Before you start composing a respon

Before you start composing a response
First, walk away if you have to, and then take a deep breath before addressing the complaint. No matter what you may be feeling, smile while you type. It will actually help with the tone of your response. Customer service and sales training suggest smiling while talking on the phone. Some telemarketing companies have gone as far as putting mirrors on employees’ desks to remind them to smile. OK, now that you are in the right mentality, let’s figure out what to say!

Sorry seems to be the hardest word
Always begin with an apology. Remember the old saying, “the customer is always right”? Well, that still applies today. You don’t have to agree that the customer’s complaint is warranted, but the bottom line is that they had a negative experience to the point where they took time to tell you about it. You can choose whether to be specific with your apology, “I apologize that you had to experience a long wait time,” or more general, “I apologize that we did not meet your expectations during your last visit with us.” Whenever possible, open the response by using their name. This will help create a personal tone in a faceless environment.

Face the complaint head on
Next you will want to briefly speak to their complaint. Customers are not looking for a long drawn out explanation of what happened from your perspective. All they want to know is that their complaint was heard and there was a reaction to the feedback. Do not make excuses! Own up to missteps and address them. For example, “Unfortunately a number of our regular customers experienced a longer wait time on Thursday due to a large visiting group. We have created a new plan of action that we believe will prevent this mistake from happening in the future.”

Open the door for return visits
Always close your response with an invitation for them to give you another chance. Sometimes it’s a great idea to offer a free drink or dessert to an unhappy customer – but not publicly, online. If you are able, we suggest making these peace offerings private when inviting the customer back. Adding contact information is the perfect opportunity to keep your customers engaged after their visit, but be careful what information you are giving out. Usually a business email or phone number is the most appropriate to post with your response.
- See more at: http://www.rewardsnetwork.com/featured/the-4-steps-to-responding-to-negative-feedback/#sthash.wsNvNuV6.dpuf

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ก่อนที่คุณเริ่มสร้างการตอบสนองครั้งแรก เดิน ถ้าคุณต้อง แล้ว ใช้ลมหายใจก่อนร้องขอการแก้ปัญหา ไม่ว่าอะไรคุณอาจจะรู้สึก ยิ้มในขณะที่คุณพิมพ์ มันจะจริงได้กับเสียงของการตอบสนองของคุณ ฝึกอบรมการขายและบริการลูกค้าแนะนำยิ้มขณะพูดโทรศัพท์ บริษัทเทเลมาร์เก็ตติ้งได้ไปไกลเป็นใส่กระจกบนโต๊ะทำงานของพนักงานเพื่อเตือนให้พวกเขายิ้ม ตกลง ขณะที่คุณอยู่ในความคิดขวา ลองเข้าใจพูดขออภัยน่าจะ เป็นคำที่ยากที่สุดจะเริ่ม ด้วยการขอโทษ จำได้ว่า ที่เก่า "ลูกค้าถูกเสมอ" ดี ที่ยังคงใช้วันนี้ ไม่จำเป็นต้องยอมรับว่า warranted ร้องเรียนของลูกค้า แต่บรรทัดล่างคือ ว่า พวกเขามีประสบการณ์ลบไปยังจุดที่พวกเขาเอาเวลาที่จะบอกให้คุณทราบ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเป็นเฉพาะกับขอโทษของคุณ "ขอโทษที่คุณมีประสบการณ์เวลายาว" หรือทั่วไป "โทษว่า เราไม่เป็นไปตามความคาดหวังของคุณในระหว่างการเดินกับเรา" หากเป็นไปได้ เปิดการตอบสนอง โดยใช้ชื่อของพวกเขา นี้จะช่วยสร้างเสียงบุคคลในสภาพแวดล้อม facelessหน้าหัวข้อร้องเรียนในถัดไป คุณจะต้องพูดสั้น ๆ กับนักร้อง ลูกค้าไม่ต้องการความเยิ่นเย้ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นจากมุมมองของคุณ ทั้งหมดที่พวกเขาต้องการรู้คือเรื่องร้องเรียนของพวกเขาได้ยิน และมีปฏิกิริยากับผลป้อนกลับ ทำให้ข้อแก้ตัว เองค่าการ missteps และที่อยู่เหล่านั้น ตัวอย่าง "แต่จำนวนลูกค้าประจำของเรามีประสบการณ์เวลารอนานในวันพฤหัสบดีจากเยี่ยมชมกลุ่มใหญ่ เราได้สร้างแผนใหม่ของการดำเนินการที่เราเชื่อว่า จะป้องกันความผิดพลาดนี้เกิดขึ้นในอนาคต"เปิดประตูสำหรับเข้าชมคืนจะปิดการตอบสนอง ด้วยการเชิญให้โอกาสอีกครั้ง บางครั้งมันเป็นความคิดที่ดีให้ฟรีเครื่องดื่มหรือของหวานให้ลูกค้ามีความสุข – แต่ไม่ทั่วไป ออนไลน์ หากคุณสามารถ ขอแนะนำทำเหล่านี้คลายความสงบส่วนตัวเมื่อเชิญลูกค้ากลับ เพิ่มข้อมูลการติดต่อเป็นทางการให้ลูกค้าหมั้นหลังจากเยี่ยมชมของพวกเขา แต่ระวังคุณกำลังส่งออกข้อมูล ปกติธุรกิจอีเมล์หรือโทรศัพท์หมายเลขจะเหมาะสมสุดลงคำตอบของคุณ-ดูเพิ่มเติมได้ที่: http://www.rewardsnetwork.com/featured/the-4-steps-to-responding-to-negative-feedback/#sthash.wsNvNuV6.dpuf

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนการตอบสนอง
ครั้งแรกที่เดินออกไปหากคุณต้องและจากนั้นหายใจลึก ๆ ก่อนที่อยู่ร้องเรียน ว่าสิ่งที่คุณอาจจะรู้สึกยิ้มขณะที่คุณพิมพ์ไม่มี มันจริงจะช่วยให้มีการตอบสนองต่อเสียงของคุณ บริการลูกค้าและการฝึกอบรมการขายแนะนำยิ้มในขณะที่พูดคุยทางโทรศัพท์ บาง บริษัท การตลาดทางโทรศัพท์ได้ไปเท่าที่วางบนโต๊ะกระจกพนักงานเพื่อเตือนพวกเขาจะยิ้ม ตกลงตอนนี้ว่าคุณอยู่ในความคิดที่ถูกต้องให้คิดออกว่าจะพูด! ขออภัยน่าจะเป็นคำที่ยากที่สุดเสมอเริ่มต้นด้วยการขอโทษ โปรดจำไว้เดิมว่า "ลูกค้าอยู่เสมอ"? ดีที่ยังคงใช้ในวันนี้ คุณไม่ได้เห็นว่าการร้องเรียนของลูกค้าคือการรับประกัน แต่บรรทัดล่างคือว่าพวกเขามีประสบการณ์เชิงลบไปยังจุดที่พวกเขาเอาเวลาที่จะบอกคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะมีความเฉพาะเจาะจงกับคำขอโทษของคุณ "ฉันขอโทษที่คุณมีจะได้สัมผัสกับช่วงเวลาที่รอคอยมานาน" หรือทั่วไปมากขึ้น "ผมต้องขออภัยที่เราไม่ได้ตอบสนองความคาดหวังของคุณในระหว่างการเยือนครั้งล่าสุดของคุณกับเรา." เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ เปิดการตอบสนองโดยใช้ชื่อของพวกเขา นี้จะช่วยในการสร้างเสียงส่วนบุคคลในสภาพแวดล้อมที่ faceless. หน้าหัวร้องเรียนเกี่ยวกับการต่อไปที่คุณจะต้องการที่จะพูดสั้น ๆ การร้องเรียนของพวกเขา ลูกค้าจะไม่ได้มองหาคำอธิบายที่ลากยาวออกมาจากสิ่งที่เกิดขึ้นจากมุมมองของคุณ ทั้งหมดที่พวกเขาต้องการที่จะทราบว่าเป็นที่ร้องเรียนของพวกเขาก็ได้ยินเสียงและมีการตอบสนองต่อข้อเสนอแนะ อย่าทำให้ข้อแก้ตัว! ขึ้นอยู่กับตัวเองนับครั้งไม่ถ้วนและที่อยู่ของพวกเขา ยกตัวอย่างเช่น "แต่น่าเสียดายที่จำนวนลูกค้าปกติของเรามีประสบการณ์เวลารออีกต่อไปในวันพฤหัสบดีที่เกิดจากการเยี่ยมชมกลุ่มใหญ่ เราได้สร้างแผนใหม่ของการดำเนินการที่เราเชื่อว่าจะป้องกันไม่ให้ผิดพลาดนี้เกิดขึ้นในอนาคต. " เปิดประตูสำหรับการเข้าชมการกลับมาเสมอปิดการตอบสนองของคุณด้วยคำเชิญสำหรับพวกเขาที่จะให้โอกาสอีกครั้ง บางครั้งก็เป็นความคิดที่ดีที่จะนำเสนอเครื่องดื่มฟรีหรือขนมเพื่อลูกค้าที่ไม่มีความสุข - แต่ไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณชนออนไลน์ หากคุณสามารถที่เราขอแนะนำให้ทำสันติบูชาเหล่านี้ส่วนตัวเมื่อเชิญชวนลูกค้ากลับมา การเพิ่มข้อมูลที่ติดต่อเป็นโอกาสที่ดีที่จะทำให้ลูกค้าของคุณทำงานหลังการมาเยือนของพวกเขา แต่ต้องระวังข้อมูลสิ่งที่คุณกำลังให้ออก โดยปกติอีเมลทางธุรกิจหรือหมายเลขโทรศัพท์เป็นที่เหมาะสมที่สุดที่จะโพสต์กับการตอบสนองของคุณ. - ดูเพิ่มเติมได้ที่:

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นการตอบสนอง
ก่อนเดินจากไป ถ้าคุณมี แล้วสูดลมหายใจลึกๆ ก่อนที่จะแก้ไขข้อร้องเรียน ไม่ว่าสิ่งที่คุณอาจจะรู้สึก ยิ้มขณะที่คุณพิมพ์ มันจริงจะช่วยให้มีโทนเสียงการตอบสนองของคุณ การบริการลูกค้าและการฝึกอบรมการขายแนะนำยิ้มในขณะที่พูดทางโทรศัพท์บาง บริษัท เทเลมาร์เก็ตติ้งได้ไปเท่าที่ใส่กระจกบนโต๊ะของพนักงานเพื่อเตือนพวกเขายิ้ม โอเค ตอนนี้คุณมีความคิดที่เหมาะสม ลองหาสิ่งที่จะพูด !

ดูเหมือนจะเป็นคำที่ยากที่สุดนะ
เสมอเริ่มต้นด้วยการขอโทษ ยังจำคำกล่าว " ลูกค้าถูกเสมอ " อืม ที่ยังคงใช้วันนี้คุณไม่ต้องเห็นด้วยว่า การร้องเรียนของลูกค้าที่มีการรับประกัน แต่บรรทัดล่างคือว่าพวกเขามีประสบการณ์เชิงลบไปยังจุดที่พวกเขาเอาเวลาที่จะบอกคุณเกี่ยวกับมัน คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเป็นเฉพาะกับคำขอโทษของคุณ " ผมต้องขอโทษด้วย ที่คุณต้องมีประสบการณ์ยาวนาน รอเวลา หรือ ทั่วไปเพิ่มเติม" ผมต้องขอโทษด้วย ที่เราไม่ตรงกับความคาดหวังของคุณในระหว่างการเข้าชมครั้งล่าสุดของคุณกับเรา . " เมื่อใดก็ ตามที่เป็นไปได้ เปิดการใช้ชื่อของพวกเขา นี้จะช่วยสร้างเสียงส่วนบุคคลในสภาพแวดล้อมที่ faceless

หน้าร้องเรียนบนหัว
ถัดไปคุณจะต้องการที่จะสั้นพูดกับการร้องเรียนของพวกเขา ลูกค้าจะไม่ได้มองหาลากยาวออกมาอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นจากมุมมองของคุณทั้งหมดที่พวกเขาต้องการที่จะรู้คือ การร้องเรียนของพวกเขาได้ยินและมีปฏิกิริยากับความคิดเห็น อย่ามาแก้ตัวเลย ถึงพลาดและที่อยู่ของพวกเขา ตัวอย่างเช่น " ขออภัยหมายเลขของลูกค้าของเราที่มีประสบการณ์ยาวรอเวลาในวันพฤหัสบดี เนื่องจากขนาดใหญ่ เยี่ยมชมกลุ่มเราได้สร้างแผนของการกระทำที่เราเชื่อว่าจะป้องกันความผิดพลาดนี้เกิดขึ้นในอนาคต "

เปิดประตูให้เข้าชมกลับมา
มักจะปิดการตอบสนองของคุณด้วยคำเชิญสำหรับพวกเขาเพื่อให้คุณอีกครั้ง บางครั้งมันเป็นความคิดที่ดีที่จะให้ดื่มฟรี หรือขนมให้ลูกค้าไม่พอใจ แต่ไม่เปิดเผย และ ออนไลน์ หากคุณสามารถเราขอแนะนำ ให้บูชาความสงบส่วนตัวเหล่านี้ เมื่อมีการเชิญลูกค้ากลับ การเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อเป็นโอกาสที่สมบูรณ์แบบเพื่อให้ลูกค้าของคุณมีส่วนร่วมหลังจากการเยี่ยมชมของพวกเขา แต่ระวังข้อมูลที่คุณมีให้ . โดยปกติแล้วทางอีเมล์หรือโทรศัพท์หมายเลขที่เหมาะสมที่สุดที่จะโพสต์ที่มีการตอบสนองของคุณ .
- ดูเพิ่มเติมที่ : http://www.rewardsnetwork .ขาย / แนะนำ / the-4-steps-to-responding-to-negative-feedback / # sthash.wsnvnuv6.dpuf