ระบบ การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) คือ ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสารทางธุรกิจ ระหว่างคอมพิวเตอร์ของผู้ค้าฝ่าย หนึ่งกับคอมพิวเตอร์ของผู้ค้าอีกฝ่ายหนึ่ง เช่น จากผู้ค้าปลีกไปยังผู้เสนอขายสินค้าหรือจากผู้เสนอขายสินค้าไปยังผู้ค้าปลีก ในรูปแบบที่กำหนดเป็นมาตรฐานสากล เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลของทั้ง 2 ฝ่าย มีความสอดคล้องกัน เอกสารทางธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบกำกับสินค้า, ใบส่งของ ฯลฯ
ทุกธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมาก และเป็นประจำโดยมีขั้นตอนซ้ำ ๆ แต่ต้องการความถูกต้องรวดเร็วและแม่นยำ ของข้อมูล เช่นธุรกิจค้าส่งและค้าปลีก ที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำ ธุรกิจขนส่งซึ่งต้องใช้ข้อมูลประกอบใน การจัดการ ขนส่งสินค้า ธุรกิจเกี่ยวกับการผลิตสินค้า ที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบและธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ เป็นต้นซึ่งจะพบ ประโยชน์ของ EDI ต่อธุรกิจ
1. ช่วยลดข้อผิดพลาดของข้อมูล ปกติแล้วการป้อนข้อมูลเข้าระบบ มักจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก แต่เมื่อนำระบบ EDI มาใช้ สามารถทำให้ลดข้อผิดพลาดลงได้
2. ช่วยลดงบประมาณ ในเรื่องของเอกสารและค่าจัดส่ง เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน รวมถึงค่าจัดส่งที่ส่งผิด และการปฏิบัติงานที่ซ้ำซ้อนขององค์กรเนื่องจากได้รับข้อมูลที่ผิดพลาดซึ่งทำ ให้เกิดความเสียหายกับองค์กร ถ้านำระบบ EDI มาใช้จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ลดต้นทุนในส่วนของความผิดพลาดนั้นลดลง
3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เนื่อง จากบริษัทสามารถจัดการกับเอกสารธุรกิจได้ถูกต้องในเวลาอันรวดเร็วก็ทำให้ องค์กรสามารถลดต้นทุนที่เกิดจากความผิดพลาด หรือต้นทุนที่เกิดจากสินค้าคงคลัง และเกิดความได้เปรียบจากการดำเนินงานที่รวดเร็วเพราะทำให้องค์กรจะไม่ต้องพบ กับปัญหาในเรื่องสินค้าขาดสต็อกในร้านค้าปลีก