Reporting Policy and Procedures for

Reporting Policy and Procedures for Accountable Advances
(Conducting University Activities, Official Travel, Purchases and Other Reimbursable Expenses)
A. Complete expense report form
Submit your expense report as soon as you have completed your trip, conducted an event or activity, and made a purchase. The expense report must be given at the latest two weeks following completion of travel or other activity for which advance was taken. Timely reporting is very important to ensure that charges are recorded against departmental accounts, other funds and grants are made available in the correct accounting period and while a grant is open and eligible for charges.
If you have received an accountable advance, delays in submitting expense report could delay or prevent you receiving accountable advances in future. All employees who are four weeks late in submitting the expense reports are considered delinquent and are not eligible for future accountable advances. Further, if an employee does not clear the advance and is eight weeks late and has received a reminder twice, the finance office will start deducting 20% from the subsequent salary of the employee after the second reminder at eight weeks delay and the employee still has not reported before the payroll preparation. The deduction will be made until report is submitted or the advance amount is repaid.
B. Attach original receipts, committee approval action and purchase order
The principle is that original receipts issued by suppliers must support requests for advance settlement. For online purchases using a personal credit card, the receipt would be a printout of the confirmation purchase, registration, etc, provided by the website after payment.
Accountable advances many times for travel, capital purchases and non-regular events require approval from a specific committee. Therefore, at the time of settlement of such advances specific committee action is to be attached to the report.
Purchasing policy (refer to purchasing policy) requires that for capital items and purchases of non-regular items, it must go through the Purchasing Department. Evidence to prove that purchase has gone through Purchasing Department purchase order must be attached to the report.
If you are missing a receipt or expenses for which receipts are not issued (all effort is to be made to get receipt from the supplier), please document this in writing, have the person to whom you report sign the document to approve its inclusion on the expense report, and attach the signed document to the advance clearance expense report in place of the missing receipt.
Receipts are not required for per diems or claims for kilometrage.
C. Obtain approval
Initial approval from the respective Head of the Department is needed if the expense is incurred from a departmental budget. Thereafter, the expense report needs to be submitted to the Financial Controller for approval and recording into financial information system (FIS).
Expenses incurred from general operating budget of the university, restricted and capital funds will require approval from VPFA and verified by the Financial Controller.
D. Accountable advance settlement
Return access cash to the cashier if the advance was more than the expenditure and keep the receipt for future reference. Periodically request statement of account for the advance account and keep it current by reporting expenses promptly.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

รายงานนโยบายและขั้นตอนการรับผิดชอบล่วงหน้า
(ดำเนิน กิจกรรมมหาวิทยาลัย เดินทาง การซื้อ และอื่น ๆ อดค่าใช้จ่าย)
ฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายเสร็จสมบูรณ์ A.
ส่งรายงานค่าใช้จ่ายของคุณทันทีที่คุณได้เสร็จสิ้นการเดินทาง ดำเนินการเหตุการณ์หรือกิจกรรม และทำการซื้อ รายงานค่าใช้จ่ายต้องได้รับในสัปดาห์ที่สองล่าสุดหลังเสร็จสิ้นการเดินทางหรือกิจกรรมอื่น ๆ ที่มาล่วงหน้า รายงานอย่างทันท่วงทีเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้แน่ใจว่า ค่าธรรมเนียมจะถูกบันทึกไว้กับแผนกบัญชี เงินอื่น ๆ และเงินช่วยเหลือจะใช้ ในรอบระยะเวลาบัญชีถูกต้อง และให้เป็นเปิด และสิทธิได้รับค่าธรรมเนียม
ถ้าคุณได้รับล่วงหน้าการรับผิดชอบ ความล่าช้าในการส่งรายงานค่าใช้จ่ายอาจล่าช้า หรือทำให้คุณได้รับรับผิดชอบความก้าวหน้าในอนาคต พนักงานทั้งหมดมี 4 สัปดาห์ในการส่งรายงานค่าใช้จ่ายถือว่าผิดนัด และไม่มีสิทธิได้รับความก้าวหน้ารับผิดชอบในอนาคต เพิ่มเติม ถ้าพนักงานไม่ชัดเจนล่วงหน้า และมีสายแปดสัปดาห์ และได้รับจดหมายสอง สำนักงานทางการเงินจะเริ่มหัก 20% จากเงินเดือนต่อมาของพนักงานหลังจากจดหมายที่สองในระหว่างแปดสัปดาห์ และพนักงานยังยังไม่มีรายงานก่อนการจัดทำค่าจ้าง จะทำหักจนส่งรายงาน หรือยอดเงินล่วงหน้าเป็นบางส่วน
B แนบใบเสร็จต้นฉบับ คณะกรรมการอนุมัติการดำเนินการ และใบสั่งซื้อ
หลักคือ ว่า รับต้นฉบับออก โดยผู้จำหน่ายต้องสนับสนุนคำขอสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า สำหรับออนไลน์ซื้อใช้บัตรสินเชื่อส่วนบุคคล การรับสินค้าจะพิมพ์ยืนยันซื้อ ลงทะเบียน ฯลฯ โดยเว็บไซต์หลังจากชำระเงิน
Accountable ล่วงหน้าหลายครั้งสำหรับการเดินทาง ซื้อทุนและเหตุการณ์ไม่ปกติต้องมีการอนุมัติจากคณะกรรมการเฉพาะ ดังนั้น ในเวลาของการชำระเงินเช่นความก้าวหน้า การดำเนินการของคณะกรรมการเฉพาะคือการแนบกับรายงาน
นโยบายการจัดซื้อ (หมายถึงนโยบายการจัดซื้อ) ต้องการที่สำหรับสินค้าทุนและการซื้อสินค้าไม่ประจำ มันต้องผ่านแผนกซื้อ ต้องแนบหลักฐานเพื่อพิสูจน์ว่า ได้ไปซื้อผ่านใบสั่งซื้อซื้อแผนกเพื่อรายงาน
ถ้าคุณขาดการรับสินค้าหรือค่าใช้จ่ายที่รับไม่ออก (ความพยายามทั้งหมดจะต้องทำเพื่อรับสินค้าจากซัพพลายเออร์), กรุณาเอกสารนี้ในการเขียน ให้บุคคลที่คุณรายงานลงนามเอกสารเพื่ออนุมัติการรวมในรายงานค่าใช้จ่าย, และแนบเอกสารที่ลงนามในรายงานค่าใช้จ่ายเคลียร์ล่วงหน้าแทนการหายไปรับงาน
รับไม่จำเป็นต้องใช้ประจำวันหรือเรียกร้องสำหรับ kilometrage
C. ได้อนุมัติ
เริ่มต้นอนุมัติจากหัวหน้าของแผนกจำค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจากงบประมาณของแผนก หลังจากนั้น รายงานค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต้องส่งผู้ควบคุมการเงินอนุมัติและบันทึกลงในระบบข้อมูลทางการเงิน (FIS) .
ค่าใช้จ่ายจากงบประมาณดำเนินงานทั่วไปของมหาวิทยาลัย จำกัดและเงินกองทุนจะต้องรับการอนุมัติจาก VPFA และตรวจสอบ โดยการเงินควบคุมการ
การชำระเงินล่วงหน้ารับผิดชอบ D.
กลับล่วงหน้าได้มากกว่าจ่ายเงินสดเข้าไปพนักงานเก็บเงิน และเก็บใบรับสำหรับการอ้างอิงในอนาคต เป็นระยะ ๆ ของบของบัญชีสำหรับบัญชีล่วงหน้าและให้ได้ปัจจุบัน โดยรายงานค่าใช้จ่ายทันที

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

Reporting Policy and Procedures for Accountable Advances.
(Conducting University Activities, Official Travel, Purchases and Other Expenses reimbursable).
A. Complete Expense Report form
Submit your Expense Report as Soon as You have completed your trip, conducted an event or Activity, and Made. A Purchase. The Expense Report must be given at The latest Two weeks Following completion of Travel or Other Activity for which Advance was taken. Timely Reporting is very important to ensure that charges are Recorded Against Departmental accounts, Other Funds and Grants are Made Available in. The correct Accounting Period and while A Grant is Open and Eligible for charges.
If You have Received an Advance accountable, delays in Submitting Expense. Report could Delay or Prevent You Receiving accountable advances in Future. All Employees Who are Four weeks Late in Submitting The Expense reports are considered delinquent and are Not Eligible for Future accountable advances. Further, if an employee does Not Clear The Advance and is Eight weeks. late and has received a reminder twice, the finance office will start deducting 20% from the subsequent salary of the employee after the second reminder at eight weeks delay and the employee still has. Not Reported The payroll Preparation before. Deduction Will be until The Report is Submitted or Made The Advance amount is repaid.
B. Attach Original Receipts, Purchase Order and Action Committee approval.
The Principle is that Original Receipts Issued by Suppliers must support Requests for Advance. Settlement. For Online Purchases using A Personal Credit Card, The Receipt would be A printout of The Confirmation Purchase, registration, etc, Provided by The Website After Payment.
Accountable advances Many Times for Travel, Capital Purchases and Non-Regular events require approval from. A Specific. Committee. Therefore, at The time of Settlement of advances Such Specific Action Committee is to be attached to The Report.
Purchasing Policy (refer to purchasing Policy) requires that for Capital Items and Purchases of Non-Regular Items, it must Go through The Purchasing. department. Evidence to Prove that Purchase has Gone through Purchasing Department Purchase Order must be attached to The Report.
If You are Missing A Receipt or Expenses for which Receipts are Not Issued (all Effort is to be Made to get Receipt from The Supplier),. please Document. this in Writing, have The person to whom You Report Sign The Document to Approve its inclusion on The Expense Report, and attach The signed Document to The Advance Clearance Expense Report in Place of The Missing Receipt.
Receipts are Not Required for per Diems or Claims. . for kilometrage.
C. Obtain approval
from The respective Initial approval is needed if The Head of The Department Expense is Incurred from A Departmental Budget. Thereafter, The Expense Report Needs to be Submitted to The Financial Controller for approval and recording Into Financial information System (. FIS).
Expenses Incurred from general operating Budget of The University, restricted and require approval from Capital Funds Will VPFA and Verified by The Financial Controller. .
D. Accountable Settlement Advance
Access Return to The cashier if The Advance cash was more than The Keep The Receipt and expenditure for Future Reference. Periodically Request Statement of Account for The Advance Account and Keep it Current Expenses by Reporting promptly.

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

รายงานนโยบายและขั้นตอนการพิจารณาความก้าวหน้า
( กิจกรรมทางการท่องเที่ยว มหาวิทยาลัย และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ , การซื้อคืน )
. สมบูรณ์ค่าใช้จ่ายรายงานแบบฟอร์ม
ส่งรายงานค่าใช้จ่ายของคุณทันทีที่คุณเสร็จสิ้นการเดินทางของคุณ ทำการงาน หรือ กิจกรรม และได้ทำการซื้อรายงานรายจ่ายต้องได้รับที่ล่าสุดสองสัปดาห์หลังเสร็จสิ้นการเดินทางหรือกิจกรรมอื่น ๆที่ล่วงหน้าได้ที่ การรายงานทันเวลาเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกไว้กับแผนกบัญชี กองทุนอื่น ๆและอนุญาตให้บริการในรอบระยะเวลาบัญชีที่ถูกต้องและในขณะที่ให้เปิด และมีสิทธิ์
ค่าถ้าคุณได้รับล่วงหน้ารับผิดชอบต่อความล่าช้าในการส่งรายงานค่าใช้จ่ายสามารถชะลอหรือป้องกันคุณได้รับการรับผิดชอบต่อความก้าวหน้าในอนาคต พนักงานทุกคนที่มีสี่สัปดาห์ล่าช้าในการส่งรายงานค่าใช้จ่ายถือว่าเป็นผู้กระทำผิดและไม่ได้รับสำหรับอนาคตได้ก้าวหน้า เพิ่มเติมถ้าพนักงานไม่ได้ชัดเจนล่วงหน้า และแปดสัปดาห์แล้ว และได้รับการเตือน 2 ครั้ง สำนักงานการเงินจะเริ่มหัก 20 % จากเงินเดือนที่ตามมาของพนักงานหลังจากเตือนครั้งที่สองในแปดสัปดาห์ล่าช้าและพนักงานที่ยังไม่ได้รายงานก่อนเดือน การเตรียมการ หักจะทำจนกว่ารายงานและหรือยอดเงินล่วงหน้าซะ
Bแนบใบเสร็จรับเงินต้นฉบับ คณะกรรมการอนุมัติการจัดซื้อ
หลักการก็คือต้นฉบับใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยซัพพลายเออร์ต้องสนับสนุนการร้องขอล่วงหน้าการตั้งถิ่นฐาน สำหรับการซื้อสินค้าออนไลน์โดยใช้บัตรเครดิตส่วนบุคคล ใบเสร็จจะเป็นพิมพ์ของการยืนยันการลงทะเบียน ฯลฯ โดยเว็บไซต์หลังจากชําระเงิน .
รับผิดชอบความก้าวหน้าหลายครั้งเพื่อเดินทางการซื้อสินค้าทุนและไม่ใช่เหตุการณ์ปกติต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการเฉพาะ ดังนั้น ในช่วงเวลาของการตั้งถิ่นฐานของคณะกรรมการเฉพาะ เช่น ความก้าวหน้าการกระทำคือการแนบรายงาน
นโยบายการจัดซื้อ ( อ้างถึงนโยบายการจัดซื้อ ) มีสินค้าทุนและสินค้ารายการปกติ ไม่ใช่ มันต้องผ่านฝ่ายจัดซื้อหลักฐานที่พิสูจน์ว่า การซื้อต้องผ่านฝ่ายจัดซื้อสั่งซื้อจะต้องแนบรายงาน
หากคุณไม่ได้รับหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงิน ( ความพยายามทั้งหมดที่จะทำเพื่อรับใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์ ) โปรดเอกสารนี้ในการเขียน มีคนที่คุณแจ้งลงชื่อ เอกสารอนุมัติรวมในรายงานรายจ่ายและแนบเอกสารให้เซ็นล่วงหน้าผ่านรายงานค่าใช้จ่ายในสถานที่ของหายใบเสร็จ
ใบเสร็จไม่จําเป็นสําหรับต่อ diems หรือเรียกร้อง kilometrage .
C
เริ่มต้นได้รับการอนุมัติการอนุมัติจากหัวหน้าแต่ละกรมเป็นสิ่งจำเป็นหากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากงบประมาณของแผนก หลังจากนั้นรายงานรายจ่ายต้องส่งไปยังตัวควบคุมทางการเงินสำหรับการอนุมัติและบันทึกในระบบข้อมูลทางการเงิน ( 6 ) .
ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากทั่วไป งบประมาณ ในการดำเนินงานของมหาวิทยาลัย และจะต้องได้รับอนุมัติเงินทุนจำกัด จาก vpfa และตรวจสอบโดยการควบคุมทางการเงิน .
D
รับผิดชอบล่วงหน้าการตั้งถิ่นฐานกลับเข้าถึงเงินสดแคชเชียร์ ถ้าเลื่อนได้มากกว่าค่าใช้จ่ายและเก็บใบเสร็จรับเงินไว้เพื่ออ้างอิงในอนาคต เป็นระยะ ๆ ขอ งบบัญชีล่วงหน้าและเก็บไว้ในปัจจุบัน โดยการรายงานบัญชีค่าใช้จ่ายทันที