Document Management SystemAnucha Pu

Document Management System
Anucha Puangpaka
Document Management Systems
Document management systems, as the name implies, are systems that aid in
the publishing, storage, indexing, and retrieval of documents. Although such systems
deal almost exclusively with explicit knowledge, the sheer volume of documents
that an organization has to deal with makes them useful and in some cases even
mandatory. Often they are a part of content management systems.
Usually, a document management system will include the following functions:
• Capturing: In order for paper documents to be useable by the document
management system, they must be scanned in. For companies that need to carry
out this process and who have numerous paper documents this may be time
consuming and expensive.
• Classification using metadata: Metadata (data about data) is used to
identify the document so that it can be retrieved later. It can include keywords, date,
author, etc. The user is often asked to input this metadata or the system may extract
it from the document. Optical character recognition may be used to identify text on
scanned images.
• Indexing: There are many different forms, and a good indexing system is
crucial. The index function will use metadata.
• Searching & retrieval: The document management system's search
function is one of its most important elements. Search functions can be more or less
sophisticated, allowing for searches by elements of the document's metadata, or by
searching the actual document for key words/phrases and using semantic analysis to
determine relevance.
• Versioning: Storage and management of different versions of documents -
useful for documents that require frequent updating. Allows authorized users to
return to earlier versions.
• Administration & security: Any IT system needs to be regulated and
policed. Users require different levels of authorization, with certain more sensitive
functions/documents being available only to selected users/administrators.
Document management systems will also have backup systems in place in case of
mishaps.
Beyond this, they may include a whole host of possible features, including
multiple platform

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ระบบการจัดการเอกสารอนุชาสุนทรระบบการจัดการเอกสารระบบการจัดการเอกสาร เป็นชื่อนัย มีระบบที่ช่วยในการการเผยแพร่ จัดเก็บ ทำดัชนี และเรียกเอกสาร แม้ว่าระบบดังกล่าวโดยเฉพาะมีความรู้ชัดเจน เสียงเชียร์ของเอกสารว่า องค์กรมีการจัดการกับทำให้พวกเขามีประโยชน์ และ ในบางกรณีแม้บังคับ มักจะเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเนื้อหามักจะ ระบบการจัดการเอกสารจะมีฟังก์ชันต่อไปนี้:•จับภาพ: ในใบสั่งสำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษจะใช้สอย โดยเอกสารระบบการจัดการ พวกเขาต้องถูกสแกนใน สำหรับบริษัทที่ต้องการพกพากระบวนการนี้และผู้ที่มีเอกสารจำนวนมาก นี้อาจเป็นเวลาบริโภค และมีราคาแพง•ประเภทใช้ metadata: ข้อมูลเมตา (ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล) จะใช้ในการระบุเอกสารเพื่อให้สามารถเรียกในภายหลัง มันสามารถรวมคำหลัก วันผู้เขียน ฯลฯ มักจะมีถามผู้ใช้เพื่อป้อนข้อมูลเมตานี้ หรือระบบอาจแยกได้จากเอกสาร การรู้จำอักขระด้วยแสงอาจใช้ในการระบุข้อความบนรูปภาพที่สแกน•การจัดทำดัชนี: มีหลายรูปแบบ และระบบการทำดัชนีดีสำคัญ ฟังก์ชัน index จะใช้ข้อมูลเมตา•ค้นหาและเรียกข้อมูล: ค้นหาระบบการจัดการเอกสารของฟังก์ชันเป็นองค์ประกอบสำคัญที่สุดอย่างใดอย่างหนึ่ง ฟังก์ชั่นค้นหาได้มากหรือน้อยทันสมัย เพื่อให้สามารถค้นหา โดยองค์ประกอบ ของข้อมูลเมตาของเอกสาร หรือโดยค้นหาเอกสารจริง/วลีคำสำคัญและการใช้ตรรกวิเคราะห์เพื่อตรวจสอบความเกี่ยวข้อง•รุ่น: เก็บข้อมูลและการจัดการเอกสาร - รุ่นต่าง ๆมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่ต้องมีการปรับปรุงบ่อยครั้ง อนุญาตให้ผู้ใช้ได้รับอนุญาตกลับไปรุ่นก่อนหน้านี้•การจัดการและความปลอดภัย: ระบบใด ๆ จะต้องได้รับการควบคุม และpoliced ผู้ใช้ต้องการอนุญาต มีบางไวต่อเพิ่มเติมในระดับต่าง ๆงาน/เอกสารได้มีให้เลือกผู้ใช้/ผู้ดูแลเท่านั้นระบบการจัดการเอกสารจะมีระบบสำรองข้อมูลในกรณีของอุบัติเหตุไม่นอกเหนือจากนี้ พวกเขาอาจรวมพื้นที่ทั้งหมดของคุณสมบัติที่เป็นไปได้ รวมทั้งแพลตฟอร์มหลาย

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ระบบการจัดการเอกสาร
อนุชา Puangpaka
ระบบการจัดการเอกสาร
ระบบการจัดการเอกสารเป็นชื่อที่แสดงถึงเป็นระบบที่ช่วยในการ
เผยแพร่การจัดเก็บการจัดทำดัชนีและการดึงเอกสาร แม้ว่าระบบดังกล่าว
จัดการเกือบเฉพาะที่มีความรู้อย่างชัดเจน, เสียงเชียร์ของเอกสาร
ที่องค์กรมีการจัดการกับทำให้พวกเขามีประโยชน์และในบางกรณีแม้
บังคับ พวกเขามักจะเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเนื้อหา.
มักจะเป็นระบบการจัดการเอกสารจะรวมถึงฟังก์ชั่นดังต่อไปนี้:
•การจับ: เพื่อให้เอกสารที่เป็นกระดาษที่จะสามารถใช้ได้โดยเอกสาร
ระบบการจัดการที่พวกเขาจะต้องได้รับการสแกนในสำหรับ บริษัท ที่ต้องการ. ดำเนินการ
กระบวนการนี้และผู้ที่มีเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากนี้อาจจะเป็นเวลา
นานและมีราคาแพง.
•การจำแนกประเภทใช้เมตาดาต้า: เมตาดาต้า (ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล) จะใช้ในการ
ระบุเอกสารเพื่อที่จะสามารถเรียกคืนในภายหลัง มันสามารถรวมคำหลัก, วันที่,
ผู้เขียน ฯลฯ ผู้ใช้ถูกถามบ่อยในการป้อนข้อมูลเมตานี้หรือระบบอาจแยก
ได้จากเอกสาร จดจำตัวอักษรแสงอาจถูกใช้เพื่อระบุข้อความบน
ภาพสแกน.
•การจัดทำดัชนี: มีรูปแบบที่แตกต่างกันจำนวนมากและระบบการจัดทำดัชนีที่ดีเป็น
สิ่งสำคัญ ฟังก์ชั่นดัชนีจะใช้เมตาดาต้า.
•ค้นหาและดึงข้อมูล: ระบบการจัดการเอกสารการค้นหาของ
ฟังก์ชั่นเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุด ฟังก์ชั่นการค้นหาอาจจะมากหรือน้อย
มีความซับซ้อนเพื่อให้สามารถค้นหาโดยองค์ประกอบของเมตาดาต้าของเอกสารหรือโดยการ
ค้นหาเอกสารที่แท้จริงสำหรับคำสำคัญวลี / และการใช้การวิเคราะห์ความหมายในการ
ตรวจสอบความสัมพันธ์กัน.
•รุ่น: การจัดเก็บและการจัดการของรุ่นที่แตกต่างกันของเอกสาร -
มีประโยชน์สำหรับเอกสารที่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงบ่อย อนุญาตให้ผู้ได้รับอนุญาตให้
กลับไปที่รุ่นก่อนหน้านี้.
•การบริหารและการรักษาความปลอดภัย: ระบบใด ๆ จะต้องมีการควบคุมและ
จับตาดู ผู้ใช้จำเป็นต้องมีระดับที่แตกต่างกันของการอนุมัติมีบางอย่างที่สำคัญมาก
ฟังก์ชั่น / เอกสารการเป็นใช้ได้เฉพาะกับผู้ใช้ที่เลือก / ผู้บริหาร.
เอกสารระบบการจัดการก็จะต้องมีระบบสำรองข้อมูลในสถานที่ในกรณีของการ
เกิดอุบัติเหตุ.
นอกเหนือจากนี้พวกเขาอาจรวมถึงพื้นที่ทั้งหมดของคุณสมบัติที่เป็นไป รวมถึง
หลายแพลตฟอร์ม

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ระบบจัดการเอกสารpuangpaka อนุชาระบบจัดการเอกสารระบบจัดการเอกสาร , เป็นชื่อนัย , เป็นระบบที่ช่วยในการประกาศ , การจัดเก็บ , การทำดัชนีและค้นคืนเอกสาร ถึงแม้ว่าระบบดังกล่าวจัดการโดยเฉพาะกับความรู้ที่ชัดเจน เสียงเชียร์ของเอกสารที่องค์กรต้องจัดการกับทำให้พวกเขามีประโยชน์และในบางกรณีแม้ข้อบังคับ พวกเขามักจะเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเนื้อหาโดยปกติระบบจัดการเอกสารจะรวมถึงฟังก์ชันต่อไปนี้ :- การจับ : เพื่อให้กระดาษเอกสารที่ต้องใช้ โดยเอกสารระบบการจัดการ พวกเขาต้องถูกสแกนใน สำหรับบริษัทที่ต้องแบกกระบวนการนี้และใครมีกระดาษเอกสารมากมาย นี่อาจเป็นการบริโภคและมีราคาแพงหมวดหมู่ : บริการการใช้ข้อมูลเมตาดาต้า ( ข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อมูล ) ใช้ระบุในเอกสารเพื่อให้สามารถเรียกดูได้ในภายหลัง มันสามารถรวมคำหลัก , วันที่ ,ผู้เขียน , ฯลฯ ผู้ใช้มักจะถูกขอให้ป้อนข้อมูลนี้เมตาดาต้าหรือระบบอาจจะสกัดจากเอกสาร การรู้จำอักขระด้วยแสงอาจถูกใช้เพื่อระบุข้อความบนภาพที่สแกน- อื่นๆ : มีหลายรูปแบบ และระบบการสร้างดัชนีที่ดีคือที่สําคัญ ฟังก์ชันดัชนีจะใช้เมตาดาต้าบริการค้นหาและเรียกข้อมูล : ค้นหาเอกสารการจัดการระบบฟังก์ชั่นเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่สุดของ ฟังก์ชันการค้นหาสามารถจะมากขึ้นหรือน้อยลงอนุญาตให้สำหรับการค้นหาที่ซับซ้อน โดยองค์ประกอบของเมตาดาต้าของเอกสาร หรือค้นหาเอกสารจริงสำหรับคำสำคัญ / วลีและความหมายให้โดยใช้การวิเคราะห์ตรวจสอบความเกี่ยวข้อง- รุ่น : กระเป๋าและการจัดการรุ่นที่แตกต่างกันของเอกสารเอกสารที่ต้องใช้บ่อย ๆเป็นประโยชน์สำหรับการปรับปรุง ช่วยให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตกลับไปที่รุ่นก่อนหน้านี้- การบริหารและการรักษาความปลอดภัยใด ๆ มันต้องมีการควบคุมและระบบตำรวจนะ ผู้ใช้ต้องการระดับที่แตกต่างกันของการอนุญาต กับบาง อ่อนไหวมากงาน / เอกสารที่ใช้ได้เฉพาะกับผู้ใช้ที่เลือก / ผู้บริหารระบบจัดการเอกสาร จะต้องมีการสำรองข้อมูลระบบในสถานที่ในกรณีของอุบัติเหตุ .เกินกว่านี้ พวกเขาอาจรวมถึงการโฮสต์ทั้งหมดคุณลักษณะที่เป็นไปได้ ได้แก่หลายแพลตฟอร์ม