Business writing has only two goals

Business writing has only two goals:

To make people understand you.To get them to take some action.

Your readers take the proper action only when they know not just what you say, but what you want. Do you want them to:

buy your product or service?confirm a decision?simply like you and think you're good to do business with?

All those things -- buying, confirming, even liking and thinking -- are actions.

For your reader to understand what you want (and then do it), he or she must first understand precisely what you meanin your writing. If he or she has to guess, there's a good chance the guess will be wrong.

People who read your letters, e-mails, faxes, reports, and memos have no opportunity to interpret your body language or tone of voice, as they would in a conversation. So although you should write much as you speak, you should think of the times when you speak at your best -- when your words, sentences, and paragraphs are more precise than your typical, everyday speech.

Even when it's structured and precise, good writing helps your reader see you as a real person, and treats him or her as one too. Many business writers are tempted to hide behind officious, complex language, using it both to avoid saying what they mean and because so many others use it. They shouldn't, and you don't have to either.

To write effectively, to say what you mean, and to make sure your readers understand you, keep these ten rules in mind:

1. Write Concisely

Some editors estimate that a third of the words in a typical letter are wasted. At every stage of writing your letter, look at it and decide what to remove -- there will always be something. Remember that you want your reader to understand you and take action. Anything that does not help him or her do that is unnecessary. Avoid repeating anything, other than for specific emphasis. Remove needless words from every sentence, needless sentences from every paragraph, and needless paragraphs entirely.

2. Be Complete

Don't take conciseness too far. You should write not just what must be said, but also what should be said to achieve your goal. Your letter should not read like a telegram, but should tell your reader everything he or she needs to know, and then prod for action. Make sure that you include enough background for your reader to get what you mean, and that you come across as tactful and polite, not terse and unfeeling.

3. Use Nouns and Verbs

If you think of writing as driving a car, nouns and verbs are the wheels and engine, while adjectives and adverbs are the body and trim. No matter how fancy the paint and details, without power and grip your car goes nowhere. Adjectives and adverbs can enhance sturdy nouns and verbs, but theycan't rescue weak ones. Instead of "I definitely believe that the performance will be a very successful one," write "I know the performance will succeed." The second sentence is both stronger and shorter.

4. Write Actively

Good writers use the active voice whenever they can. In active sentences, people do things -- they act and interact. The active voice is vigorous and brief, showing who acts and how. In passive sentences, things are done -- people are acted upon or, worse, disappear entirely. In most contexts, the passive voice is vague and evasive, making your reader unsure who is doing what.

So instead of "The report will be sent to you" and "The source of your problem has been determined" (passive), write "I will send you the report" and "Our technical team has found what caused your problem" (active). Remove "there is," "it appears," "are done," and similar phrases by rebuilding passive sentences as active ones.

5. Be Specific

Most people use specific language when they talk casually: they tell stories with details, colors, and smells. Write the same way. Use words to paint pictures in your reader's mind, not to ask him or her to dissect abstract concepts. If you have numbers, use them. Don't discuss ideas without examples. Avoid abbreviations not everyone knows. Everybody understands words that apply to everyday life, souse everyday words and your reader will understand you.

6. Write Interesting Sentences

Vary the length of your sentences to avoid lulling your reader to sleep. Make some short and sharp. Draw others out by linking two or three together: clip with commas, stitch with semicolons; even staple with dashes -- if you like. Don't make all your sentences the same.

7. Write to Your Readers, Not Down to Them

Most people understand far more words than they use, either in writing or speech. If you read any general how-to book, business letter, newspaper, or even these writing guidelines, you will find each written at roughly the same level of language. None treats its readers like children, but none is likely to use the word "turpitude" either. Even if you are writing to tell your readers something they know nothing about, think of them as intelligent but uninformed, not dumb.

Avoid using "we" if you don't have to

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

การเขียนเชิงธุรกิจมีเป้าหมายที่สอง:การทำให้คนที่เข้าใจคุณ เพื่อให้พวกเขาดำเนินการบางอย่างผู้อ่านของคุณดำเนินการกระทำที่เหมาะสมเท่านั้นเมื่อพวกเขารู้ว่าไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณพูด แต่สิ่งที่คุณต้อง คุณต้องการ:ซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณหรือไม่ยืนยันการตัดสินใจ? เพียงแค่คุณ และคิดว่า คุณกำลังจะทำธุรกิจกับดีสิ่งเหล่านั้นทั้งหมด - ซื้อ ยืนยัน แม้ใจ และความคิด - มีการดำเนินการสำหรับคุณผู้อ่านเพื่อเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการ (แล้ว ทำ) เขาหรือเธอต้องเข้าใจก่อนอย่างแม่นยำว่าคุณ meanin การเขียน ถ้าเขาหรือเธอ ได้มีโอกาสดี คาดเดา เดาจะผิดคนอ่านของตัวอักษร อีเมล์ แฟกซ์ รายงาน และบันทึกจะไม่มีโอกาสตีความภาษากายหรือเสียง ตามที่พวกเขาต้องการในการสนทนา ดังนั้นแม้ว่าคุณจะเขียนเท่าที่คุณพูด คุณควรคิดว่า เวลาที่คุณพูดที่ดีสุด - เมื่อของคำ ประโยค และย่อหน้าที่แม่นยำมากขึ้นกว่าเสียงทั่วไป ชีวิตประจำวันของคุณแม้เมื่อมีโครงสร้างและเขียนแม่นยำ ดีช่วยอ่านของคุณดูคุณเป็นคนจริง และถือว่าเขาเป็นเกินไป นักธุรกิจมากมายที่อยากซ่อนอยู่เบื้องหลังภาษาเจ้ากี้ ซับซ้อน ใช้มันทั้งสองเพื่อหลีกเลี่ยงการพูดความหมายและ เพราะให้คนอื่นใช้ พวกเขาไม่ และคุณไม่ต้องการการเขียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อบอกสิ่งที่คุณหมายถึง และ เพื่อให้แน่ใจว่า ผู้อ่านของคุณเข้าใจคุณ กฎสิบเหล่านี้จำไว้:1. เขียนง่าย ๆแก้ไขบางอย่างประมาณว่า มีการสูญเสียหนึ่งในสามของคำในจดหมายทั่วไป ในทุกขั้นตอนของการเขียนจดหมาย อ่าน และตัดสินใจว่า จะเอา - เสมอจะมีบางสิ่งบางอย่าง จำไว้ว่า คุณต้องการอ่านเพื่อเข้าใจคุณ และดำเนินการ สิ่งที่ช่วยเขาหรือเธอทำสิ่งที่ไม่จำเป็น หลีกเลี่ยงการทำซ้ำอะไร อื่น ๆ กว่าสำหรับเน้นเฉพาะ เอาคำที่ไม่จำเป็นออกจากประโยค ประโยคจำเป็นย่อหน้า และย่อหน้าที่จำเป็นทั้งหมด2. จะสมบูรณ์อย่าใช้ conciseness ไกล คุณควรเขียนไม่เพียงสิ่งต้องกล่าว แต่สิ่งที่ควรกล่าวว่า เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ จดหมายของคุณไม่ควรอ่านเช่นโทรเลขเป็น แต่ควรบอกคุณอ่านทุกอย่างที่เขาหรือเธอต้องการทราบ และผลิตภัณฑ์สำหรับการดำเนินการแล้ว โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณมีพื้นหลังเพียงพอสำหรับคุณผู้อ่านจะได้รับสิ่งที่คุณหมายถึง และที่คุณมาเป็น tactful และสุภาพ ไม่ย่อ และ unfeeling3. ใช้คำนามและคำกริยาหากคุณคิดว่า การเขียนเป็นการขับรถ คำนามและคำกริยาได้ล้อและเครื่องยนต์ คำคุณศัพท์และกริยาวิเศษณ์มีร่างกาย และตัดแต่ง ไม่ว่าจะแฟนซีวิธีสีและรายละเอียด ไม่ มีอำนาจและจับ รถไปไหน สามารถเพิ่มการแข็งแรงคำนามและคำกริยาคำคุณศัพท์และกริยาวิเศษณ์ แต่ theycan't ช่วยเหลือคนที่อ่อนแอ แทน "ผมแน่นอนเชื่อว่า ประสิทธิภาพจะไม่ประสบความสำเร็จมาก เขียน"ฉันทราบประสิทธิภาพการทำงานจะประสบความสำเร็จ" ประโยคสองแข็งแกร่ง และสั้น4. เขียนอย่างแข็งขันเขียนดีใช้เสียงการใช้งานเมื่อใดก็ ตามที่พวกเขาสามารถ ในประโยคที่ใช้งานอยู่ คนทำงาน-พวกเขากระทำ และโต้ตอบ เสียงที่ใช้งานอยู่จะแข็งแรง และ สั้น แสดงผู้ทำหน้าที่ และวิธีการ ในประโยคแฝง สิ่งที่จะทำ - คนดำเนินการ หรือ เลว หายไปทั้งหมด ในบริบทใหญ่ วาจกเป็นคลุมเครือ และ ว่า การอ่านของคุณแน่ใจที่จะทำอะไรดังนั้นแทนที่ "รายงานจะถูกส่งถึงคุณ" และ "มีการระบุแหล่งที่มาของปัญหาของคุณ" เขียน (แฝง), "ฉันจะส่งรายงาน" และ "ทีมเทคนิคของเราพบว่าสิ่งที่เกิดจากปัญหาของคุณ" (ใช้งาน) เอา "ไม่มี "ปรากฏ "เสร็จ" และวลีคล้าย โดยสร้างวาจกเป็นคนที่ใช้งานอยู่รับเฉพาะคนส่วนใหญ่ใช้ภาษาเฉพาะเมื่อพวกเขาพูดคุยแบบสบาย ๆ: พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวรายละเอียด สี และกลิ่น เขียนเหมือนกัน ใช้คำในการวาดภาพในใจของผู้อ่าน จะให้เขาหรือเธอในการแนวคิดนามธรรม ถ้าคุณมีหมายเลข ใช้ ไม่พูดคุยความคิดโดยไม่ตัวอย่าง หลีกเลี่ยงคำย่อทุกคนไม่รู้ ทุกคนเข้าใจคำที่ใช้กับชีวิตประจำวัน souse คำประจำวันและเครื่องอ่านจะเข้าใจคุณ6. เขียนประโยคที่น่าสนใจเปลี่ยนความยาวของประโยคของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการกล่อมตัวอ่านของคุณเข้าสู่โหมดสลี ทำการสั้นบาง และคม วาดคนอื่นออก โดยการเชื่อมโยงสองหรือสามรวม: คลิป ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตะเข็บ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค แม้หลัก ด้วยประ - หากคุณต้องการ ไม่ทำให้ประโยคทั้งหมดของคุณเหมือนกัน7. เขียนเพื่อผู้อ่าน ไม่ลงไปได้คนส่วนใหญ่เข้าใจคำพูดมากขึ้นกว่าที่พวกเขาใช้ ในการเขียนหรือการพูด ถ้าคุณอ่านหนังสือวิธีการทั่วไป จดหมายธุรกิจ หนังสือพิมพ์ หรือแนวทางการเขียนแม้เหล่านี้ คุณจะพบแต่เขียนในภาษาในระดับที่ประมาณเดียวกัน ไม่ถือว่าเป็นผู้อ่านเหมือนเด็ก แต่ไม่มีแนวโน้มที่จะใช้คำว่า "turpitude" อย่างใดอย่างหนึ่ง แม้ว่าคุณจะเขียนบอกผู้อ่านของคุณสิ่งที่พวกเขารู้อะไรเกี่ยวกับ คิดว่า พวกเขาเป็นอัจฉริยะ แต่ไม่รู้ ไม่โง่หลีกเลี่ยงการใช้ "เรา" ถ้าคุณไม่ต้อง

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ธุรกิจการเขียนมีเพียงสองเป้าหมาย: . ที่จะทำให้คนเข้าใจ you.To พวกเขาได้รับการดำเนินการบางอย่างคุณผู้อ่านใช้เวลาดำเนินการที่เหมาะสมเฉพาะเมื่อพวกเขาไม่ทราบว่าสิ่งที่คุณพูด แต่สิ่งที่คุณต้องการ คุณต้องการให้พวกเขา: ? ซื้อสินค้าหรือบริการของคุณยืนยันการตัดสินใจเพียงแค่ต้องการให้คุณและคิดว่าคุณกำลังดีในการทำธุรกิจด้วย? ทุกสิ่งเหล่านั้น - ซื้อยืนยันแม้ความชอบและความคิด - การกระทำ. สำหรับคุณ ผู้อ่านจะเข้าใจในสิ่งที่คุณต้องการ (แล้วทำมัน) เขาหรือเธอต้องเข้าใจสิ่งที่คุณ meanin การเขียนของคุณ ถ้าเขาหรือเธอมีการคาดเดาว่ายังมีโอกาสที่ดีเดาจะผิด. คนที่อ่านจดหมายของคุณ e-mail, แฟกซ์รายงานและบันทึกช่วยจำได้มีโอกาสในการตีความภาษากายหรือน้ำเสียงของคุณไม่ได้ที่พวกเขาจะ ในการสนทนา ดังนั้นแม้ว่าคุณควรเขียนมากที่สุดเท่าที่คุณพูดคุณควรคิดว่าเวลาที่คุณพูดที่ดีที่สุดของคุณ - เมื่อคำพูดของคุณประโยคและย่อหน้าที่มีความแม่นยำมากขึ้นกว่าปกติ, การพูดในชีวิตประจำวันของคุณ. แม้ว่าจะมีโครงสร้างและแม่นยำดี เขียนจะช่วยให้ผู้อ่านของคุณเห็นว่าคุณเป็นคนจริงและปฏิบัติต่อเขาหรือเธอเป็นหนึ่งมากเกินไป นักเขียนทางธุรกิจจำนวนมากอยากจะซ่อนอยู่หลังเจ้ากี้เจ้าการภาษาที่ซับซ้อนใช้มันทั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการพูดในสิ่งที่พวกเขาหมายถึงและเพราะคนอื่น ๆ จำนวนมากเพื่อใช้มัน พวกเขาไม่ควรและคุณไม่ได้มีอย่างใดอย่างหนึ่ง. ในการเขียนได้อย่างมีประสิทธิภาพจะพูดในสิ่งที่คุณหมายถึงและเพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านของคุณเข้าใจคุณให้สิบกฎเหล่านี้ในใจ: 1 เขียนรัดกุมบางประมาณการบรรณาธิการว่าหนึ่งในสามของคำในจดหมายปกติถูกทำลาย ในขั้นตอนของการเขียนจดหมายของคุณทุกคนมองไปที่มันและตัดสินใจว่าจะเอา - มีจะเป็นบางสิ่งบางอย่าง โปรดจำไว้ว่าคุณต้องการผู้อ่านของคุณจะเข้าใจคุณและดำเนินการ สิ่งใดที่ไม่ได้ช่วยให้เขาหรือเธอทำอย่างนั้นไม่จำเป็น สิ่งที่หลีกเลี่ยงการทำซ้ำอื่น ๆ กว่าสำหรับการเน้นเฉพาะ นำคำพูดที่ไม่มีความจำเป็นจากทุกประโยคประโยคจำเป็นจากทุกย่อหน้าและย่อหน้าที่จำเป็นทั้งหมด. 2 จะเสร็จสมบูรณ์ไม่ได้ใช้ความรัดกุมมากเกินไป คุณควรเขียนไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่ต้องมีการกล่าว แต่ยังมีสิ่งที่ควรจะกล่าวว่าเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ จดหมายของคุณไม่ควรอ่านเช่นโทรเลข แต่ควรจะบอกทุกอย่างที่ผู้อ่านของคุณเขาหรือเธอต้องการที่จะรู้แล้วแยงสำหรับการดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นหลังเพียงพอสำหรับผู้อ่านของคุณจะได้รับสิ่งที่คุณหมายและที่คุณเจอเป็นฉลาดและสุภาพไม่สั้นและไม่มีความรู้สึก. 3 ใช้คำนามและคำกริยาหากคุณคิดว่าการเขียนเป็นขับรถคำนามและคำกริยามีล้อและเครื่องยนต์ในขณะที่คำคุณศัพท์คำวิเศษณ์และมีร่างกายและตัดแต่ง ไม่ว่าแฟนซีสีและรายละเอียดโดยไม่ต้องใช้พลังงานและจับรถของคุณไปที่ไหนเลย คำคุณศัพท์คำวิเศษณ์และสามารถเพิ่มคำนามและคำกริยาที่มีความทนทาน แต่กู้ภัย theycan't คนอ่อนแอ แทน "แน่นอนผมเชื่อว่าผลการดำเนินงานจะประสบความสำเร็จมากหนึ่ง" เขียน "ฉันรู้ว่าผลการดำเนินงานจะประสบความสำเร็จ." ประโยคที่สองเป็นทั้งแข็งแกร่งและสั้น. 4 เขียนอยู่ในนักเขียนที่ดีใช้เสียงที่ใช้งานเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาสามารถ ในประโยคที่ใช้งานคนทำสิ่ง - พวกเขาทำหน้าที่และมีปฏิสัมพันธ์ เสียงที่ใช้งานอยู่แข็งแรงและสั้นแสดงที่ทำหน้าที่และวิธีการ ในประโยคเรื่อย ๆ , สิ่งที่ทำ - คนมีการดำเนินการใด ๆ หรือแย่ลงหายไปอย่างสิ้นเชิง ในบริบทที่สุดกรรมวาจกคลุมเครือและหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้อ่านของคุณไม่แน่ใจที่จะทำสิ่งที่. ดังนั้นแทนที่จะ "รายงานจะถูกส่งถึงคุณ" และ "แหล่งที่มาของปัญหาของคุณได้รับการพิจารณา" (เรื่อย ๆ ) เขียน " ผมจะส่งรายงาน "และ" ทีมเทคนิคของเราได้พบว่าเกิดจากปัญหาของคุณ "(ใช้งาน) ลบ "มี", "จะปรากฏ" "จะทำ" และวลีที่คล้ายกันโดยการสร้างประโยคเรื่อย ๆ เป็นคนที่ใช้งาน. 5 เป็นเฉพาะคนส่วนใหญ่ใช้ภาษาเฉพาะเมื่อพวกเขาพูดคุยแบบสบาย ๆ ที่พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวที่มีรายละเอียดสีและกลิ่น เขียนในลักษณะเดียวกัน ใช้คำพูดในการวาดภาพในใจของผู้อ่านของคุณไม่ได้ที่จะขอให้เขาหรือเธอจะผ่าแนวคิดที่เป็นนามธรรม ถ้าคุณมีตัวเลขใช้พวกเขา ไม่ได้พูดคุยความคิดโดยไม่ต้องตัวอย่าง หลีกเลี่ยงตัวย่อที่ทุกคนไม่ทราบ ทุกคนเข้าใจคำที่นำไปใช้กับชีวิตประจำวันกดน้ำคำพูดในชีวิตประจำวันและการอ่านของคุณจะเข้าใจว่าคุณ. 6 เขียนประโยคที่น่าสนใจแตกต่างกันไปตามความยาวของประโยคของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการ lulling ผู้อ่านของคุณจะนอนหลับ ทำให้บางสั้นและคมชัด วาดคนอื่น ๆ ออกมาโดยการเชื่อมโยงสองหรือสามร่วมกัน: คลิปด้วยเครื่องหมายจุลภาคตะเข็บด้วยเครื่องหมายอัฒภาค; แม้กระทั่งหลักที่มีขีดกลาง - ถ้าคุณชอบ อย่าทำให้ทุกประโยคของคุณเหมือนกัน. 7 เขียนผู้อ่านของคุณจะไม่ได้ลงไปพวกเขาคนส่วนใหญ่เข้าใจคำพูดที่ไกลมากขึ้นกว่าที่พวกเขาจะใช้อย่างใดอย่างหนึ่งในการเขียนหรือการพูด ถ้าคุณอ่านหนังสือวิธีการจดหมายธุรกิจใด ๆ ทั่วไป, หนังสือพิมพ์, หรือแม้กระทั่งเหล่านี้แนวทางการเขียนคุณจะพบกันเป็นลายลักษณ์อักษรที่ประมาณในระดับเดียวกันของภาษา ไม่มีการปฏิบัติต่อผู้อ่านของตนเหมือนเด็ก แต่ไม่มีผู้ใดมีแนวโน้มที่จะใช้คำว่า "เลวทรามต่ำช้า" อย่างใดอย่างหนึ่ง แม้ว่าคุณจะเขียนเพื่อบอกผู้อ่านของคุณสิ่งที่พวกเขารู้อะไรเกี่ยวกับคิดว่าพวกเขาเป็นอัจฉริยะ แต่ไม่รู้ไม่ได้โง่. หลีกเลี่ยงการใช้ "เรา" ถ้าคุณไม่ได้มีการ