Information is an indispensable fac

Information is an indispensable factor for any enterprise. It can be a record or a document generated for every transaction that is made for future reference, either in paper or in a digital format. Printing industry is one such industry in which managing information in various formats with latest workflows and technologies could be a nightmare or a challenge for any operator or a user when each process, from a last bit of information to a printed product, always depends on another process. Information has to be harmonized artistically in order to avoid production downtime or employees pointing fingers at each other. This paper analyses how the implementation of Electronic Document Management System (EDMS) could help the printing industry to access stored documents immediately within and across departments, irrespective of geographical boundaries. This paper initially outlines a brief history, the contemporary EDMS system and some illustrated examples alongside a study conducted by a Library as a pilot area for evaluating EDMS. The paper ends with an imitative proposal that maps several document managementbased activities for the implementation of EDMS for printing industry.
Keywords:
EDMS, Prepress, Workflow, Printing
1. Introduction
Timely access to critical information separates the winners from the losers in the today’s information economy. Yet, it still happens all too often that skilled workers fail in their quest to obtain the information they need. There are many
reasons for this failure - some of technical, some of cultural and some of personal nature. Whatever the cause may be, the amount of time wasted in futile search for vital information is enormous, leading to staggering costs to the enterprise.
48
Nayak et al.: EDMS based workflow..., acta graphica 24(2013)1–2, 47–54
In any business organization, managing files is the art of knowledge and behaviour (Feldman & Sherman, 2001). The fundamentals of managing paper-based files and digital files are different. Improper management of the files may result in the misplacement of the files, missing files and time delays to retrieve the files for usage. Even in the today’s digital world, many organizations still function almost entirely in a “paper-driven” environment. This environment is a direct result of the need to maintain information on all aspects of the organization and can be seen in many organizations (Giandon, Mendes Junior & Scheer, 2002).
Information is nowadays created and received in a variety of forms – paper, e-mail, electronic fax, the Internet, not to mention numerous computer applications which service your business. In order not to waste large storage space, effective management of these documents has always been a challenge. Information is useless if it cannot be found and retrieved at the right time. Lack of information sharing among people, poor accessibility of information when required and lack of good management of information assets make information less accessible to the users.
The application of EDMS is a versatile solution which enables the user to store information in a systematic way, thus providing an option for instant access to the data stored along with its proper management. EDMS is a software program that serves as an access portal to other applications. By digitizing critical documents we facilitate the storage, access and control to large information repositories to one or more working groups in an enterprise, which results in greater productivity, as shown in the sample below.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ข้อมูลเป็นปัจจัยขาดไม่ได้สำหรับองค์กรใด ๆ สามารถบันทึกหรือเอกสารที่สร้างขึ้นสำหรับทุกธุรกรรมที่ทำไว้สำหรับอ้างอิงในอนาคต ในกระดาษ หรือ ในรูปแบบดิจิทัล อุตสาหกรรมการพิมพ์เป็นอุตสาหกรรมดังกล่าวหนึ่งในข้อมูลที่จัดการในรูปแบบต่าง ๆ กับเวิร์กโฟลว์ล่าสุด และเทคโนโลยีอาจจะฝันร้ายหรือความท้าทายสำหรับผู้ประกอบการใด ๆ หรือผู้ใช้เมื่อแต่ละกระบวนการ จากบิตสุดท้ายของข้อมูลผลิตภัณฑ์พิมพ์ เสมอขึ้นอยู่กับกระบวนการอื่น ข้อมูลที่มีการผสานศิลปะเพื่อหลีกเลี่ยงการผลิตหยุดทำงานหรือพนักงานที่ชี้นิ้วไปที่อื่น กระดาษนี้วิเคราะห์วิธีการใช้งานของอิเล็กทรอนิกส์เอกสารการจัดการระบบ (ภัณฒ์) จะช่วยให้อุตสาหกรรมการพิมพ์ในการเข้าถึงเอกสารที่จัดเก็บทันทีภายใน และ ข้ามหน่วย งาน โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตทางภูมิศาสตร์ กระดาษนี้เริ่มแสดงประวัติย่อ ระบบภัณฒ์ร่วมสมัย และตัวอย่างภาพประกอบควบคู่ไปกับการศึกษาการดำเนินการ โดยห้องสมุดมีพื้นที่นำร่องสำหรับการประเมินภัณฒ์ กระดาษที่ลงท้าย ด้วยข้อเสนอหูที่แผนที่กิจกรรม managementbased เอกสารต่าง ๆ สำหรับการดำเนินการภัณฒ์สำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์คำสำคัญ: ภัณฒ์ พรี ลำดับ การพิมพ์1. บทนำเวลาเข้าถึงข้อมูลสำคัญแยกผู้ชนะจากขาดในวันนี้ข้อมูลเศรษฐกิจ ยัง มันยังคงเกิดขึ้นทั้งหมดบ่อยเกินไปล้มที่มีฝีมือในการการขอรับข้อมูลที่ต้องการ มีมากมาย เหตุผลสำหรับความล้มเหลวนี้ - บางส่วนของเทคนิค วัฒนธรรมและธรรมชาติส่วนบุคคล ไม่ว่าสาเหตุอาจจะ จำนวนเวลาที่สูญเสียไปในลม ๆ แล้ง ๆ หาข้อมูลสำคัญเป็นอย่างมาก ไปส่ายต้นทุนสู่องค์กร 48Nayak et al.: ภัณฒ์ตามลำดับ..., acta graphica 24 1-2 (2013) 47-54ในองค์กรธุรกิจ การจัดการไฟล์เป็นศิลปะของความรู้และพฤติกรรม (เฟลด์แมน & Sherman, 2001) พื้นฐานของการจัดการไฟล์ที่ใช้กระดาษและไฟล์ดิจิตอลแตกต่างกัน การจัดการที่ไม่เหมาะสมของแฟ้มอาจทำ misplacement ของแฟ้ม แฟ้มและหน่วงเวลาการดึงข้อมูลแฟ้มสำหรับการใช้งานที่ขาดหายไป แม้ในโลกดิจิตอลในปัจจุบัน หลายองค์กรยังคงฟังก์ชันเกือบทั้งหมดในสภาพแวดล้อม "ขับเคลื่อนกระดาษ" สภาพแวดล้อมนี้เป็นผลโดยตรงต้องรักษาข้อมูลบนทุกด้านขององค์กร และสามารถเห็นได้ในหลายองค์กร (Giandon จูเนียร์ตอน และ Scheer, 2002)ข้อมูลเป็นปัจจุบันสร้าง และได้รับในหลากหลายรูปแบบกระดาษ อีเมล แฟกซ์อิเล็กทรอนิกส์ อินเตอร์เน็ต การใช้งานคอมพิวเตอร์จำนวนมากซึ่งบริการธุรกิจของคุณ เพื่อไม่ให้เสียพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ การบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ได้เสมอท้าทาย ข้อมูลมีประโยชน์ถ้าไม่สามารถพบ และดึงข้อมูลเวลาเหมาะสม ขาดข้อมูลร่วมกันในหมู่คน ยากจนการเข้าถึงข้อมูลเมื่อจำเป็น และขาดการจัดการที่ดีของข้อมูลสินทรัพย์ให้ข้อมูลน้อยสามารถเข้าถึงผู้ใช้แอพลิเคชันของภัณฒ์เป็นโซลูชันหลากหลายซึ่งผู้ใช้สามารถจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ จึง ให้ตัวเลือกสำหรับการเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้พร้อมกับการบริหารจัดการที่เหมาะสมทันที ภัณฒ์เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เป็นไซต์การเข้าถึงโปรแกรมประยุกต์อื่น ๆ โดยแปลงเป็นดิจิทัลเอกสารสำคัญที่เราอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ เข้าถึง และควบคุมการเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ไปยังกลุ่มทำงานในองค์กร ซึ่งผลในผลผลิตที่มากขึ้น ดังที่แสดงในตัวอย่างด้านล่าง

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ข้อมูลเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้สำหรับองค์กรใด ๆ มันอาจจะเป็นบันทึกหรือเอกสารที่สร้างขึ้นสำหรับการทำธุรกรรมที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตทุกคนทั้งในกระดาษหรือในรูปแบบดิจิตอล อุตสาหกรรมการพิมพ์เป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมดังกล่าวซึ่งในการจัดการข้อมูลในรูปแบบต่างๆที่มีขั้นตอนการทำงานและเทคโนโลยีล่าสุดอาจจะเป็นฝันร้ายหรือความท้าทายสำหรับผู้ประกอบการใด ๆ หรือผู้ใช้เมื่อแต่ละกระบวนการจากบิตสุดท้ายของข้อมูลไปใช้กับผลิตภัณฑ์พิมพ์มักจะขึ้นอยู่กับอีกคนหนึ่ง กระบวนการ. ข้อมูลจะต้องมีความกลมกลืนศิลปะในการสั่งซื้อเพื่อหลีกเลี่ยงการผลิตหยุดทำงานหรือพนักงานนิ้วชี้ที่แต่ละอื่น ๆ บทความนี้วิเคราะห์วิธีการดำเนินงานของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) จะช่วยให้อุตสาหกรรมการพิมพ์การเข้าถึงเอกสารที่เก็บไว้ทันทีภายในและระหว่างหน่วยงานโดยไม่คำนึงถึงขอบเขตทางภูมิศาสตร์ กระดาษในขั้นต้นนี้แสดงประวัติความเป็นมาของระบบ EDMS ร่วมสมัยและเป็นตัวอย่างที่แสดงควบคู่ไปกับการศึกษาที่จัดทำโดยห้องสมุดเป็นพื้นที่นำร่องสำหรับการประเมิน EDMS กระดาษนี้จบลงด้วยข้อเสนอการลอกเลียนแบบที่แมปเอกสารกิจกรรม managementbased หลายประการสำหรับการดำเนินงานของ EDMS สำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์.
คำสำคัญ:
EDMS, เตรียมพิมพ์เวิร์กโฟลว์, การพิมพ์
1 บทนำ
เข้าถึงทันเวลาข้อมูลที่สำคัญแยกผู้โชคดีจากการขาดทุนในข้อมูลเศรษฐกิจวันนี้ แต่ก็ยังคงเกิดขึ้นทั้งหมดบ่อยเกินไปที่จะล้มเหลวแรงงานที่มีทักษะในการแสวงหาของพวกเขาเพื่อให้ได้ข้อมูลที่พวกเขาต้องการ มีจำนวนมาก
บางส่วนของทางเทคนิคบางส่วนของวัฒนธรรมและบางส่วนของลักษณะส่วนบุคคล - เหตุผลสำหรับความล้มเหลวนี้ ไม่ว่าสาเหตุอาจจะเป็นระยะเวลาที่สูญเสียไปในการค้นหาที่ไร้ประโยชน์สำหรับข้อมูลที่สำคัญเป็นอย่างมากที่นำไปสู่ค่าใช้จ่ายส่ายไปยังองค์กร.
48
ยัก et al .: EDMS เวิร์กโฟลว์ตาม ... , Acta graphica 24 (2013) 1-2 , 47-54
ในองค์กรธุรกิจใด ๆ การจัดการไฟล์เป็นศิลปะของความรู้และพฤติกรรม (เฟลด์แมนและเชอร์แมน, 2001) พื้นฐานของการจัดการไฟล์ paper-based และไฟล์ดิจิตอลที่แตกต่างกัน จัดการที่ไม่เหมาะสมของไฟล์ที่อาจส่งผลในการวางผิดของไฟล์ไฟล์ที่ขาดหายไปและความล่าช้าเวลาในการดึงไฟล์สำหรับการใช้งาน แม้จะอยู่ในโลกดิจิตอลในปัจจุบันหลายองค์กรยังคงทำงานเกือบทั้งหมดใน "กระดาษขับเคลื่อน" สภาพแวดล้อม สภาพแวดล้อมนี้เป็นผลโดยตรงจากความจำเป็นในการรักษาข้อมูลในทุกแง่มุมขององค์กรและสามารถเห็นได้ในหลาย ๆ องค์กร (Giandon, เมนเดสจูเนียร์ & ยส์, 2002).
ข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นในปัจจุบันและได้รับในความหลากหลายของรูปแบบ - กระดาษ E-mail, fax อิเล็กทรอนิกส์อินเทอร์เน็ตไม่พูดถึงการใช้งานคอมพิวเตอร์จำนวนมากที่ให้บริการธุรกิจของคุณ เพื่อไม่ให้เสียพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่จัดการที่มีประสิทธิภาพของเอกสารเหล่านี้ได้รับการท้าทายเสมอ ข้อมูลจะไม่ได้ผลถ้ามันไม่สามารถที่จะพบและเรียกคืนข้อมูลในเวลาที่เหมาะสม การขาดการใช้ข้อมูลร่วมกันในหมู่คนเข้าถึงที่ดีของข้อมูลเมื่อจำเป็นและขาดการบริหารจัดการที่ดีของสินทรัพย์ข้อมูลให้ข้อมูลน้อยสามารถเข้าถึงได้ให้กับผู้ใช้.
การประยุกต์ใช้ EDMS เป็นโซลูชั่นที่หลากหลายซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบจึง ให้ตัวเลือกสำหรับการเข้าถึงได้ทันทีเพื่อข้อมูลที่จัดเก็บพร้อมกับการจัดการที่เหมาะสมของมัน EDMS เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เป็นพอร์ทัลเข้าถึงการใช้งานอื่น ๆ โดยแปลงเป็นดิจิทัลเอกสารที่สำคัญเราอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บและการควบคุมการเข้าถึงไปยังที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่หนึ่งหรือคณะทำงานอื่น ๆ ในองค์กรซึ่งจะส่งผลในการผลิตมากขึ้นตามที่แสดงในตัวอย่างดังต่อไปนี้

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ข้อมูลเป็นปัจจัยที่จำเป็นสำหรับองค์กรใด ๆ . มันสามารถบันทึก หรือเอกสารที่สร้างขึ้นสำหรับทุกธุรกรรมที่ทำสำหรับการอ้างอิงในอนาคตทั้งในกระดาษหรือในรูปแบบดิจิตอล อุตสาหกรรมการพิมพ์ดังกล่าวเป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่มีการจัดการข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีล่าสุดอาจจะฝันร้ายหรือความท้าทายสำหรับผู้ประกอบการหรือผู้ใช้เมื่อแต่ละกระบวนการ จากบิตสุดท้ายของข้อมูลที่จะพิมพ์ ผลิตภัณฑ์ มักจะขึ้นอยู่กับกระบวนการอื่น ข้อมูลมีความกลมกลืนอย่างมีศิลปะ เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดการผลิตหรือพนักงานชี้นิ้วไปที่แต่ละอื่น ๆ บทความนี้วิเคราะห์ว่า การใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ( EDMS ) จะช่วยให้อุตสาหกรรมการพิมพ์เพื่อการเข้าถึงเก็บเอกสารทันทีภายในและระหว่างแผนก โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตทางภูมิศาสตร์ กระดาษนี้เริ่มสรุปประวัติย่อ ร่วมสมัย และบางภาพประกอบตัวอย่างระบบ EDMS ควบคู่ไปกับการศึกษาโดยห้องสมุดเป็นพื้นที่นำร่องประเมิน EDMS . กระดาษที่ลงท้าย ด้วยข้อเสนอที่เลียนแบบที่แผนที่หลายเอกสาร managementbased กิจกรรมสำหรับการ EDMS สำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์คำสำคัญ :EDMS เตรียมพิมพ์ , เวิร์กโฟลว์ , การพิมพ์1 . แนะนำเวลาเข้าถึงข้อมูลสำคัญแยกผู้โชคดีจากผู้แพ้ในข้อมูลเศรษฐกิจของวันนี้ ยัง มันยังเกิดขึ้นทั้งหมดบ่อยเกินไปที่แรงงานล้มเหลวในการแสวงหาของพวกเขาที่จะได้รับข้อมูลที่พวกเขาต้องการ มีหลายเหตุผลสำหรับความล้มเหลวนี้บางเทคนิค บางวัฒนธรรมและบางส่วนของลักษณะส่วนบุคคล ไม่ว่าสาเหตุจะเป็นปริมาณของเวลาที่เสียไปในการค้นหาไร้ประโยชน์สำหรับข้อมูลสำคัญใหญ่หลวงนำไปสู่ค่าใช้จ่ายส่ายให้องค์กร48นาแยค et al . : EDMS ตามเวิร์กโฟลว์ . . . . . . . , ACT graphica 24 ( 2013 ) 1 – 2 , 47 และ 54ในองค์กรธุรกิจใด ๆ การจัดการไฟล์เป็นศิลปะความรู้และพฤติกรรม ( เฟลด์แมน & เชอร์แมน , 2001 ) พื้นฐานของการจัดการกระดาษแฟ้มและไฟล์ดิจิตอลอื่น การจัดการที่ไม่เหมาะสมของไฟล์อาจจะส่งผลน้อยของไฟล์หายไปไฟล์และเวลาล่าช้าเพื่อดึงไฟล์สำหรับการใช้งาน แม้ในโลกดิจิตอลของวันนี้ หลายองค์กรยังทำงานเกือบทั้งหมดในกระดาษ " ขับเคลื่อน " สิ่งแวดล้อม สภาพแวดล้อมนี้เป็นผลโดยตรงของความต้องการที่จะรักษาข้อมูลเกี่ยวกับทุกด้านขององค์กร และสามารถเห็นได้ในหลายองค์กร ( giandon เมนเดส , Junior & เชีย , 2002 )ข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นในปัจจุบันและได้รับในหลากหลายรูปแบบ และกระดาษ , อีเมล์ , โทรสาร , อิเล็กทรอนิกส์ อินเทอร์เน็ต ไม่ต้องพูดถึงมากมาย การใช้คอมพิวเตอร์ที่ให้บริการทางธุรกิจของคุณ เพื่อไม่ให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ , การจัดการที่มีประสิทธิภาพของเอกสารเหล่านี้ได้เสมอท้าทาย ข้อมูลเป็นประโยชน์ถ้ามันไม่สามารถพบได้ในเวลาที่เหมาะสม ขาดข้อมูลที่ใช้ร่วมกันระหว่างผู้คน จนเข้าถึงข้อมูลเมื่อจำเป็น และขาดการจัดการที่ดีของสินทรัพย์ข้อมูลให้ข้อมูลน้อยสามารถเข้าถึงได้ให้กับผู้ใช้ .โปรแกรม EDMS เป็นอเนกประสงค์โซลูชั่นที่ช่วยให้ผู้ใช้เพื่อเก็บข้อมูลในทางระบบจึงให้ตัวเลือกสำหรับการเข้าถึงได้ทันทีเพื่อข้อมูลที่จัดเก็บพร้อมกับการจัดการที่เหมาะสม EDMS เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เป็นพอร์ทัลการเข้าถึงการใช้งานอื่น ๆ วิจารณ์โดย digitizing เอกสารเราให้กระเป๋า , การเข้าถึงและการควบคุมเพื่อที่เก็บข้อมูลที่มีหนึ่งหรือมากกว่าหนึ่งกลุ่มงานในองค์กร ซึ่งผลลัพธ์ในการผลิตมากขึ้น ดังแสดงในตัวอย่างด้านล่าง