Table of ContentsTable of Contents

Table of Contents



Table of Contents ................................................................................ 1-9

1.General............................................................................................. 2-9

2.Scope ……………………………………………………….……………. 2-9

3.Requisition Procedure……………...................................................... 2-9

4. Invoice & Payment Processing .........................................................3-9

5. Petty Cash Administration ............................................................... 4-9

6. Proper Use of Expense Codes ........................................................ 5-9

7. Checklist for Entertainment, Business Travel &
Promotion Even/Gift Reimbursemnt …………………………………. 6-9

8. Document Filing, Storage and Period of Keeping .......................... 7-9


Appendix I - GEM (General Expense Management) Codes ……….. 8-9













1) GENERAL

This working procedure serves as a guide for proper procedures for General Administration & Entertainment Expenses; along with proper use of expense codes, proper filing and storage. This guide is administered by the Administration Team.


2) SCOPE

This guideline applies to all Subsidiaries and Joint Venture Companies under the control of SINRS.



3) REQUISITION PROCEDURE

(A) Fixed Asset or Investment Items
> Gather two or three quotations for comparison of prices, quality, service level, etc
> Draft purchase requisition by GW Approval attached with quotations
> Approval steps 1) Part Leader (if applicable)
2) Assistant Team Manager (if applicable)
3) Team Manager
4) SSZ (for SC offices) or RSR (for SINRS)
> IT Assets and Major Assets/Investment (eg. Car, Office Shifting, etc) should go through another round of approval steps (as above) at SINRS. Upon review, SINRS will onward submit the requisitions to respective teams at Head Office.

(B) Company Event, Festive Gifts, Corporate Gifts in Bulk, Etc
> Draft purchase/event requisition by GW Approval attached with quotations (if applicable)
> Approval steps 1) Part Leader (if applicable)
2) Assistant Team Manager (if applicable)
3) Team Manager
4) SSZ (for SC offices) or RSR (for SINRS)

(C) Consumables - Stationaries, Office Supplies, Pantry Refreshment, Form Printings, Etc
> Purchase Requisition Form to be completed by the person-in-charge, with list of items/prices to be purchased/replenished.
> Approval steps 1) Part Leader (if applicable)
2) Assistant Team Manager (if applicable)
3) Team Manager


4) INVOICE & PAYMENT PROCESSING

(A) Receiving Invoice
> Date stamping on invoices base on receiving date
> Approval stamp - to be signed by Person-In-Charge and Authorizer. If GW Approval or Requisition Form [as per above (C)] had been done, may skip the Approval Stamp; attach the pre-approved forms instead.
> Forward invoice to accounting staff for payment processing

(B) Data Capturing
> Key invoice number, accounts code, description, etc into Local Accounting System

(C) Payment
> Issue cheque or web payment
> Payment approval 1) Administration Team - Assistant Team Manager (if applicable)
2) Administration Team - Team Manager
3) SSZ (for SC offices) or RSR (for SINRS)
4) RAG [for CMBSC only]
5) ROG [for CMBSC only]


5) PETTY CASH ADMINISTRATION
> Maintain cash float of USD1,000 or USD2,000
> Each petty cash payment is capped at USD200, unless pre-approved by Administration Team Manager for special and urgent items.
> Documentary proof of Requisition as per above Point (3) should be attached, except for taxifare, miscellaneous postage, regular top-up of road toll cards, etc which are not practical to obtain pre-approval. Petty cash payment without proof of Requisition should be verified by payee's immediate superior or team manager on the petty cash voucher.
(Note: it is the Payee's responsibility to provide proof of Requisition when claiming petty cash)
> Before making payment, Petty cash voucher should be approved by:
1) Administration Team - Assistant Team Manager (if applicable)
2) Administration Team - Team Manager
> Payee should acknowledge receipt on petty cash voucher upon receiving cash
> Daily recording of petty cash transactions with end-of-day balance should be reported to the Administration Team Manager.
> When balance runs below 30% of cash float, to process reimbursement to cash float so as to maintain liquidity


6) PROPER USE OF EXPENSE CODES

> Please refer to Appendix I for commony used GEM (General Expense Management) codes and to apply proper codes accordingly.
> Expenses for Entertainment, Promotion Event, Gift and Staff Communication codes may sometimes be misused due to similarities in the bills as most of these bills are restaurant slips, gift vouchers, etc.
Checking points:
- Entertainment: strictly for the entertainment of customers. Golf entertainment should be classified in t

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ตารางของเนื้อหาTable of Contents ................................................................................ 1-91.General............................................................................................. 2-92.Scope ……………………………………………………….……………. 2-9 3.ขั้นตอนในการจัดหาวัตถุดิบที่... 2-94. ใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน... 3-95. การจัดการเศษเงิน... 4-96. การใช้รหัสค่าใช้จ่าย... 5-97. รายการตรวจสอบสำหรับความบันเทิง ธุรกิจท่องเที่ยวและ โปรโมชั่นแม้ขวัญ Reimbursemnt ... 6-98. เอกสารยื่น จัดเก็บและระยะเวลาในการรักษา... 7-9ภาคผนวกที่ฉัน - GEM (การจัดการทั่วไปค่าใช้จ่าย) รหัส... 8-9ทั่วไป 1)กระบวนการทำงานนี้ทำหน้าที่เป็นคำแนะนำสำหรับขั้นตอนที่เหมาะสมสำหรับการบริหารงานทั่วไปและใช้จ่ายบันเทิง พร้อมใช้ที่เหมาะสมของค่าใช้จ่ายรหัส เก็บเอกสารที่เหมาะสม และเก็บ คำแนะนำนี้ซึ่งบริหารงาน โดยทีมบริหาร2) ขอบเขตแนะนำนี้ใช้กับบริษัทย่อยและ บริษัทร่วมทุนทั้งหมดภายใต้การควบคุมของ SINRS3) ขั้นตอนที่ใบขอ(ก) สินค้าทุนหรือสินทรัพย์ถาวร> รวบรวมสอง หรือสามใบเสนอราคาเปรียบเทียบราคา คุณภาพ บริการ ฯลฯ> ซื้อแบบร่าง โดยอนุมัติ GW ที่แนบกับใบเสนอราคา> อนุมัติขั้นตอนที่ 1) ส่วนผู้นำ (ถ้ามี) 2) ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 3) ผู้จัดการทีม 4) SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS)> มันสินทรัพย์และหลักสินทรัพย์ลงทุน (เช่น รถยนต์ เปลี่ยน Office ฯลฯ) จะต้องผ่านรอบอื่นขั้นตอนการอนุมัติ (ตามด้านบน) ที่ SINRS เมื่อรีวิว SINRS เป็นต้นไปจะส่งใบขอให้ทีมงานที่สำนักงาน(ข) บริษัทเหตุการณ์ ของขวัญเทศกาล ของขวัญจำนวนมาก ฯลฯ> ร่างกิจกรรมการซื้อจัดหาวัตถุดิบ โดยการอนุมัติของ GW ที่แนบกับใบเสนอราคา (ถ้ามี)> อนุมัติขั้นตอนที่ 1) ส่วนผู้นำ (ถ้ามี) 2) ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 3) ผู้จัดการทีม 4) SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS)(ค) วัสดุสิ้นเปลือง - งใช้ เครื่องใช้สำนักงาน เครื่องครัว สิ่งพิมพ์แบบฟอร์ม ฯลฯ> ซื้อแบบฟอร์มใบขอซื้อจะเสร็จสมบูรณ์ โดยบุคคลในค่าธรรมเนียม รายการสินค้า/ราคาที่จะซื้อและเติม > อนุมัติขั้นตอนที่ 1) ส่วนผู้นำ (ถ้ามี) 2) ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 3) ผู้จัดการทีม4) ใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน(ก) ได้รับใบแจ้งหนี้> วันประทับบนฐานรับวันใบแจ้งหนี้> แสตมป์อนุมัติ - ฉบับ Authorizer และบุคคลในค่า ถ้าอนุมัติ GW หรือฟอร์ม [เป็นต่อข้าง (C)] ได้ทำ อาจข้ามแสตมป์อนุมัติ แนบแบบฟอร์มอนุมัติล่วงหน้าแทน > ส่งใบแจ้งหนี้พนักงานบัญชีสำหรับการชำระเงิน(ข) ข้อมูลการถ่ายภาพ> ที่สำคัญหมายเลขใบแจ้งหนี้ รหัสบัญชี คำ อธิบาย และอื่น ๆ ลงในระบบบัญชีท้องถิ่น (ค) ชำระเงิน> ปัญหาการชำระเงินเช็คหรือเว็บ> อนุมัติการชำระเงิน 1) ผู้บริหาร - ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 2 ผู้บริหาร - ผู้จัดการทีม 3) SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS) 4) ผ้าขี้ริ้ว [สำหรับ CMBSC] 5) ROG [สำหรับ CMBSC] 5) ดูแลเงินสดย่อย> รักษาเงินลอย USD1, 000 หรือ USD2, 000 > แต่ละเงินสดย่อยไม่เกิน USD200 เว้นแต่ก่อนอนุมัติโดยผู้จัดการทีมบริหารรายการพิเศษ และเร่งด่วน> เอกสารหลักฐานใบเป็นเหนือจุด (3) ควรแนบ ยกเว้น taxifare ไปรษณีย์เบ็ดเตล็ด ปกติได้การ์ดโทรถนน ฯลฯ ซึ่งไม่ได้ปฏิบัติเพื่อขออนุมัติก่อน ชำระเงินเงินสดย่อย โดยไม่มีหลักฐานการจัดหาวัตถุดิบควรถูกตรวจสอบ โดยของผู้จ่ายทันทีห้องหรือทีมผู้จัดการบนใบสำคัญเงินสดย่อย(หมายเหตุ: เป็นหน้าที่ของผู้จ่ายเพื่อให้มีหลักฐานการจัดหาวัตถุดิบเมื่ออ้างว่า เงินสดย่อย)> ก่อนชำระเงิน ใบสำคัญเงินสดย่อยควรได้รับการอนุมัติโดย: 1) ผู้บริหาร - ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 2 ผู้บริหาร - ผู้จัดการทีม> เงินควรรับในใบสำคัญเงินสดย่อยเมื่อรับเงินทราบ> ประจำวันบันทึกของเศษเงินธุรกรรมที่ มียอดดุลสิ้นสุดของวันควรรายงานให้ผู้จัดการทีมบริหาร> เมื่อสมดุลทำงานต่ำกว่า 30% ของเงินสดลอย การเบิกเงินสดลอยเพื่อรักษาสภาพคล่อง 6) ใช้รหัสค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม> โปรดดูภาคผนวกฉัน สำหรับ commony ใช้ GEM (จัดการค่าใช้จ่ายทั่วไป) รหัส และ การใช้รหัสที่เหมาะสมตามนั้น> ค่าใช้จ่ายสำหรับความบันเทิง โปรโมชั่น ของที่ระลึกเหตุการณ์ และพนักงานสื่อสารรหัสอาจบางครั้งจะผิดเนื่องจากความคล้ายคลึงกันในสูตรของรายการเหล่านี้จะ ส่งอาหาร บัตรของขวัญ ฯลฯ ตรวจสอบคะแนนสะสม: -ความบันเทิง: อย่างเคร่งครัดเพื่อความบันเทิงของลูกค้า ความบันเทิงกอล์ฟควรจัดใน

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

สารบัญสารบัญ ............................................ .................................... 2-9 2.Scope ............................................................... . ............... 2-9 3.Requisition ขั้นตอน ............... ...................................... ................ 2-9 จากบท4 ใบแจ้งหนี้และการประมวลผลการชำระเงิน .............................................. ........... 3-9 จากบท5 จิ๊บจ๊อยบริหารเงินสด ............................................... ................ 4-9 จากบท6 ใช้ที่เหมาะสมของค่าใช้จ่ายในรหัส ............................................. ........... วันที่ 5-9 7 รายการตรวจสอบสำหรับความบันเทิง, ธุรกิจการเดินทางและโปรโมชั่นแม้/ ของขวัญ Reimbursemnt ....................................... วันที่ 6-9 8 การยื่นเอกสารการจัดเก็บและระยะเวลาในการรักษา .......................... 7-9 ภาคผนวก I - GEM (ค่าใช้จ่ายในการจัดการทั่วไป) รหัส ......... .. วันที่ 8-9 1) ทั่วไปขั้นตอนการทำงานนี้ทำหน้าที่เป็นคู่มือสำหรับขั้นตอนที่เหมาะสมสำหรับการบริหารงานทั่วไปและความบันเทิงค่าใช้จ่าย; พร้อมกับการใช้งานที่เหมาะสมของรหัสที่ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่เหมาะสมและการเก็บรักษา คู่มือนี้จะบริหารงานโดยทีมผู้บริหาร. 2) ขอบเขตแนวทางนี้จะใช้กับ บริษัท ย่อยและ บริษัท ร่วมทุนภายใต้การควบคุมของ SINRS ได้. 3) ใบขอเสนอวิธี(A) สินทรัพย์ถาวรหรือรายการการลงทุน> รวบรวมสองหรือสามใบเสนอราคาสำหรับการเปรียบเทียบราคา คุณภาพระดับการให้บริการ ฯลฯ> ร่างใบขอเสนอซื้อโดยการอนุมัติ GW แนบมาพร้อมกับใบเสนอราคา> การอนุมัติขั้นตอนที่ 1) ผู้นำชิ้นส่วน (ถ้ามี) 2) ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 3) ผู้จัดการทีม 4) SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS) > ไอทีสินทรัพย์และสินทรัพย์สาขาวิชา / การลงทุน (เช่น. รถยนต์สำนักงานขยับ ฯลฯ ) ควรไปถึงรอบของขั้นตอนการอนุมัติอื่น (เหนือ) ที่ SINRS ตามการตรวจสอบ SINRS เป็นต้นไปจะส่งใบขอเสนอไปยังทีมงานที่เกี่ยวข้อง ณ สำนักงานใหญ่. (B) เหตุการณ์ของ บริษัท , ของขวัญเทศกาลของขวัญขององค์กรในกลุ่ม Etc > ซื้อร่าง / ใบขอเสนอเหตุการณ์โดยอนุมัติ GW แนบมาพร้อมกับใบเสนอราคา (ถ้ามี) > ขั้นตอนการอนุมัติ 1) ส่วนผู้นำ (ถ้ามี) 2) ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 3) ผู้จัดการทีม 4) SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS) (C) วัสดุสิ้นเปลือง - Stationaries, อุปกรณ์สำนักงาน, Pantry ดื่มสิ่งพิมพ์แบบฟอร์ม ฯลฯ> ใบขอเสนอซื้อแบบฟอร์มจะแล้วเสร็จโดยคนในค่าใช้จ่ายที่มีรายชื่อของรายการ / ราคาที่จะซื้อ / เติม. > การอนุมัติขั้นตอนที่ 1) ผู้นำชิ้นส่วน (ถ้ามี) 2) ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 3 ) ผู้จัดการทีม4) ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินการประมวลผล(A) ที่ได้รับใบแจ้งหนี้> วันที่ประทับบนฐานใบแจ้งหนี้ในวันที่ได้รับ> แสตมป์อนุมัติ - จะต้องลงนามโดยบุคคลในค่าใช้จ่ายและ Authorizer หากได้รับการอนุมัติหรือการเรียก GW แบบฟอร์ม [ตามข้างต้น (C)] ได้รับการกระทำอาจข้ามแสตมป์อนุมัติ; แนบรูปแบบการอนุมัติล่วงหน้าแทน. > ใบแจ้งหนี้ส่งต่อไปยังพนักงานบัญชีสำหรับการประมวลผลการชำระเงิน(B) ข้อมูลการจับ> หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่สำคัญบัญชีรหัสคำอธิบาย ฯลฯ เข้าสู่ระบบบัญชีท้องถิ่น(C) การชำระเงิน> ออกเช็คหรือการชำระเงินเว็บ> อนุมัติการชำระเงิน 1) ทีมบริหาร - ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 2) ทีมบริหาร - ผู้จัดการทีม 3) SSZ (สำหรับสำนักงาน SC) หรือ RSR (สำหรับ SINRS) 4) RAG [สำหรับ CMBSC เท่านั้น] 5) ROG [สำหรับ CMBSC เท่านั้น] 5 ) การบริหารเงินสดย่อย> รักษาลอยเงินสด USD1,000 หรือ USD2,000 > แต่ละการชำระเงินเงินสดย่อยเป็นรากที่ USD200 เว้นแต่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าโดยการบริหารผู้จัดการทีมสำหรับรายการพิเศษและเร่งด่วน. > พยานหลักฐานของใบเบิกเป็นต่อเหนือจุด ( 3) ควรจะแนบยกเว้น taxifare ไปรษณีย์เบ็ดเตล็ดปกติเติมบัตรถนน ฯลฯ ที่ไม่ได้ในทางปฏิบัติที่จะได้รับการอนุมัติล่วงหน้า การชำระเงินเงินสดย่อยไม่มีหลักฐานการเบิกควรได้รับการตรวจสอบโดยผู้รับเงินทันทีผู้จัดการที่เหนือกว่าหรือทีมในบัตรกำนัลเงินสดย่อย. (หมายเหตุ: มันเป็นความรับผิดชอบของผู้รับเงินที่จะให้หลักฐานการเบิกเมื่ออ้างว่าเงินสดย่อย) > ก่อนการชำระเงิน, บัตรกำนัลเงินสดย่อยควร ได้รับการอนุมัติโดย: 1) ทีมบริหาร - ผู้ช่วยผู้จัดการทีม (ถ้ามี) 2) ทีมบริหาร - ผู้จัดการทีม> ผู้รับเงินควรรับทราบเกี่ยวกับบัตรกำนัลเงินสดย่อยเมื่อได้รับเงินสด> บันทึกประจำวันของการทำธุรกรรมเงินสดย่อยที่มียอดคงเหลือปลายของวันที่ควร รายงานต่อผู้จัดการทีมบริหาร. > เมื่อยอดเงินไหลต่ำกว่า 30% ของลอยเงินสดในการประมวลผลการชำระเงินคืนจะลอยเงินสดเพื่อรักษาสภาพคล่อง6) การใช้ที่เหมาะสมของรหัสค่าใช้> โปรดดูภาคผนวกสำหรับ commony ใช้ GEM (ค่าใช้จ่ายทั่วไป การบริหารจัดการ) รหัสและใช้รหัสที่เหมาะสมตาม. > ค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงที่จัดกิจกรรมโปรโมชั่นของขวัญและรหัสพนักงานสื่อสารบางครั้งอาจถูกนำไปใช้เนื่องจากความคล้ายคลึงกันในค่าใช้จ่ายเป็นส่วนใหญ่ของค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นบิลร้านอาหาร, บัตรกำนัล ฯลฯจุดตรวจสอบ: - บันเทิง: อย่างเคร่งครัดเพื่อความบันเทิงของลูกค้า บันเทิงกอล์ฟควรจะจัดให้อยู่ในที