Adjustment LettersReplies to compla

Adjustment Letters

Replies to complaint letters, often called letters of "adjustment," must be handled carefully when the requested compensation cannot be granted. Refusal of compensation tests your diplomacy and tact as a writer. Here are some suggestions that may help you write either type of adjustment letter:
Begin with a reference to the date of the original letter of complaint and to the purpose of your letter. If you deny the request, don't state the refusal right away unless you can do so tactfully.
Express your concern over the writer's troubles and your appreciation that he has written you.
If you deny the request, explain the reasons why the request cannot be granted in as cordial and noncombative manner as possible. If you grant the request, don't sound as if you are doing so in a begrudging way.
If you deny the request, try to offer some partial or substitute compensation or offer some friendly advice (to take the sting out of the denial).
Conclude the letter cordially, perhaps expressing confidence that you and the writer will continue doing business.
Return to the table of contents for the Online Technical Writing Course Guide (the online textbook for online technical communication courses at Austin Community College and other institutions worldwide).concern for the customer. Toward the end of the letter, express confidence that the recipient will grant your request.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ปรับปรุงตัวอักษรตอบจดหมายร้องเรียน มักเรียกว่าอักษร "ปรับปรุง ต้องถูกจัดการอย่างระมัดระวังเมื่อไม่ได้รับค่าตอบแทนตามที่ร้องขอ ปฏิเสธแทนทดสอบการทูตและชั้นเชิงของคุณเป็นนักเขียน นี่คือคำแนะนำที่อาจช่วยให้คุณเขียนจดหมายปรับปรุงชนิดใด:เริ่มต้น ด้วยการอ้างอิงวันที่ของจดหมายต้นฉบับของเรื่องร้องเรียน และวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ถ้าคุณปฏิเสธการร้องขอ ไม่รัฐปฏิเสธทันทียกเว้นว่าคุณสามารถทำงานศิลปะฝีมือของแสดงความกังวลของปัญหาของผู้เขียนและความที่เขาเขียนคุณถ้าคุณปฏิเสธการร้องขอ อธิบายเหตุผลทำไมคำขอไม่ได้รับอนุญาตในเป็นอย่างอบอุ่น และ noncombative ลักษณะเป็น ถ้าคุณอนุญาตการร้องขอ ไม่เสียงเหมือนกับว่าคุณจะทำในลักษณะ begrudgingถ้าคุณปฏิเสธการร้องขอ พยายามที่จะนำเสนอบางส่วนบางแทนค่าตอบแทน หรือบางนำเยี่ยม (จะต่อยจากการปฏิเสธ)สรุปจดหมายอย่างจริงใจ บางทีแสดงความมั่นใจว่า คุณและผู้เขียนจะดำเนินธุรกิจกลับไปสารบัญสำหรับ.concern ออนไลน์เทคนิคการเขียนหลักสูตรคู่มือ (คู่มือออนไลน์สำหรับหลักสูตรการสื่อสารด้านเทคนิคออนไลน์ที่ Austin วิทยาลัยและสถาบันอื่น ๆ ทั่วโลก) สำหรับลูกค้า ไปทางส่วนท้ายของจดหมาย แสดงความเชื่อมั่นว่า ผู้รับจะอนุญาตการร้องขอ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ปรับจดหมายตอบกลับจดหมายร้องเรียนตัวอักษรมักจะเรียกว่า "การปรับตัว" ต้องได้รับการจัดการอย่างระมัดระวังเมื่อชดเชยที่ร้องขอไม่สามารถได้รับ การปฏิเสธของการชดเชยการทดสอบการเจรจาต่อรองและการเจรจาต่อรองของคุณในฐานะนักเขียน : นี่เป็นคำแนะนำบางอย่างที่อาจช่วยให้คุณเขียนประเภทของตัวอักษรทั้งมีการปรับเริ่มต้นด้วยการอ้างอิงถึงวันที่ตัวอักษรที่เป็นต้นฉบับของการร้องเรียนและวัตถุประสงค์ของตัวอักษรของคุณ หากคุณปฏิเสธการร้องขอที่ไม่ได้ระบุการปฏิเสธทันทียกเว้นกรณีที่คุณสามารถทำได้แนบเนียน. แสดงความกังวลของคุณมากกว่าปัญหาของนักเขียนและการแข็งค่าของคุณว่าเขาได้เขียน. ถ้าคุณปฏิเสธคำขออธิบายเหตุผลที่ร้องขอไม่สามารถ จะได้รับในการเป็นมิตรและลักษณะ noncombative ที่เป็นไปได้ ถ้าคุณให้ตามคำขอที่ไม่ได้เสียงเช่นถ้าคุณจะทำเช่นนั้นในทางที่อิจฉา. ถ้าคุณปฏิเสธการร้องขอพยายามที่จะนำเสนอบางส่วนชดเชยบางส่วนหรือใบแทนหรือให้คำแนะนำบางครอบครัว (ที่จะใช้ต่อยออกจากการปฏิเสธ) . เอาเป็นว่าตัวอักษรขออาจจะแสดงความมั่นใจว่าคุณและนักเขียนที่จะยังคงทำธุรกิจ. กลับไปที่ตารางของเนื้อหาสำหรับการเขียนทางเทคนิคออนไลน์คู่มือกอล์ฟ (ตำราออนไลน์สำหรับหลักสูตรเทคนิคการสื่อสารออนไลน์ที่ออสตินวิทยาลัยชุมชนและสถาบันอื่น ๆ ทั่วโลก) .concern สำหรับลูกค้า ในช่วงท้ายของจดหมายแสดงความมั่นใจว่าผู้รับจะให้ตามคำขอของคุณ