1. ผู้เขียนต้องมีความรู้ดีพอในเรื่องที่จะเขียนและมีวัตถุประสงค์ในการเขียนอย่างชัดเจน สามารถใช้ภาษาแสดงสารของตนได้อย่างถูกต้องเหมาะสม
2. ผู้เขียนต้องรู้จักเลือกรูปแบบให้เหมาะสมกับเนื้อหา เช่น การสั่งซื้อสินค้าต้องเขียนเป็นรูปจดหมายกิจธุระ
ที่สั้นและชัดเจน คำอวยพรอาจเขียนเป็นบทร้อยกรองก็ได้
3. ผู้เขียนต้องรู้จักใช้ถ้อยคำสำนวน ทั้งนี้ถ้อยคำสำนวนที่ใช้นั้นจะต้องเหมาะสมกับเนื้อหา โดยคำนึงถึง วัย
เพศ ความรู้ และประสบการณ์ต่าง ๆ ของผู้รับสาร นอกจากนี้ถ้อยคำสำนวนที่ใช้ในการเขียนต้องมีความหมาย