2.2.2.6 วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง เ

2.2.2.6 วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง เพื่อกำหนดเขตข้อมูลหรือฟิลด์ข้อมูล ให้ครบถ้วน
2.2.2.7 พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลัก (PrimaryKey) ของแต่ละตาราง
2.2.2.8 วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการ Normalization เพื่อให้ ได้ตารางข้อมูลที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูกต้อง
2.2.2.9 กำหนดชนิดข้อมูล (Data Type) ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด
2.2.2.10 กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล (Relationship)
2.2.2.11 ออกแบบหน้าจอการใช้งาน
2.2.3 ประโยชน์ของข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลรวมกันเป็นฐานข้อมูลแทนการจัดเก็บ เป็นไฟล์ย่อยแยกกันไปตามแต่ละงานจะก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการดังนี้
2.2.3.1 ลดปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Reduce Redundancy) เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บรวบรวมไว้เป็นแหล่งเดียวไม่ได้แยกเก็บแบบกระจัดกระจายตามเครื่องต่างๆ จึงลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งต้องเสียเวลาในการป้อนข้อมูล และเสียเนื้อที่ในการจัดเก็บที่ซ้ำๆ รวมไปถึงการลดค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูล
2.2.3.2 ลดปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล (Reduce Inconsistence) การจัดเก็บข้อมูลที่เป็นไฟล์ย่อยๆ ไว้ในที่ต่างๆ ตามแต่ละงาน เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลไม่ว่าจะเป็นการลบข้อมูล เพิ่มข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูล จะต้องกระทำเหมือนกันทั้งหมด มิฉะนั้นจะก่อให้เกิดปัญหาข้อมูล ขัดแย้งกันขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานลาออก งานทะเบียนจะลบข้อมูลของพนักงานคนนั้นออกไปจากไฟล์ข้อมูลของตน ถ้างานทะเบียนไม่ได้แจ้งการดำเนินการดังกล่าวให้หน่วยงานอื่นๆ ทราบข้อมูลภายในไฟล์ของหน่วยงานอื่นจะยังคงมีรายชื่อของพนักงานดังกล่าวอยู่ทำให้ข้อมูลพนักงานไม่ตรงกัน แต่ถ้าใช้ระบบฐานข้อมูลเมื่องานทะเบียนลบข้อมูลของพนักงานออกไป จะเป็นการลบข้อมูล จากฐานข้อมูลส่วนกลาง ดังนั้นหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวกันจะสามารถรับทราบการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีทำให้ข้อมูลของทุกงานตรงกันโดยไม่ต้องมีการปรับปรุง หรือคัดลอกข้อมูล ซ้ำอีก
2.2.3.3 มีความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมและข้อมูล การจัดเก็บข้อมูล โดยสร้าง เป็นไฟล์ข้อมูลในภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ จะมีโครงสร้างไฟล์ที่ยึดติดกับรูปแบบของโปรแกรม ที่สร้างขึ้นจึงขาดความเป็นอิสระต่อการพัฒนาปรับปรุงเพราะต้องพัฒนา ด้วยภาษาดังกล่าว ตามลักษณะการเขียนโปรแกรมจัดเก็บไฟล์ของโปรแกรมภาษานั้นๆ แต่ในระบบฐานข้อมูลการจัดการต่างๆ จะกระทำผ่านระบบจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS ซึ่งเปรียบเสมือนภาษากลางในการติดต่อ จึงสามารถพัฒนางานด้วยภาษาคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมใดๆ ที่รองรับการใช้งานกับภาษามาตรฐานของระบบฐานข้อมูลคือ ภาษา SQL ก็จะสามารถติดต่อและจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลได้ทั้งสิ้น
2.2.3.4 ลดปัญหาการปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล ในการพัฒนาโปรแกรมในระบบเดิม หากมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล เช่น การเพิ่มหัวข้อหรือเปลี่ยนประเภทข้อมูลที่จัดเก็บ จะทำให้เกิดปัญหาหรือความเสี่ยงจนอาจนำไปสู่ความเสียหายของข้อมูลทั้งระบบได้ นอกจากนี้ การกระทำดังกล่าวจะต้องทำการเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อจัดการใหม่ ทุกครั้งทำให้ใช้เวลา และค่าใช้จ่ายค่อนข้างมากในขณะที่ถ้าใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะสามารถกระทำสิ่งดังกล่าวได้ทันทีเพียงแต่สั่งงานผ่าน DBMS โดยไม่มีผลกระทบ หรือความเสียหายต่อข้อมูลที่จัดเก็บ
2.2.3.5 มีความน่าเชื่อถือในระบบจัดการฐานข้อมูล DBMS จะมีความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนได้โดยกำหนดเป็นเงื่อนไขในการจัดเก็บ เช่น กำหนดให้ต้องป้อนข้อมูลเป็นตัวอักษรหรือตัวเลขเท่านั้น หรือต้องป้อนข้อมูลในช่วงค่าที่กำหนด ซึ่งหากผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องตามเงื่อนไขระบบ DMBS จะปฏิเสธข้อมูลนั้นโดยไม่จัดเก็บข้อมูลและส่งข้อความแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานทราบจนกว่าจะป้อนค่าได้ถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนด
2.2.3.6 ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน ข้อมูลที่สร้างในระบบฐานข้อมูลมีความเป็นมาตรฐานสามารถนำไปใช้งานได้อย่างกว้างขวาง เช่น นอกจากจะใช้ภายในหน่วยงานแล้วยังสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในระบบงานอินเตอร์เน็ตได้ด้วย จึงจัดได้ว่า เกิดประโยชน์ทั้งปัจจุบันและสามารถรองรับต่อการใช้งานในอนาคต
2.2.3.7 มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะได้รับการรักษาความปลอดภัยโดยระบบ DBMS จะสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึง และจัดการข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนให้แตกต่างกันได้ จึงช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือการกระทำใดๆ อันอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลจากผู้บุกรุกหรือผู้ไม่มีสิทธิในการกระทำดังกล่าว
2.2.4 หน่วยจัดเก็บข้อมูล ลักษณะการจัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์จะจัดเก็บในระบบดิจิตอล คือเก็บเป็นสถานะลอจิก 0 และลอจิก 1 เทียบได้กับตัวเลขฐาน 2 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0และ1 โดยหน่วยเก็บข้อมูลสามารถแบ่งได้ดังนี้
2.2.4.1 บิต (Bit) เป็นหน่วยเก็บข้อมูลที่เล็กที่สุด ความหมายของบิต (Bit : Binary Digit) คือ จำนวนหลักของเลขฐาน 2 ซึ่งแต่ละหลักจะเก็บข้อมูลได้เพียง 2 สถานะคือ 0และ1 เช่น ข้อมูล 01,10 หรือ 11 ถือว่าเป็นข้อมูลขนาด 2 บิต
2.2.4.2 ไบต์ (Byte) หมายถึง ข้อมูลขนาด 8 บิต โดยส่วนใหญ่จะใช้แทนข้อมูล 1 ตัวอักษร (Character) และข้อมูลขนาด 1 KB (Kilo Byte) จะเท่ากับ 1024 ไบต์
2.2.4.3 ฟิลด์ (Field) หรือเขตข้อมูล คือการนำข้อมูลหลายๆ ไบต์มารวมกันเพื่อใช้แทนการจัดเก็บข้อมูลสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เงินเดือน ฯลฯ
2.2.4.4 เรคอร์ด (Record) หรือระเบียน คือข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆ ฟิลด์มารวมกัน เพื่อการสื่อความหมายในการจัดเก็บข้อมูล
2.2.4.5 ไฟล์ (File) คือ หน่วยของข้อมูล ที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆ เรคอร์ดมารวมกัน
2.2.4.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ การนำข้อมูลจากไฟล์หลายๆ ไฟล์มารวมเข้าด้วยกันเพื่อการประมวลผลร่วมกัน
2.2.4.7 แบบไฟล์ปกติ (Flat-Files Data Model) คือการจัดเก็บไฟล์แยกกันเป็นไฟล์เดี่ยว ๆ โดยไม่มีความสัมพันธ์กัน ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อนและขัดแย้งกันได้
2.2.4.8 แบบลำดับชั้น (Hierarchical Data Model) เป็นการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะเชิงชั้น โดยมีความสัมพันธ์กันในรูปแบบลูกกับแม่ (Child and Parent) คือ มีลักษณะคล้ายกับโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ของระบบปฏิบัติการวินโดวส์ คือ มีโฟลเดอร์หลัก (Root)ที่ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยๆ หลายโฟลเดอร์และแต่ละโฟลเดอร์ก็จะสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยๆ ต่อไปในส่วนของตัวเองได้อีก ลักษณะความสัมพันธ์คือโ

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

2.2.2.6 วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตารางเพื่อกำหนดเขตข้อมูลหรือฟิลด์ข้อมูลให้ครบถ้วน2.2.2.7 พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลัก (PrimaryKey) ของแต่ละตาราง2.2.2.8 วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการฟื้นฟูเพื่อให้ได้ตารางข้อมูลที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูกต้อง2.2.2.9 ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใดกำหนดชนิดข้อมูล (ชนิดข้อมูล)2.2.2.10 กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล (ความสัมพันธ์)2.2.2.11 ออกแบบหน้าจอการใช้งาน2.2.3 ประโยชน์ของข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลรวมกันเป็นฐานข้อมูลแทนการจัดเก็บเป็นไฟล์ย่อยแยกกันไปตามแต่ละงานจะก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการดังนี้2.2.3.1 ลดปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล (ลดความซ้ำซ้อน) เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บรวบรวมไว้เป็นแหล่งเดียวไม่ได้แยกเก็บแบบกระจัดกระจายตามเครื่องต่าง ๆ จึงลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูลซึ่งต้องเสียเวลาในการป้อนข้อมูลและเสียเนื้อที่ในการจัดเก็บที่ซ้ำ ๆ รวมไปถึงการลดค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูล2.2.3.2 ลดปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล (Reduce Inconsistence) การจัดเก็บข้อมูลที่เป็นไฟล์ย่อยๆ ไว้ในที่ต่างๆ ตามแต่ละงาน เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลไม่ว่าจะเป็นการลบข้อมูล เพิ่มข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูล จะต้องกระทำเหมือนกันทั้งหมด มิฉะนั้นจะก่อให้เกิดปัญหาข้อมูล ขัดแย้งกันขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานลาออก งานทะเบียนจะลบข้อมูลของพนักงานคนนั้นออกไปจากไฟล์ข้อมูลของตน ถ้างานทะเบียนไม่ได้แจ้งการดำเนินการดังกล่าวให้หน่วยงานอื่นๆ ทราบข้อมูลภายในไฟล์ของหน่วยงานอื่นจะยังคงมีรายชื่อของพนักงานดังกล่าวอยู่ทำให้ข้อมูลพนักงานไม่ตรงกัน แต่ถ้าใช้ระบบฐานข้อมูลเมื่องานทะเบียนลบข้อมูลของพนักงานออกไป จะเป็นการลบข้อมูล จากฐานข้อมูลส่วนกลาง ดังนั้นหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวกันจะสามารถรับทราบการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีทำให้ข้อมูลของทุกงานตรงกันโดยไม่ต้องมีการปรับปรุง หรือคัดลอกข้อมูล ซ้ำอีก2.2.3.3 มีความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมและข้อมูล การจัดเก็บข้อมูล โดยสร้าง เป็นไฟล์ข้อมูลในภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆ จะมีโครงสร้างไฟล์ที่ยึดติดกับรูปแบบของโปรแกรม ที่สร้างขึ้นจึงขาดความเป็นอิสระต่อการพัฒนาปรับปรุงเพราะต้องพัฒนา ด้วยภาษาดังกล่าว ตามลักษณะการเขียนโปรแกรมจัดเก็บไฟล์ของโปรแกรมภาษานั้นๆ แต่ในระบบฐานข้อมูลการจัดการต่างๆ จะกระทำผ่านระบบจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS ซึ่งเปรียบเสมือนภาษากลางในการติดต่อ จึงสามารถพัฒนางานด้วยภาษาคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมใดๆ ที่รองรับการใช้งานกับภาษามาตรฐานของระบบฐานข้อมูลคือ ภาษา SQL ก็จะสามารถติดต่อและจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลได้ทั้งสิ้น2.2.3.4 ลดปัญหาการปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล ในการพัฒนาโปรแกรมในระบบเดิม หากมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล เช่น การเพิ่มหัวข้อหรือเปลี่ยนประเภทข้อมูลที่จัดเก็บ จะทำให้เกิดปัญหาหรือความเสี่ยงจนอาจนำไปสู่ความเสียหายของข้อมูลทั้งระบบได้ นอกจากนี้ การกระทำดังกล่าวจะต้องทำการเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อจัดการใหม่ ทุกครั้งทำให้ใช้เวลา และค่าใช้จ่ายค่อนข้างมากในขณะที่ถ้าใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะสามารถกระทำสิ่งดังกล่าวได้ทันทีเพียงแต่สั่งงานผ่าน DBMS โดยไม่มีผลกระทบ หรือความเสียหายต่อข้อมูลที่จัดเก็บ2.2.3.5 มีความน่าเชื่อถือในระบบจัดการฐานข้อมูล DBMS จะมีความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนได้โดยกำหนดเป็นเงื่อนไขในการจัดเก็บ เช่น กำหนดให้ต้องป้อนข้อมูลเป็นตัวอักษรหรือตัวเลขเท่านั้น หรือต้องป้อนข้อมูลในช่วงค่าที่กำหนด ซึ่งหากผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องตามเงื่อนไขระบบ DMBS จะปฏิเสธข้อมูลนั้นโดยไม่จัดเก็บข้อมูลและส่งข้อความแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานทราบจนกว่าจะป้อนค่าได้ถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนด 2.2.3.6 ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน ข้อมูลที่สร้างในระบบฐานข้อมูลมีความเป็นมาตรฐานสามารถนำไปใช้งานได้อย่างกว้างขวาง เช่น นอกจากจะใช้ภายในหน่วยงานแล้วยังสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในระบบงานอินเตอร์เน็ตได้ด้วย จึงจัดได้ว่า เกิดประโยชน์ทั้งปัจจุบันและสามารถรองรับต่อการใช้งานในอนาคต2.2.3.7 มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะได้รับการรักษาความปลอดภัยโดยระบบ DBMS จะสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึง และจัดการข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนให้แตกต่างกันได้ จึงช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือการกระทำใดๆ อันอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลจากผู้บุกรุกหรือผู้ไม่มีสิทธิในการกระทำดังกล่าว
2.2.4 หน่วยจัดเก็บข้อมูล ลักษณะการจัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์จะจัดเก็บในระบบดิจิตอล คือเก็บเป็นสถานะลอจิก 0 และลอจิก 1 เทียบได้กับตัวเลขฐาน 2 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0และ1 โดยหน่วยเก็บข้อมูลสามารถแบ่งได้ดังนี้
2.2.4.1 บิต (Bit) เป็นหน่วยเก็บข้อมูลที่เล็กที่สุด ความหมายของบิต (Bit : Binary Digit) คือ จำนวนหลักของเลขฐาน 2 ซึ่งแต่ละหลักจะเก็บข้อมูลได้เพียง 2 สถานะคือ 0และ1 เช่น ข้อมูล 01,10 หรือ 11 ถือว่าเป็นข้อมูลขนาด 2 บิต
2.2.4.2 ไบต์ (Byte) หมายถึง ข้อมูลขนาด 8 บิต โดยส่วนใหญ่จะใช้แทนข้อมูล 1 ตัวอักษร (Character) และข้อมูลขนาด 1 KB (Kilo Byte) จะเท่ากับ 1024 ไบต์
2.2.4.3 ฟิลด์ (Field) หรือเขตข้อมูล คือการนำข้อมูลหลายๆ ไบต์มารวมกันเพื่อใช้แทนการจัดเก็บข้อมูลสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เงินเดือน ฯลฯ
2.2.4.4 เรคอร์ด (Record) หรือระเบียน คือข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆ ฟิลด์มารวมกัน เพื่อการสื่อความหมายในการจัดเก็บข้อมูล
2.2.4.5 ไฟล์ (File) คือ หน่วยของข้อมูล ที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆ เรคอร์ดมารวมกัน
2.2.4.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ การนำข้อมูลจากไฟล์หลายๆ ไฟล์มารวมเข้าด้วยกันเพื่อการประมวลผลร่วมกัน
2.2.4.7 แบบไฟล์ปกติ (Flat-Files Data Model) คือการจัดเก็บไฟล์แยกกันเป็นไฟล์เดี่ยว ๆ โดยไม่มีความสัมพันธ์กัน ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อนและขัดแย้งกันได้
2.2.4.8 แบบลำดับชั้น (Hierarchical Data Model) เป็นการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะเชิงชั้น โดยมีความสัมพันธ์กันในรูปแบบลูกกับแม่ (Child and Parent) คือ มีลักษณะคล้ายกับโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ของระบบปฏิบัติการวินโดวส์ คือ มีโฟลเดอร์หลัก (Root)ที่ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยๆ หลายโฟลเดอร์และแต่ละโฟลเดอร์ก็จะสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยๆ ต่อไปในส่วนของตัวเองได้อีก ลักษณะความสัมพันธ์คือโ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

2.2.2.6 วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตารางเพื่อกำหนดเขตข้อมูลหรือฟิลด์ข้อมูลให้ครบถ้วน
2.2.2.7 พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลัก ( ไพรมารีคีย์ ) ของแต่ละตาราง
2.2.2 .8 วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการบรรทัดฐานเพื่อให้ได้ตารางข้อมูลที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูกต้อง
2.2.2.9 กำหนดชนิดข้อมูล ( ชนิดข้อมูล ) ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด
2.2.2 .10 กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล ( ความสัมพันธ์ )

2.2.2.11 ออกแบบหน้าจอการใช้งาน 2.2 .3 ประโยชน์ของข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลรวมกันเป็นฐานข้อมูลแทนการจัดเก็บเป็นไฟล์ย่อยแยกกันไปตามแต่ละงานจะก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการดังนี้
2.2.3 .1 ลดปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล ( ลดความซ้ำซ้อน ) เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บรวบรวมไว้เป็นแหล่งเดียวไม่ได้แยกเก็บแบบกระจัดกระจายตามเครื่องต่างๆจึงลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูลและเสียเนื้อที่ในการจัดเก็บที่ซ้ำๆรวมไปถึงการลดค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูล
2.2.3 .2 ลดปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล ( ลดความไม่สอดคล้องกัน ) การจัดเก็บข้อมูลที่เป็นไฟล์ย่อยๆไว้ในที่ต่างๆตามแต่ละงานเมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลไม่ว่าจะเป็นการลบข้อมูลเพิ่มข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลจะต้องกระทำเหมือนกันทั้งหมดขัดแย้งกันขึ้นตัวอย่างเช่นเมื่อพนักงานลาออกงานทะเบียนจะลบข้อมูลของพนักงานคนนั้นออกไปจากไฟล์ข้อมูลของตนถ้างานทะเบียนไม่ได้แจ้งการดำเนินการดังกล่าวให้หน่วยงานอื่นๆแต่ถ้าใช้ระบบฐานข้อมูลเมื่องานทะเบียนลบข้อมูลของพนักงานออกไปจะเป็นการลบข้อมูลจากฐานข้อมูลส่วนกลางดังนั้นหน่วยงานอื่นๆหรือคัดลอกข้อมูลซ้ำอีก
2.2.3 .3 มีความเป็นอิสระระหว่างโปรแกรมและข้อมูลการจัดเก็บข้อมูลโดยสร้างเป็นไฟล์ข้อมูลในภาษาคอมพิวเตอร์ต่างๆจะมีโครงสร้างไฟล์ที่ยึดติดกับรูปแบบของโปรแกรมด้วยภาษาดังกล่าวตามลักษณะการเขียนโปรแกรมจัดเก็บไฟล์ของโปรแกรมภาษานั้นๆแต่ในระบบฐานข้อมูลการจัดการต่างๆจะกระทำผ่านระบบจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS ซึ่งเปรียบเสมือนภาษากลางในการติดต่อที่รองรับการใช้งานกับภาษามาตรฐานของระบบฐานข้อมูลคือภาษา SQL ก็จะสามารถติดต่อและจัดการข้อมูลในฐานข้อมูลได้ทั้งสิ้น
2.2.3 .4 ลดปัญหาการปรับปรุงโครงสร้างข้อมูลในการพัฒนาโปรแกรมในระบบเดิมหากมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลเช่นการเพิ่มหัวข้อหรือเปลี่ยนประเภทข้อมูลที่จัดเก็บนอกจากนี้การกระทำดังกล่าวจะต้องทำการเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อจัดการใหม่ทุกครั้งทำให้ใช้เวลาDBMS โดยไม่มีผลกระทบหรือความเสียหายต่อข้อมูลที่จัดเก็บ
2.2.3 .5 มีความน่าเชื่อถือในระบบจัดการฐานข้อมูล DBMS จะมีความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนได้โดยกำหนดเป็นเงื่อนไขในการจัดเก็บเช่นกำหนดให้ต้องป้อนข้อมูลเป็นตัวอักษรหรือตัวเลขเท่านั้นซึ่งหากผู้ใช้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องตามเงื่อนไขระบบ dmbs จะปฏิเสธข้อมูลนั้นโดยไม่จัดเก็บข้อมูลและส่งข้อความแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานทราบจนกว่าจะป้อนค่าได้ถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนด
2.2.3 .6 ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐานข้อมูลที่สร้างในระบบฐานข้อมูลมีความเป็นมาตรฐานสามารถนำไปใช้งานได้อย่างกว้างขวางเช่นนอกจากจะใช้ภายในหน่วยงานแล้วยังสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในระบบงานอินเตอร์เน็ตได้ด้วยเกิดประโยชน์ทั้งปัจจุบันและสามารถรองรับต่อการใช้งานในอนาคต
2.2.3 .7 มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะได้รับการรักษาความปลอดภัยโดยระบบ DBMS จะสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงและจัดการข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนให้แตกต่างกันได้หรือการกระทำใดๆอันอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลจากผู้บุกรุกหรือผู้ไม่มีสิทธิในการกระทำดังกล่าว
2.2.4 หน่วยจัดเก็บข้อมูลลักษณะการจัดเก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์จะจัดเก็บในระบบดิจิตอลคือเก็บเป็นสถานะลอจิก 0 และลอจิก 1 เทียบได้กับตัวเลขฐาน 2 ซึ่งประกอบด้วยตัวเลข 0 และ 1 โดยหน่วยเก็บข้อมูลสามารถแบ่งได้ดังนี้
2.2.4 .1 บิต ( บิต ) เป็นหน่วยเก็บข้อมูลที่เล็กที่สุดความหมายของบิต ( บิต : เลขฐานสอง ) ความจำนวนหลักของเลขฐาน 2 ซึ่งแต่ละหลักจะเก็บข้อมูลได้เพียง 2 สถานะคือ 0 และ 1 เช่นข้อมูล 01,10 ค็อค 11 ถือว่าเป็นข้อมูลขนาด 2 บิต
2.2.4 .2 ไบต์ ( ไบต์ ) หมายถึงข้อมูลขนาด 8 บิตโดยส่วนใหญ่จะใช้แทนข้อมูล 1 ตัวอักษร ( ตัวละคร ) และข้อมูลขนาด 1 KB ( กิโลไบต์ ) จะเท่ากับ 1024 ไบต์
2.2.4 .3 ฟิลด์ ( ภาคสนาม ) หรือเขตข้อมูลคือการนำข้อมูลหลายๆไบต์มารวมกันเพื่อใช้แทนการจัดเก็บข้อมูลสิ่งใดสิ่งหนึ่งเช่นชื่อที่อยู่เงินเดือนฯลฯ
2.2.4 .4 เรคอร์ด ( บันทึก ) หรือระเบียนคือข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆฟิลด์มารวมกันเพื่อการสื่อความหมายในการจัดเก็บข้อมูล
2.2.4.5 ไฟล์ ( แฟ้ม ) ความหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆเรคอร์ดมารวมกัน
2.2.4 .6 ฐานข้อมูล ( ฐานข้อมูล ) ความการนำข้อมูลจากไฟล์หลายๆไฟล์มารวมเข้าด้วยกันเพื่อการประมวลผลร่วมกัน
2.2.4 .7 แบบไฟล์ปกติ ( แบบจำลองข้อมูลไฟล์แบน ) คือการจัดเก็บไฟล์แยกกันเป็นไฟล์เดี่ยวจะโดยไม่มีความสัมพันธ์กันซึ่งก่อให้เกิดปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อนและขัดแย้งกันได้
2.2.4 .8 แบบลำดับชั้น ( แบบจำลองข้อมูลแบบลำดับชั้น ) เป็นการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะเชิงชั้นโดยมีความสัมพันธ์กันในรูปแบบลูกกับแม่ ( เด็กและผู้ปกครอง ) ความมีลักษณะคล้ายกับโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ของระบบปฏิบัติการวินโดวส์ความ( ราก ) ที่ประกอบด้วยโฟลเดอร์ย่อยๆหลายโฟลเดอร์และแต่ละโฟลเดอร์ก็จะสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยๆต่อไปในส่วนของตัวเองได้อีกลักษณะความสัมพันธ์คือโ