Procurement Cycle1.A user departmen

Procurement Cycle
1.A user department:
–identifies a need for purchased materials
–examines materials available and prepares specifications
–checks departmental budgets and gets clearance to purchase
–prepares and sends a purchase request to procurement.
2.Then procurement:
–receive, verify and check the purchase request
–examine the material requested, looking at current stocks, alternative products, production options, and so on –and after discussions with the user department confirm the decision to purchase
–make a shortlist of possible suppliers, from regular suppliers, lists of preferred suppliers, or those known to meet requirements
–send a request for quotations to this shortlist.
3.Then each supplier:
–examines the request for quotations
–checks the customer’s status, credit, and so on
–sees how it could best satisfy the order
–sends a quotation back to the organisation, giving details of products, prices and conditions.
4.Then procurement:
–examine the quotations and do commercial evaluations
–discuss technical aspects with the user department
–check budget details and clearance to purchase
–choose the best supplier, based on the details supplied
–discuss, negotiate and finalise terms and conditions with the supplier
–issue a purchase order for the materials (with terms and conditions attached).
5.Then the chosen supplier:
–receives, acknowledges and processes the purchase order
–organises all operations needed to supply the materials
–ships materials together with a shipping advice
–sends an invoice.
6.Then procurement:
–acknowledge receipt
–do any necessary follow-up and expediting
–receive, inspect and accept the materials
–notify the user department of materials received
7.Then the user department:
–receives and checks the materials
–authorises transfer from budgets
–updates inventory records
–uses the materials as needed.
8.Then procurement:
–arrange payment of the supplier’s invoice.
..........................
•In recent years a lot of work has been done to reduce both the cost and time for procurement.
•Some of these methods are fairly simple. Blanket orders, for example, use a single order to cover regular deliveries of materials over some specified time in the future.
•Value analysis uses a team of people from different functional areas to find substitute materials that are lower in price but equally as good as the original.
.........................
Problems with paper-based procurement include:
•taking a long time to go through the whole procedure
•relying on a lot of forms and paperwork which move around different locations
•needing a lot of people to complete, analyse, process, store and generally deal with all the paper
•having other people to supervise, manage and control the administrative procedures
•inevitable errors with so many documents and people involved
•not giving attention to related systems, such as stock control.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

รอบจัด1.A ภาคผู้ใช้:– ระบุต้องซื้อวัสดุ-มีการตรวจสอบ และจัดเตรียมข้อมูลจำเพาะ-ตรวจสอบงบประมาณของแผนก และได้รับเคลียร์ซื้อ-จัดเตรียม และส่งคำขอซื้อไปจัดซื้อ2.แล้วจัดซื้อ:– รับ ตรวจสอบ และตรวจสอบคำขอซื้อ-ตรวจสอบวัสดุร้องขอ มองหุ้นปัจจุบัน ผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ผลิตตัว เลือก และดังนั้น บน – และหลัง จากสนทนากับฝ่ายผู้ใช้ยืนยันการตัดสินใจซื้อ– ให้ shortlist ของซัพพลายเออร์ได้ จากผู้จำหน่ายทั่วไป รายชื่อของซัพพลายเออร์ที่ต้องการ หรือที่รู้จักกันเพื่อตอบสนองความต้องการ-ส่งคำขอใบเสนอราคาให้ shortlist นี้3.จากนั้นผู้จัดจำหน่าย:-ตรวจสอบคำขอใบเสนอราคา– ตรวจสอบของลูกค้าสถานะ สินเชื่อ และอื่น ๆ-เห็นว่ามันสามารถส่วนตอบสนองใบสั่ง-ส่งใบเสนอราคากลับมายังองค์กร ให้รายละเอียดของผลิตภัณฑ์ ราคา และเงื่อนไข4.แล้วจัดซื้อ:-ตรวจสอบใบเสนอราคา และทำการประเมินเชิงพาณิชย์– พูดคุยด้านเทคนิคกับฝ่ายผู้ใช้-ตรวจสอบรายละเอียดงบประมาณและเคลียร์ซื้อ– เลือกจำหน่ายดีที่สุด ตามรายละเอียดที่ให้มา-สนทนา เจรจาต่อรอง และ finalise ข้อกำหนดและเงื่อนไขกับซัพพลายเออร์-ออกใบสั่งซื้อสำหรับวัตถุดิบ (มีข้อกำหนดและเงื่อนไขที่แนบ)5.จากนั้นท่านผู้จำหน่าย:– รับ รับทราบ และดำเนินการสั่งซื้อ-organises ดำเนินการทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดหาวัสดุ– ส่งวัสดุพร้อมคำแนะนำการจัดส่ง-ส่งใบแจ้งหนี้6.แล้วจัดซื้อ:– ข้าพเจ้า-ไม่จำเป็นการติดตามผล และเร่งรัด– รับ ตรวจสอบ และยอมรับวัตถุดิบ-แจ้งฝ่ายผู้ใช้วัสดุที่ได้รับ7.จากนั้นแผนกผู้ใช้:-รับ และตรวจสอบวัสดุ-authorises โอนจากงบประมาณ-ปรับปรุงสินค้าคงคลังระเบียน-ใช้วัสดุตามต้องการ8.แล้วจัดซื้อ:-จัดการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย..........................•In ล่าปีการทำงานมากแล้วเพื่อลดต้นทุนและเวลาสำหรับการจัดซื้อ•Some ของวิธีการเหล่านี้จะค่อนข้างง่าย ตัวอย่าง ใบสั่งแบบครอบคลุม ใช้ใบเดียวครอบคลุมการจัดส่งปกติของวัสดุมากกว่าบางเวลาในอนาคต•Value วิเคราะห์ใช้ทีมคนจากพื้นที่ทำงานแตกต่างกันเพื่อหาวัสดุทดแทนที่ต่ำกว่าราคา แต่กันดีเท่าเดิม.........................เกี่ยวกับการจัดซื้อตามกระดาษรวมถึง:•taking นานไปผ่านขั้นตอน•relying บนฟอร์มและเอกสารการย้ายสถานที่ตั้งแตกต่างกัน•needing มากสมบูรณ์ วิเคราะห์ ประมวลผล เก็บ และโดยทั่วไปจัดการกับกระดาษทั้งหมด•having คนอื่น ๆ การควบคุม จัดการ และควบคุมกระบวนการจัดการข้อผิดพลาด •inevitable กับเอกสารมากและคนที่เกี่ยวข้อง•ไม่สามารถให้ความสนใจกับระบบที่เกี่ยวข้อง เช่นการควบคุมสินค้าคงคลัง

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

รอบจัดซื้อจัดจ้าง
1.
ผู้ใช้แผนก: ทำหน้าที่ระบุความจำเป็นในการซื้อวัสดุ
-examines วัสดุที่มีรายละเอียดและเตรียม
-checks งบประมาณแผนกและได้รับโปรโมชั่นที่จะซื้อ
-prepares และส่งคำขอการซื้อเพื่อการจัดซื้อ.
จัดซื้อจัดจ้าง
2.Then: -Receive ตรวจสอบ และตรวจสอบการขอซื้อ
-examine วัสดุที่มีการร้องขอกำลังมองหาที่หุ้นปัจจุบันผลิตภัณฑ์ทางเลือกตัวเลือกการผลิตและอื่น ๆ ในอนาคตและหลังจากการหารือกับฝ่ายผู้ใช้ยืนยันการตัดสินใจที่จะซื้อ
-Make งานที่สนใจของซัพพลายเออร์ที่เป็นไปได้จากซัพพลายเออร์ปกติ รายชื่อของซัพพลายเออร์ที่ต้องการหรือผู้ที่รู้จักกันเพื่อตอบสนองความต้องการ
ส่งของขอใบเสนอราคาไปยังตัวเลือกนี้.
3.Then
แต่ละผู้จัดจำหน่าย: -examines ขอใบเสนอราคา
-checks สถานะของลูกค้าบัตรเครดิตและอื่น ๆ
-sees ว่ามันจะทำได้ดีที่สุด ตอบสนองการสั่งซื้อ
-sends ใบเสนอราคากลับไปยังองค์กรที่ให้รายละเอียดของผลิตภัณฑ์, ราคาและเงื่อนไข.
จัดซื้อจัดจ้าง
4.Then: -examine ใบเสนอราคาและการประเมินผลการดำเนินการในเชิงพาณิชย์
-discuss ด้านเทคนิคกับฝ่ายผู้ใช้
-Check รายละเอียดงบประมาณและการกวาดล้างจะซื้อ
โดยเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับรายละเอียดที่ให้มา
-discuss เจรจาและจบข้อกำหนดและเงื่อนไขกับซัพพลายเออร์
-issue สั่งซื้อวัสดุ (กับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่แนบมา).
5.Then
ผู้จัดจำหน่ายได้รับการแต่งตั้ง: -receives ยอมรับ และกระบวนการสั่งซื้อ
-organises การดำเนินงานทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดหาวัสดุ
-ships วัสดุพร้อมกับคำแนะนำการจัดส่ง
ใบแจ้งหนี้ -sends.
จัดซื้อจัดจ้าง
6.Then: รับ -acknowledge
ใด ๆ ที่จำเป็นต้องทำติดตามและเร่ง
-Receive ตรวจสอบและยอมรับ วัสดุ
-notify แผนกผู้ใช้จากวัสดุที่ได้รับ
7.Then
แผนกผู้ใช้: -receives และตรวจสอบวัสดุที่
โอน -authorises จากงบประมาณ
-updates บันทึกสินค้าคงคลัง
-uses วัสดุตามที่ต้องการ.
จัดซื้อจัดจ้าง
8.Then: ชำระเงิน -arrange ของซัพพลายเออร์ ใบแจ้งหนี้.
..........................
•ในปีที่ผ่านมาการทำงานมากได้รับการดำเนินการเพื่อลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการจัดซื้อจัดจ้าง.
• บางส่วนของวิธีการเหล่านี้ค่อนข้างง่าย คำสั่งซื้อผ้าห่มสำหรับตัวอย่างเช่นใช้คำสั่งเดียวที่จะครอบคลุมการส่งมอบปกติของวัสดุที่บางกว่าเวลาที่กำหนดไว้ในอนาคต.
•การวิเคราะห์ค่าใช้ทีมงานของผู้คนจากพื้นที่การทำงานที่แตกต่างกันที่จะหาวัสดุทดแทนที่จะลดลงในราคา แต่อย่างเท่าเทียมกันดีเท่า . เดิม
.........................
ปัญหาเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างตามกระดาษรวมถึง:
•ใช้เวลานานที่จะไปผ่านขั้นตอนทั้งหมด
•อาศัย จำนวนมากของรูปแบบและเอกสารที่ย้ายไปรอบ ๆ สถานที่ที่แตกต่างกัน
•ต้องเป็นจำนวนมากของคนที่จะดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการจัดเก็บและโดยทั่วไปจัดการกับทุกกระดาษ
•มีคนอื่น ๆ ที่จะดูแลจัดการและควบคุมขั้นตอนการบริหาร
•ข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้กับสิ่งที่ เอกสารจำนวนมากและคนที่เกี่ยวข้อง
•ไม่ให้ความสนใจกับระบบที่เกี่ยวข้องเช่นการควบคุมสต็อก

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

วงจรการจัดซื้อจัดจ้าง
1 . ผู้ใช้แผนก :
) ระบุต้องการสั่งซื้อวัสดุและวัสดุที่มีอยู่และตรวจสอบ

เตรียมข้อมูลและตรวจสอบงบประมาณแผนกและได้รับอนุญาตให้ซื้อ
–เตรียมและส่งการขอจัดซื้อ จัดจ้าง :

2.then –รับตรวจสอบและตรวจสอบการซื้อขอ
–ตรวจสอบ วัสดุที่ต้องการ ดูหุ้นปัจจุบันสินค้าทางเลือก ตัวเลือกการผลิตและอื่น ๆ ) และหลังจากการสนทนากับผู้ใช้แผนกยืนยันการตัดสินใจซื้อ
- ทำ shortlist ของซัพพลายเออร์ที่เป็นไปได้จากซัพพลายเออร์ปกติ , รายชื่อของซัพพลายเออร์ต้องการ หรือที่รู้จักกันเพื่อตอบสนองความต้องการ
–ส่งใบเสนอราคาได้ที่นี้

) 3.then ผู้ผลิตแต่ละ : ตรวจสอบคำขอใบเสนอราคา
เพื่อตรวจสอบสถานะของลูกค้าสินเชื่อและอื่นๆ
–เห็นว่าที่ดีที่สุดสามารถตอบสนองใบสั่ง
–ส่งใบเสนอราคากลับไปให้องค์กร ให้รายละเอียดสินค้า ราคา และเงื่อนไข การจัดซื้อจัดจ้าง :

4.then –ตรวจสอบใบเสนอราคาและทำเชิงพาณิชย์และปรึกษาด้านเทคนิคกับการประเมิน

ผู้ใช้แผนก - ตรวจสอบรายละเอียดงบประมาณ และเคลียร์ซื้อ
–เลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดตามรายละเอียดที่จัด
( พูดคุย เจรจา และจบเงื่อนไขและข้อตกลงกับซัพพลายเออร์
- ออกใบสั่งซื้อสำหรับวัสดุ ( กับข้อตกลงและเงื่อนไขที่แนบมา )
5.then เออร์เลือก :
) ได้รับ รับทราบและกระบวนการสั่งซื้อ
–จัดการดำเนินงานทั้งหมดต้องจัดหาวัสดุ
- เรือ วัสดุพร้อมกับจัดส่งคำแนะนำ

) ส่งใบแจ้งหนี้6 . จากนั้นจัดหา :
-
ทำติดตามรับทราบและรับใด ๆที่จำเป็นและเร่งรัด
–รับตรวจสอบและรับวัตถุดิบ
–วัสดุภาควิชาได้รับแจ้งผู้ใช้ผู้ใช้ :

7.then แผนกฯ ได้รับและตรวจสอบวัสดุ
–อนุญาตโอนจากงบประมาณและปรับปรุงสินค้าคงคลังบันทึก

และใช้วัสดุ ได้ตามที่ต้องการ 8.then จัดซื้อจัดจ้าง :

- จัดจ่ายของซัพพลายเออร์ที่ใบแจ้งหนี้ ..........................
-
ในปีที่ผ่านมางานเยอะมากได้รับการทำเพื่อลดต้นทุนและเวลาในการจัดซื้อ .
- บางส่วนของวิธีการเหล่านี้จะค่อนข้างง่าย ผ้าห่มออกคำสั่ง เช่น ใช้คำสั่งเดียวเพื่อให้ครอบคลุมการส่งมอบปกติของวัสดุบางส่วนที่ระบุเวลาในอนาคต .
การวิเคราะห์มูลค่า - ใช้ทีมของผู้คนจากพื้นที่การทำงานที่แตกต่างกันเพื่อหาวัสดุทดแทนที่ลดราคา แต่อย่างเท่าเทียมกันดีเหมือนเดิม .........................

ปัญหากับกระดาษจัดซื้อจัดจ้างรวมถึง :
- ใช้เวลานานที่จะไปผ่านขั้นตอนทั้งหมดที่
- อาศัยมากของรูปแบบเอกสารที่แตกต่างกันและย้ายไปรอบ ๆ สถานที่
- ต้องการคนมากที่จะเสร็จสมบูรณ์ วิเคราะห์ ประมวลผล จัดเก็บ และโดยทั่วไปจะจัดการกับกระดาษ
- มีคนอื่นดูแล จัดการ และควบคุมการบริหารขั้นตอน
- หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดกับเอกสารมากมาย และคนที่เกี่ยวข้อง
- ไม่ได้ให้ความสนใจกับระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น ควบคุมสต็อกสินค้า