We began formally tracking metrics

We began formally tracking metrics in our Accounting teams this past year and provide our CFO a monthly report on how we're doing including commentary on highlights and issues and how we're addressing them. We're a relatively young company and are always looking for ways to improve our current processes. By tracking certain areas, we definitely shed light on some areas that needed attention and crafted our annual goals around these areas so we've found this to be a very valuable process. We're also exploring how to best communicate some of the issues to other teams (e.g. invoice revisions due to errors from sales or operations teams). We look at the following:

Accounting:
Time to close the books
Time to issue management reports
Prior period adjustments
One-off items
How DSO and DPO are trending against each other
Personnel costs of AR and AP as % of net revenue (since these teams are part of the sales cycle)

Receivables:
DSO
% balance over 90 days (by AR person and sales region)
# of invoices + credit memos processed
# of revised invoices processed by reason
% of invoices produced and sent on time (by person)

Payables:
% of balance over 90 days
% of unbilled payables
% of unapplied payables
# of manual adjustments applied
# of tickets received and closed (vendor inquiries)

Select a few that you find would be meaningful to your teams and company and then add to or revise them once you have a feeling for what the data is telling you and what areas you need to explore further. Good luck!
-Carrie
. .




Member's Profile



Debra Johnson






(A/P Manager at Verizon) | Oct 23, 2013
I have tracked the first three on the Payables list. It was necessary to track A/P aging and unbilled payables as it identified how we did in resolving vendor invoices and requesting vendor credit/rebills.
. .



Member's Profile



Steve Peterson






(VP Marketing and Channel at CellarStone Inc.) | Mar 4, 2013
How about the following in addition to above to measure efficiency:
* Budgeted time on projects vs actual
* Dollars saved from employee suggestions
* Accounting system downtime (during normal biz hours)
* Billing accuracy
* Managers time accessing general ledger
* Manual transactions vs automated transactions
* Number of customer calls in a test week (3rd week of each month)

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เราเริ่มต้นอย่างเป็นกิจจะลักษณะติดตามวัดในทีมบัญชีปีที่ผ่านมานี้ และให้รายงานประจำเดือนของ CFO ของเราว่าเรากำลังทำรวมทั้งความเห็นเกี่ยวกับจุดเด่นและปัญหาและว่าเรากำลังจัดการกับพวกเขา เรากำลังเป็นบริษัทค่อนข้างเล็ก และ มักจะมองหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการปัจจุบันของเรา โดยการติดตามบางพื้นที่ เราแน่นอนผลัดแสงในบางพื้นที่ที่ต้องการความสนใจ และเป้าหมายของเราประจำปีรอบพื้นที่เหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อให้เราได้พบนี้เป็นกระบวนการที่มีคุณค่ามาก นอกจากนี้เรายังกำลังสำรวจวิธีการสื่อสารของปัญหาส่วนทีมอื่น ๆ (เช่นใบแจ้งหนี้การปรับปรุงต่อจากทีมงานขายหรือการดำเนินการ) เราดูที่ต่อไปนี้:บัญชี: เวลาการปิดบัญชี เวลาออกรายงานการจัดการ ปรับปรุงรอบระยะเวลาก่อนหน้านี้ โดย วิธี DSO และ DPO จะ trending กับแต่ละอื่น ๆ ต้นทุนบุคลากรของ AR และ AP เป็น%ของรายได้สุทธิ (เนื่องจากกลุ่มคนเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของรอบการขาย)ลูกหนี้: DSO %ดุลกว่า 90 วัน (ตาม AR คนและขายภูมิภาค) จำนวนอินวอยซ์และบันทึกสินเชื่อดำเนินการ #ปรับปรุงใบแจ้งหนี้ที่ประมวลผล โดยเหตุผล %ของใบแจ้งหนี้ที่ผลิต และส่งตรงเวลา (คน)เจ้าหนี้: %ของยอดดุลมากกว่า 90 วัน %ของเจ้าของลด %ของเจ้าหนี้ที่ไม่ได้ใช้ #ปรับปรุงด้วยตนเองที่ใช้ #ใบรับ และปิด (สอบถามผู้ขาย)เลือกสิ่งที่คุณค้นหาจะมีความหมายถึงทีมงานและบริษัทของคุณแล้วเพิ่ม หรือแก้ไขให้คุณได้ความรู้สึกการที่ข้อมูลจะบอกคุณว่าพื้นที่ที่คุณต้องการสำรวจต่อไป โชคดี! -Carrie. . โปรไฟล์ของสมาชิกJohnson นโปเลียน (A / P ผู้จัดการที่ Verizon) | 23 ต.ค. 56 ผมได้ติดตามสามแรกบนรายการบัญชีเจ้าหนี้ ก็ต้องติดตาม A / P อายุหนี้และเจ้าหนี้ลดที่ระบุว่าเราไม่ได้ในการแก้ไขใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายและผู้จัดจำหน่ายที่ร้องขอสิน เชื่อ/rebills. . โปรไฟล์ของสมาชิกSteve Peterson (การตลาด VP และช่องที่ CellarStone Inc.) | 4 มีนาคม 2013 วิธีการเกี่ยวกับการต่อไปนี้นอกเหนือจากข้างบนวัดประสิทธิภาพ: * งบประมาณเวลาเทียบกับโครงการจริง * บันทึกจากคำแนะนำพนักงานดอลลาร์ * บัญชีระบบหยุดทำงาน (ในเวลาปกติเจ้าหน้าที่) * ความถูกต้องเรียกเก็บเงิน * เวลาผู้จัดการเข้าถึงบัญชีแยกประเภททั่วไป * ธุรกรรมโดยอัตโนมัติกับธุรกรรมด้วยตนเอง * จำนวนของลูกค้าที่เรียกใช้ในทดสอบสัปดาห์ (สัปดาห์ที่ 3 ของเดือน)

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เราเริ่มต้นอย่างเป็นทางการในการติดตามตัวชี้วัดในทีมของเราบัญชีปีที่ผ่านมาและให้ซีอีโอของเรารายงานรายเดือนเกี่ยวกับวิธีการที่เรากำลังทำรวมทั้งความเห็นเกี่ยวกับไฮไลท์และปัญหาและวิธีการที่เราจะอยู่กับพวกเขา เราเป็น บริษัท ที่ค่อนข้างและมักจะมองหาวิธีการที่จะปรับปรุงกระบวนการของเราในปัจจุบัน โดยการติดตามบางพื้นที่เราแน่นอนหลั่งน้ำตาแสงในบางพื้นที่ที่จำเป็นต้องให้ความสนใจและสร้างขึ้นมาเป้าหมายของเราประจำปีรอบพื้นที่เหล่านี้เพื่อให้เราได้พบนี้จะเป็นกระบวนการที่มีคุณค่ามาก เรายังมีการสำรวจวิธีการที่ดีที่สุดในการติดต่อสื่อสารบางประเด็นที่ทีมอื่น ๆ (เช่นการแก้ไขใบแจ้งหนี้เนื่องจากข้อผิดพลาดจากการขายหรือทีมงาน) เรามองไปที่ต่อไปนี้: การบัญชี: เวลาที่จะปิดหนังสือใช้เวลาในการออกรายงานการจัดการปรับเปลี่ยนระยะเวลาก่อนที่รายการหนึ่งออกวิธีเอสโอและอ.ส.ค. มีแนวโน้มกับแต่ละอื่น ๆค่าใช้จ่ายบุคลากรของ AR และ AP% ของรายได้สุทธิ (ตั้งแต่ทีมเหล่านี้มี เป็นส่วนหนึ่งของวงจรการขาย) ลูกหนี้: เอสโอสมดุล% ในช่วง 90 วัน (โดยคน AR และการขายภูมิภาค) # ของใบแจ้งหนี้ + ใบลดหนี้ประมวลผล# ของใบแจ้งหนี้ฉบับปรับปรุงการประมวลผลโดยเหตุผล% ของใบแจ้งหนี้ที่ผลิตและส่งตรงเวลา (โดยคน) เจ้าหนี้: % ของยอดเงินในรอบ 90 วัน% ของเจ้าหนี้ยังไม่เรียกเก็บ% ของเจ้าหนี้ที่ยังไม่ใช้ # ของการปรับคู่มือการใช้# ของตั๋วที่ได้รับและปิด (สอบถามผู้ขาย) เลือกไม่กี่ที่คุณพบว่าจะมีความหมายกับทีมงานและ บริษัท ของคุณและจากนั้นเพิ่มหรือแก้ไขพวกเขา เมื่อคุณมีความรู้สึกสำหรับสิ่งที่ข้อมูลที่จะบอกคุณและพื้นที่สิ่งที่คุณต้องการที่จะสำรวจต่อไป โชคดี! -Carrie . ประวัติของเดบร้าจอห์นสัน(A / P ผู้จัดการที่ Verizon) | 23 ตุลาคม 2013 ผมได้ติดตามสามคนแรกในรายการเจ้าหนี้ มันเป็นสิ่งที่จำเป็นในการติดตาม / P ริ้วรอยและเจ้าหนี้ยังไม่เรียกเก็บเท่าที่จะระบุวิธีการที่เราทำในการแก้ไขใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและผู้ขายขอสินเชื่อ / rebills... ข้อมูลส่วนตัวของสมาชิกสตีฟปีเตอร์สัน(รองประธานฝ่ายการตลาดและช่องทางที่ CellarStone อิงค์) | 4 มีนาคม 2013 วิธีการเกี่ยวกับต่อไปนี้นอกเหนือจากข้างต้นในการวัดประสิทธิภาพ: * เวลางบประมาณในโครงการเทียบกับที่เกิดขึ้นจริงดอลลาร์* บันทึกไว้จากข้อเสนอแนะของพนักงาน* หยุดทำงานของระบบบัญชี (ในช่วงเวลาระยะยาวปกติ) * ความถูกต้องของการเรียกเก็บเงิน* เวลาที่ผู้จัดการการเข้าถึงบัญชีแยกประเภททั่วไปคู่มือการใช้งาน* การทำธุรกรรมเทียบกับการทำธุรกรรมอัตโนมัติ* จำนวนลูกค้าโทรในการทดสอบสัปดาห์ (สัปดาห์ที่ 3 ของเดือน)