for some events which are planned well in advance and are of particular significance , a hold the data can be sent in advance of the invitation to give guests as much notice as possible. this might be particularly useful for high - profile events , where guests may have very busy diaries or where places are limited and you will have a reserve guest list. you should note the date that a hold the date is sent against the relevant guests if not all on your guest list for future reference.
Sending the invitations
invitation should ideally be sent out eight weeks in advance of the event. Bear in mind that you will need to allow time for designing , proofing , printing and addressing invitations.
Please note: a draft copy of the invitation for event to be hosted by the Vice- Chancellor / Chancellor should be sent be to the Vice- Chancellor's office for approval before they are printed.
What to include on or with the invitation
in addition to the date , time , location and dress code for your event , you should include the following information:
- Who is issuing the invitation , i.e. hosting the event
- What they are being invited to, i.e. what is the nature of the event ( e.g. concert , lecture , debate ) , what time the evet will begin (and end, if appropriate) , will there be drinks/food.
-The RSVP date
-The name , contact address, telephone number and email of the person to whom they should reply or address queries
-Whether they need to inform you of any special requirements they may have , such as transport , access or dietary
-Whether the invitation is just for them or whether they can bring a guest. if they can bring a guest , do they need to let you know who if will be and if so , how should they do this
- if the event is invitation only , state that they need to bring their invitation with them
in some cases it may be appropriate to include:
- Supplementary information such as maps , places to stay locally , taxi contact details , parking arrangements
- Reply forms on which guests can specify whether they will or will not be attending. This is particularly useful if there are different elements to the day and some guests may not be staying for the whole event or where numbers are required for transport arrangements e.g. between venues
- Information about photographs at the event. Unless it is a public event , you should ensure that guests are aware that photographs will be taken to avoid issues with permissions. Guests can notify the photographer on the day if they do not wish to be photographed
Dress codes
Commonly used dress codes , from most to least formal , are:
White tie
Very formal , usually only used for heads of state dinners and , in Oxford, commemorative and May balls. Men:black trousers with a white dress shirt , a low waistcoat and a white bowtie . Women: full - length evening gowns.
Black tie
typically for dinners and other formal evening gatherings where white tie is too formal. Men: black dinner jacket and matching black trousers with a white dress shirt , a low waistcoat or cummerbund and a black bowtie. Women: on a scale from conservative cocktail dresses to full - length evening gowns.
Lounge suit/Business dress
Often used for evening or business functions including drinks parties , networking events or conferences. Men: Suit with shirt and tie. Women: Smart office wear , preferably a suit.
Business attire - gowns will be worn
Usually used for ceremonial University event. Members of the University ( who are Oxford graduates , members of the Chancellor's Court of Benefactors or honorary fellows or degree holders ) may wear their academic or honorary robes. Al other guests to dress as per Business dress guide above.
Academic dress / gowns
All guests may wear academic robes.
Information / Smart casual
Suitable for more informal events including lectures or garden parties. Tie optional , no jeans , shorts , trainers.
Business attire or National dress
For international events
สำหรับเหตุการณ์บางอย่างที่มีการวางแผนล่วงหน้าและมีความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเก็บข้อมูลสามารถส่งได้ในอนาคตของคำเชิญเพื่อให้แขกผู้เข้าพักแจ้งให้ทราบล่วงหน้ามากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ นี้อาจจะมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับสูง - เหตุการณ์รายละเอียดซึ่งท่านอาจจะมีไดอารี่ยุ่งมากหรือสถานที่ที่จะถูก จำกัด และคุณจะมีรายชื่อผู้เข้าสำรองคุณควรทราบว่าวันถือวันที่จะถูกส่งไปกับสิ่งอำนวยความสะดวกที่เกี่ยวข้องหากไม่ได้ทั้งหมดอยู่ในรายชื่อแขกของคุณสำหรับการอ้างอิงในอนาคต.
ส่งคำเชิญ
เชิญควรนึกคิดถูกส่งออกแปดสัปดาห์ล่วงหน้าของเหตุการณ์ จำไว้ว่าคุณจะต้องให้เวลาสำหรับการออกแบบพิสูจน์อักษรและการพิมพ์ที่อยู่ในคำเชิญ
โปรดทราบ.สำเนาร่างหนังสือเชิญสำหรับเหตุการณ์ที่จะเป็นเจ้าภาพโดยรองนายกรัฐมนตรี / นายกรัฐมนตรีควรจะส่งจะไปที่สำนักงานรองนายกรัฐมนตรีเพื่อพิจารณาอนุมัติก่อนที่พวกเขาจะพิมพ์.
สิ่งที่จะรวมอยู่ในหรือกับหนังสือเชิญ
นอกจาก วันเวลาสถานที่และเครื่องแต่งกายสำหรับเหตุการณ์ของคุณคุณควรจะรวมถึงข้อมูลต่อไปนี้:
- ผู้ที่ออกคำเชิญเช่นโฮสติ้งเหตุการณ์
- เครื่องดื่มสิ่งที่พวกเขาได้รับเชิญไปนั่นคือสิ่งที่เป็นธรรมชาติของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น (เช่นคอนเสิร์ตบรรยายอภิปราย), สิ่งที่เวลา evet จะเริ่มต้น (และสิ้นสุดถ้าเหมาะสม) จะมี / อาหาร
วันที่ RSVP-ชื่อที่อยู่ติดต่อหมายเลขโทรศัพท์และอีเมลของบุคคลที่พวกเขาควรตอบหรือคำสั่งที่อยู่
ไม่ว่าพวกเขาต้องการที่จะแจ้งให้ทราบของความต้องการพิเศษใด ๆ ที่พวกเขาอาจจะมีเช่นการขนส่งการเข้าถึงหรือการบริโภคอาหาร
ไม่ว่าคำเชิญเป็นเพียงสำหรับพวกเขาหรือว่าพวกเขาสามารถนำมาเป็นแขกรับเชิญ หากพวกเขาสามารถนำผู้เข้าพักที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องให้คุณรู้ว่าใครถ้าจะเป็นและหากดังนั้นวิธีที่พวกเขาควรจะทำอย่างไร
นี้ - ถ้าเป็นกรณีที่เชิญเท่านั้นรัฐที่พวกเขาต้องการที่จะนำคำเชิญของพวกเขากับพวกเขา
ในบางกรณีก็อาจจะเหมาะสมที่จะรวมถึง:
- ข้อมูลเพิ่มเติมเช่นแผนที่, สถานที่อยู่ภายในประเทศรายละเอียดการติดต่อรถแท็กซี่เตรียมที่จอดรถ
- รูปแบบการตอบที่ผู้เข้าพักสามารถระบุได้ว่าพวกเขาจะหรือจะไม่เข้าร่วมนี้จะเป็นประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีองค์ประกอบที่แตกต่างกันไปในวันและแขกบางคนอาจจะไม่ได้อยู่สำหรับเหตุการณ์ทั้งหมดหรือตัวเลขที่จำเป็นสำหรับการเตรียมการขนส่งเช่น ระหว่างสถานที่จัดงาน
- ข้อมูลเกี่ยวกับการถ่ายภาพในเหตุการณ์ ยกเว้นว่าจะเป็นเหตุการณ์ที่สาธารณะคุณควรให้แน่ใจว่าแขกผู้เข้าพักจะทราบว่ากล้องจะถ่ายภาพเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่มีสิทธิ์ผู้เข้าพักสามารถแจ้งให้ช่างภาพในวันที่หากพวกเขาไม่ต้องการที่จะถ่ายภาพ
รหัสชุดที่ใช้กันทั่วไปรหัสชุด, จากมากไปน้อยอย่างเป็นทางการเป็น:
สีขาวผูกเป็นทางการมากมักจะใช้เฉพาะสำหรับการเลี้ยงอาหารค่ำของประมุขแห่งรัฐและ ในฟอร์ด, ที่ระลึกและลูกอาจ ผู้ชาย: กางเกงขายาวสีดำกับเสื้อเชิ้ตสีขาวเสื้อกั๊กต่ำและ bowtie สีขาว ผู้หญิง - เต็มชุดราตรีระยะเวลา
.ผูกเน็คไทสีดำ
ปกติสำหรับอาหารเย็นและอื่น ๆ ที่รวมตัวกันอย่างเป็นทางการในช่วงเย็นที่สีขาวผูกเป็นทางการเกินไป ผู้ชาย: เสื้อสีดำและการจับคู่กางเกงขายาวสีดำกับเสื้อเชิ้ตสีขาวเสื้อกั๊กต่ำหรือ cummerbund และ bowtie สีดำ ผู้หญิง. ในระดับจากชุดค๊อกเทอนุรักษ์นิยมเต็มรูปแบบ - ชุดราตรีระยะเวลา
เลานจ์ชุดสูทธุรกิจ /
มักจะใช้สำหรับฟังก์ชั่นเย็นหรือธุรกิจอัน ได้แก่ ฝ่ายเครื่องดื่ม, กิจกรรมเครือข่ายหรือการประชุม ผู้ชาย: เสื้อสูทและผูกเน็คไท ผู้หญิงสำนักงานสวมใส่สมาร์ทโดยเฉพาะอย่างยิ่งชุด
ธุรกิจเครื่องแต่งกาย - ชุดจะได้รับการสวมใส่
มักจะใช้สำหรับกรณีที่มหาวิทยาลัยพระราชพิธี. สมาชิกของมหาวิทยาลัย (ที่มีผู้สำเร็จการศึกษาที่ฟอร์ด,สมาชิกของศาลนายกรัฐมนตรีของผู้มีพระคุณหรือกิตติมศักดิ์หรือผู้ถือองศา) อาจสวมเสื้อคลุมนักวิชาการหรือกิตติมศักดิ์ของพวกเขา อัลแขกคนอื่น ๆ ที่จะแต่งตัวเป็นแนวทางการแต่งกายธุรกิจต่อไป.
ชุดเสื้อคลุมนักวิชาการ /
แขกทุกท่านอาจสวมเสื้อคลุมนักวิชาการ.
ข้อมูล / สมาร์ทสบาย ๆ
เหมาะสมสำหรับการจัดกิจกรรมทางการมากขึ้นรวมทั้งการบรรยายหรือบุคคลที่สวน ผูกตัวเลือกใส่กางเกงยีนส์กางเกงขาสั้นรองเท้า.
เครื่องแต่งกาย
ธุรกิจหรือชุดประจำชาติสำหรับเหตุการณ์ระหว่างประเทศ
การแปล กรุณารอสักครู่..
![](//thimg.ilovetranslation.com/pic/loading_3.gif?v=b9814dd30c1d7c59_8619)