Granting Requests for Adjustment An

Granting Requests for Adjustment An adjustment letter is the reply to a complaint (called a claim letter). In general, the best attitude is to give the customer the benefit of the doubt. Most persons are honest in their claims, and it is usually better to make the desired adjustment than to risk losing a customer
Even though your firm's adjustment policy may be generous, the ultimate success of your good-news adjustment letters depends not only on what you say but also on how you say it. Always Choose neutral or positive language in referring to a complaint. Whether or not your company is at fault, even the most annoying or demanding claim should be answer politely. An adjustment letter should NOT be negative or suspicious; it must NEVER accuse the customer or grant any adjustment grudgingly. Remember, your company's image and goodwill are at stake when you respond even to unjustified claims. There Can be Three types of adjustment letters. 1. When the seller is at fault 2. When the buyer is at fault. 3. When the third party is at fault. The following organizational plan is suggested for answering claim letters. A. Initial Statement of the Good News or Main Idea 1. State immediately your willingness to honour the reader's claim. 2. Accept your reader's account as entirely accurate unless good business reasons demand a different interpretation of some points. 3. Adopt a tone of consideration and courtesy; avoid being defensive. 4. Thank the reader for taking the time to write. B. Middle, Informational Section 1. Minimize or, if possible, omit any disagreements with your reader's interpretation of events. 2. Maintain a supportive tone through such phrases as "Thank you for," "May we ask," "Please let us know," and "We are glad to work with you." 3. Apologize only under extreme circumstances; then do so crisply and without an overly apologetic tone. · Admit your firm's faults carefully. · Avoid blaming any particular person or office. · Avoid implying general company inefficiency. · Avoid making unrealistic promises about the future. · Remind the reader of your firm's quality controls. C. Warm, Courteous Close 1. Clarify any necessary actions that your reader must take. 2. Remind the reader of how you have honored the claim. 3. Avoid negative information. 4. Encourage the customer to look favorably on your company and/or the product in question (resale information). 5. Encourage the customer to continue buying other goods from you (sales promotion), but avoid seeming greedy

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ให้คำขอปรับปรุงตัวปรับปรุงอักษรจะตอบกลับการร้องเรียน (เรียกว่าจดหมายเรียกร้อง) ทั่วไป ทัศนคติดีที่สุดคือการ ให้ลูกค้าสงสัยผลประโยชน์ของ คนส่วนใหญ่มีความซื่อสัตย์ในการเรียกร้องของพวกเขา และมักจะดีกว่าที่จะทำการปรับปรุงต้องมากกว่าเพื่อความสูญเสียลูกค้าแม้ว่าบริษัทของคุณปรับปรุงนโยบายอาจใจกว้าง ความสำเร็จที่ดีที่สุดของจดหมายข่าวดีปรับปรุงนั้นไม่เพียงแต่ ในสิ่งที่คุณพูด แต่ยังอยู่ ในวิธีที่คุณพูด เลือกภาษากลาง หรือค่าบวกในการอ้างอิงถึงร้องเรียน หรือไม่บริษัทของคุณมีที่บกพร่อง แม้สุดน่ารำคาญ หรือต้องการเรียกร้องควรจะตอบสุภาพ ปรับปรุงตัวอักษรไม่ควรลบ หรือ สงสัย นอกจากนี้มันไม่เคยต้องโทษลูกค้า หรือให้การปรับปรุง grudgingly จำ ภาพและค่าความนิยมของบริษัทของคุณอยู่ในภาวะเสี่ยงเมื่อคุณตอบแม้การเรียกร้อง unjustified อาจมีการปรับปรุงตัวอักษร 1. เมื่อผู้ขายได้ผิด 2 เมื่อผู้ซื้อไม่ผิด 3. เมื่อบุคคลไม่ผิด แผนงานต่อไปนี้จะแนะนำสำหรับการตอบรับจดหมายร้องเรียน อ.แถลงการณ์ข่าวดีหรือความคิดหลัก 1 ระบุความตั้งใจให้เกียรติของผู้อ่านเรียกร้องทันที 2. ยอมรับบัญชีของผู้อ่านเป็นความถูกต้องทั้งหมดยกเว้นเหตุผลทางธุรกิจที่ดีต้องตีความที่แตกต่างกันบางจุด 3. นำเสียงของการพิจารณาและความเอื้อเฟื้อ หลีกเลี่ยงการป้องกัน 4. ขอขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาเขียน B. 1 ส่วนกลาง รายละเอียด ลด หรือ ถ้าเป็นไปได้ ข้ามความขัดแย้งใด ๆ กับการอ่านตีความเหตุการณ์ 2. รักษาเสียงสนับสนุนผ่านวลีดังกล่าวเป็น "ขอบคุณ" "อาจเราถาม "โปรดแจ้งให้เราทราบว่า" และ"เรามีความยินดีที่จะทำงานกับคุณ" 3. ขอโทษเท่านั้นภายใต้สถานการณ์มาก แล้ว ทำดังนี้ และ ไม่มากเกินไปขออภัย · ยอมรับข้อบกพร่องของบริษัทของคุณอย่างระมัดระวัง · หลีกเลี่ยง blaming ใด ๆ เฉพาะบุคคลหรือสำนักงาน · หลีกเลี่ยงหน้าที่ inefficiency บริษัททั่วไป · หลีกเลี่ยงการทำสัญญาไม่เกี่ยวกับอนาคต · เตือนผู้อ่านของตัวควบคุมคุณภาพของบริษัทของคุณ ค.อบอุ่น สุภาพปิด 1 ชี้แจงการดำเนินการใด ๆ จำเป็นที่ต้องใช้ตัวอ่านของคุณ 2. เตือนผู้อ่านของวิธีคุณได้เกียรติอ้าง 3. หลีกเลี่ยงการลบข้อมูล 4. ส่งเสริมให้ลูกค้าดูพ้องต้องกันในบริษัทของคุณสินค้าสอบถาม (ข้อมูลขาย) 5. ส่งเสริมให้ลูกค้าต้องซื้อสินค้าอื่น ๆ จากคุณ (ส่งเสริมการขาย), แต่หลีกเลี่ยงด้วยโลภ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

อนุญาตให้ขอปรับจดหมายปรับจะตอบกลับไปร้องเรียน (เรียกว่าจดหมายเรียกร้อง) โดยทั่วไปมีทัศนคติที่ดีที่สุดคือการให้ลูกค้าได้รับประโยชน์จากข้อสงสัย คนส่วนใหญ่มีความซื่อสัตย์สุจริตในการเรียกร้องของพวกเขาและก็มักจะดีกว่าที่จะทำให้การปรับตัวที่ต้องการมากกว่าความสูญเสียลูกค้าแม้ว่านโยบายการปรับ บริษัท ของคุณอาจเป็นคนใจกว้างที่ประสบความสำเร็จสูงสุดของตัวอักษรปรับของคุณข่าวที่ดีขึ้นไม่เพียง แต่ในสิ่งที่คุณ พูด แต่ยังเกี่ยวกับวิธีการที่คุณบอกว่ามัน
มักจะเลือกภาษาที่เป็นกลางหรือเชิงบวกในการหมายถึงการร้องเรียน หรือไม่ บริษัท ของคุณที่ผิดแม้การเรียกร้องที่น่ารำคาญที่สุดหรือเรียกร้องควรจะตอบอย่างสุภาพ จดหมายปรับไม่ควรลบหรือน่าสงสัย; มันไม่เคยจะต้องกล่าวหาว่าลูกค้าหรือให้การปรับใด ๆ อย่างเสียไม่ได้ โปรดจำไว้ว่าภาพของ บริษัท และความปรารถนาดีเป็นเดิมพันเมื่อคุณตอบสนองแม้กระทั่งการเรียกร้องความยุติธรรม สามารถมีสามประเภทของการปรับตัวอักษร 1. เมื่อผู้ขายที่ผิด 2. เมื่อผู้ซื้อที่ผิด 3. เมื่อบุคคลที่สามที่ผิด แผนขององค์กรต่อไปนี้เป็นข้อเสนอแนะสำหรับการตอบจดหมายเรียกร้อง งบเริ่มต้นของเอข่าวดีหรือความคิดหลัก 1. รัฐทันทีตั้งใจของคุณที่จะให้เกียรติเรียกร้องของผู้อ่าน 2. ยอมรับบัญชีของผู้อ่านเป็นความถูกต้องทั้งหมดเว้นแต่เหตุผลทางธุรกิจที่ดีมีความต้องการการตีความที่แตกต่างกันของบางจุด 3. นำเสียงของการพิจารณาและมารยาท; หลีกเลี่ยงการป้องกัน 4. ขอขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาในการเขียน B. กลางมาตราข้อมูล 1. ลดหรือถ้าเป็นไปได้ละเว้นความขัดแย้งใด ๆ กับการตีความของผู้อ่านของเหตุการณ์ 2. รักษาเสียงสนับสนุนผ่านวลีเช่น "ขอบคุณสำหรับ", "เราอาจถามว่า" "ได้โปรดแจ้งให้เราทราบ" และ "เรามีความยินดีที่จะทำงานร่วมกับคุณ." 3. ขอโทษเฉพาะภายใต้สถานการณ์รุนแรง; แล้วรีบทำเช่นนั้นและไม่มีเสียงขอโทษมากเกินไป ·ยอมรับความผิดพลาดของ บริษัท ของคุณอย่างระมัดระวัง ·หลีกเลี่ยงการกล่าวโทษบุคคลใดโดยเฉพาะหรือที่ทำงาน ·หลีกเลี่ยงการอ้างว่าขาดประสิทธิภาพ บริษัท ทั่วไป หลีกเลี่ยงการทำสัญญาที่ไม่สมจริงเกี่ยวกับอนาคต ·เตือนผู้อ่านของการควบคุมคุณภาพของ บริษัท ของคุณ ซีอุ่น, สุภาพปิด 1. ชี้แจงการกระทำใด ๆ จำเป็นที่ผู้อ่านของคุณจะต้องใช้เวลา 2. เตือนผู้อ่านวิธีการที่คุณได้รับเกียรติเรียกร้อง 3. หลีกเลี่ยงการข้อมูลเชิงลบ 4. ส่งเสริมให้ลูกค้าที่จะดูเหมาะกับ บริษัท ของคุณและ / หรือผลิตภัณฑ์ในคำถาม (ข้อมูลการขาย) 5. ส่งเสริมให้ลูกค้าเพื่อดำเนินการต่อการซื้อสินค้าอื่น ๆ จากคุณ (ส่งเสริมการขาย) แต่หลีกเลี่ยงที่เห็นโลภ