This involves identifying how these

This involves identifying how these systems meet the requirements of the organization.
Task 3.- Prepare a report as a result of the identifica tion and analysis of existing information management
systems in our organization
All the points detected in the above two points should be reflected in a comprehensive report before designing or
redesigning the existing systems.
This report should include:
A brief summary of the analysis
A list of the strengths and weaknesses of the systems
Detailed information about the features the system mu st provide to meet each of the document management
requirements

2.3. Step 3. Identification of do cument management strategi es in the organization.
The goal of this step is to determine the most appropriate policies, practices, standards, tools and other tactics
the organization should take to remedy the weaknesses identified in the previous step and ensure they meet the
document requirements identified in Step 1.
The choice of these strategies must take into account the nature of the organization, the type of activities carried
out, its human resources, tools and technology, the company culture and any kind of external socio-political
constraints.
It is vital involving users so that, not only document management requirements are covered, but also users
requirements are taken into consideration. It is essenial to ask the users about those elements that affect them, and
incorporate progressive changes in design until both document management and users requirements are satisfied. It
is, in short, to determine the best way to incorporate the necessary changes to improve document management
throughout the organization.
To complete this step, we must:
Explore the different document management strategies to be applied
Identify the most appropriate strategies for our document management requirements
Assess the factors that can support or discourage the adoption of these strategies
Adopt the most appropriate strategy

Among the possible strategies to be implemented four are the most usual:

Establishment of principles that set the procedures on document management within the organization: corporate
policies, instructions, directives or other instruments
Development of mandatory standards
Using market IT solutions
Implementation of specific ad-hoc solutions. Whether intrusive (where employees consciously take care of
document management tasks) or invisible (where document management is carried out as part of a business
process routine).

The nature of this step may vary considerably dependin g on the selected strategies. And consequently different
measures can be taken. For example:

Review document management policies and procedures in the organization
Assign document management roles and responsibilities
(Re) design business processes
Design electronic or mixed systems for document creation, capture and control

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

นี้เกี่ยวข้องกับการระบุวิธีการที่ระบบเหล่านี้ตอบสนองความต้องการขององค์กร
งาน 3 -. จัดทำรายงานเป็นผลมาจาก tion เอกลักษณ์และการวิเคราะห์ของการจัดการข้อมูล
ระบบที่มีอยู่ในองค์กรของเรา
ทุกจุดที่ตรวจพบในข้างต้นทั้งสองจุดที่ควรจะปรากฏในรายงานที่ครอบคลุมก่อนที่จะออกแบบหรือปรับเปลี่ยนการออกแบบ
ที่มีอยู่ ระบบ
รายงานฉบับนี้ควรจะรวมถึง:
สรุปโดยย่อของการวิเคราะห์
รายการของจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบ
ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของระบบ mu เซนต์ให้มาพบกันของการจัดการเอกสารข้อกำหนด


2.3 ขั้นตอนที่ 3 บัตรประจำตัวของเอ cument ทำกลยุทธ์การจัดการในองค์กร
เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการกำหนดนโยบายที่เหมาะสมที่สุดการปฏิบัติตามมาตรฐานเครื่องมือและกลยุทธ์อื่น ๆ
องค์กรควรใช้เวลาในการแก้ไขจุดอ่อนที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าและให้พวกเขาตอบสนองความต้องการของ
เอกสารที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 1
ทางเลือกของกลยุทธ์เหล่านี้จะต้องคำนึงถึงลักษณะขององค์กรประเภทของกิจกรรมที่ดำเนิน
ออกทรัพยากรมนุษย์ของเครื่องมือและเทคโนโลยีวัฒนธรรมของ บริษัท และประเภทของภายนอกการเมือง
ข้อ จำกัด ใด ๆ
มันเป็นเรื่องสำคัญที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้เพื่อให้ความต้องการการจัดการเอกสารที่ไม่เพียง แต่ได้รับความคุ้มครอง แต่ยังผู้ใช้
ต้องการจะนำมาพิจารณา มันเป็น essenial ที่จะขอให้ผู้ใช้เก​​ี่ยวกับองค์ประกอบเหล่านั้นที่มีผลต่อพวกเขาและ
รวมการเปลี่ยนแปลงความก้าวหน้าในการออกแบบจนทั้งการจัดการเอกสารและความต้องการของผู้ใช้มีความพึงพอใจ
มันเป็นในระยะสั้นเพื่อหาวิธีที่ดีที่สุดที่จะนำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในการปรับปรุงการจัดการเอกสาร
ทั่วทั้งองค์กร
จะเสร็จสมบูรณ์ในขั้นตอนนี้เราจะต้อง:
สำรวจกลยุทธ์การจัดการเอกสารที่แตกต่างกันจะนำมาใช้
ระบุกลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของการจัดการเอกสารของเรา
ประเมินปัจจัยที่สามารถสนับสนุนหรือกีดกันการนำกลยุทธ์เหล่านี้นำมาใช้
กลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุด

ในกลยุทธ์ที่เป็นไปได้ที่จะดำเนินการสี่เป็นปกติมากที่สุด:

จัดตั้งหลักการ ที่กำหนดวิธีการในการจัดการเอกสารภายในองค์กร: องค์กร
นโยบายคำแนะนำคำสั่งหรือเครื่องมืออื่น ๆ
การพัฒนามาตรฐานบังคับ
ใช้มันในตลาดโซลูชั่น
ดำเนินการแก้ไขปัญหาเฉพาะกิจที่เฉพาะเจาะจง ไม่ว่าจะล่วงล้ำ (ที่พนักงานรู้ตัวดูแลงานการจัดการเอกสาร
) หรือมองไม่เห็น (ในกรณีที่การจัดการเอกสารที่จะดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจประจำ
)

ลักษณะของขั้นตอนนี้อาจจะแตกต่างกันมาก dependin กรัมในกลยุทธ์ที่เลือก และจึง
มาตรการที่แตกต่างกันสามารถนำมา ตัวอย่างเช่น:

นโยบายการจัดการเอกสารการตรวจสอบและขั้นตอนการปฏิบัติในองค์กร
กำหนดบทบาทการจัดการเอกสารและความรับผิดชอบ
(อีกครั้ง) การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ
การออกแบบระบบอิเล็กทรอนิกส์หรือผสมสำหรับการสร้างเอกสารการจับภาพและการควบคุม

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

นี้เกี่ยวข้องกับการระบุว่าระบบเหล่านี้ตอบสนองความต้องการขององค์กร
งาน 3. -จัดเตรียมรายงานจาก identifica สเตรชันและการวิเคราะห์การจัดการข้อมูลที่มีอยู่
ระบบในองค์กรของเรา
จุดที่ตรวจพบในสองจุดข้างต้นควรสะท้อนให้เห็นในรายงานโดยละเอียดก่อนที่จะออกแบบ หรือ
redesigning ระบบที่มีอยู่
รายงานนี้ควรรวม:
สรุปย่อการวิ
รายการของจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบ
ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะการทำงานระบบหมู่เซนต์ให้การจัดการเอกสารแต่ละ
ต้อง

2.3 ขั้นตอนที่ 3 ระบุทำจัดการ cument strategi es ในองค์กร
เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการ กำหนดนโยบายที่เหมาะสมที่สุด ปฏิบัติ มาตรฐาน เครื่องมือ และกลยุทธ์อื่น ๆ
องค์กรควรใช้เพื่อแก้ไขจุดอ่อนที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ และให้พวกเขาตรงกับ
เอกสารข้อกำหนดที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 1
เลือกกลยุทธ์เหล่านี้ต้องคำนึงลักษณะขององค์กร ชนิดของกิจกรรมดำเนิน
ออก ของบุคลากร เครื่องมือ และ เทคโนโลยี วัฒนธรรมของบริษัทและการเมืองภายนอกชนิดใด
จำกัด
มันมีความสำคัญเกี่ยวข้องกับผู้ใช้เพื่อให้ ไม่เพียงแต่ต้องจัดการเอกสารครอบคลุม แต่ผู้ใช้ยัง
พิจารณาถึงความต้องการ ก็ essenial ถามผู้ใช้เกี่ยวกับองค์ประกอบเหล่านั้นที่มีผลต่อพวกเขา และ
รวมการเปลี่ยนแปลงก้าวหน้าในการออกแบบจนกว่าทั้งสองจัดการเอกสาร และความต้องการของผู้ใช้พอใจ มัน
คือ สั้น ๆ กำหนดรวมการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในการปรับปรุงการจัดการเอกสารที่ดีสุด
ทั่วทั้งองค์กร
ให้เสร็จขั้นตอนนี้ เราต้อง:
สำรวจกลยุทธ์การจัดการเอกสารต่าง ๆ ที่จะใช้
ระบุกลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการจัดการเอกสารของเรา
ประเมินปัจจัยที่สามารถสนับสนุน หรือกีดกันของกลยุทธ์เหล่านี้
นำกลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุด

ระหว่างกลยุทธ์เป็นไปได้ที่จะปฏิบัติ สี่เป็นปกติมากที่สุด:

ของหลักการที่กำหนดขั้นตอนในการจัดการเอกสารภายในองค์กร: องค์กร
นโยบาย คำสั่ง คำสั่ง หรือเครื่องมืออื่น ๆ
พัฒนามาตรฐานบังคับ
ใช้ตลาดโซลูชั่นมัน
นำโซลูชั่นเฉพาะกิจ ว่ารำคาญ (ที่พนักงานสติดูแล
เอกสารงานบริหาร) หรือมองไม่เห็น (ซึ่งจัดการเอกสารดำเนินเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ
ประมวลผลชุดคำสั่ง)

ลักษณะของขั้นตอนนี้อาจแตกต่างกันมาก dependin g ในกลยุทธ์ที่เลือก และแตกต่างกันดังนั้น
สามารถดำเนินมาตรการได้ ตัวอย่าง:

ทบทวนนโยบายการจัดการเอกสารและขั้นตอนในองค์กร
กำหนดเอกสารจัดการบทบาทและความรับผิดชอบ
(Re) กระบวนการทางธุรกิจออกแบบ
ออกแบบระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือผสมในการสร้างเอกสาร การจับ และควบคุม

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

โรงแรมแห่งนี้มีความเกี่ยวข้องกับการระบุว่าระบบเหล่านี้จะสอดคล้องกับความต้องการขององค์กร
งาน 3 . - เตรียมรายงานเป็นผลของการที่ identifica และการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบการจัดการ

องค์กรของเราทั้งหมดที่ตรวจพบจุดในที่สูงกว่าสองจุดจะปรากฏขึ้นในที่ที่ครอบคลุมรายงานก่อนการออกแบบหรือ
ใหม่ระบบที่มีอยู่ได้
รายงานฉบับนี้จะรวมถึง:
ที่สรุปบทสรุปของการวิเคราะห์
รายการของจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบ
รายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับคุณลักษณะที่ระบบหมู่ St จัดให้บริการเพื่อไปพบกับของเอกสารการจัดการ


2.3 ความต้องการ. ขั้นตอนที่ 3 . การระบุตัวตนของให้ทำการจัดการ cument strategi ES ในองค์กรได้.
เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการกำหนดนโยบายที่เหมาะสมที่สุดเครื่องมือมาตรฐานการปฏิบัติและยุทธวิธีอื่นๆ
องค์กรควรจะมีการแก้ไขจุดอ่อนที่ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าที่และเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะพบกับความต้องการ
เอกสารที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 1
ทางเลือกของกลยุทธ์เหล่านี้จะต้องนำความรู้ทางธรรมชาติขององค์กรที่ ประเภท ของกิจกรรมต่างๆนำ
ออกจากทรัพยากรมนุษย์ของเครื่องมือและเทคโนโลยีวัฒนธรรมของบริษัทและทุก ประเภท ของข้อจำกัดทางสังคมการเมือง
ภายนอก .
เป็นสิ่งสำคัญยิ่งเกี่ยวข้องกับผู้ใช้ที่ไม่เพียงความต้องการด้านการจัดการเอกสารมีการคุ้มครองแต่ยังมีผู้ใช้
ความต้องการจะได้เข้าร่วมในการพิจารณา เป็น essenial เพื่อขอให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวกับส่วนประกอบที่มีผลต่อสิ่งเหล่านั้นและ
มีการเปลี่ยนแปลงโปรเกรสสีฟในการออกแบบจนกว่าความต้องการของทั้งสองและการจัดการเอกสารผู้ใช้เป็นที่พอใจแล้ว มัน
อยู่ในระยะทางสั้นๆเพื่อไปถึงยังกำหนดวิธีที่ดีที่สุดที่จะมีการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ในการปรับปรุงการบริหารจัดการเอกสาร
ตลอดทั่วทั้งองค์กร
สำหรับการดำเนินการในขั้นตอนนี้เราจะต้อง
สำรวจกลยุทธ์การบริหารการจัดการเอกสารที่แตกต่างกันไปจะใช้สัญลักษณ์
ระบุว่ากลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการด้านการจัดการเอกสารของเรา
ประเมินปัจจัยที่จะสนับสนุนหรือทำให้การนำกลยุทธ์ดังกล่าว
ใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุด

ท่ามกลางกลยุทธ์ที่เป็นไปได้ที่จะนำมาปรับใช้มีมากที่สุดที่ตามปกติ

การจัดตั้งของหลักการที่ตั้งค่าขั้นตอนในการบริหารการจัดการเอกสาร ภายใน องค์กรของ
ตราสารอื่นหรือกฎระเบียบของคำแนะนำในการพัฒนานโยบาย

บังคับมาตรฐานของโซลูชันตลาดโดยใช้สัญลักษณ์
การนำไปใช้งานของโซลูชัน Ad - Hoc เฉพาะ. ไม่ว่าจะใน(ซึ่งพนักงานสำนึกดูแลงานด้านการจัดการการ
เอกสาร)หรือมองไม่เห็น(สถานที่ซึ่งการบริหารการจัดการเอกสารเป็นไปตามที่กำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจ
)

ธรรมชาติของขั้นตอนนี้อาจแตกต่างกันไป dependin G บนกลยุทธ์ที่เลือก และการออกมาตรการดังนั้นจึงมีผลทำให้ผลแตกต่างกัน
สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น:

การตรวจสอบเอกสารการจัดการกระบวนการและนโยบายในองค์กร
กำหนดการจัดการเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบ
(อีกครั้ง)การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ
การออกแบบด้านอิเล็กทรอนิกส์หรือระบบผสมสำหรับการสร้างเอกสาร,ถ่าย ภาพ และการควบคุม