A colleague has just sent you an em

A colleague has just sent you an email relating to a meeting you're having in one hour's time. The email is supposed to contain key information that you need to present, as part of the business case for an important project.

But there's a problem: the email is so badly written that you can't find the data you need. There are misspellings and incomplete sentences, and the paragraphs are so long and confusing that it takes you three times more than it should to find the information you want. As a result, you're under-prepared for the meeting, and it doesn't go as well as you want it to.

Have you ever faced a situation similar to this? In today's information overload world, it's vital to communicate clearly, concisely and effectively. People don't have time to read book-length emails, and they don't have the patience to scour badly-constructed emails for "buried" points.

The better your writing skills are, the better the impression you'll make on the people around you – including your boss, your colleagues, and your clients. You never know how far these good impressions will take you!

In this article, we'll look at how you can improve your writing skills and avoid common mistakes.

Audience and Format

The first step to writing clearly is choosing the appropriate format. Do you need to send an informal email Add to My Personal Learning Plan? Write a detailed report Add to My Personal Learning Plan? Create advertising copy? Or write a formal letter?

The format, as well as your audience, will define your "writing voice" – that is, how formal or relaxed the tone should be. For instance, if you write an email to a prospective client, should it have the same tone as an email to a friend?

Definitely not.

Start by identifying who will read your message. Is it targeted at senior managers, the entire human resources team, or a small group of engineers? With everything you write, your readers, or recipients, should define your tone as well as aspects of the content.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เพื่อนร่วมงานเพียงส่งคุณอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่คุณมีในเวลาหนึ่งชั่วโมง อีเมล์ควรจะประกอบด้วยข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการนำเสนอ เป็นส่วนหนึ่งของกรณีธุรกิจสำหรับโครงการสำคัญแต่มีปัญหา: เพื่อไม่ดีเขียนอีเมล์ที่ คุณไม่สามารถหาข้อมูลที่คุณต้องการ มีสะกดผิดและประโยคไม่สมบูรณ์ ย่อหน้าอยู่นาน และสับสนว่า จะสามครั้งมากกว่าควรค้นหาข้อมูลที่ต้อง เป็นผล คุณใต้เตรียมการประชุม และจะไม่เข้าเช่นเดียวกับที่คุณต้องการคุณเคยประสบสถานการณ์ที่คล้ายกันนี้ สำหรับข้อมูลเกินโลก มันมีความสำคัญในการสื่อสารอย่างชัดเจน รัดกุม และมีประสิทธิภาพ คนไม่มีเวลาอ่านหนังสือยาวอีเมล์ และพวกเขาไม่มีความอดทนการกัดเซาะโครงสร้างไม่ดีอีสำหรับจุด "ฝัง"มีทักษะการเขียนที่ดีกว่า ดีกว่าความประทับใจคุณจะทำให้ผู้คนรอบตัวคุณ – รวม ทั้งเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน ลูกค้าของคุณ คุณไม่เคยรู้วิธีไกลประทับใจดีเหล่านี้จะนำคุณในบทความนี้ เราจะดูที่วิธีการพัฒนาทักษะการเขียนของคุณ และหลีกเลี่ยงการผิดพลาดทั่วไปกลุ่มเป้าหมายและรูปแบบขั้นตอนแรกในการเขียนอย่างชัดเจนมีเลือกรูปแบบเหมาะสม คุณต้องส่งอีเมลที่ไม่เป็นทางการเพิ่มแผนการเรียนรู้ส่วนบุคคลของฉัน เขียนรายงานโดยละเอียดเพิ่มแผนการเรียนรู้ส่วนบุคคลของฉัน สร้างสำเนาโฆษณา หรือเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการหรือไม่รูปแบบ เป็นกลุ่ม เป้าหมายจะกำหนดเสียงของคุณ"เขียน" – นั่นคือ วิธีทางการ หรือผ่อนคลายเสียงควรจะ เช่น ถ้าคุณเขียนอีเมล์ไปยังไคลเอ็นต์อนาคต ควรมีโทนสีเดียวกันเป็นอีเพื่อนไหมแน่นอนไม่เริ่มต้น โดยระบุที่จะอ่านข้อความของคุณ มันโดยเฉพาะผู้จัดการอาวุโส ทีมงานทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมด หรือกลุ่มเล็ก ๆ ของวิศวกร มีทุกอย่างที่คุณเขียน หรือของคุณผู้อ่าน ผู้รับ ควรกำหนดโทนสีของคุณเป็นลักษณะของเนื้อหา

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เพื่อนร่วมงานได้ส่งเพียงอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการประชุมคุณมีเวลาหนึ่งชั่วโมงของ อีเมลที่ถูกควรจะมีข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการที่จะนำเสนอเป็นส่วนหนึ่งของกรณีธุรกิจสำหรับโครงการที่สำคัญ.

แต่มีปัญหา: อีเมล์จะถูกเขียนจึงไม่ดีที่คุณไม่สามารถหาข้อมูลที่คุณต้องการ มีการสะกดผิดและประโยคที่ไม่สมบูรณ์มีและย่อหน้าที่มีมาอย่างยาวนานและสับสนว่าจะใช้เวลาที่คุณสามครั้งกว่าที่ควรจะหาข้อมูลที่คุณต้องการ เป็นผลให้คุณภายใต้การเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมและมันก็ไม่ได้ไปเช่นเดียวกับที่คุณต้องการให้.

คุณเคยต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่คล้ายกันนี้? ในโลกของข้อมูลเกินวันนี้จึงมีความสำคัญในการสื่อสารอย่างชัดเจนรัดกุมและมีประสิทธิภาพ คนไม่ได้มีเวลาในการอ่านหนังสืออีเมลที่มีความยาวและพวกเขาไม่ได้มีความอดทนที่จะกัดเซาะอีเมลไม่ดีสร้างสำหรับ "ฝัง" จุด.

ที่ดีกว่าทักษะการเขียนของคุณที่ดีกว่าความประทับใจที่คุณจะทำใน คนรอบตัวคุณ - รวมทั้งเจ้านายของคุณเพื่อนร่วมงานของคุณและลูกค้าของคุณ คุณไม่เคยรู้ว่าไกลการแสดงผลที่ดีเหล่านี้จะนำคุณ!

ในบทความนี้เราจะดูที่วิธีการที่คุณสามารถพัฒนาทักษะการเขียนของคุณและหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่พบบ่อย.

ผู้ชมและจัดรูปแบบ

ขั้นตอนแรกในการเขียนได้อย่างชัดเจนคือการเลือกรูปแบบที่เหมาะสม คุณจำเป็นต้องส่งอีเมลทางการเพิ่มลงในแผนการเรียนรู้ส่วนบุคคลของฉัน? เขียนรายงานรายละเอียดเพิ่มในแผนการเรียนรู้ส่วนบุคคลของฉัน สร้างสำเนาโฆษณา? หรือเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ?

รูปแบบเช่นเดียวกับผู้ชมของคุณจะกำหนด "เสียงการเขียนของคุณ" - นั่นคือวิธีการที่เป็นทางการหรือผ่อนคลายเสียงที่ควรจะเป็น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนอีเมลไปที่ลูกค้าที่คาดหวังก็ควรจะมีโทนสีเดียวกับอีเมลให้เพื่อน?

ไม่แน่นอน.

เริ่มต้นด้วยการระบุที่จะอ่านข้อความของคุณ มันเป็นเป้าหมายที่ผู้บริหารระดับสูงของทีมทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมดหรือกลุ่มเล็ก ๆ ของวิศวกร? กับทุกสิ่งที่คุณเขียนให้ผู้อ่านหรือผู้รับควรกำหนดโทนสีของคุณเช่นเดียวกับด้านของเนื้อหา

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เพื่อนเพิ่งส่งอีเมล์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม เธอมีเวลาหนึ่งชั่วโมงของ อีเมล์ต้องมีคีย์ข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอ เป็นส่วนหนึ่งของกรณีธุรกิจสำหรับโครงการที่สำคัญแต่มันมีปัญหา : เป็นอีเมลที่เขียนไม่ดีดังนั้นคุณไม่สามารถหาข้อมูลที่คุณต้องการ มีคำที่สะกดผิดและประโยคไม่สมบูรณ์ และย่อหน้าที่ยาวมาก และสับสนว่ามันใช้เวลาสามครั้งมากกว่าที่ควร เพื่อหาข้อมูลที่คุณต้องการ เป็นผลให้ , คุณกำลังถูกเตรียมไว้สำหรับการประชุม และมันไม่ไปอย่างที่คุณต้องการคุณเคยเจอเหตุการณ์คล้ายๆ แบบนี้ เกินพิกัดข้อมูลในโลกของวันนี้ มันสำคัญที่จะสื่อสารชัดเจนรัดกุมและมีประสิทธิภาพ คนไม่ได้มีเวลาที่จะอ่านอีเมลยาวหนังสือ และพวกเขาไม่ได้มีความอดทนที่จะกัดเซาะรุนแรงสร้างอีเมลสำหรับการ " ฝัง " จุดดีกว่าทักษะการเขียนของคุณจะ ดีกว่า ความประทับใจที่คุณจะทำให้กับคนรอบข้าง ( รวมทั้งเจ้านายของคุณ , เพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณ คุณไม่เคยทราบว่าความประทับใจเหล่านี้จะนำคุณไป !ในบทความนี้เราจะดูที่วิธีการที่คุณสามารถปรับปรุงทักษะการเขียนของคุณและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปผู้ชม และรูปแบบขั้นตอนแรกคือการเลือกรูปแบบการเขียนที่ชัดเจนเหมาะสม คุณต้องส่งอีเมลไม่เป็นทางการเพิ่มแผนการเรียนรู้ส่วนบุคคลของฉัน ? เขียนรายงานรายละเอียดเพิ่มแผนการเรียนรู้ส่วนบุคคลของฉัน ? สร้างสำเนาการโฆษณา หรือเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการรูปแบบเช่นเดียวกับผู้ชมของคุณจะกำหนดของคุณ " การเขียนเสียง " และที่เป็นวิธีการที่เป็นทางการหรือผ่อนคลายเสียงที่ควรจะเป็น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนอีเมลไปยังลูกค้าที่คาดหวัง มันควรมีโทนสีเดียวกับอีเมล์ให้เพื่อนไม่ใช่แน่นอนเริ่มต้นด้วยการระบุผู้ที่จะอ่านข้อความของคุณ มันเป็นเป้าหมายที่ผู้จัดการอาวุโส , ทีมทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมด หรือกลุ่มเล็ก ๆของวิศวกร ? กับทุกอย่างที่คุณเขียน ผู้อ่านหรือผู้รับ ควรกำหนดโทนสีของคุณ รวมทั้งด้านเนื้อหา