Creating Purchase Quotations
Procedure
There are several ways to create purchase quotations, as described below.
Creating a Single Purchase Quotation Manually
From the SAP Business One Main Menu, choose Purchasing – A/P Purchase Quotation .
The Purchase Quotation window appears.
In the general area, specify the vendor code of the vendor from whom a quotation is requested, the expiry date of the purchase quotation, and the date by which the goods or services are required.
The date entered in the Required Date field is the default value for the required date in the item lines of the table on the Contents tab.
On the Contents tab, enter the following data:
Field
Description
Item/Service Type
Choose one of the following options:
Item – to create a purchasing document for items defined in the Inventory module.
Service – to create a purchasing document for a service, such as a one-time consultation, that has not been defined as an item in SAP Business One.
The table view on this tab is different for each option.
Item No.
Item number of the goods to be procured.
Required Date
Date by which the items should be delivered. By default, the date you specified in the header area of the document is entered. You can change this date, if required.
Required Qty
Number of the items to be procured.
On the Logistics tab, enter the shipping and billing information.
On the Accounting tab, specify the relevant information.
To save the document, choose Add.
The application displays the following system message:
Document total is zero. Continue?
Field: Total Payment Due
Choose Yes.
Creating Several Purchase Quotation Documents at the Same Time
From the SAP Business One Main Menu, choose Purchasing – A/P Purchase Quotation Generation Wizard .
The Purchase Quotation Generation Wizard window appears.
In the introductory window, choose Next.
In the Document Generation Options window, select whether to create a new set of parameters for document generation or to use an existing one. In either case, specify a parameter set name and choose Next.
In the Select Items window, enter the following data and choose Next:
Field
Description
Item No.
Item number of the goods to be procured.
Required Date
Date by which the items should be delivered.
Required Quantity
Number of the items to be procured.
Unit of Measure
Unit of measurement defined for the item.
Free Text
Enter any additional information, if required.
The Select Purchase Quotation Line Items window appears. You see the preferred vendors that are associated with the items you intend to purchase. You can choose to group the list by business partner or by item.
Recommendation
Requesting a quotation from more than one vendor is possible by defining each vendor as a preferred vendor in the item master data, for the goods to be procured. It is possible for multiple vendors to be defined as preferred vendor for an item.
End of the recommendation.
Note
For selecting Preferred Vendors go to: Purchase Quotation Generation Wizard step 3 or Procurement Confirmation Wizard step 3 right-click on the Vendor name Select List of Preferred Vendors
End of the note.
If there is no preferred vendor for an item, specify a vendor in the Vendor Code column.
Optional: To create the purchase quotations as drafts for later editing, select the Create Draft Doc. checkbox.
To proceed, select the lines requested to be included in a purchase quotation and choose Next.
In the Preview Results window, the vendors that receive a request for a quotation and the related items are presented.
To change any previous data, choose Back and make your changes in the previous windows.
To save your parameters and execute the wizard, choose Next.
In the Save and Execute Options window, specify which tasks the wizard should carry out and choose Next:
Execute
Creates one purchase quotation per vendor according to the parameters defined.
Save Parameter Set and Execute
Saves the parameters defined and creates one purchase quotation per vendor.
Save Parameter Set and Exit
Saves the parameters defined and closes the wizard without creating any documents.
If you choose to execute or save and execute the wizard, select which action to take if an error occurs, for example, skip to the next vendor or stop the document creation process.
If you choose to execute or save and execute the wizard, the application displays a system message.
To proceed, confirm the system message.
The Summary Report window displays which documents were created and any errors that occurred. The documents that were created share the same group number.
To exit the wizard, choose Close.
Creating a Purchase Quotation from a Sales Order
Create a sales order and enter the relevant customer and item information.
On the Logistics tab, select the Procurement Document checkbox.
To save the sales order, choose Add.
The procurement confirmation wizard appears. In the Customer window, the customer for whom you created the sales order is preselected.
Optional: If you want to create purchase quotations for additional sales orders, you can add customers to the list by choosing Add and selecting the relevant customers.
To proceed, choose Next.
In the Sales Orders window, select one or several sales orders that contain the items for which you want to obtain a purchase quotation, and choose Next.
In the Select Order Line Items window, choose purchase quotation as a target document.
If preferred vendors have been defined for an item on the Purchasing Data tab of the item master data, all preferred vendors are displayed in the table. If no preferred vendors have been defined, you must specify a vendor in this step to be able to proceed or deselect the item line.
You can deselect any lines that you do not want to create a purchase quotation for. In addition, you can change the vendor code, vendor name and item quantities. However, you must change the quantity for each vendor individually.
Optional: To create the purchase quotations as drafts and edit them later, select theCreate Draft Doc. checkbox.
To proceed, choose Next.
The Purchase Quotations window displays which vendor will receive a request for quotation for which items. You can deselect any lines that you do not want to create a purchase quotation for.
Choose Next.
In the Consolidations window, specify the system response to errors that may occur in the document generation process. To do so, make a selection in the If an Error Occurs field and choose Next.
The purchase quotations are consolidated by vendor.
The Preview Results window appears. It displays all purchase quotations that will be created, grouped by vendor and the consolidations options you selected.
To generate the documents, choose Next.
The application creates the relevant documents and displays a summary report of all documents that were created and any errors that occurred.
Creating a Purchase Quotation from Item Master Data
Open the item master data record of the item for which you want to obtain a quotation.
From the menu bar, choose Go-to Create Purchase Quotation .
The Select Items window of the purchase quotation generation wizard appears.
In this window, enter the required quantity and date of the item. If required, add other items to the list and choose Next.
In the Select Order Line Items window, choose purchase quotation as a target document and select the vendor from whom you want to obtain the purchase quotation.
If a preferred vendor has been defined for an item in the item master data, the preferred vendor is entered as a default for the item. You can change this data, if required.
Optional: To create the purchase quotations as drafts and edit them later, choose Create Draft Document.
To proceed, select the lines that you want to include in a purchase quotation and choose Next.
The Preview Results window appears.
To change any of the data, choose Back and make your changes in the previous windows.
To save your parameters and execute the wizard, choose Next.
The Save & Execute Options window appears.
In this window, specify which tasks the wizard should carry out and choose Next:
Execute
Creates one purchase quotation per vendor, according to the parameters you defined.
Save Parameter Set and Execute
Saves the parameters you defined and creates one purchase quotation per vendor.
Save Parameter Set and Exit
Saves the parameters you defined and closes the wizard without creating any documents.
If you choose to execute or save and execute the wizard, select which action to take if an error occurs, for example, skip to the next vendor or stop the document creation process.
If you choose to execute or save and execute the wizard, the application displays a system message.
To proceed, confirm the system message.
The Summary Report window displays which documents were created and any errors that occurred.
To exit the wizard, choose Close.
Specify the system response to errors that may occur in the document generation process. To do so, make a selection in the If an Error Occurs field, and choose Next.
The Preview Results window appears. It displays all purchase quotations that will be created grouped by vendor and the consolidations options you selected.
To generate the documents, choose Next.
The application creates the relevant documents and displays a summary report of all documents that were created and any errors that occurred.
Result
You created one or several purchase quotations, in which you specified the details of the items or services you require. You can now send these purchase quotations to the individual vendors by e-mail, fax, or mail.
More Information
Requesting Quotations
สร้างใบเสนอราคาซื้อขั้นตอนการมีหลายวิธีในการสร้างใบเสนอราคาซื้อ ตามที่อธิบายไว้ด้านล่างสร้างใบเสนอราคาซื้อที่เดียวด้วยตนเองจาก SAP ธุรกิจหนึ่งเมนูหลัก เลือกซื้อ – A / P ซื้อใบเสนอราคาหน้าต่างใบเสนอราคาซื้อปรากฏขึ้นในพื้นที่ทั่วไป ระบุรหัสผู้ขายของผู้จัดจำหน่ายซึ่งใบเสนอราคาที่มีการร้องขอ วันหมดอายุของใบเสนอราคาซื้อ และวันที่ซึ่งสินค้าหรือบริการจำเป็นวันที่ป้อนในฟิลด์วันเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับวันที่ในรายการของตารางบนแท็บเนื้อหาบนแท็บเนื้อหา ป้อนข้อมูลต่อไปนี้:ฟิลด์ คำอธิบาย สินค้า/บริการชนิด เลือกตัวเลือกต่อไปนี้อย่างใดอย่างหนึ่ง:รายการ – เพื่อสร้างเอกสารการซื้อสำหรับสินค้าที่กำหนดไว้ในโมดูสินค้าคงคลังบริการการสร้างเอกสารการซื้อสำหรับการบริการ เช่นเป็นขาจรให้คำปรึกษา ที่ไม่ได้กำหนดเป็นสินค้าใน SAP ธุรกิจหนึ่งดูตารางบนแท็บนี้จะแตกต่างกันสำหรับแต่ละตัวเลือก หมายเลขสินค้า หมายเลขสินค้าของสินค้าที่จะจัดหา วัน วันที่ควรส่งสินค้า โดยค่าเริ่มต้น มีป้อนวันคุณระบุในส่วนหัวของเอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนวันนี้ ถ้าจำเป็น ปริมาณที่ต้อง จำนวนสินค้าที่จะจัดหา บนแท็บการโลจิสติกส์ ป้อนการจัดส่งและข้อมูลการเรียกเก็บเงินบนแท็บบัญชี ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องการบันทึกเอกสาร เลือกเพิ่มแอพพลิเคชันจะแสดงข้อความของระบบดังต่อไปนี้:เอกสารรวมเป็นศูนย์ ต่อหรือไม่ฟิลด์: รวมครบกำหนดชำระเงินเลือกใช่สร้างเอกสารใบเสนอราคาซื้อหลายในเวลาเดียวกันจาก SAP ธุรกิจหนึ่งเมนูหลัก เลือกซื้อ – A / P ซื้อใบเสนอราคาการสร้างตัวช่วยสร้างหน้าต่างตัวช่วยสร้างใบเสนอราคาซื้อปรากฏขึ้นในหน้าต่างเกริ่น เลือกถัดไปในหน้าต่างตัวเลือกการสร้างเอกสาร เลือกว่า จะสร้างชุดของพารามิเตอร์ใหม่สำหรับการสร้างเอกสาร หรือ การใช้ที่มีอยู่ ในกรณีอย่างใดอย่างหนึ่ง ระบุพารามิเตอร์ที่ตั้งชื่อ และเลือกถัดไปในหน้าต่างการเลือกสินค้า ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ และเลือกถัดไป:ฟิลด์ คำอธิบาย หมายเลขสินค้า หมายเลขสินค้าของสินค้าที่จะจัดหา วัน วันที่ควรส่งสินค้า ปริมาณที่ต้องการ จำนวนสินค้าที่จะจัดหา หน่วยวัด หน่วยการวัดที่กำหนดไว้สำหรับสินค้า ข้อความอิสระ ป้อนข้อมูลเพิ่มเติม ถ้าจำเป็น หน้าต่างรายการบรรทัดใบเสนอราคาซื้อที่เลือกปรากฏขึ้น คุณดูผู้ขายที่ต้องการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าที่คุณต้องการซื้อ คุณสามารถเลือกการจัดกลุ่มรายการ โดยหุ้นส่วนทางธุรกิจ หรือสินค้า คำแนะนำขอใบเสนอราคาจากผู้ขายมากกว่าหนึ่งได้ โดยการกำหนดผู้จัดจำหน่ายแต่ละเป็นจำหน่ายในข้อมูลหลักของสินค้า การจัดหาสินค้า ก็เป็นไปได้หลายผู้ขายจะถูกกำหนดเป็นสินค้าจำหน่ายจุดสิ้นสุดของการแนะนำ หมายเหตุสำหรับการเลือกผู้ขายที่ต้องไป: ขั้นตอนในตัวช่วยสร้างใบเสนอราคาซื้อ 3 หรือคลิกขวาขั้นตอนที่ 3 ช่วยยืนยันจัดซื้อในชื่อของผู้เลือกรายการของที่ต้องการผู้จัดจำหน่าย จุดสิ้นสุดของบันทึกย่อถ้าไม่จำหน่ายสินค้า ระบุผู้จัดจำหน่ายในคอลัมน์รหัสผู้จัดจำหน่ายเพิ่มเติม: การสร้างใบเสนอราคาซื้อที่เป็นแบบร่างสำหรับการแก้ไขในภายหลัง เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างร่างเอกสารการดำเนินการ เลือกบรรทัดที่ต้องการรวมไว้ในใบเสนอราคาซื้อ และเลือกถัดไปผู้ที่ได้รับคำขอใบเสนอราคาและสินค้าเกี่ยวข้อง จะนำเสนอในหน้าต่างแสดงผลการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ๆ ก่อนหน้านี้ เลือกกลับ และทำการเปลี่ยนแปลงใน windows ก่อนหน้านี้บันทึกพารามิเตอร์ของคุณ และเรียกใช้ตัวช่วยสร้าง เลือกถัดไปในการบันทึก และเรียกใช้ตัวเลือก หน้าต่าง ระบุที่งานตัวช่วยสร้างควรดำเนินการ และเลือกถัดไป:ดำเนินการสร้างใบเสนอราคาซื้อหนึ่งฉบับต่อผู้ขายตามพารามิเตอร์ที่กำหนดบันทึกพารามิเตอร์ที่ตั้งค่า และดำเนินการบันทึกพารามิเตอร์ที่ระบุ และสร้างใบเสนอราคาซื้อหนึ่งฉบับต่อผู้ขายบันทึกการตั้งค่าพารามิเตอร์และออกบันทึกพารามิเตอร์ที่กำหนด และปิดตัวช่วยสร้างไม่ มีการสร้างเอกสารใด ๆถ้าคุณเลือกที่จะดำเนินการ หรือบันทึก และเรียกใช้ตัวช่วยสร้าง เลือกดำเนินการหากเกิดข้อผิดพลาด เช่น ข้ามไปจำหน่ายต่อ หรือหยุดขั้นตอนการสร้างเอกสารถ้าคุณเลือกที่จะดำเนินการ หรือบันทึก และเรียกใช้ตัวช่วยสร้าง แอพลิเคชันแสดงข้อความระบบการดำเนินการ ยืนยันข้อความของระบบแสดงหน้าต่างรายงานสรุปเอกสารที่ถูกสร้างขึ้นและข้อผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดขึ้น เอกสารที่สร้างขึ้นร่วมกันจำนวนกลุ่มเดียวกันออกจากตัวช่วยสร้าง เลือกปิดสร้างใบเสนอราคาซื้อจากใบสั่งขายสร้างใบสั่งขาย และป้อนข้อมูลลูกค้าและสินค้าที่เกี่ยวข้องบนแท็บการโลจิสติกส์ เลือกกล่องกาเครื่องหมายเอกสารจัดซื้อการบันทึกใบสั่งขาย เลือกเพิ่มช่วยยืนยันจัดซื้อแล้ว ในหน้าต่างลูกค้า มีเลือกลูกค้าที่คุณได้สร้างใบสั่งขายเพิ่มเติม: ถ้าคุณต้องการสร้างใบเสนอราคาซื้อสำหรับใบสั่งขายเพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มลูกค้าลงในรายการ โดยเลือก Add และเลือกลูกค้าที่เกี่ยวข้องการดำเนินการ เลือกถัดไปในหน้าต่างใบสั่งขาย เลือก หนึ่งใบสั่งขายที่ประกอบด้วยรายการที่คุณต้องการขอรับใบเสนอราคาซื้อ และเลือกถัดไปในหน้าต่างรายการบรรทัดใบสั่งที่เลือก เลือกซื้อใบเสนอราคาเป็นเอกสารเป้าหมายถ้าผู้ขายต้องมีการกำหนดสำหรับสินค้าบนแท็บข้อมูลซื้อของข้อมูลหลักของสินค้า ผู้ที่ต้องการทั้งหมดจะแสดงในตาราง ถ้าผู้ขายไม่ต้องมีการกำหนด คุณต้องระบุผู้จัดจำหน่ายในขั้นตอนนี้เพื่อให้สามารถดำเนินต่อ หรือยกเลิกเลือกรายการสินค้าคุณสามารถยกเลิกเลือกบรรทัดใด ๆ ที่คุณต้องการสร้างใบเสนอราคาซื้อสำหรับ นอกจากนี้ คุณสามารถเปลี่ยนรหัสผู้ขาย ผู้จัดจำหน่ายชื่อและรายการปริมาณ อย่างไรก็ตาม คุณต้องเปลี่ยนปริมาณสำหรับแต่ละผู้จัดจำหน่ายแต่ละครั้งเพิ่มเติม: ต้องการสร้างใบเสนอราคาซื้อเป็นแบบร่าง และแก้ไขในภายหลัง เลือก theCreate ร่างเอกสารกล่องกาเครื่องหมายการดำเนินการ เลือกถัดไปแสดงหน้าต่างใบเสนอราคาซื้อที่ผู้ขายที่จะได้รับคำขอใบเสนอราคาสำหรับสินค้าที่ คุณสามารถยกเลิกเลือกบรรทัดใด ๆ ที่คุณต้องการสร้างใบเสนอราคาซื้อสำหรับเลือกถัดไปในหน้าต่างการรวมบัญชี การตอบสนองของระบบข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการสร้างเอกสาร การทำ ให้เลือกในถ้าฟิลด์มีเกิดข้อผิดพลาด และเลือกถัดไปใบเสนอราคาซื้อที่จะรวม โดยผู้จัดจำหน่ายหน้าต่างแสดงผลปรากฏขึ้น จะแสดงใบเสนอราคาซื้อทั้งหมดที่จะถูกสร้างขึ้น จัดกลุ่มตามผู้จัดจำหน่ายและตัวเลือกการรวมบัญชีที่คุณเลือกการสร้างเอกสาร เลือกถัดไปแอพลิเคชันสร้างเอกสารที่เกี่ยวข้อง และแสดงรายงานสรุปของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นและข้อผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดขึ้นสร้างใบเสนอราคาซื้อจากข้อมูลหลักของสินค้าเปิดเร็กคอร์ดข้อมูลหลักสินค้าของสินค้าที่คุณต้องการขอรับใบเสนอราคาจากแถบเมนู เลือกไปที่ใบเสนอราคาซื้อสร้างหน้าต่างรายการเลือกของตัวช่วยสร้างการสร้างใบเสนอราคาซื้อปรากฏขึ้นในหน้าต่างนี้ ป้อนปริมาณและวันที่ของรายการ ถ้าจำเป็น เพิ่มรายการอื่น ๆ ลงในรายการ และเลือกถัดไปในหน้าต่างรายการบรรทัดใบสั่งที่เลือก เลือกซื้อใบเสนอราคาเป็นเอกสารเป้าหมาย และเลือกผู้จัดจำหน่ายที่คุณต้องการขอรับใบเสนอราคาซื้อIf a preferred vendor has been defined for an item in the item master data, the preferred vendor is entered as a default for the item. You can change this data, if required.Optional: To create the purchase quotations as drafts and edit them later, choose Create Draft Document.To proceed, select the lines that you want to include in a purchase quotation and choose Next.The Preview Results window appears.To change any of the data, choose Back and make your changes in the previous windows.To save your parameters and execute the wizard, choose Next.The Save & Execute Options window appears.In this window, specify which tasks the wizard should carry out and choose Next:ExecuteCreates one purchase quotation per vendor, according to the parameters you defined.Save Parameter Set and ExecuteSaves the parameters you defined and creates one purchase quotation per vendor.Save Parameter Set and ExitSaves the parameters you defined and closes the wizard without creating any documents.If you choose to execute or save and execute the wizard, select which action to take if an error occurs, for example, skip to the next vendor or stop the document creation process.If you choose to execute or save and execute the wizard, the application displays a system message.To proceed, confirm the system message.The Summary Report window displays which documents were created and any errors that occurred.To exit the wizard, choose Close.Specify the system response to errors that may occur in the document generation process. To do so, make a selection in the If an Error Occurs field, and choose Next.The Preview Results window appears. It displays all purchase quotations that will be created grouped by vendor and the consolidations options you selected.To generate the documents, choose Next.The application creates the relevant documents and displays a summary report of all documents that were created and any errors that occurred.ResultYou created one or several purchase quotations, in which you specified the details of the items or services you require. You can now send these purchase quotations to the individual vendors by e-mail, fax, or mail.More InformationRequesting Quotations
การแปล กรุณารอสักครู่..
