดมุ่งหมายของคุณในการเขียนบันทึกเหมือนจดหมายมืออาชีพอื่น ๆ : คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพการสื่อสารวัตถุประสงค์ของคุณเพื่อคุณผู้อ่าน

เมื่อเตรียมที่จะเขียนบันทึก ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้ :

อะไรที่เป็นจุดประสงค์ของการบันทึก สิ่งที่จะบอกผู้รับ ( s )
ทำไมผู้รับต้องการข้อมูลนี้ ?

อะไรคือความจริงที่สำคัญที่สุดที่ผู้รับจะต้องมี

มีการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ? หากมีอะไรเปลี่ยนแปลง และเมื่อมันเกิดขึ้น ?

มีการกระทำที่ผู้รับจะต้องใช้เวลา ถ้าเป็นเช่นนั้น สิ่งที่พวกเขาต้องทำ ทำไมพวกเขาทำอย่างนี้

มีข้อมูลใด ๆ ( ติดต่อชื่อ , เบอร์โทรศัพท์ , ที่อยู่ URL ) มันต้องมีเพื่อดำเนินการนี้

มีเอกสารประกอบ ( รายงาน , รูปแบบ , แผนภูมิ ) ที่ผู้รับต้องการ ( เหล่านี้สามารถรวมเป็นสิ่งที่แนบมาบันทึก )

ทำไมผู้รับต้องใช้การกระทำ ? ประโยชน์ที่ได้รับคืออะไร จะมีผลต่อพวกเขา
ข้อความของบันทึกควรจะค่อนข้างสั้น หน้าเดียวคือกฎง่ายๆ . ในขณะที่คุณไม่ต้องการที่จะละเว้นข้อมูลที่ต้องอ่านนอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้คำอธิบายที่สั้นและง่าย นี้จะเพิ่มโอกาสของการได้รับจุดของคุณข้าม เนื่องจากคนส่วนใหญ่จะอ่านบันทึกสั้นๆ กระชับ ทันที พูดเฉพาะสิ่งที่ผู้อ่านต้องการทราบ แต่รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ที่จะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมถ้าจำเป็น