2.3 โปรแกรม Microsoft Office Access 2013
Microsoft Access 2013 เป็นโปรแกรมที่ถูกใช้เพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล ซึ่งง่ายสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์ ในเรื่องการเขียนโปรแกรม และผู้ที่เคยพัฒนาระบบฐานข้อมูลมาก่อนโดยโปรแกรมนี้ จะช่วยให้การพัฒนาระบบ เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว เพราะองค์ประกอบต่างๆ มีเพื่อให้ผู้พัฒนาสร้างระบบขึ้นมาได้ง่าย และรวดเร็ว เป็นซอฟต์แวร์ทางฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลต่างๆเข้าด้วยกัน แล้วนำมาจัดเรียงให้เป็นระบบ เพื่อใช้งานตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เช่น ใช้ในการนำเสนอข้อมูล การจัดทำรายงาน และการค้นคว้าข้อมูล หากมีความต้องการจะเพิ่มขีดความสามารถนำไปประยุกต์ใช้งาน กับโปรแกรมอื่นๆ ได้อีก เช่น Dream weaver, FrontPage และ Visual Basic เป็นต้น
Microsoft Access 2013 เป็นระบบฐานข้อมูลแบบเชิงสัมพันธ์ (Relation Datasets) ก็เพราะข้อมูลที่จัดเก็บไว้นั้น ต้องมีการคัดแยกออกเป็นกลุ่มเสียก่อน เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนนักศึกษาอาจแยก รหัส ชื่อ และประวัตินักศึกษาไว้กลุ่มหนึ่ง ในขณะที่มีรหัสวิชา ชื่อวิชาและจำนวนหน่วยกิจแยกไว้อีกกลุ่มหนึ่ง และในขณะเดียวกันก็แยกรายการลงทะเบียนนักศึกษา ไว้อีกกลุ่มหนึ่งต่างหาก แต่เมื่อพิมพ์รายการลงทะเบียนนักศึกษา ข้อมูลทั้งสามกลุ่ม คือ มีทั้งรหัส ชื่อ ประวัตินักศึกษา ออกมากับข้อมูลการลงทะเบียนด้วย ซึ่งทั้งนี้ต้องมีการกำหนดความสัมพันธ์ (Relation) ระหว่างกลุ่ม
ต่างๆ เหล่านั้นเสียก่อน เมื่อค้นหาข้อมูลโดยใช้กลุ่มข้อมูลใดเป็นหลัก ก็จะมีข้อมูลของกลุ่มอื่นๆ ติดมาด้วย เช่น ชื่อนักศึกษาที่ปรากฏในใบลงทะเบียน จะมีความสัมพันธ์กับข้อมูลรายชื่อนักศึกษา คือจะต้องมีรายชื่อนักศึกษาคนนั้นๆ อยู่ในข้อมูลรายชื่อนักศึกษาเสียก่อนจะไปตั้งชื่อนักศึกษาใหม่ต่างหาก ในใบลงทะเบียนแต่ละใบไม่ได้ซึ่งข้อกำหนดในเรื่องความสำพันธ์เหล่านี้มีความสำคัญมากในการใช้งานระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ให้ได้ประโยชน์มากที่สุด
ความสัมพันธ์ (Relational) หมายความว่าใน Microsoft Access จะมองข้อมูลที่จัดการอยู่ในรูปของโครงสร้าง ในทางคณิตศาสตร์ก็คือ ตารางของข้อมูลซึ่งได้สัดส่วนกันระหว่างแนวนอนและแนวตั้ง
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational) เป็นแนวคิดของฐานข้อมูลที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบันโดยจะมีการจัดเก็บข้อมูลมีความสัมพันธ์กันในแต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ซึ่งเป็นรูปแบบการจัดเก็บที่ส่วนใหญ่รู้จักกันดีอยู่แล้วมีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นั้นมีสิ่งที่ต้องรู้จัก ดังนี้
-Entity (อ่านว่า เอนทิตี้)
-Attribute (อ่านว่า แอ็ตทริบิวต์)
-Relation (อ่านว่า รีเลชัน หรือ ความสัมพันธ์)
ในการมองถึงสิ่งต่างๆ ที่เรากำลังนำมาเก็บในฐานข้อมูลก็จะสมมุติว่าสิงเหล่านั้นเป็นสิ่งที่มีตัวตน(ซึ่งจะใช้คำว่า Entity แทน) มีลักษณะเฉพาะตัวของมัน (ซึ่งจะใช้คำว่า Attribute แทน) และสามารถที่จะมีความสัมพันธ์กับสิ่งต่างๆ ได้ (ซึ่งจะใช้คำว่า Relation แทนความสัมพันธ์ระหว่าง Entity เหล่านั้น) ฟิลด์และเวอร์
ในการจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เราจะเก็บข้อมูลต่างๆ ทั้ง Entity, Attribute และ Relation ในรูปแบบของตาราง ซึ่งในการเก็บนั้นอาจจะเป็น Entity หรือ Relation ก็ได้
ในการเก็บข้อมูลนั้น ข้อมูล 1 ชุดเก็บไว้ในแต่ละแถว โดยเก็บข้อมูลสำหรับ Attribute ต่างๆ แยกกัน ซึ่งเราจะเรียกชื่อแต่ละแถวซึ่งก็คือข้อมูล 1 ชุดนั้นว่า เรคคอร์ด(Record) และเรียกแต่ละคอลัมน์ในตารางว่า ฟิลด์ (Field)
นั้นหมายความว่าในตารางหนึ่งๆ จะมีกี่เรคคอร์ดก็ได้ แต่จะมีจำนวนของฟิลด์จำกัดตามที่เราได้กำหนดไว้ใน Attribute ของ Entity และจะเห็นว่าชื่อของฟิลด์ในตารางเดียวกันจะต้องไม่ซ้ำกันด้วย
- กฎการตั้งชื่อฟิลด์ ในการเรียกชื่อฟิลด์ต่างๆ โดยปกติจะเรียกตามข้อมูลที่เก็บลงในฟิลด์ เช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่ลูกค้า เป็นต้น ซึ่งสามารถนำไปใช้ตั้งชื่อฟิลด์ใน Access ได้ทันที แต่โดยทั่วไปแล้ว นิยมตั้งชื่อฟิลด์เป็นภาษาอังกฤษ แล้วจึงใส่คำอธิบายเป็นภาษาไทย กฎการตั้งชื่อฟิลด์มีกฎเกณฑ์ต่างๆ ดังนี้
- ความยาวของชื่อฟิลด์ สามารถกำหนดได้ไม่เกิน 64 ตัวอักษร ใช้ได้ทั้งไทยและอังกฤษ
- ใน Table เดียวกัน ชื่อฟิลด์จะต้องไม่ซ้ำกัน
- นอกจากตัวอักษรแล้ว ยังสามารถใช้ตัวเลข ช่องว่าง