A second question to ask is “Who is

A second question to ask is “Who is the audience?” Perhaps the writing will be of a
sensitive nature to in-house legal counsel, or to the user who is not an engineer or who is
not a college or high-school graduate, or to a technical professional who must make a
change in material or physical feature.
A third question to ask is “What is the goal of the written document?” It might be to
help the user, who has seventh-grade reading skills, to understand how to safely utilize a
product. It might be to place an attorney on notice that serious repercussions might be
about to occur, or to convince senior management to fund a project, or to convey technical
information or direction to a colleague or staff.
Once these three initial questions have been asked and answered, the tone and content
of the writing can become much clearer. The writing can be direct, courteous, and sincere,
can provide the appropriate emphasis, and can be written at a level that is appropriate for
the audience. Emphasis can be in the form of word treatment (i.e., bolding, underlining,
capitalization, and italicization) or word-smithing. It is important to avoid discriminatory
language, obfuscation or embellishment of the issue, and overemphasis (e.g., yelling—
CAPS in e-mails) when not indicated or necessary. It is important to identify the issue, to
detail what is expected, and to stress the benefits to the reader. If you are confident in your
viewpoint, it is helpful to stress that confidence.
Never forget that the document might appear where you least expect it. It might be read
and interpreted by someone to whom you did not direct it. If, on second reading (a habit
that all should embrace before sending a document), specific information included in the
writing does not contribute to the goal of the document, it should be considered for deletion
or revision until all that is left does contribute to the goal. If it is recognized that a
document is particularly significant or sensitive, a “second opinion” might be worthwhile;
sometimes this second opinion might even come from the primary audience to whom the
document is addressed.
Remember that written documents might not replace the need for interpersonal discussions,
meetings, or additional presentation vehicles (e.g., slides, videos, and training sessions).
It is also important to be fully familiar with your organization’s position on
company documents. Documents prepared for business purposes might be defined as
business products, wholly owned by the business, and you might not be permitted to use
or maintain these documents, even within your office. Many organizations have document-
retention policies, and it is important to be familiar with them.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

คำถามที่สองจะถามคือ "ใครคือกลุ่มเป้าหมาย บางทีการเขียนจะเป็นการอ่อนภายในองค์กรที่ปรึกษาด้านกฎหมาย หรือผู้ใช้ที่ไม่ใช่วิศวกร หรือผู้ไม่วิทยาลัยหรือบัณฑิตวิทยาลัยมัธยม หรือมืออาชีพทางเทคนิคที่ต้องทำการเปลี่ยนวัตถุดิบหรือคุณสมบัติทางกายภาพเป็นคำถามที่สามถาม "อะไรคือเป้าหมายของเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร มันอาจจะช่วยให้ผู้ใช้ มีทักษะการอ่านระดับเจ็ด เข้าใจวิธีการใช้อย่างปลอดภัยในผลิตภัณฑ์ อาจวางทนายความแจ้งว่าอาจจะกระทบร้ายแรงจะเกิดขึ้น หรือ เพื่อโน้มน้าวผู้บริหารกองทุนโครงการ หรือถ่ายทอดเทคนิคข้อมูลหรือทิศทางให้กับเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานเมื่อเริ่มต้นทั้งสาม คำถามถูกถาม และ ตอบ เสียงและเนื้อหาของการเขียนจะกลายเป็นชัดเจนมากขึ้น การเขียนได้โดยตรง สุภาพ และจริง ใจสามารถให้ความสำคัญที่เหมาะสม และเขียนได้ในระดับที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าชม สามารถเน้นในรูปแบบของการรักษาคำ (เช่น ออกรหัส ขีดเส้นใต้พิมพ์ใหญ่ และ italicization) หรือ smithing คำ มันเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการเลือกปฏิบัติภาษา obfuscation หรืออลังการของปัญหา และ overemphasis (ตะโกนเช่น —หมวกในอีเมล์) เมื่อจำเป็น หรือระบุไว้ไม่ จำเป็นต้องระบุปัญหา การรายละเอียดสิ่งที่คาดหวัง และ ความเครียดผลประโยชน์เพื่ออ่าน ถ้าคุณเชื่อมั่นในคุณจุดชมวิว มีประโยชน์ความเครียดความเชื่อมั่นที่ไม่เคยลืมว่า เอกสารอาจปรากฏ ที่คาดคิด มันอาจจะอ่านและตีความ โดยคนที่คุณไม่ไม่ตรง ถ้า ในสองอ่าน (เป็นนิสัยว่า ทั้งหมดควรโอบกอดก่อนส่งเอกสาร), ข้อมูลในการเขียนไม่ได้นำไปสู่เป้าหมายของเอกสาร ก็ควรจะพิจารณาสำหรับการลบหรือ revision จนกว่าทั้งหมดที่เหลือนำไปสู่เป้าหมาย ถ้ามีการรับรู้ที่มีเอกสารเป็นสำคัญ หรือมีความสำคัญอย่างยิ่ง มี "สองความคิด" อาจจะคุ้มค่าบางครั้งความเห็นที่สองนี้อาจได้มาจากเป้าหมายหลักที่การส่งเอกสารจำไว้ว่า เอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรอาจแทนความจำเป็นสำหรับการสนทนาระหว่างบุคคลประชุม หรือยานพาหนะที่นำเสนอเพิ่มเติม (เช่น ภาพนิ่ง วิดีโอ และการฝึกอบรม)มีความสำคัญอย่างที่คุ้นเคยกับตำแหน่งขององค์กรในเอกสารของบริษัท เอกสารที่เตรียมไว้สำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอาจกำหนดเป็นธุรกิจผลิตภัณฑ์ ของธุรกิจ และคุณอาจไม่อนุญาตให้ใช้หรือรักษาเอกสารเหล่านี้ แม้จะอยู่ในสำนักงานของคุณ หลายองค์กรมีเอกสารนโยบายการเก็บข้อมูล และมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะคุ้นเคยกับพวกเขา

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

คำถามที่สองที่จะขอเป็น "ใครคือผู้ชมได้หรือไม่" บางทีการเขียนจะเป็นของ
ธรรมชาติที่สำคัญในบ้านที่ปรึกษาด้านกฎหมายหรือผู้ใช้ที่ไม่ได้เป็นวิศวกรหรือผู้ที่
ไม่ได้เป็นวิทยาลัยหรือโรงเรียนมัธยมระดับบัณฑิตศึกษา หรือเพื่อเป็นมืออาชีพทางด้านเทคนิคที่จะต้องทำให้
การเปลี่ยนแปลงในลักษณะวัสดุหรือทางกายภาพ.
คำถามที่สามที่จะขอเป็น "เป็นเป้าหมายของเอกสารที่เขียนคืออะไร?" มันอาจจะ
ช่วยให้ผู้ใช้ที่มีทักษะการอ่านที่เจ็ดเกรดไป เข้าใจวิธีการใช้อย่างปลอดภัย
สินค้า มันอาจจะมีการวางทนายความแจ้งให้ทราบว่าผลกระทบอย่างรุนแรงอาจจะ
เกี่ยวกับการที่จะเกิดขึ้นหรือที่จะโน้มน้าวให้ผู้บริหารระดับสูงเพื่อกองทุนโครงการหรือการถ่ายทอดทางเทคนิค
ข้อมูลหรือทิศทางที่จะเป็นเพื่อนร่วมงานหรือเจ้าหน้าที่.
เมื่อทั้งสามคำถามเริ่มต้นได้รับการถามและ ตอบเสียงและเนื้อหา
ของการเขียนจะกลายเป็นที่ชัดเจนมากขึ้น การเขียนสามารถโดยตรงสุภาพและจริงใจ
สามารถให้เน้นที่เหมาะสมและสามารถเขียนได้ในระดับที่เหมาะสมสำหรับ
ผู้ชม เน้นสามารถในรูปแบบของการรักษาคำ (เช่นตัวหนาขีดเส้นใต้ที่
อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวเอียง) หรือคำ smithing มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะหลีกเลี่ยงการเลือกปฏิบัติ
ภาษา obfuscation หรือการจัดแต่งของปัญหาและใจ (เช่น yelling-
CAPS ในอีเมล) เมื่อไม่ได้ระบุหรือจำเป็น มันเป็นสิ่งสำคัญในการระบุปัญหาที่จะ
รายละเอียดสิ่งที่คาดหวังและจะเน้นผลประโยชน์ให้กับผู้อ่าน หากคุณมีความมั่นใจในของคุณ
มุมมองที่จะเป็นประโยชน์ที่จะเน้นความมั่นใจว่า.
ไม่เคยลืมว่าเอกสารที่อาจปรากฏที่คุณอย่างน้อยคาดว่า มันอาจจะอ่าน
และตีความโดยใครบางคนที่คุณไม่ได้ตรงนั้น หากในการอ่านที่สอง (นิสัย
ที่ทุกคนควรจะโอบกอดก่อนที่จะส่งเอกสาร) ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงรวมอยู่ใน
การเขียนไม่ได้นำไปสู่เป้าหมายของเอกสารก็ควรได้รับการพิจารณาสำหรับการลบ
หรือแก้ไขจนกว่าทั้งหมดที่เหลือจะนำไปสู่ เป้าหมาย. หากได้รับการยอมรับว่า
เอกสารที่มีความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหรือมีความสำคัญเป็น "ความเห็นที่สอง" อาจจะคุ้มค่า;
บางครั้งความเห็นที่สองนี้ก็อาจจะมาจากผู้ชมหลักผู้ที่
เอกสารถูกส่ง.
จำไว้ว่าเอกสารที่เขียนอาจจะไม่เปลี่ยนความจำเป็นในการ การอภิปรายระหว่างบุคคล
การประชุมหรือยานพาหนะที่นำเสนอเพิ่มเติม (เช่นภาพนิ่งวิดีโอและการฝึกอบรม).
นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะได้รับอย่างเต็มที่คุ้นเคยกับตำแหน่งขององค์กรของคุณใน
เอกสารของ บริษัท เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอาจจะมีการกำหนดให้เป็น
ผลิตภัณฑ์ทางธุรกิจถือหุ้นทั้งหมดโดยธุรกิจและคุณอาจจะไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้
หรือเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้แม้จะอยู่ในสำนักงานของคุณ องค์กรจำนวนมากมี document-
นโยบายการเก็บรักษาและมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะคุ้นเคยกับพวกเขา

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

คำถามที่สองที่ถามคือ " ใครคือผู้ชม ? " บางที การเขียนจะเป็นธรรมชาติที่มีที่ปรึกษากฎหมายในบริษัท หรือผู้ใช้ที่ไม่ใช่วิศวกร หรือผู้ที่เป็นไม่ได้เรียนหรือจบการศึกษาชั้นสูง หรือเป็นทางวิชาชีพที่ต้องให้เปลี่ยนวัสดุ หรือลักษณะทางกายภาพเป็นคำถามที่ต้องถามคือ " อะไรคือเป้าหมายของการเขียนเอกสาร " มันอาจจะต้องช่วยให้ผู้ใช้ที่มีทักษะการอ่านเกรด เพื่อเข้าใจวิธีการอย่างปลอดภัยใช้ผลิตภัณฑ์ มันอาจจะเพื่อสถานที่มีทนายความในความร้ายแรงอาจจะสังเกตเห็นว่าเรื่องที่จะเกิดขึ้น หรือที่จะโน้มน้าวให้ผู้บริหารกองทุนโครงการ หรือการถ่ายทอดเทคนิคข้อมูลหรือทิศทางกับเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานเมื่อทั้งสามเริ่มต้นคำถามที่ได้รับการถามและตอบ น้ำเสียงและเนื้อหาของการเขียนที่สามารถกลายเป็นชัดเจนมากขึ้น ผู้เขียนได้โดยตรง อ่อนโยน และจริงใจจะให้ความสำคัญที่เหมาะสม และสามารถเขียนได้ในระดับที่เหมาะสมผู้ชม เน้นที่สามารถอยู่ในรูปแบบของการรักษาคำ ( เช่น bolding ขีดเส้นใต้ทุน และ italicization ) หรือคำการช่าง . มันเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการเลือกปฏิบัติภาษาคลุมเครือหรือสมุดรายงานของปัญหา และการให้ความสำคัญมากไป ( เช่น ตะโกน -หมวกในอีเมล์ ) เมื่อไม่พบหรือจำเป็น มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะระบุปัญหา ,รายละเอียด สิ่งที่คาดหวัง และเน้นประโยชน์ต่อผู้อ่าน ถ้าคุณมีความมั่นใจในการของคุณมุมมองที่เป็นประโยชน์เน้นความมั่นใจนั่นอย่าลืมว่าเอกสารจะปรากฏขึ้นที่คุณอย่างน้อยคาดว่า มันอาจจะอ่านและตีความโดยใครบางคนที่คุณไม่ได้โดยตรงเลย ถ้าในบทอ่านที่สอง ( นิสัยที่ทุกคนควรโอบกอดก่อนที่จะส่งเอกสาร ) , ข้อมูลเฉพาะที่อยู่ในการเขียนไม่สนับสนุนเป้าหมายของเอกสาร ก็ควรพิจารณาสำหรับการลบหรือแก้ไข จนตอนนี้เหลือไม่สนับสนุนเป้าหมาย ถ้ามันได้รับการยอมรับว่าเอกสารเฉพาะทาง หรืออ่อนไหว เป็น " ความเห็น " สองอาจจะคุ้มค่า ;บางครั้งความเห็นที่สองนี้อาจจะมาจากผู้ชมหลักเพื่อผู้ที่เอกสารระบุจำได้ว่าเขียนเอกสารอาจจะไม่แทนที่ต้องสำหรับการสนทนาระหว่างบุคคลประชุม หรือยานพาหนะที่นำเสนอเพิ่มเติม ( เช่น ภาพนิ่ง วิดีโอ และเซสชันการฝึกอบรม )ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะเป็นอย่างคุ้นเคยกับตำแหน่งขององค์กรของคุณเอกสารของบริษัท เตรียมเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจจะถูกกำหนดเป็นผลิตภัณฑ์ธุรกิจ เป็นเจ้าของทั้งหมด โดยธุรกิจและคุณอาจไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้หรือรักษาเอกสารเหล่านี้ แม้ว่าภายในสำนักงานของคุณ หลายองค์กรมีเอกสารนโยบายการเก็บรักษาและมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะคุ้นเคยกับพวกเขา