n addition, you might give careful

n addition, you might give careful consideration to other records you might need to include in your QMS that would give you an important historical reference for critical areas. You may want to include records for maintenance (6.3) and customer satisfaction (8.2.1), for example.

WHAT ARE THE ISO 9000 REQUIREMENTS?
All 20 required quality records that are applicable to your organization’s processes, and any additional records you decide are important to maintain, must be kept according to the “Control of Records” requirements in the ISO 9000 standard:

Records established to provide evidence of conformity to requirements and of the effective operation of the quality management system shall be controlled. The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification, storage, protection, retrieval, retention and disposition of records. Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable. (ref. 4.2.4)

Let’s briefly clarify each requirement:

Legible – You must ensure handwritten records can be easily read and that you protect paper records from deterioration that might affect their readability.

Readily Identifiable – Each record should be uniquely identified through a number, code, title, date, storage location or other appropriate method. Anyone looking at the records should be able to easily tell what they are looking at.

Retrievable – Every record should be filed and stored in such as way as to be easy to find and access when needed.

In addition, you must have a documented procedure for controlling records. In the procedure you must address how your organization handles the following:

Identification – What minimum information must be added to every record for identification (see “Readily Identifiable” above).

Storage – How hardcopy and electronic records are stored to protect them.

Protection – What methods must be used to preserve records from loss or deterioration? For hardcopy records, you may want to include where files are kept, in what types of storage containers and any environmental concerns (moisture, temperature, etc.). For electronic records, be sure to include how the data is backed-up regularly.

Retrieval – Describe how records are indexed or otherwise organized to facilitate easy access (see “Retrievable” above).

Retention Time – Specify minimum and/or maximum retention requirements for each type of record. Be sure to establish a schedule to review your records according to your requirements.

Disposition – Determine how you will dispose of records when scheduled. For confidential records, be sure you are explicit about how you intend to destroy the records.

HOW CAN WE KEEP IT SIMPLE?
With at least 20 types of quality records to maintain according to the ISO 9000 requirements, organizations are often seeking to simplify their approach to record keeping. Here are some suggestions:

Assign clear responsibility for filing, maintaining and disposing of each record.
Provide adequate storage capacity so filing can be maintained.
Keep your records only as long as necessary, then dispose of them.
Develop a records retention matrix that shows who is responsible, storage locations, protections, security, retention requirements and disposal methods.
Move as many records as possible to a searchable, electronic format to keep storage costs down and make them easy to retrieve when needed.
By keeping your record keeping as simple as possible, you’ll keep your costs down, prepare for seamless audits and keep your ISO-life somewhat manageable.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

นอกจากนี้ n คุณอาจให้รอบคอบกับระเบียนอื่นคุณอาจต้องการรวมในการบริหารของคุณที่จะให้การอ้างอิงประวัติศาสตร์ที่สำคัญในพื้นที่ที่สำคัญ คุณอาจต้องการรวมระเบียนสำหรับการบำรุงรักษา (6.3) และความพึงพอใจของลูกค้า (8.2.1), ตัวอย่างข้อกำหนด ISO 9000 คืออะไรคุณภาพระเบียนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขององค์กรของคุณที่จำเป็นทั้งหมด 20 และระเบียนใด ๆ เพิ่มเติมคุณตัดสินใจที่มีความสำคัญในการรักษา ต้องถูกเก็บไว้ตามความต้องการ "ควบคุมระเบียน" ในมาตรฐาน ISO 9000:ระเบียนที่ก่อตั้งขึ้นเพื่อให้มีหลักฐานให้สอดคล้องกับความต้องการ และการดำเนินงานมีประสิทธิภาพคุณภาพ จะควบคุมระบบการจัดการ องค์กรต้องสร้างขั้นตอนเอกสารเพื่อกำหนดการควบคุมที่จำเป็นสำหรับการระบุ จัดเก็บ ป้องกัน เรียก เก็บข้อมูล และโอนการครอบครองของ ระเบียนจะยังคงสามารถเข้าใจ พร้อมบุคคล และ retrievable (อ้างอิงที่ 4.2.4)ลองสั้น ๆ ชี้แจงความต้องการแต่ละ:อ่าน – คุณต้องให้แน่ใจว่า ระเบียนที่เขียนด้วยลายมือสามารถสามารถอ่านได้ง่าย และที่คุณป้องกันระเบียนกระดาษเสื่อมสภาพที่อาจมีผลต่อการอ่านพร้อมระบุ – แต่ละระเบียนควรจะระบุเฉพาะผ่านหมายเลข รหัส ชื่อเรื่อง วัน สถานเก็บ หรือวิธีอื่น ๆ ที่เหมาะสม ใครข้อมูลควรจะได้บอกสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาที่Retrievable – ทุกระเบียนควรยื่น และเก็บไว้ในวิธีที่ง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึงต้องไม่ได้เช่นกันนอกจากนี้ คุณต้องมีขั้นตอนเอกสารสำหรับการควบคุมระเบียน ในขั้นตอนนี้ คุณต้องระบุว่าองค์กรจัดการต่อไปนี้:ระบุต้องเพิ่มข้อมูลขั้นต่ำทุก ๆ ระเบียนสำหรับรหัส (ดู "พร้อมระบุ" ข้างต้น)เก็บ – วิธีระเบียนแบบอิเล็กทรอนิกส์และวิธีการจัดเก็บเพื่อปกป้องพวกเขาป้องกัน – ต้องใช้วิธีใดเพื่อรักษาระเบียนจากการสูญเสียหรือความเสียหายหรือไม่ สำหรับระเบียนวิธี คุณอาจต้องการรวมไว้ที่แฟ้มเก็บ ชนิดของภาชนะเก็บและการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม (ความชื้น อุณหภูมิ ฯลฯ) สำหรับระเบียนแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลว่าสำรองอย่างสม่ำเสมอเรียก – Describe วิธีดัชนี หรือมิฉะนั้น การจัดระเบียบเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าคอร์ด (ดู "Retrievable" ข้างต้น)รักษาเวลา – ระบุขั้นต่ำและ/หรือความต้องการเก็บข้อมูลสูงสุดสำหรับแต่ละชนิดของเรกคอร์ด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดแผนการตรวจสอบระเบียนของคุณตามความต้องการของคุณการจัดการ – กำหนดว่าอย่างไรคุณจะกำจัดระเบียนเมื่อจัดกำหนดการ สำหรับระเบียนที่เป็นความลับ ให้แน่ใจว่า คุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการทำลายข้อมูลวิธีเราให้ไว้ได้หรือไม่มีน้อยชนิดของคุณภาพการรักษาตามข้อกำหนด ISO 9000 องค์กรมักจะกำลังลดความซับซ้อนของวิธีการเก็บรักษาบันทึกการ นี่คือคำแนะนำ:กำหนดความรับผิดชอบชัดเจนในการยื่น ดูแล และตัดจำหน่ายแต่ละเรกคอร์ดให้จัดเก็บที่เพียงพอเพื่อเก็บรักษาเก็บระเบียนของคุณเท่านั้นความยาวตามความจำเป็น แล้วกำจัดพวกเขาพัฒนาเรกคอร์ดเงินประกันผลงานสำหรับเมทริกซ์ที่แสดงผู้รับผิดชอบ สถานที่เก็บ คุ้มครอง ความปลอดภัย รักษาความต้องการ และวิธีกำจัดย้ายระเบียนได้มากที่สุดรูปแบบยาก อิเล็กทรอนิกส์จัดเก็บต้นทุนลง และทำให้ง่ายต่อการดึงข้อมูลเมื่อจำเป็นโดยรักษาระเบียนของคุณให้ง่ายที่สุด คุณจะทำให้ต้นทุนของคุณลง เตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบจำแนก และเก็บ ISO-ชีวิตของคุณค่อนข้างจัดการ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

นอกจาก n คุณอาจให้พิจารณาอย่างรอบคอบในการบันทึกอื่น ๆ ที่คุณอาจจำเป็นต้องรวมอยู่ในระบบบริหารคุณภาพของคุณที่จะให้คุณอ้างอิงทางประวัติศาสตร์ที่สำคัญสำหรับพื้นที่ที่สำคัญ คุณอาจต้องการที่จะรวมถึงบันทึกสำหรับการบำรุงรักษา (6.3) และความพึงพอใจของลูกค้า (8.2.1) เช่น. อะไรคือสิ่งที่ต้องมีมาตรฐาน ISO 9000? ทั้งหมด 20 ต้องบันทึกคุณภาพที่เหมาะสมกับกระบวนการขององค์กรของคุณและมีการบันทึกใด ๆ เพิ่มเติมที่คุณตัดสินใจที่จะมี สิ่งสำคัญในการรักษาจะต้องเก็บไว้ตามที่ "การควบคุมของ Records" ความต้องการใน ISO 9000 มาตรฐาน: ประวัติจัดตั้งขึ้นเพื่อให้หลักฐานของความสอดคล้องกับความต้องการและการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของระบบการจัดการที่มีคุณภาพจะต้องมีการควบคุม องค์กรต้องจัดทำเอกสารขั้นตอนการกำหนดควบคุมที่จำเป็นสำหรับการระบุการจัดเก็บข้อมูล, การป้องกัน, การเรียกเก็บรักษาและการทำลายบันทึก ประวัติจะยังคงชัดเจนพร้อมระบุตัวและเอากลับคืน (อ้างอิง 4.2.4.) ขอชี้แจงสั้น ๆ ในแต่ละความต้องการ: . ชัดเจน - คุณต้องให้แน่ใจว่าบันทึกที่เขียนด้วยลายมือสามารถอ่านได้ง่ายและที่คุณปกป้องบันทึกกระดาษจากการเสื่อมสภาพที่อาจส่งผลกระทบต่อการอ่านของพวกเขาที่ระบุซึม - บันทึกแต่ละคนควรจะมีการระบุที่ไม่ซ้ำกันผ่านหมายเลข รหัส, ชื่อ, วันที่, สถานที่เก็บหรือวิธีการอื่น ๆ ที่เหมาะสม ทุกคนที่กำลังมองหาที่บันทึกควรจะสามารถบอกได้อย่างง่ายดายสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาที่. กลับคืน - บันทึกทุกคนควรจะยื่นและเก็บไว้ในเช่นวิธีที่เป็นไปได้จะง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึงเมื่อมีความจำเป็น. นอกจากนี้คุณจะต้องมีขั้นตอนการจัดทำเอกสาร สำหรับบันทึกการควบคุม ในขั้นตอนที่คุณต้องอยู่ที่วิธีการจัดการองค์กรของคุณต่อไปนี้: ประจำตัว - สิ่งข้อมูลขั้นต่ำที่ต้องเพิ่มบันทึกสำหรับประชาชนทุกคน (ดู "ระบุซึม" ข้างต้น). การจัดเก็บ - วิธีกระดาษและระเบียนอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บไว้เพื่อปกป้องพวกเขา. คุ้มครอง - วิธีการอะไรที่จะต้องใช้เพื่อรักษาบันทึกจากการสูญเสียหรือเสื่อมสภาพ? สำหรับบันทึกกระดาษคุณอาจต้องการที่จะรวมไฟล์จะถูกเก็บไว้ในสิ่งที่ประเภทของภาชนะที่เก็บและความกังวลด้านสิ่งแวดล้อม (ความชื้นอุณหภูมิ ฯลฯ ) สำหรับระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ให้แน่ใจว่าจะรวมถึงวิธีการข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุนขึ้นเป็นประจำ. ดึง - อธิบายว่าระเบียนที่จะถูกจัดทำดัชนีหรือการจัดระเบียบเป็นอย่างอื่นเพื่อความสะดวกในการเข้าถึงง่าย (ดู "เอากลับคืน" ข้างต้น). การเก็บรักษาเวลา - ระบุขั้นต่ำและ / หรือการเก็บข้อมูลความต้องการสูงสุด สำหรับแต่ละประเภทของการบันทึก ให้แน่ใจว่าจะสร้างตารางเวลาในการตรวจสอบบันทึกของคุณตามความต้องการของคุณ. จำหน่ายไป - กำหนดวิธีการที่คุณจะทิ้งบันทึกเมื่อเวลาที่กำหนด สำหรับบันทึกความลับให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่คุณตั้งใจจะทำลายบันทึก. วิธีที่เราสามารถให้มันง่าย? ด้วยอย่างน้อย 20 ชนิดของระเบียนที่มีคุณภาพในการรักษาตามมาตรฐาน ISO 9000 ความต้องการขององค์กรมักจะมองหาวิธีการเพื่อลดความซับซ้อนของพวกเขา ในการบันทึกการรักษา นี้คือคำแนะนำ: การกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับการจัดเก็บรักษาและการกำจัดของแต่ละระเบียน. ให้ความจุที่เพียงพอเพื่อให้การยื่นสามารถรักษา. ให้มีการบันทึกของคุณเท่านั้นตราบเท่าที่จำเป็นแล้วกำจัดของพวกเขา. พัฒนาเมทริกซ์การเก็บรักษาระเบียนที่แสดงให้เห็นถึงที่ เป็นผู้รับผิดชอบสถานที่จัดเก็บ, การป้องกัน, การรักษาความปลอดภัยการเก็บรักษาความต้องการและวิธีการกำจัด. ย้ายบันทึกมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เพื่อค้นหารูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้เก็บค่าใช้จ่ายลงและทำให้พวกเขาง่ายต่อการดึงเมื่อมีความจำเป็น. โดยการเก็บรักษาบันทึกของคุณการรักษาที่ง่ายเป็น เป็นไปได้ที่คุณจะเก็บค่าใช้จ่ายของคุณลงเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบอย่างราบรื่นและให้ ISO-ชีวิตของคุณค่อนข้างจัดการได้

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

นอกจาก n คุณอาจให้รอบคอบในการบันทึกอื่น ๆที่คุณอาจต้องการที่จะรวมไว้ในระบบบริหารคุณภาพของคุณจะให้คุณมีการอ้างอิงทางประวัติศาสตร์ที่สำคัญสำหรับพื้นที่อันตราย คุณอาจต้องการรวมบันทึกการบำรุงรักษา ( 6.3 ) และความพึงพอใจของลูกค้า ( 8.2.1 ) ตัวอย่างเช่น

แล้วข้อกำหนด ISO 9000 ?
ทั้งหมด 20 ต้องการคุณภาพการบันทึก ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการขององค์กรของคุณและใด ๆเพิ่มเติม ระเบียนที่คุณตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญที่จะรักษา ต้องเก็บตาม " การควบคุมบันทึก " ข้อกำหนดในมาตรฐาน ISO 9000 :

ประวัติก่อตั้งขึ้นเพื่อให้หลักฐานของความสอดคล้องกับความต้องการและการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของระบบการจัดการคุณภาพจะถูกควบคุมองค์กรต้องสร้างกระบวนการเพื่อกําหนดการควบคุมเอกสารที่จำเป็นสำหรับการระบุ , การจัดเก็บ , การคุ้มครอง , การดึง , การคงอยู่และการจัดการระเบียน ประวัติจะยังคงชัดเจน พร้อมระบุ และ retrievable . ( อ้างอิง 4.2.4 )

ขอสั้น ๆอธิบายแต่ละความต้องการ :

คุณต้องให้แน่ใจว่าบันทึกที่เขียนด้วยลายมือที่อ่านออก ) สามารถอ่านและที่คุณป้องกันระเบียนกระดาษจากการเสื่อมสภาพที่อาจมีผลต่อการอ่านของพวกเขา .

พร้อมระบุแต่ละระเบียนที่ควรจะมี ) ระบุถึงตัวเลข , รหัส , ชื่อ , วันที่ , สถานที่จัดเก็บ หรือวิธีการที่เหมาะสมอื่นๆ ใครดูประวัติควรจะสามารถบอกสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาที่ .

retrievable –ทุกบันทึก ควรยื่น และเก็บไว้ในเช่น วิธีที่จะได้ง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึง เมื่อต้องการ

นอกจากนี้ คุณต้องมีเอกสารขั้นตอนการควบคุมบันทึก ในขั้นตอนที่คุณจะต้องอยู่ที่วิธีการที่องค์กรของคุณจัดการ

ต่อไปนี้ :รหัส–สิ่งที่ต่ําข้อมูลต้องเพิ่มทุกบันทึก การดู " พร้อมระบุข้างต้น " )

กระเป๋า–วิธีการ hardcopy และบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บไว้เพื่อปกป้องพวกเขา คุ้มครองอะไร

) วิธีการต้องใช้เพื่อรักษาบันทึกจากการสูญเสียหรือเสื่อม ? สำหรับบันทึกข้อมูล hardcopy , คุณอาจต้องการที่จะรวมที่ไฟล์จะถูกเก็บไว้ในสิ่งที่ประเภทของภาชนะเก็บและความกังวลด้านสิ่งแวดล้อม ( ความชื้น , อุณหภูมิ , ฯลฯ ) สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้แน่ใจว่าได้รวมถึงวิธีการข้อมูลรองเป็นประจำ

เรียกและอธิบายวิธีการบันทึกดัชนี หรือ จัดเพื่ออำนวยความสะดวกการเข้าถึงง่าย ( ดู " retrievable ข้างบน

" )การกำหนดเวลาและขั้นต่ำและ / หรือความต้องการสูงสุดในแต่ละประเภทของการบันทึก ให้แน่ใจว่าได้สร้างตารางเพื่อทบทวนประวัติของคุณตามความต้องการของคุณ .

นิสัย–กำหนดวิธีการที่คุณจะจัดการบันทึกเวลาที่กำหนด สำหรับบันทึกข้อมูลที่เป็นความลับ ให้แน่ใจว่า คุณได้รับที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่คุณตั้งใจจะทำลายระเบียน

แล้วเราสามารถทำให้มันง่าย ?
อย่างน้อย 20 ชนิดของระเบียนที่มีคุณภาพเพื่อรักษาตามข้อกำหนด ISO 9000 องค์กรมักจะมองหาที่จะลดความซับซ้อนของวิธีการของพวกเขาเพื่อบันทึกการรักษา . ที่นี่มีคำแนะนำบางอย่าง :

มอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับการจัดเก็บ ดูแลรักษา และจัดการในแต่ละระเบียน ให้ความจุที่เพียงพอเพื่อยื่น

สามารถรักษา เก็บบันทึกของคุณเพียงเท่าที่จำเป็นแล้วกำจัดพวกเขา .
พัฒนาประวัติความคงทนเมตริกซ์ที่แสดงที่รับผิดชอบ เก็บสถานที่ ความปลอดภัย การคุ้มครอง และ ความต้องการการจัดวิธีการ
ย้ายบันทึกหลายที่เป็นไปได้ที่จะค้นหารูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ต้นทุนการจัดเก็บลง และให้ง่ายต่อการดึงเมื่อจำเป็น โดยการเก็บรักษาบันทึกของคุณ
เป็น ง่ายที่สุด คุณจะต้องเก็บค่าใช้จ่ายของคุณลง