You may be assigned to handle incom

You may be assigned to handle incoming mail in your department; therefore, you need to be familiar with departmental incoming mail-handling procedures. The volume of mail received by naval activities makes it desirable to eliminate unnecessary operations whenever possible. However, it is important to ensure that adequate records of all important correspondence are maintained. Experience and judgment are required to determine which mail need not be controlled, which should be controlled, and how the necessary controls can be maintained most effectively. The procedures that take place when official mail arrives at the maintenance office are always basically the same. Mail is sorted and opened, routed, and controlled (when appropriate). Upon receipt, mail is given an initial sorting that separates mail to be routed without opening from mail that is opened before being routed. Mail not to be opened is sorted into the com- apartments of a sorting box for direct delivery to the proper division. Personal mail and certain types of official mail are sorted in this fashion. Personal mail requiring directory service is set aside for further attention. Mail to be opened goes into a large compartment or is merely placed to one side and dealt with later. The use of sorting compartments makes it faster and easier to mark mail than if you marked an office code on each letter. When all the mail for any one office is sorted, one marking or folder will do for all the mail. Personally addressed mail falls into two categories—purely personal mail and personally addressed official mail. You should discourage the reception of personally addressed mail at the office, because it interferes with handling of official mail. Personally addressed official correspondence is harder to route and control; therefore, it is not encouraged. However, a certain amount of such mail is received and delivered unopened. Official mail is routed without opening whenever possible. If information on the envelope does not clearly indicate the organizational subdivision, official mail is opened so it can be routed. After opening, the mail is again sorted. At this time, routine mail (that which presents no special problem) is separated from no routine mail. The sorter does not read further than the address line, or at most the subject line, so only readily identifiable items are handled as routine. This represents the bulk of the mail. Mail requiring priority handling is delivered promptly. Routine mail that can go directly to the action office without other routing and control is also delivered right away. Mail that remains for the third sorting includes mail for which the action addressee is not readily determined and mail that is likely to require control. The main purpose for the third sorting is to separate mail requiring controls. Mail that does not require controlling is routed without the use of a route slip or mail control form. The office code and file symbol are placed on the letter itself. When routing mail that goes successively to several offices, a stamp may be used with check boxes for several addressees. Mail control is defined in the Navy as any procedure used to make a record of the receipt, location, or dispatch of mail. This definition includes logging or preparing other records to indicate receipt, providing signature for classified and registered mail if required, following up tonsure action, providing information on location of the item, microfilming, and other methods. Since controls require additional work and ensuing delays, they should be used only for selected types of important mail. Yet, the fact that they are definitely needed for certain types of mails emphasized.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

คุณอาจกำหนดเพื่อจัดการจดหมายขาเข้าในแผนกของคุณ ดังนั้น คุณจำเป็นต้องคุ้นเคยกับขั้นตอนการจัดการจดหมายขาเข้าของแผนก ปริมาณจดหมายที่ได้รับจากกิจกรรมกองทัพเรือทำให้ต้องโค่นการดำเนินงานที่ไม่จำเป็นเมื่อใดก็ ตามที่เป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม มันเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่า ระเบียนเพียงพอของการสื่อสารที่สำคัญทั้งหมดจะยังคงอยู่ ประสบการณ์และวิจารณญาณจำเป็นเพื่อกำหนดจดหมายที่จำเป็นไม่สามารถควบคุมได้ ซึ่งควรควบคุม และวิธีการควบคุมที่จำเป็นสามารถรักษาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ขั้นตอนที่เกิดขึ้นเมื่อทางจดหมายมาที่สำนักงานบำรุงรักษา เสมอโดยทั่วไปเหมือนกัน จดหมายเรียงลำดับ และเปิด เส้น และควบคุม (เมื่อเหมาะสม) เมื่อได้รับ จดหมายถูกกำหนดเป็นเริ่มต้นเรียงลำดับที่แยกจดหมายจะถูกส่งโดยไม่ต้องเปิดจากจดหมายที่เปิดก่อนที่จะถูกกำหนดเส้นทาง จดหมายการเปิดจะถูกจัดเรียงในเม้นท์ com กล่องเรียงลำดับสำหรับการจัดส่งโดยตรงกับส่วนที่เหมาะสม จดหมายส่วนตัวและบางชนิดทางจดหมายจะถูกเรียงลำดับในแฟชั่นนี้ จดหมายส่วนตัวที่ต้องการบริการไดเรกทอรีถูกตั้งค่าไว้สำหรับความสนใจเพิ่มเติม จดหมายเปิดเข้าช่องใหญ่ หรือเพียงวางข้างใดข้างหนึ่ง และจัดการในภายหลัง ใช้เรียงช่องทำได้เร็วขึ้น และง่ายต่อการทำเครื่องหมายจดหมายกว่าถ้าคุณทำเครื่องหมายรหัสสำนักงานในแต่ละตัวอักษร เมื่อเรียงลำดับจดหมายทั้งหมดสำหรับ office ใด ๆ หนึ่ง หนึ่งเครื่องหรือโฟลเดอร์จะทำจดหมายทั้งหมด ตัวส่งจดหมายตกเป็นสองประเภทคือจดหมายส่วนตัวเพียงอย่างเดียวและทางจดหมายจ่าหน้าถึง คุณควรกีดกันการรับจดหมายจ่าหน้าถึงที่สำนักงาน เนื่องจากจะรบกวนการจัดการจดหมายอย่างเป็นทางการ ตัวทางจดหมายจ่าหน้าเป็นกระบวนการผลิตและการควบคุม ดังนั้น มันจะไม่สนับสนุนให้ อย่างไรก็ตาม จำนวนของจดหมายดังกล่าวจะได้รับ และส่งยัง ทางจดหมายจะถูกส่งโดยไม่ต้องเปิดเมื่อใดก็ ตามที่เป็นไปได้ ถ้าข้อมูลในซองจดหมายไม่ระบุอย่างชัดเจนแบ่งย่อยองค์กร มีเปิดจดหมายอย่างเป็นทางการเพื่อให้สามารถส่ง หลังจากที่เปิด อีกมีเรียงจดหมาย ตอนนี้ จดหมายเป็นประจำ (ที่ซึ่งนำเสนอปัญหาพิเศษ) ถูกแยกออกจากจดหมายไม่ประจำ ตัวเรียงลำดับที่ไม่อ่านได้บรรทัดอยู่ หรือมากที่สุดราย เพื่อจัดการสินค้าเท่านั้นพร้อมระบุเป็นประจำ นี้หมายถึงกลุ่มของจดหมาย ส่งจดหมายต้องให้ความสำคัญจัดการทันที จดหมายประจำที่สามารถตรงไปยังสำนักงานดำเนินการ โดยสายงานการผลิตอื่น ๆ และควบคุม ยังจัดส่งทันที จดหมายที่ยังคงเป็นการเรียงลำดับที่สามรวมถึงจดหมายที่ผู้รับการกระทำไม่พร้อมกำหนดและจดหมายที่จะต้องควบคุม วัตถุประสงค์หลักในการเรียงลำดับที่สามคือการ แยกจดหมายที่ต้องการควบคุม จดหมายที่ต้องการควบคุมจะถูกส่งโดยไม่ใช้กระบวนการผลิตการจัดส่งหรือจดหมายควบคุมแบบ สำนักงานรหัสและแฟ้มสัญลักษณ์ที่อยู่บนจดหมายเอง เมื่อจดหมายที่ติด ๆ กันไปหลายสำนักงาน แสตมป์อาจใช้กล่องกาเครื่องหมายสำหรับกำหนดหลาย ควบคุมจดหมายไว้ในกองทัพเรือเป็นกระบวนการใช้ข้อมูลการรับสินค้า ที่ตั้ง หรือส่งจดหมาย คำนิยามนี้มีล็อก หรือเตรียมความพร้อมอื่น ๆ ระเบียนการรับ การใส่ลายเซ็นสำหรับประเภทและถ้าจำเป็น การติดตามการดำเนินการผนวช ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งของสินค้า microfilming และอื่น ๆ วิธีไปรษณีย์ลงทะเบียน เนื่องจากต้องควบคุมการทำงานเพิ่มเติมและความล่าช้าเพราะ พวกเขาควรจะใช้สำหรับเลือกชนิดของจดหมายที่สำคัญ ยัง ความจริงที่ว่าพวกเขาจะแน่นอนต้องบางชนิดของจดหมายที่เน้น

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

คุณอาจจะได้รับมอบหมายให้จัดการกับอีเมลที่ได้รับในแผนกของคุณ ดังนั้นคุณจำเป็นต้องมีความคุ้นเคยกับวิธีการจัดการอีเมลที่ได้รับแผนก ปริมาณของอีเมลที่ได้รับจากกิจกรรมเรือทำให้มันเป็นที่น่าพอใจที่จะกำจัดการดำเนินงานที่ไม่จำเป็นได้ทุกเมื่อ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เพียงพอของทุกการติดต่อที่สำคัญมีการบำรุงรักษา ประสบการณ์การทำงานและการตัดสินใจที่จะต้องตรวจสอบว่าไม่จำเป็นต้องได้รับการควบคุมจดหมายซึ่งควรมีการควบคุมและวิธีการควบคุมที่จำเป็นสามารถรักษาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ขั้นตอนที่เกิดขึ้นอย่างเป็นทางการเมื่อมีจดหมายมาถึงที่สำนักงานการบำรุงรักษาอยู่เสมอพื้นเดียวกัน อีเมลนี้จะเรียงลำดับและเปิดเส้นทางและควบคุม (ตามความเหมาะสม) เมื่อได้รับจดหมายจะได้รับการเรียงลำดับเริ่มต้นที่แยก mail มาที่ถูกส่งโดยไม่ต้องเปิดจากอีเมลที่มีการเปิดก่อนที่จะถูกส่งไป จดหมายไม่ได้ที่จะเปิดจะจัดเรียงเป็นอพาร์ทเมนสั่งของกล่องเรียงลำดับสำหรับการจัดส่งตรงไปยังส่วนที่เหมาะสม อีเมลส่วนบุคคลและบางประเภทของอีเมลอย่างเป็นทางการจะถูกจัดเรียงในแบบนี้ อีเมลส่วนบุคคลที่ต้องใช้บริการไดเรกทอรีตั้งสำรองสำหรับความสนใจต่อไป จดหมายที่จะเปิดไปเป็นช่องขนาดใหญ่หรือวางอยู่เพียงด้านใดด้านหนึ่งและจัดการกับในภายหลัง การใช้ช่องการเรียงลำดับทำให้มันเร็วขึ้นและง่ายต่อการทำเครื่องหมายอีเมลกว่าถ้าคุณทำเครื่องหมายรหัสสำนักงานบนตัวอักษรแต่ละตัว เมื่อทุกอีเมลสำหรับคนใดคนหนึ่งในสำนักงานเรียงหนึ่งเครื่องหมายหรือโฟลเดอร์ที่จะทำสำหรับทุกอีเมล ส่วนตัวจ่าหน้าจดหมายตกอยู่ในสองประเภท-หมดจดอีเมลส่วนบุคคลและส่วนตัวที่ส่งจดหมายอย่างเป็นทางการ คุณควรกีดกันการรับจ่าหน้าจดหมายส่วนตัวที่สำนักงานเพราะมันรบกวนกับการจัดการของจดหมายอย่างเป็นทางการ ส่วนตัวที่ส่งจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องยากที่เส้นทางและการควบคุม จึงไม่จำเป็นต้องให้ แต่มีจำนวนหนึ่งของจดหมายดังกล่าวจะได้รับและการส่งมอบที่ปิดสนิท จดหมายอย่างเป็นทางการจะถูกส่งโดยไม่ต้องเปิดเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ หากข้อมูลบนซองจดหมายไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนแบ่งองค์กรจดหมายอย่างเป็นทางการจะเปิดเพื่อที่จะสามารถส่ง หลังจากที่เปิดจดหมายที่มีการเรียงอีกครั้ง ในเวลานี้ประจำ mail (ที่นำเสนอไม่มีปัญหาพิเศษ) ถูกแยกออกจากไม่มีจดหมายประจำ เรียงลำดับไม่ได้อ่านเพิ่มเติมกว่าบรรทัดที่อยู่หรือที่ส่วนใหญ่บรรทัดเรื่องดังนั้นเฉพาะรายการที่สามารถระบุตัวได้อย่างง่ายดายได้รับการจัดการเป็นประจำ นี้แสดงให้เห็นกลุ่มของอีเมล จดหมายที่ต้องใช้การจัดการความสำคัญจะถูกส่งทันที จดหมายประจำที่สามารถไปโดยตรงไปยังสำนักงานการดำเนินการโดยไม่ต้องกำหนดเส้นทางและการควบคุมอื่น ๆ นอกจากนี้ยังมีการจัดส่งได้ทันที จดหมายที่ยังคงอยู่สำหรับการเรียงลำดับที่สามรวมถึงจดหมายที่ผู้รับการกระทำที่ไม่ได้กำหนดได้อย่างง่ายดายและจดหมายที่มีแนวโน้มที่จะต้องมีการควบคุม โดยมีวัตถุประสงค์หลักสำหรับการเรียงลำดับที่สามคือการแยกจดหมายที่ต้องควบคุม จดหมายที่ไม่ต้องใช้การควบคุมจะถูกส่งโดยไม่ต้องใช้สลิปหรือรูปแบบการควบคุมเส้นทางอีเมลที่ รหัสสำนักงานและสัญลักษณ์ไฟล์จะถูกวางไว้ที่ตัวอักษรของตัวเอง เมื่อเส้นทางจดหมายที่จะไปต่อเนื่องไปยังสำนักงานหลายแสตมป์อาจจะใช้กับกล่องกาเครื่องหมายสำหรับผู้รับหลาย การควบคุมจดหมายที่กำหนดไว้ในกองทัพเรือเป็นขั้นตอนใด ๆ ที่ใช้ในการทำบันทึกที่ได้รับสถานที่หรือการจัดส่งจดหมาย คำนิยามนี้รวมถึงการเข้าสู่ระบบหรือการจัดเตรียมข้อมูลอื่น ๆ เพื่อแสดงให้เห็นใบเสร็จรับเงินให้ลายเซ็นสำหรับจดหมายลับและลงทะเบียนหากต้องการติดตามการดำเนินการผนวชให้ข้อมูลสถานที่ตั้งของรายการ Microfilming และวิธีการอื่น ๆ ตั้งแต่การควบคุมต้องทำงานเพิ่มขึ้นและความล่าช้าที่ตามมาก็ควรจะใช้สำหรับการเลือกประเภทของอีเมลที่สำคัญ แต่ความจริงที่ว่าพวกเขามีความจำเป็นแน่นอนสำหรับบางประเภทของอีเมลเน้น