8. INVOICING 1) Accounts Receivable

8. INVOICING
1) Accounts Receivable is comprised of two categories:
A. Guest Ledger-represent the unbilled accounts of guests who are currently in the hotel, advanced deposits, master accounts and house accounts. These receivables will remain at the front desk and are the responsibility of the front office personnel although the accounting department will oversee the high balance and Pm room reports.
B. City Ledger – represent the billed but uncollected accounts, both direct bill and credit cards, of guests who have checked out from the hotel. These receivables are the end result of the guest ledger process and become the responsibility of the accounting department.
2) Transferring to city ledger – the GSA is responsible for transferring the completed / authorized guest ledger accounts to city ledger on the day of check – out. Problem accounts should be solved and transferred no later than three (3) business day after the guest / group’s departure.
The Front office manager is responsible for ensuring that all miscellaneous / outstanding charges have been forwarded and posted to the group’s account.
The Income Auditor is responsible for monitoring the Three-Day Group Departure Report to ensure compliance with this standard. Only accounts which have ben approved by accounting within the Opera PMS can be settled to city ledger by the GSA at time of check out.
Therefore, the timely transfer of accounts becomes the joint responsibility of both accounting and front office. A thorough review of each account transferred to City Leger is the direct responsibility of the front office management. The intent of this review is to ensure that each item transferred is properly documented and reflects precise billing information.
3) Posting and/or Coding the Day’s Activity-the Income Auditor is responsible for balancing his/her daily work in city ledger by verifying the grand total of all posted miscellaneous charges, rebates and /or City ledger payments to their individual audit of postings’ grand total. The income auditor is responsible for balancing the final daily audit of postings which includes all employee postings and its corresponding back – up (miscellaneous charge vouchers, rebate/credit vouchers, etc.) Miscellaneous charges and/or rebates will be posted directly to the appropriate accounts in city ledger. In the case of credit card charge backs, the posting date is to be the date of the charge back.
4) Maintaining the city ledger control totals –the credit manager/officer control sheet (Opera trial balance-AR Ledger) will be completed on a daily basis, generally by the Income Auditor. This control sheet has both manual and system totals, which must be in agreement for proper balancing. Any discrepancies should be reported to the Head of accounting department/financial controller.
5) All invoices must be verified and forwarded to the account holders within three (3) business days after being transferred to City Ledger. The only exception will be guaranteed payment reservations (No Show) as this will be initially billed with the acknowledged/signed cancellation policy to ensure its validity. The billing responsibility rests with the front office.
6) Each invoice must be supported by a guest folio, restaurant checks or other dockets and must be verified for accuracy and completeness before mailing.
7) Questions and disputes must be resolved within seventy two (72) hours of notification.

8) A balance forward statement should begin at thirty (30) days following the initial invoice and should continue in thirty (30) day following the initial invoice and should continue in thirty (30) day cycles. Pre-defined reminder notices should only be used where it is considered industry practice to do so.

Note: Prior to mailing the invoices to the respective travel agents, ensure that a photocopy of the travel agent voucher/booking orders is filed in A/R.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

8. การออกใบแจ้งหนี้ 1) บัญชีลูกหนี้ประกอบด้วยสองประเภท: ก.พักแสดงบัญชีแยกประเภทบัญชีออกบิลของท่านที่อยู่ในโรงแรม เงินฝากสูง บัญชีหลัก และบัญชีบ้าน ลูกหนี้เหล่านี้จะยังคงอยู่ที่แผนก และเป็นความรับผิดชอบของแผนกบุคลากรแผนกบัญชีจะดูแลสูงสมดุลและ Pm ห้องรายงาน B. เมืองแยก – แสดงการเรียกเก็บเงินแต่คาดบัญชี ทั้งโดยตรงเงินและบัตรเครดิต ของผู้เข้าพักที่เช็คเอาท์จากโรงแรม ลูกหนี้เหล่านี้เป็นผลลัพธ์ของกระบวนการบัญชีแยกประเภทจากผู้เข้าพัก และกลายเป็น ความรับผิดชอบของแผนกบัญชี 2) โอนเมืองบัญชีแยกประเภท – GSA รับผิดชอบสำหรับโอนเข้าพักเสร็จสมบูรณ์ / ได้รับอนุญาตบัญชีแยกเมืองในวันที่เช็ค – ออก ปัญหาบัญชีควรจะแก้ไขได้ และโอนย้ายไม่น้อยกว่าสาม (3) วันหลังจากผู้เข้าพัก / การเดินทางของกลุ่ม ผู้จัดการแผนกรับผิดชอบการสร้างความมั่นใจว่า ค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ด / คงค้างทั้งหมดได้รับการส่งต่อ และลงรายการบัญชีกลุ่มการบัญชี ผู้สอบบัญชีรายได้มีหน้าที่ติดตามรายงานการเดินทางกลุ่มสามวันเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานนี้ บัญชีเท่านั้นที่ได้อนุมัติจากบัญชีภายในโอเปร่า PMS เบน สามารถชำระบัญชีแยกประเภทเมือง โดย GSA ที่เวลาเช็คเอาท์ ดังนั้น การบัญชีโอนเวลากลายเป็น ความรับผิดชอบร่วมกันของการบัญชีและแผนก รีวิวอย่างละเอียดของแต่ละบัญชีที่โอนไป Leger เมืองเป็นหน้าที่โดยตรงของการจัดการแผนกต้อนรับ ความตั้งใจของรีวิวนี้เพื่อ ให้แน่ใจว่า แต่ละสินค้าโอนเป็นเอกสารอย่างถูกต้อง และสะท้อนข้อมูลเรียกเก็บเงินที่แม่นยำได้3) การลงรายการบัญชี หรือรหัสของวันสอบรายได้กิจกรรมที่รับผิดชอบการดุลเขาทำงานประจำวันในเมืองบัญชีแยกประเภทโดยตรวจสอบผลรวมของทั้งหมดที่ลงรายการบัญชีค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ด คืน และคนเมืองบัญชีแยกประเภทการชำระเงินเพื่อตรวจสอบแต่ละของพวกเขาลงรายการบัญชีผลรวม ผู้สอบบัญชีรายได้รับผิดชอบสำหรับดุลสอบวันสุดท้าย ของบัญชีซึ่งรวมถึงการลงรายการบัญชีทั้งหมดพนักงานและหลังของมันสอดคล้องกัน– (ค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ดใบสำคัญ ใบสำคัญเครดิตเงินคืน ฯลฯ) ค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ดหรือเงินคืนจะลงรายการบัญชีไปบัญชีเหมาะสมในเมืองบัญชีแยกประเภทโดยตรง ในกรณีหลังค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต วันจะเป็นวันที่ของค่ากลับ4) รักษาการควบคุมที่แยกเมืองรวม – แผ่นผู้จัดการ/เจ้าหน้าที่ควบคุมสินเชื่อ (Opera ทดลอง-AR บัญชีแยกประเภท) จะแล้วเสร็จในแต่ละวัน โดยทั่วไป โดยผู้สอบบัญชีรายได้ แผ่นนี้ควบคุมได้ด้วยตนเองและระบบรวม ซึ่งต้องตกลงสำหรับการปรับสมดุลที่เหมาะสม ความขัดแย้งควรจะรายงานไปควบคุมเงินฝ่ายบัญชี5) อินวอยซ์ทั้งหมดต้องเป็นจริง และส่งต่อไปยังเจ้าของบัญชีภายในสาม (3) วันหลังจากการโอนย้ายไปเมืองแยก เท่าจะรับประกันการชำระเงินจอง (ไม่แสดง) เช่นนี้จะถูกเรียกเก็บเงินกับนโยบายการยอมรับ/ลงนามยกเลิกให้หมดอายุ ความรับผิดชอบเรียกเก็บเงินอยู่ชิดกับแผนกต้อนรับ6) แต่ละอินวอยซ์ต้องสนับสนุนโฟลิโอพัก ร้านอาหารเช็ค หรือคดีอื่น ๆ และต้องตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ก่อนการส่ง คำถามที่ 7) และข้อพิพาทต้องสามารถแก้ไขภายในเจ็ดสิบสอง (72) ชั่วโมงของการแจ้งเตือน 8) ยอดดุลไปข้างหน้าคำควรเริ่มต้นที่ 30 วันใบแจ้งหนี้เบื้องต้น และควรดำเนินการใน 30 วันถัดไปใบแจ้งหนี้เบื้องต้น และควรดำเนินต่อในรอบสามสิบ (30) วัน แจ้งเตือนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าควรจะใช้ที่มันเป็นอุตสาหกรรมปฏิบัติทำ หมายเหตุ: ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ให้บริษัทตัวแทนการท่องเที่ยวเกี่ยวข้อง ให้แน่ใจว่า สำเนาบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยวสำคัญจองสั่งยื่นใน a/r

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

8. ใบแจ้งหนี้
1) ลูกหนี้ประกอบด้วยสองประเภท:
A. บัญชีแยกประเภทบุคคลทั่วไป-แทนบัญชียังไม่เรียกเก็บของผู้เข้าพักที่กำลังอยู่ในโรงแรม, เงินฝากขั้นสูงบัญชีหลักและบัญชีบ้าน ลูกหนี้เหล่านี้จะยังคงอยู่ที่แผนกต้อนรับและเป็นความรับผิดชอบของบุคลากรสำนักงานด้านหน้าแม้ว่าแผนกบัญชีจะดูแลความสมดุลสูงและรายงานห้องน.
บี ซิตี้บัญชีแยกประเภท - เป็นตัวแทนของการเรียกเก็บเงิน แต่ไม่ได้รับบัญชีการเรียกเก็บเงินทั้งทางตรงและบัตรเครดิตของผู้เข้าพักที่ได้ตรวจสอบออกจากโรงแรม ลูกหนี้เหล่านี้เป็นผลสุดท้ายของกระบวนการของผู้เข้าพักบัญชีแยกประเภทและกลายเป็นความรับผิดชอบของกรมบัญชี.
2) ถ่ายโอนไปยังบัญชีแยกประเภทเมือง - The GSA เป็นผู้รับผิดชอบสำหรับการถ่ายโอนเสร็จ / ผู้มีอำนาจบัญชีของผู้เข้าพักบัญชีแยกประเภทบัญชีแยกประเภทเมืองในวันที่เช็ค - ออก . บัญชีปัญหาควรจะแก้ไขและโอนไม่เกินสาม (3) วันทำการหลังจากที่ผู้เข้าพัก / ของกลุ่มการเดินทาง.
ผู้จัดการสำนักงานด้านหน้ามีหน้าที่ในการสร้างความมั่นใจว่าอื่น ๆ ค่าใช้จ่ายทั้งหมด / ที่โดดเด่นได้รับการส่งต่อและโพสต์ไปยังบัญชีของกลุ่ม.
รายได้จากผู้สอบบัญชี เป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบรายงานการออกเดินทางกลุ่มสามวันเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานนี้ เฉพาะบัญชีที่ได้รับการอนุมัติจากเบนบัญชีภายใน Opera PMS สามารถชำระบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภทเมืองโดย GSA ในเวลาของการตรวจสอบ.
ดังนั้นการถ่ายโอนทันเวลาของบัญชีจะกลายเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งสองบัญชีและสำนักงานด้านหน้า ตรวจสอบอย่างละเอียดของแต่ละบัญชีที่โอนเข้าสู่ตัวเมือง Leger เป็นความรับผิดชอบโดยตรงของผู้บริหารสำนักงานด้านหน้า เจตนาของการตรวจสอบนี้เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละรายการโอนเป็นเอกสารที่ถูกต้องและสะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลการเรียกเก็บเงินได้อย่างแม่นยำ.
3) โพสต์และ / หรือการเข้ารหัสของวันกิจกรรมรายได้ของผู้สอบบัญชีเป็นผู้รับผิดชอบต่อความสมดุล / การทำงานประจำวันของเขาและเธอในบัญชีแยกประเภทเมืองโดยการตรวจสอบ แกรนด์รวมของค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่โพสต์, ส่วนลดและ / หรือการชำระเงินซิตี้บัญชีแยกประเภทการตรวจสอบของแต่ละคนที่ยอดการโพสต์ ' ผู้สอบบัญชีรายได้เป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบความสมดุลในชีวิตประจำวันสุดท้ายของการโพสต์ซึ่งรวมถึงการโพสต์ทั้งหมดของพนักงานและสอดคล้องกันหลัง - (บัตรกำนัลค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดบัตรกำนัลเงินคืน / บัตรเครดิต ฯลฯ ) ขึ้นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดและ / หรือการคืนเงินจะโพสต์โดยตรงไปยังที่เหมาะสม บัญชีแยกประเภทในเมือง ในกรณีของบัตรเครดิตค่าใช้จ่ายหลังวันที่โพสต์นั้นจะเป็นวันที่มีการเสียค่าใช้จ่ายกลับ. the
4) การดูแลรักษาเมืองผลรวมการควบคุมบัญชีแยกประเภท -The แผ่นควบคุมผู้จัดการเครดิต / เจ้าหน้าที่ (Opera สมดุล AR ทดลองบัญชีแยกประเภท) จะแล้วเสร็จใน เป็นประจำทุกวันโดยทั่วไปรายได้ของผู้สอบบัญชี แผ่นควบคุมนี้มีทั้งคู่มือและระบบการผลรวมซึ่งจะต้องอยู่ในข้อตกลงสำหรับการปรับสมดุลที่เหมาะสม แตกต่างใด ๆ ควรรายงานให้หัวหน้าฝ่ายบัญชีและการเงิน / ได้.
5) ใบแจ้งหนี้ที่ทุกคนจะต้องตรวจสอบและส่งต่อไปยังผู้ถือบัญชีภายในสาม (3) วันทำการหลังจากที่ถูกถ่ายโอนไปยังบัญชีแยกประเภทเมือง ยกเว้นอย่างเดียวจะได้รับการรับประกันการชำระเงินจอง (ไม่แสดง) เช่นนี้จะถูกเรียกเก็บเงินครั้งแรกกับได้รับการยอมรับ / นโยบายการยกเลิกการลงนามเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องตามกฎหมาย ความรับผิดชอบในการเรียกเก็บเงินอยู่กับสำนักงานด้านหน้า.
6) ใบแจ้งหนี้แต่ละคนจะต้องได้รับการสนับสนุนโดยยกแขก, การตรวจสอบร้านอาหารหรือคดีอื่น ๆ และจะต้องตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนก่อนทางไปรษณีย์.
7) คำถามและข้อพิพาทจะต้องได้รับการแก้ไขภายในเจ็ดสิบสอง (72 ) ชั่วโมงการแจ้งเตือน. 8) ยอดคำสั่งไปข้างหน้าควรจะเริ่มต้นที่สามสิบ (30) วันนับถัดจากใบแจ้งหนี้การเริ่มต้นและควรดำเนินการต่อในสามสิบ (30) วันรุ่งใบแจ้งหนี้การเริ่มต้นและควรดำเนินการต่อในสามสิบ (30) รอบวัน ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าคำประกาศแจ้งเตือนเท่านั้นที่ควรจะนำมาใช้ซึ่งจะมีการพิจารณาวิธีการปฏิบัติงานที่จะทำเช่นนั้น. หมายเหตุ: ก่อนที่จะส่งจดหมายใบแจ้งหนี้ให้กับ บริษัท ตัวแทนท่องเที่ยวที่เกี่ยวข้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำเนาบัตรกำนัลตัวแทนการท่องเที่ยวการสั่งซื้อ / จองตั๋วจะยื่นใน A / R .

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

8 . ออกใบแจ้งหนี้1 ) ลูกหนี้ประกอบด้วยสองประเภท :1 . แขกแยกประเภทบัญชี unbilled เป็นตัวแทนของผู้เข้าพักอยู่ในโรงแรม , เงินฝากขั้นสูง บัญชีหลักและบ้านบัญชี ลูกหนี้เหล่านี้จะยังคงอยู่ที่โต๊ะด้านหน้า และความรับผิดชอบของบุคลากรสำนักงานส่วนหน้าแม้ว่าแผนกบัญชีจะดูแลความสมดุลสูงและรายงานห้องน.- แยกประเภท B . เมืองเป็นตัวแทนเรียกเก็บเงิน แต่บัญชีทิ้งทั้งบิลโดยตรง และบัตรเครดิต ของผู้ที่ต้องเช็คเอาท์จากโรงแรม ลูกหนี้เหล่านี้จะสิ้นผลของแขกประเภทกระบวนการและกลายเป็นความรับผิดชอบของแผนกบัญชี2 ) การถ่ายโอนไปยังเมืองบัญชีแยกประเภท ( GSA เป็นผู้รับผิดชอบสำหรับการถ่ายโอนเสร็จสมบูรณ์ / อนุญาตบัญชีแยกประเภทบัญชีแยกประเภทกับเมืองแขกในวันตรวจสอบและออก บัญชี ควรจะแก้ปัญหาและโอนไม่เกินสาม ( 3 ) วันธุรกิจหลังจากออกเดินทางแขก / กลุ่มผู้จัดการสำนักงานส่วนหน้าเป็นผู้รับผิดชอบเพื่อให้มั่นใจว่าค่าใช้จ่ายที่โดดเด่นเบ็ดเตล็ด / ทั้งหมดได้ถูกส่งต่อ และลงรายการบัญชีของกลุ่มรายได้ของผู้สอบบัญชีที่รับผิดชอบในการตรวจสอบ 3 วัน กลุ่ม ออกรายงานเพื่อให้สอดคล้องกับ มาตรฐานนี้ บัญชีเท่านั้นซึ่งมีเบน ได้รับอนุมัติจากบัญชีภายในโอเปร่า PMS สามารถตัดสินเมืองแยกประเภทโดย GSA ในช่วงเวลาของการตรวจสอบดังนั้น เวลาที่โอนบัญชีกลายเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งสองและบัญชีสำนักงานด้านหน้า การตรวจสอบอย่างละเอียดของแต่ละบัญชีที่โอนไป กองทัพเมืองเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของการจัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า . จุดประสงค์ของบทความนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่า แต่ละรายการถ่ายโอนเอกสารอย่างถูกต้องและสะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลการเรียกเก็บเงินได้อย่างแม่นยํา3 ) การโพสต์และ / หรือรหัสของกิจกรรมวันรายได้ผู้สอบบัญชีรับผิดชอบความสมดุลของเขา / เธอทุกวัน ทำงานในเมือง โดยมีการแยกประเภทรวมทั้งหมดของทุกโพสต์ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ลด และ / หรือ เมืองเงิน เพื่อตรวจสอบบัญชีแยกประเภทของแต่ละคนโพสต์ " แกรนด์ทั้งหมด รายได้ของผู้สอบบัญชีรับผิดชอบดุลตรวจสอบทุกวัน สุดท้ายของการโพสต์ทุกโพสต์ซึ่งรวมถึงพนักงานและสอดคล้องกลับ– ( ใบ , เบ็ดเตล็ดค่าใช้จ่ายส่วนลด / เครดิตใบ , ฯลฯ ) ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดและส่วนลด / หรือจะโพสต์ไปยังบัญชีที่เหมาะสมในเมืองที่แยกประเภท ในกรณีหลังบัตรเครดิตชาร์จ , โพสต์วันที่เป็นวันที่ค่าธรรมเนียมคืน4 ) การรักษาเมืองควบคุมบัญชีรวม ( ผู้จัดการ / เจ้าหน้าที่ควบคุมสินเชื่อ ( ทดลอง Opera สมดุลแผ่น AR บัญชีแยกประเภท ) จะเสร็จสมบูรณ์ในชีวิตประจำวันโดยทั่วไป โดยรายได้ของผู้สอบบัญชี ควบคุมแผ่นนี้มีทั้ง Manual และระบบทั้งหมด ซึ่งจะต้องอยู่ในข้อตกลงที่เหมาะสมสมดุล ความขัดแย้งใด ๆควรรายงานให้หัวหน้าควบคุมฝ่ายการเงิน / บัญชี5 ) ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้องได้รับการตรวจสอบและส่งต่อไปยังผู้ถือบัญชีภายในสาม ( 3 ) วันหลังจากที่ถูกย้ายไปยังเมืองแยกประเภท ยกเว้นจะรับประกันการจองการชำระเงิน ( ไม่แสดง ) นี้จะเริ่มเรียกเก็บเงินกับยอมรับ / ลงนามยกเลิกนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่ามันถูกต้อง การเรียกเก็บเงินในความรับผิดชอบของสำนักงานด้านหน้า6 ) ใบแจ้งหนี้แต่ละจะต้องได้รับการสนับสนุนโดย Guest Folio , ร้านอาหารหรือการตรวจสอบเอกสารอื่น ๆ และต้องตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนก่อนส่งเมล์7 ) คำถามและข้อพิพาทที่ต้องได้รับการแก้ไขภายในเจ็ดสิบสอง ( 72 ) ชั่วโมงของการแจ้งเตือน8 ) ความสมดุลไปข้างหน้างบควรเริ่มต้นที่ 30 วัน ตามใบแจ้งหนี้ครั้งแรก และควรต่อใน 30 วันตามใบแจ้งหนี้ครั้งแรก และควรต่อในรอบ 30 วัน ประกาศเตือนก่อนกำหนด ควรใช้เฉพาะซึ่งก็ถือว่าการปฏิบัติอุตสาหกรรมที่จะทำเช่นนั้นหมายเหตุ : ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับตัวแทนการท่องเที่ยวที่เกี่ยวข้อง มั่นใจว่าสำเนาของตัวแทนท่องเที่ยวรับจอง / สั่งซื้อยื่นใน A / R