Centralized Document Storage: Any d

Centralized Document Storage:

Any decent document management system ( DMS ), whether it is open source or commercial, will allow documents to be stored in some sort of centralized location. This makes finding documents in the DMS much easier, as there is only one place to look.

Limited Access:

Having a centralized location to store files is not enough to call your product a document management system. A simple folder on your computer can allow files to be stored, but limiting access to specific individuals becomes more of a problem. A good DMS will allow fine-grained access to each and every file.

Tracking Changes:

Limiting access to the DMS files is a good step in the right direction but does no good if the files can be changed, added, removed without tracking of those actions. A good document management software system will add on change tracking for the files so that changes can be noted, and reversed if need be.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

จัดเก็บเอกสารส่วนกลาง: ระบบการจัดการดีเอกสาร (DMS), มาเปิดหรือพาณิชย์ จะให้เอกสารจะถูกเก็บไว้ในใจกลางเมืองบาง ทำให้ค้นหาเอกสารใน DMS ง่ายมาก มีเพียงหนึ่งสำหรับการดู จำกัดการเข้าถึง: มีตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางการจัดเก็บไฟล์ไม่เพียงพอที่จะเรียกผลิตภัณฑ์ของคุณมีระบบการจัดการเอกสาร โฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณง่ายสามารถอนุญาตให้แฟ้มเก็บ แต่จำกัดการเข้าถึงบุคคลเฉพาะจะมีปัญหาเพิ่มเติม DMS ดีจะช่วยให้กำหนดเข้าถึงทุกไฟล์ ติดตามการเปลี่ยนแปลง: จำกัดการเข้าถึงไฟล์ DMS เป็นขั้นตอนดีครับ แต่ไม่ไม่ดีถ้าสามารถเปลี่ยนไฟล์ เพิ่ม ลบออก โดยการติดตามการดำเนินการเหล่านั้น ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีจะเพิ่มการติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับแฟ้มเพื่อให้สามารถระบุการเปลี่ยนแปลง และกลับถ้าจำเป็น

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

จัดเก็บเอกสารส่วนกลาง:

ใด ๆ ระบบการจัดการเอกสารที่ดี (DMS) ไม่ว่าจะเป็นโอเพนซอร์สหรือการค้าจะช่วยให้เอกสารที่จะเก็บไว้ในการจัดเรียงของสถานที่ส่วนกลางบาง นี้จะทำให้การหาเอกสารใน DMS มากขึ้นในขณะที่มีเพียงหนึ่งสถานที่ที่จะมอง.

จำกัด การเข้าถึง:

มีสถานที่ส่วนกลางจัดเก็บไฟล์ไม่เพียงพอที่จะเรียกผลิตภัณฑ์ของคุณระบบการจัดการเอกสาร โฟลเดอร์ที่เรียบง่ายบนคอมพิวเตอร์ของคุณสามารถช่วยให้ไฟล์จะถูกเก็บไว้ แต่ จำกัด การเข้าถึงเฉพาะบุคคลจะกลายเป็นปัญหามากขึ้น DMS ที่ดีจะช่วยให้เข้าถึงความละเอียดสำหรับแต่ละคนและทุกไฟล์.

การติดตามการเปลี่ยนแปลง:

การ จำกัด การเข้าถึงแฟ้ม DMS เป็นขั้นตอนที่ดีในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ไม่ดีถ้าไฟล์ที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพิ่มลบโดยไม่ต้องติดตามของคนเหล่านั้น การปฏิบัติ เอกสารระบบซอฟต์แวร์บริหารจัดการที่ดีจะเพิ่มขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงการติดตามสำหรับไฟล์เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสามารถสังเกตและกลับรายการหากจำเป็นต้องเป็น