Formal letter writing is undoubtabl

Formal letter writing is undoubtably one of the most challenging types of letter format. When putting it together, often you are addressing a person or organisation with whom you are not familiar and the quality of your content, including spelling and grammar will be strongly scrutinised. In general what you put together will have one of the following purposes:

Make a complaint
Request something
Make an enquiry
If you are looking for information on specifically on writing cover letters then please visit our specific Cover Letters section. Additionally if you are looking to put your CV together then check out this CV template which will get you off to a great start.

How we can help you



We offer three tools to help you; our Free Guide, our Writing Service and our Templates.

Letter Format FREE Guide

This letter format guide and template will show you exactly how to write a formal letter using examples and of the correct layout.

Quicklinks

Layout
Writing conventions
Content
Application of techniques
Back to top
Layout

The example formal letter below details the general layout that it should conform to. Each aspect is detailed more fully below the image.

Formal letter writing example



Back to top
Conventions

There are a number of conventions that should be adhered to and it is important that the overall structure is as clear and concise as possible and that you avoid the use of colloquialisms (informal language).

Addresses:

1) Your Address
Your address should be displayed in the top right-hand section. This will enable the person that you are writing to, to reply.

2) The Address of the person you are writing to
This address should be displayed beneath your address on the left-hand side, remember to include the name of the person that you are writing to (if known).

Date:

This should be displayed on the right-hand side of the page on the line beneath your address and should be written in full format:

e.g. 1st January 2001

Salutation & Greeting:

1) Dear Sirs,
If you do not know the name of the person that you are writing to, use the greeting "Dear Sirs,". In some circumstances it is useful to find a name, especially if you are making a request as this will show that you have done your homework and you are more likely to receive a response.

2) Dear Mr Jones,
If you know the name, use one of the following titles:

Mr - for a male
Mrs - for a married female
Miss - for an unmarried female
Ms - for a female whose status is unknown or would prefer to remain anonymous
Dr - for a person with the status of a doctor

This should be followed by the surname only (not the first name).

Concluding:

1) Yours faithfully,
If you do not know the name of the person, conclude with "Yours faithfully,".

2) Yours sincerely,
If you know the name of the person, conclude with "Yours sincerely,".

3) Your signature
Sign your name, then print it underneath the signature. If it is potentially unclear what your title would be then include this in brackets next to your printed name.

Back to top
Content

In modern society there is a trend to use a shorthand writing style, for instance replacing the word "you" with "u" or replacing the word "weekend" with "wkend", there are many other examples. This casual approach and informal writing style can easily be transferred, sometimes subconsciously, when a more formal style is required.

Introductory Paragraph

The introductory paragraph should be concise and should clearly state the purpose, whether it is to lodge a complaint, make an enquiry or to request something.

Main Body

The main body should clearly state the points that you want to make. As a general rule it is a good idea to keep this as to the point as possible to ensure that the recipient remains engaged. A longer main body may be more appropriate when making a complaint as you may require to add more detail in order to convey the importance of what you are putting across.

Concluding Paragraph

The concluding paragraph should outline what action you would like the recipient to take: to make a refund, to send you information etc.

Back to top
Application

Complaint

A letter of complaint is sent to an individual or organisation in response to receiving poor service or a product that is not fit for purpose. An example of a letter of complaint would be a one sent to a tour operator who has provided a bad service while you have been on holiday. This does not necessarily need to be concise as it is important that you detail your arguments and points as much as possible.

Enquiry

A letter of enquiry makes an approach to an individual or organisation either speculatively or in response to printed public domain material whereby you are requesting some information. An example of a letter of enquiry would be one sent to a company requesting a copy of their catalogue or brochure. By their very nature these are short and to the point, it is usually beneficial to include other methods of contact in case the

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางเป็น undoubtably ชนิดท้าทายที่สุดของรูปแบบตัวอักษรอย่างใดอย่างหนึ่ง เมื่อวางกัน มักจะคุณจะจัดการกับบุคคลหรือองค์กร มีผู้ที่ไม่คุ้นเคย และคุณภาพของเนื้อหาของคุณ รวมทั้งการสะกดและไวยากรณ์จะถูกพิจารณาอย่างยิ่ง โดยทั่วไป สิ่งที่คุณใส่กันจะมีวัตถุประสงค์ต่อไปนี้อย่างใดอย่างหนึ่ง:จะร้องเรียนขอบางสิ่งบางอย่างสอบถามหากคุณกำลังมองหาข้อมูล บนเฉพาะในการเขียนจดหมายปะหน้าแล้วกรุณาเยี่ยมชมของเราเฉพาะจดหมายปะหน้า นอกจากนี้หากคุณกำลังในการทำ CV ของคุณ แล้วตรวจสอบแม่แบบนี้ CV ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเริ่มต้นดีเราสามารถช่วยคุณอย่างไร เรามีเครื่องมือที่สามของคุณ คู่มือของเราฟรี บริการเขียน และแม่ของเราคู่มือฟรีในรูปแบบตัวอักษรแนะนำรูปแบบตัวอักษรและแม่แบบนี้จะแสดงว่าวิธีการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการโดยใช้ตัวอย่าง และรูปแบบถูกต้องQuicklinksเค้าโครงแบบแผนการเขียนเนื้อหาการประยุกต์เทคนิคกลับไปด้านบนเค้าโครงตัวอักษรเป็นตัวอย่างด้านล่างแสดงรายละเอียดรูปแบบทั่วไปที่มันควรเป็น แต่ละด้านมีรายละเอียดเพิ่มเติมเต็มด้านล่างภาพตัวอย่างการเขียนจดหมายทางการ กลับไปด้านบนแบบแผนการมีจำนวนข้อตกลงที่ควรต้องยึดถือ และสำคัญ คือโครงสร้างชัดเจน และกระชับที่สุดเท่าที่คุณหลีกเลี่ยงการใช้ colloquialisms (ภาษาไม่เป็นทางการ)ที่อยู่:1) อยู่ ที่อยู่คุณควรจะแสดงในส่วนขวาบนสุด นี้จะช่วยให้บุคคลที่คุณกำลังเขียน ตอบกลับ2) อยู่ของบุคคลที่คุณกำลังเขียนที่อยู่นี้ควรจะแสดงภายใต้ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือ อย่าลืมชื่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียน (ถ้าทราบ)วัน:นี้ควรจะแสดงทางด้านขวาของหน้ากระดาษในบรรทัดภายใต้ชื่อของคุณ และควรจะเขียนในรูปแบบเต็ม:เช่น 1 2544 มกราคมทักทายและอวยพร:1) เรียนท่านที่เคารพถ้าคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียนไป ใช้คำทักทาย "เรียนท่านที่เคารพ ในบางกรณี ก็มีประโยชน์ในการค้นหาชื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำการร้องขอจะแสดงว่า คุณได้ทำการบ้านของคุณ และคุณมีแนวโน้มจะได้รับการตอบสนอง2) เรียนนายโจนส์ ถ้าคุณทราบชื่อ ใช้ชื่อต่อไปนี้อย่างใดอย่างหนึ่ง:Mr - ชายนาง - หญิงแต่งงานนางสาว - สำหรับหญิงมีบุตร Ms - หญิงที่มีสถานะเป็นที่รู้จัก หรือต้องการออกนาม ดร - สำหรับคนที่มีสถานะของแพทย์ซึ่งควรจะตาม ด้วยนามสกุลเท่านั้น (ไม่มีชื่อแรก)สรุป:1) คุณนับถือสรุปถ้าคุณไม่ทราบชื่อของบุคคล กับ "คุณสมจริง, "2) ของคุณอย่างจริงใจสรุปถ้าคุณทราบชื่อของคน กับ "คุณจริงใจ, "3) ลายเซ็นของคุณลงชื่อของคุณ แล้วพิมพ์ใต้ลายเซ็น ถ้าไม่ชัดเจนอาจชื่อเรื่องของคุณที่จะ จากนั้นรวมนี้ในวงเล็บถัดจากชื่อของคุณพิมพ์กลับไปด้านบนเนื้อหาในสังคมสมัยใหม่ มีแนวโน้มการใช้ย่อเป็นลักษณะการเขียน เช่น แทนคำว่า "คุณ" และ "u" แทนคำ "สุดสัปดาห์" กับ "wkend" มีตัวอย่างจำนวนมากอื่น ๆ วิธีสบาย ๆ และรูปแบบการเขียนที่ไม่เป็นทางการนี้สามารถได้โอน บางครั้งไม่รู้ตัว เมื่อจำเป็นต้องมีแบบอย่างเป็นทางการมากขึ้นแนะย่อหน้าบทนำควรจะกระชับ และชัดเจนควรระบุวัตถุประสงค์ กล่าว สอบถามหรือ การร้องขอบางสิ่งบางอย่างเนื้อหลักตัวหลักชัดเจนควรระบุจุดที่คุณต้องการ โดยทั่วไป ก็ควรให้นี้เป็นจุดที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่า ผู้รับยังคงมีส่วนร่วม ตัวหลักอีกต่อไปอาจจะเหมาะสมเมื่อมีการร้องเรียน ตามที่คุณอาจต้องการเพิ่มรายละเอียดเพื่อสื่อถึงความสำคัญของสิ่งที่คุณกำลังย้ายข้ามย่อหน้าสรุปย่อหน้าสรุปควรดำเนินการที่คุณต้องรับใช้เค้าร่าง: การคืนเงิน การส่งข้อมูลเป็นต้นกลับไปด้านบนแอพลิเคชันร้องเรียนหนังสือร้องเรียนส่งถึงบุคคลหรือองค์กรที่รับบริการไม่ดีหรือสินค้าที่ไม่ได้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ตัวอย่างจดหมายร้องเรียนจะเป็นหนึ่งที่ส่งไปทัวร์ที่มีบริการไม่ดีคุณได้ในวันหยุด นี้ไม่จำเป็นต้องให้กระชับเป็นสิ่งสำคัญที่รายละเอียดของอาร์กิวเมนต์และคะแนนมากที่สุดสอบถามข้อมูลจดหมายสอบถามที่ทำให้วิธีการให้บุคคลหรือองค์กร speculatively หรือในโดเมนสาธารณะพิมพ์วัสดุโดยที่คุณร้องขอข้อมูลบางอย่าง ตัวอย่างจดหมายสอบถามที่จะเป็นหนึ่งส่งไปยังบริษัทขอสำเนาโบรชัวร์หรือแคตตาล็อกของพวกเขา โดยธรรมชาติของพวกเขามาก เหล่านี้จะสั้น และที่จุด ก็มักจะตอบรวมถึงวิธีการติดต่ออื่น ๆ ในกรณี

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ undoubtably หนึ่งในประเภทที่ท้าทายมากที่สุดของรูปแบบตัวอักษร เมื่อวางกันคุณมักจะมีที่อยู่บุคคลหรือองค์กรกับคนที่คุณไม่คุ้นเคยและคุณภาพของเนื้อหาของคุณรวมถึงการสะกดและไวยากรณ์จะได้รับการพิจารณาอย่างยิ่ง โดยทั่วไปสิ่งที่คุณใส่กันจะมีหนึ่งในวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้: การร้องเรียนขอบางสิ่งบางอย่างให้สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมหากคุณกำลังมองหาข้อมูลในเฉพาะเกี่ยวกับการเขียนจดหมายแล้วโปรดเยี่ยมชมส่วนจดหมายที่เฉพาะเจาะจงของเรา นอกจากนี้ถ้าคุณกำลังมองที่จะนำประวัติส่วนตัวของคุณเข้าด้วยกันแล้วตรวจสอบแม่แบบ CV ซึ่งคุณจะได้รับออกไปเริ่มต้นที่ดี. วิธีที่เราสามารถช่วยให้คุณเรามีสามเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณ; เราคู่มือฟรีบริการการเขียนของเราและแม่ของเรา. จดหมายรูปแบบฟรีคู่มือนี้คู่มือรูปแบบตัวอักษรและแม่แบบจะแสดงให้คุณเห็นว่าวิธีการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการโดยใช้ตัวอย่างและรูปแบบที่ถูกต้อง. ด่วนเค้าโครงประชุมการเขียนเนื้อหาการประยุกต์ใช้เทคนิคกลับไปด้านบนเค้าโครงตัวอย่างจดหมายอย่างเป็นทางการด้านล่างรายละเอียดรูปแบบทั่วไปว่ามันควรจะเป็นไปตาม แต่ละด้านมีรายละเอียดมากขึ้นอย่างเต็มที่ภาพด้านล่าง. จดหมายอย่างเป็นทางการเขียนตัวอย่างกลับไปด้านบนประชุมมีจำนวนของการประชุมที่ควรจะปฏิบัติตามและมันเป็นสิ่งสำคัญที่โครงสร้างโดยรวมเป็นที่ชัดเจนและรัดกุมเป็นไปได้และให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้งาน ของ colloquialisms (ภาษาทางการ). ที่อยู่: 1) ที่อยู่ของคุณที่อยู่ของคุณควรจะแสดงในส่วนขวามือด้านบน นี้จะช่วยให้คนที่คุณเขียนมาเพื่อที่จะตอบ. 2) ที่อยู่ของบุคคลที่คุณกำลังเขียนอยู่นี้ควรจะแสดงใต้ที่อยู่ของคุณที่อยู่ด้านซ้ายมืออย่าลืมใส่ชื่อของบุคคลที่คุณ กำลังเขียนถึง (ถ้าทราบ). วันที่: นี้ควรจะปรากฏอยู่ทางด้านขวามือของหน้าบนเส้นใต้ที่อยู่ของคุณและควรจะเขียนในรูปแบบเต็มรูปแบบ: เช่น 1 มกราคม 2001 ทักทายและอวยพร: 1) เรียนท่านที่เคารพหากคุณไม่ทราบชื่อของคนที่คุณเขียนมาเพื่อให้ใช้คำทักทายว่า "เรียนท่านที่เคารพ" ในบางสถานการณ์ก็จะเป็นประโยชน์ในการหาชื่อโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังทำคำขอเช่นนี้จะแสดงให้เห็นว่าคุณได้ทำบ้านของคุณและคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบสนอง. 2) เรียนนายโจนส์หากคุณทราบชื่อ ใช้หนึ่งชื่อต่อไปนี้: นาย - สำหรับชายนาง - สำหรับหญิงแต่งงานนางสาว - สำหรับเพศหญิงที่ยังไม่แต่งงานนางสาว - สำหรับผู้หญิงที่มีสถานะไม่เป็นที่รู้จักหรือต้องการที่จะยังไม่ระบุชื่อดร - สำหรับคนที่มีสถานะของแพทย์นี้ควรจะตามด้วยนามสกุลเท่านั้น (ไม่ได้เป็นชื่อแรก). การประชุม: 1) ขอแสดงความนับถือ. ถ้าคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลที่ลงเอยด้วยการ "ขอแสดงความนับถือ" 2) ขอแสดงความนับถือถ้าคุณทราบ ชื่อของบุคคลที่ลงเอยด้วยการ "ขอแสดงความนับถือ". 3) ลายเซ็นของคุณเข้าสู่ระบบชื่อของคุณแล้วพิมพ์ภายใต้ลายเซ็น ถ้ามันอาจเป็นสิ่งที่ไม่ชัดเจนชื่อของคุณจะได้รับแล้วรวมนี้ในวงเล็บถัดจากชื่อพิมพ์ของคุณ. กลับไปด้านบนเนื้อหาในสังคมสมัยใหม่มีแนวโน้มที่จะใช้รูปแบบการเขียนชวเลขเช่นเปลี่ยนคำว่า "คุณ" กับ "U "หรือเปลี่ยนคำว่า" สุดสัปดาห์ "กับ" wkend "มีตัวอย่างอื่น ๆ อีกมากมาย วิธีนี้สบาย ๆ และสไตล์การเขียนที่ไม่เป็นทางการได้อย่างง่ายดายสามารถโอนบางครั้งไม่รู้ตัวเมื่อรูปแบบที่เป็นทางการมากขึ้นจะต้อง. แนะนำวรรควรรคเบื้องต้นควรจะกระชับชัดเจนและควรระบุวัตถุประสงค์ไม่ว่าจะเป็นการยื่นคำร้องเรียนให้สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมหรือ เพื่อขอบางสิ่งบางอย่าง. บอดี้ตัวหลักชัดเจนควรระบุจุดที่คุณต้องการที่จะทำให้ เป็นกฎทั่วไปมันเป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บเรื่องนี้เป็นไปยังจุดที่เป็นไปได้เพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับยังคงมีส่วนร่วม ร่างกายหลักอีกต่อไปอาจจะเหมาะสมกว่าเมื่อมีการร้องเรียนในขณะที่คุณอาจจำเป็นต้องมีการเพิ่มรายละเอียดมากขึ้นเพื่อที่จะถ่ายทอดความสำคัญของสิ่งที่คุณจะวางข้ามได้. สรุปย่อหน้าจบวรรคควรร่างสิ่งที่กระทำที่คุณต้องการให้ผู้รับใช้: เพื่อให้คืนเงินที่จะส่งข้อมูลอื่น ๆกลับไปด้านบนแอพลิเคชันร้องเรียนจดหมายร้องเรียนถูกส่งไปยังบุคคลหรือองค์กรในการตอบสนองจะได้รับการบริการที่ไม่ดีหรือผลิตภัณฑ์ที่ไม่เหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ ตัวอย่างของจดหมายร้องเรียนจะเป็นหนึ่งส่งไปยังผู้ประกอบการทัวร์ที่ได้ให้บริการที่ไม่ดีในขณะที่คุณได้รับในวันหยุด นี้ไม่จำเป็นต้องรัดกุมมันเป็นสิ่งสำคัญที่คุณรายละเอียดข้อโต้แย้งและจุดมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ของคุณ. สอบถามข้อมูลในจดหมายของการสอบสวนทำให้วิธีการที่จะเป็นบุคคลหรือองค์กรทั้งคร่าว ๆ หรือในการตอบสนองต่อการพิมพ์โดเมนสาธารณะโดยที่คุณอยู่ ขอข้อมูลบางอย่าง ตัวอย่างของตัวอักษรของการสอบสวนจะเป็นหนึ่งส่งไปยัง บริษัท ขอสำเนาของรายการหรือโบรชัวร์ของพวกเขา โดยธรรมชาติของพวกเขาเหล่านี้จะสั้นและตรงประเด็นก็มักจะเป็นประโยชน์ที่จะรวมถึงวิธีการอื่น ๆ ของการติดต่อในกรณีที่