How benchmarking helps IKEA keep its intranet in check
By Sonsoles Lumbreras
Working on a continuous improvement of the intranet could be a dream for many internal communications professionals. Susanne Rolf, Process Leader, Knowledge & Information Sharing at IKEA has the opportunity to do just that.
Deployed in 41 different countries, IKEA’s intranet - IKEA Inside - is one of its main internal communications channels used as a business tool. It has a common landing page that includes global, national, local and personalized information. On the rest of the intranet, employees see different content depending on their location. There are 3,500 publishers in total and the site averages 70,000 visitors per month. The most traffic is generated in Sweden, the United States and Germany, followed by the United Kingdom, China and Spain.
Since the re-launch of its global intranet in 2009 - when IKEA merged more than 100 local intranet sites and fine-tuned the design and structure - the Swedish furniture company decided to support an ongoing development of new functionalities.
“Changes that require technical development are released four times per year, but we run continuous improvements in content and information structure. We have a dedicated budget for it so we gather requirements from the business, prioritise them and decide if they should be developed and when,” Rolf explains.
Some of the features that IKEA has added to its intranet in last releases are the ability to comment on news articles and photo albums, web survey translation, and usage tracking capabilities based on an employee’s country and office location. Improvement to the search function was also implemented – results can now be filtered according to a person’s profile.
In good company
I had the chance to see Rolf explain the growth of IKEA Inside at the recent Interaction Intranet Conference in London which brought together 200 intranet professionals from across Europe to learn about best practices at multinational companies. IKEA is a longtime member of the Intranet Benchmarking Forum (IBF). “As part of our membership we are able to participate in two benchmarking studies per year,” Rolf points out.
The IBF allows companies to run four types of studies: Usability, Strategy and Governance, Metrics and Performance, and Communication and Collaboration. The detailed results of an IBF member's benchmarking study are confidential to that member and they are fully aware who they are being benchmarked against. This enables IBF members to exchange best practice openly as a follow up to benchmarking. The full list of IBF members is open knowledge to all members, although some choose not to share IBF Membership publicly.
The benchmarking study I witnessed Rolf present at the London conference had to do with Usability. The study consisted of an evaluation conducted by an IBF intranet expert, as well as a user testing which entailed several tasks performed before the expert. The intranet was rated according to design, search-ability, coherence, engagement, accessibility, effectiveness and efficiency. The results were compared with other IBF members and placed in classification tables. IKEA received the third best score in 2009 and ranked second in 2011.
The benchmarking study worked as a complement to IKEA’s internal surveys and meant an input into continuous development. “We participated because we wanted to score and compare our intranet against established good practice of other companies, and we think that this comparison puts things in a different perspective,” stresses Rolf.
After the 2011 benchmarking study, results showed that IKEA needed to improve the navigation and design of some parts of its intranet. For example, it was concluded that the home page didn’t make effective use of screen space. Users had to scroll down excessively to find useful links. Too much time was also spent scanning large lists of menu items. Therefore, IKEA Inside underwent a re-design which included new tabs and drop-down menus for easier navigation. The search page and landing pages also received a facelift.
Enhanced productivity
According to Rolf, the changes largely improved the usability and overall navigation on the intranet. Also fundamental to the intranet overhaul: supportive executives who recognized the internal communications tool as an essential resource for the company. Improved search and navigation leads to better time management for employees thus making the intranet a cost-effective tool.
Most of the content published on IKEA Inside aims at engaging employees while sharing knowledge about strategies, key business initiatives and new products. Other articles provide every day, practical information for employees at a local, national and global level.
Rolf explains that the sections most visited on the intranet are ‘People on the Move’ (which provides information about co-workers in new positions), job vacancies, company news (with its comments’ capabilities), information on sales figures and people search. What drives employees to the site depends on which role they have or what project they are working on.
Rolf points out that they created several categories depending on this aspect. For instance, purchasers access the intranet to check out information about new store openings, the travel procurement system, raw materials, IKEA locations or daily sales. Meanwhile, product developers visit the intranet to read information about product matrix and sales packages, pattern samples, work orders, materials or training courses.
As a result of constant housekeeping to IKEA Inside, employee feedback on the company’s bi-annual co-worker attitude survey has been quite favourable. Approximately 2,200 employees took part in the 2012 survey; nearly 70 percent stated they agreed or strongly agreed that IKEA Inside keeps them "informed of news and development within IKEA."
Getting social
Another factor largely contributing to the intranet’s success has been social media features. In addition to the aforementioned commenting capabilities, IKEA has just introduced blogging capabilities. Use of video continues to be on the rise as a way to motivate and engage staff. Employees can also have a voice through various discussion forums and via integration with Yammer which was launched this summer.
“We introduced Yammer in June to selected business cases. Since then, the network has grown organically. We now have close to 10,000 employees using Yammer inside the company,” Rolf points out.
Watch this space for a follow-up case study on the use of Yammer at IKEA.
http://www.simply-communicate.com/case-studies/company-profile/how-benchmarking-helps-ikea-keep-its-intranet-check
How benchmarking helps IKEA keep its intranet in check
By Sonsoles Lumbreras
Working on a continuous improvement of the intranet could be a dream for many internal communications professionals. Susanne Rolf, Process Leader, Knowledge & Information Sharing at IKEA has the opportunity to do just that.
Deployed in 41 different countries, IKEA’s intranet - IKEA Inside - is one of its main internal communications channels used as a business tool. It has a common landing page that includes global, national, local and personalized information. On the rest of the intranet, employees see different content depending on their location. There are 3,500 publishers in total and the site averages 70,000 visitors per month. The most traffic is generated in Sweden, the United States and Germany, followed by the United Kingdom, China and Spain.
Since the re-launch of its global intranet in 2009 - when IKEA merged more than 100 local intranet sites and fine-tuned the design and structure - the Swedish furniture company decided to support an ongoing development of new functionalities.
“Changes that require technical development are released four times per year, but we run continuous improvements in content and information structure. We have a dedicated budget for it so we gather requirements from the business, prioritise them and decide if they should be developed and when,” Rolf explains.
Some of the features that IKEA has added to its intranet in last releases are the ability to comment on news articles and photo albums, web survey translation, and usage tracking capabilities based on an employee’s country and office location. Improvement to the search function was also implemented – results can now be filtered according to a person’s profile.
In good company
I had the chance to see Rolf explain the growth of IKEA Inside at the recent Interaction Intranet Conference in London which brought together 200 intranet professionals from across Europe to learn about best practices at multinational companies. IKEA is a longtime member of the Intranet Benchmarking Forum (IBF). “As part of our membership we are able to participate in two benchmarking studies per year,” Rolf points out.
The IBF allows companies to run four types of studies: Usability, Strategy and Governance, Metrics and Performance, and Communication and Collaboration. The detailed results of an IBF member's benchmarking study are confidential to that member and they are fully aware who they are being benchmarked against. This enables IBF members to exchange best practice openly as a follow up to benchmarking. The full list of IBF members is open knowledge to all members, although some choose not to share IBF Membership publicly.
The benchmarking study I witnessed Rolf present at the London conference had to do with Usability. The study consisted of an evaluation conducted by an IBF intranet expert, as well as a user testing which entailed several tasks performed before the expert. The intranet was rated according to design, search-ability, coherence, engagement, accessibility, effectiveness and efficiency. The results were compared with other IBF members and placed in classification tables. IKEA received the third best score in 2009 and ranked second in 2011.
The benchmarking study worked as a complement to IKEA’s internal surveys and meant an input into continuous development. “We participated because we wanted to score and compare our intranet against established good practice of other companies, and we think that this comparison puts things in a different perspective,” stresses Rolf.
After the 2011 benchmarking study, results showed that IKEA needed to improve the navigation and design of some parts of its intranet. For example, it was concluded that the home page didn’t make effective use of screen space. Users had to scroll down excessively to find useful links. Too much time was also spent scanning large lists of menu items. Therefore, IKEA Inside underwent a re-design which included new tabs and drop-down menus for easier navigation. The search page and landing pages also received a facelift.
Enhanced productivity
According to Rolf, the changes largely improved the usability and overall navigation on the intranet. Also fundamental to the intranet overhaul: supportive executives who recognized the internal communications tool as an essential resource for the company. Improved search and navigation leads to better time management for employees thus making the intranet a cost-effective tool.
Most of the content published on IKEA Inside aims at engaging employees while sharing knowledge about strategies, key business initiatives and new products. Other articles provide every day, practical information for employees at a local, national and global level.
Rolf explains that the sections most visited on the intranet are ‘People on the Move’ (which provides information about co-workers in new positions), job vacancies, company news (with its comments’ capabilities), information on sales figures and people search. What drives employees to the site depends on which role they have or what project they are working on.
Rolf points out that they created several categories depending on this aspect. For instance, purchasers access the intranet to check out information about new store openings, the travel procurement system, raw materials, IKEA locations or daily sales. Meanwhile, product developers visit the intranet to read information about product matrix and sales packages, pattern samples, work orders, materials or training courses.
As a result of constant housekeeping to IKEA Inside, employee feedback on the company’s bi-annual co-worker attitude survey has been quite favourable. Approximately 2,200 employees took part in the 2012 survey; nearly 70 percent stated they agreed or strongly agreed that IKEA Inside keeps them "informed of news and development within IKEA."
Getting social
Another factor largely contributing to the intranet’s success has been social media features. In addition to the aforementioned commenting capabilities, IKEA has just introduced blogging capabilities. Use of video continues to be on the rise as a way to motivate and engage staff. Employees can also have a voice through various discussion forums and via integration with Yammer which was launched this summer.
“We introduced Yammer in June to selected business cases. Since then, the network has grown organically. We now have close to 10,000 employees using Yammer inside the company,” Rolf points out.
Watch this space for a follow-up case study on the use of Yammer at IKEA.
http://www.simply-communicate.com/case-studies/company-profile/how-benchmarking-helps-ikea-keep-its-intranet-check
การแปล กรุณารอสักครู่..
![](//thimg.ilovetranslation.com/pic/loading_3.gif?v=b9814dd30c1d7c59_8619)
วิธีการเปรียบเทียบช่วยให้ IKEA ให้อินทราเน็ตในการตรวจสอบ โดย ัลซันโซเลส lumbreras
ทำงานในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของระบบอินทราเน็ตสามารถฝันหลายการสื่อสารภายในมืออาชีพ ซูซาน รอล์ฟ ผู้นำกระบวนการ ความรู้&แบ่งปันข้อมูลที่ IKEA ได้โอกาสที่
ใช้ใน 41 ประเทศที่แตกต่างกันIKEA IKEA ของอินทราเน็ตภายใน -- เป็นหนึ่งของหลักภายในช่องทางการสื่อสารที่ใช้เป็นเครื่องมือทางธุรกิจ มันมีทั่วไปหน้า Landing Page ที่มีทั่วโลก , แห่งชาติ , ข้อมูลท้องถิ่นและส่วนบุคคล ในส่วนที่เหลือของอินทราเน็ต พนักงานดูเนื้อหาที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับตำแหน่งของพวกเขา มี 3 สำนักพิมพ์ในทั้งหมดและเว็บไซต์เฉลี่ย 70 , 000 ผู้เข้าชมต่อเดือนการจราจรส่วนใหญ่จะถูกสร้างขึ้นในสวีเดน สหรัฐอเมริกา และเยอรมนี ตามมาด้วย สหราชอาณาจักร จีน และ สเปน
ตั้งแต่อีกครั้งเปิดตัวทั่วโลกใน 2009 - อินทราเน็ตเมื่อ IKEA รวมเว็บไซต์อินทราเน็ตมากกว่า 100 และปรับจูน การออกแบบและโครงสร้าง - บริษัทเฟอร์นิเจอร์สวีเดนตัดสินใจที่จะสนับสนุนการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของ
ฟังก์ชันใหม่" การเปลี่ยนแปลงที่ต้องพัฒนาเทคนิคออกสี่ครั้งต่อปี แต่เราเรียกปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในเนื้อหาและข้อมูลโครงสร้าง เราได้ทุ่มเทงบประมาณสำหรับมันดังนั้นเราจึงรวบรวมความต้องการจากธุรกิจ , จัดลำดับความสำคัญเหล่านั้น และตัดสินใจว่าพวกเขาควรจะพัฒนา และเมื่อ "
รอธิบายคุณลักษณะบางอย่างที่ IKEA ได้เพิ่มเครือข่ายอินทราเน็ตของในรุ่นล่าสุด มีความสามารถในการแสดงความคิดเห็นในบทความและข่าวอัลบั้มรูป , การแปลสำรวจเว็บและการใช้ความสามารถในการติดตามตามประเทศของพนักงาน และที่ตั้งสำนักงาน ปรับปรุงฟังก์ชันการค้นหายังใช้–ผลลัพธ์ สามารถกรองตามโปรไฟล์ของบุคคล ใน บริษัท ที่ดี
ผมได้มีโอกาสที่จะเห็นรอธิบายการเจริญเติบโตของ IKEA ในที่ล่าสุดการประชุมในกรุงลอนดอนซึ่งนำมารวมกันมากกว่า 200 อินทราเน็ตมืออาชีพจากทั่วยุโรปเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ บริษัท ข้ามชาติ IKEA เป็นสมาชิกมานานของอินทราเน็ตใช้ฟอรั่ม ( IBF )" เป็นส่วนหนึ่งของสมาชิกของเราเราสามารถที่จะมีส่วนร่วมในการศึกษาสองต่อปี " รอล์ฟจุดออก
IBF ช่วยให้ บริษัท ที่จะวิ่งสี่ประเภทของการศึกษา : การใช้งาน กลยุทธ์และการบริหารการวัดและการแสดง และการสื่อสารและความร่วมมือผลตรวจของสำนักงานวิเทศธนกิจของสมาชิก การศึกษาเปรียบเทียบเป็นความลับกับสมาชิกและพวกเขาตระหนักที่พวกเขาจะถูกตรวจสอบกับ นี้จะช่วยให้สมาชิกเพื่อแลกเปลี่ยนแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด IBF อย่างเปิดเผยเป็นติดตามเกณฑ์มาตรฐาน รายชื่อสมาชิกของ IBF เปิดความรู้ให้สมาชิกทุกคน ถึงแม้ว่าบางคนเลือกที่จะไม่แบ่งปัน IBF
เป็นสมาชิกอย่างเปิดเผยมาตรฐานการศึกษา ผมเห็นรปัจจุบัน ในการประชุมที่ลอนดอนมีอะไรกับการใช้งาน การศึกษาการประเมินผลการดำเนินการโดย IBF อินทราเน็ต ผู้เชี่ยวชาญ ตลอดจนผู้ใช้การทดสอบซึ่ง entailed หลายงานก่อนที่ผู้เชี่ยวชาญ อินทราเน็ตถูกจัดอันดับตามแบบ ความสามารถ ความเข้มแข็งในการมองโลก , หมั้น , การค้นหา , ประสิทธิผล และประสิทธิภาพเปรียบเทียบกับสมาชิกสำนักงานวิเทศธนกิจอื่น ๆและวางไว้ในหมวดหมู่โต๊ะ . IKEA ได้รับคะแนนอันดับ 3 ที่ดีที่สุดในปี 2009 และอันดับที่สองใน 2011 .
มาตรฐานการศึกษาทำงานเป็นส่วนเติมเต็มให้กับ IKEA ภายในการสำรวจและหมายถึงการป้อนข้อมูลลงในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง" เราได้เข้าร่วม เพราะเราต้องการคะแนนและเปรียบเทียบกับระบบของเราสร้างดี การปฏิบัติของ บริษัท อื่น ๆ , และเราคิดว่า การทำให้สิ่งต่าง ๆ ในมุมมองที่แตกต่าง " เน้น Rolf .
หลังจากที่ 2011 การศึกษาพบว่า IKEA ต้องการปรับปรุงการนำทางและการออกแบบบางส่วนของอินทราเน็ต ตัวอย่างเช่นสรุปได้ว่า หน้า บ้าน ไม่ได้ทำให้ประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่หน้าจอ ผู้ใช้ต้องเลื่อนลงมากเกินไปเพื่อค้นหาการเชื่อมโยงที่เป็นประโยชน์ เวลามากก็ใช้เวลาสแกนรายการใหญ่ของรายการเมนู ดังนั้น IKEA ภายในรับอีกครั้งการออกแบบซึ่งรวมแท็บใหม่และเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับการนำทางได้ง่ายขึ้น หน้าการค้นหาและหน้าเว็บลงจอดยังได้รับการปรับโฉมเพิ่มผลผลิต
.ตามร เปลี่ยนแปลงไปปรับปรุงการใช้งานและการนำทางโดยรวมบนอินทราเน็ต นอกจากนี้พื้นฐานระบบเครือข่ายอินทราเน็ตยกเครื่อง : สนับสนุนผู้บริหารที่ได้รับการยอมรับเครื่องมือการสื่อสารภายในที่เป็นทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับบริษัท ขึ้นค้นหาและนำทางไปสู่การจัดการเวลาที่ดีสำหรับพนักงานจึงทำให้ระบบเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ .
เนื้อหาส่วนใหญ่ที่ IKEA ภายในมุ่ง engaging ในขณะที่การแบ่งปันความรู้เกี่ยวกับกลยุทธ์ในการริเริ่มธุรกิจหลัก และผลิตภัณฑ์ใหม่ บทความอื่น ๆให้ทุก ๆวัน ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับพนักงานในระดับท้องถิ่น ระดับชาติ และระดับสากล
รอล์ฟ อธิบายว่าส่วนของเข้าชมมากที่สุดบนเครือข่ายอินทราเน็ตเป็น ' คนย้าย ' ( ซึ่งให้ข้อมูลเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานในตำแหน่งใหม่ ) , การจราจร , ข่าวบริษัท ( กับความเห็นของความสามารถ ) , ข้อมูลการขายและตัวเลขคนค้นหา แล้วอะไรที่ทำให้พนักงานของเว็บไซต์ขึ้นอยู่กับบทบาทซึ่งพวกเขาได้หรือสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานในโครงการ .
รชี้ให้เห็นว่าพวกเขาสร้างหลายประเภทขึ้นอยู่กับลักษณะนี้ ตัวอย่างเช่นผู้ซื้อเข้าถึงอินทราเน็ตเพื่อตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับการเปิดร้านใหม่ เดินระบบการจัดหาวัสดุ , วัตถุดิบ , IKEA สถานที่หรือการขายรายวัน ในขณะที่นักพัฒนาผลิตภัณฑ์เยี่ยมชมระบบอินทราเน็ตเพื่ออ่านข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และการขายแพคเกจเมทริกซ์ , รูปแบบตัวอย่าง ใบสั่งงานวัสดุหรือหลักสูตรการฝึกอบรม
เป็นผลของแม่บ้านคง IKEA ในความคิดเห็นของพนักงานในบริษัทบีประจำปีการสำรวจทัศนคติเพื่อนร่วมงานได้ค่อนข้างดี ประมาณ 2200 พนักงานมีส่วนร่วมใน 2012 การสำรวจ เกือบ 70 เปอร์เซ็นต์ กล่าวว่าพวกเขาเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยว่า IKEA ภายในช่วยให้พวกเขา " ทราบข่าวและการพัฒนาภายในสังคม
รับ IKEA ”อีกปัจจัยที่เอื้อต่อความสำเร็จส่วนใหญ่ของอินทราเน็ตมีคุณลักษณะสื่อสังคม นอกเหนือไปจากความสามารถดังกล่าวแสดงความคิดเห็น , IKEA ได้แค่แนะนำบล็อกความสามารถในการ ใช้วิดีโอที่ยังคงเป็นขึ้นเป็นวิธีการกระตุ้นและดึงดูดพนักงานพนักงานยังสามารถ มี เสียง ผ่านกระดานสนทนาต่างๆและผ่านการบูรณาการกับครางซึ่งเปิดตัวในฤดูร้อนนี้ .
" เราแนะนำครางในเดือนมิถุนายนเพื่อเลือกธุรกิจราย จากนั้น เครือข่ายมีการเติบโตอินทรีย์ ตอนนี้เราก็ใกล้ 10 , 000 พนักงานใช้ครางภายในบริษัท " รอล์ฟ
ชี้ให้เห็นดูพื้นที่นี้สำหรับการติดตามกรณีใช้คราง http://www.simply-communicate.com/case-studies/company-profile/how-benchmarking-helps-ikea-keep-its-intranet-check
ที่ IKEA
การแปล กรุณารอสักครู่..
![](//thimg.ilovetranslation.com/pic/loading_3.gif?v=b9814dd30c1d7c59_8619)