1. เพื่อใช้ในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสาร โดยจะช่วยลดปริมาณกระดาษ การจัดเก็บและการสืบค้นเอกสารมีประสิทธิภาพ รวมไปถึงการป้องกันการสูญหายของเอกสารและรักษาคุณภาพของเอกสารให้อยู่ในสภาพเดิม
2. สามารถเรียกดูเอกสารผ่านทางmicrosolf exacal ได้ โดยเข้าถึงข้อมูลได้ตามสิทธิของแต่ละบุคคลเพื่อความปลอดภัยของเอกสาร